11
Сервер компании работает под управлением серверной операционной
системы Microsoft Windows Server 2012, на рабочих станциях пользователей
установлена операционная система Windows 10. В обязанности системного
администратора входит обслуживание установленного программного
обеспечения и своевременное его обновление, т.к. от своевременного получения
обновлений зависит не только производительность труда сотрудников, но и
безопасность данных.
Для защиты локальной сети от вредоносного программного обеспечения и
атак из всемирной сети Интернет на сервере работает FireWall. Кроме того, на
сервере располагаются внутренние сетевые ресурсы: принтеры и папки с общим
доступом для всех компьютеров ЛВС компании.
Программное обеспечение, используемое в организации, разнообразно и
применяется для широкого круга задач. Специальным программным
обеспечением пользуется в своей работе системный администратор. Остальным
достаточно возможностей текстового редактора Microsoft Word и табличного
процессора Microsoft Excel (версия 2013).
В качестве основной информационной системы для финансового учета
компании выступает 1С: Бухгалтерия. На сервере установлена серверная часть, а
на пользовательских компьютерах директора, менеджера по закупкам –
клиентские.
В качестве СУБД для системы 1С используется Microsoft SQL Server.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрим текущую организацию приема техники на ремонтные работы в
компании. Для анализа бизнес-процессов, связанных с исследуемой
деятельностью, воспользуемся функционально-структурным моделированием
12
этой деятельности. В качестве основной методологии построения
функциональных моделей выступает IDEF0.
IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как
множество взаимосвязанных действий (или функций) [13].
Исследование функций производится независимо от способов и методов
их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое
разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её
реализации.
Подход IDEF0 в большинстве случаев используется при исследовании и
проектировании информационных систем.
В основе IDEF0 лежит два графических предмета [14]:
1. Прямоугольный блок, который обозначает некоторую функцию
моделируемой системы, или действие;
2. Стрелка, которая показывает объекты внешнего мира, как
информационные или материальные, которые связаны с
функциональными блоками.
По своей сути структурно-функциональная модель в нотации IDEF0 – это
набор диаграмм, связанных друг с другом. Каждая диаграмма отображает
систему или её отдельную функцию с определенным уровнем детализации.
Диаграмму самого верхнего уровня принято называть контекстной. Она
дает самое общее представление о системе, главная задача построения этой
диаграммы – выявить те данные и объекты, которые являются входными и
выходными для всей рассматриваемой системы.
Контекстная диаграмма процесса выполнения ремонтных работ в
компании ООО «Цифровой Синдикат» приведена на рисунке 4 (для построения
диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).
13
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности выступают
заявки от клиентов и неисправная техника, которую клиент хочет сдать на
ремонтные работы. Заявки поступают чаще всего при личном визите клиента в
офис компании.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
техники. Вся деятельность осуществляется в соответствии с Уставом компании.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
USED AT:
AUTHOR: Author
DATE:
REV:
PROJECT: Ремонт
27.12.2017
27.12.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER
DATE
CONTEXT:
TOP
NODE:
TITLE:
NUMBER:
Выполнение ремонтных работы в компании
ООО " Цифровой синдикат "
A-0
Отчет о ремонтных работах
Техники
Устав компании
Неисправная техника
Отремонтированная техника
Заявка от клиента
Акт выполненных работ
Договор на проведение ремонтных работ
0
0 р.
Выполнение ремонтных
работы в компании
ООО "Цифров ой синдикат"
14
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-процесса:
прием техники;
выполнение ремонта;
возврат техники клиенту;
формирование отчета о ремонтных работах.
При поступлении заявки от клиента техник выполняет прием техники:
выслушивает неисправности, на которые жалуется клиент, задает уточняющие
вопросы, составляет договор на проведение ремонтных работ, в котором
указываются заявленные клиентом неисправности, а также описывает внешний
вид техники (есть ли потертости, царапины и т.п.). После приема техники
сотрудник выполняет его ремонт, по завершению которого выдает технику
клиенту.
Завершающий этап – формирование отчета по проведенным ремонтам,
обычно отчет формируется периодически, раз в месяц.
USED AT:
AUTHOR: Author
DATE:
REV:
PROJECT: Ремонт
27.12.2017
27.12.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER
DATE
CONTEXT:
A-0
NODE:
TITLE:
NUMBER:
Выполнение ремонтных работы в компании
ООО "Цифровой Синдикат"
A0
Устав компании
Техники
Отчет о
ремонтных
работах
Заявка от клиента
Неисправная техника
Отремонтированная техника
Принятая в ремонт
техника
Отремонтированная
техника
Акт выполненных работ
Договор на проведение
ремонтных работ
1
0 р.
Прием техники
2
0 р.
Выполнение ремонта
3
0 р.
Возврат техники
4
0 р.
Формирование отчета
15
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В настоящее время учет приемов техники и проводимых ремонтов ведется
только в бумажном виде. При составлении договора с помощью программы
Microsoft Word он печатается в двух экземплярах, один отдается клиенту, второй
остается у компании. Сотрудники складывают все договора, по которым нужно
произвести ремонт в отдельную папку для бумаг. Главный недостаток такого
подхода – отсутствие возможности быстро посмотреть сколько техники в
данный момент находится в ремонте, кроме того, новые договора чаще всего
складываются поверх старых, таким образом возникает ситуация, когда
оговоренные сроки ремонта не соблюдаются. Кроме того, при формировании
отчетов сотрудникам приходится ежемесячно тратить большое количество
рабочего времени на перебор всех бумажных копий договоров.
Автоматизация процесса приема техники в ремонт с помощью
информационной системы учета ремонтных работ позволит более эффективно
вести учет деятельности техников и снизить затраты времени на обработку
сопутствующей документации.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса вступают
данные о клиентах и неисправностях техники.
Выходные данные – формируемые документы: договор на ремонтные
работы, акт выполненных работ, а также отчет о выполненных ремонтах.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Задача автоматизации приема техники на ремонтные работы в компании
«Цифровой Синдикат» предполагает использование вычислительной техники
для своего решения. Рассмотрим текущую схему документооборота для
договора на ремонтные работы (Рисунок 6).
16
Техник
1. Формирование
договора
2. Печать договора в
двух экземплярах
3. Передача одного
экземпляра клиенту
4. Добавление
договора в папку
текущих ремонтов
Договор на
проведение
ремонтных работ
Договор на
проведение
ремонтных работ
Договор на
проведение
ремонтных работ
Договор на
проведение
ремонтных работ
Клиент
5. Выдача техники
Договор на
проведение
ремонтных работ
6. Перекладывание
договора в папку
завершенных
ремонтов
Договор на
проведение
ремонтных работ
7. Формирование
отчета
Договор на
проведение
ремонтных работ
Рисунок 6 – Схема документооборота
Техник формирует договор на проведение ремонтных работ с помощью
программы Microsoft Word, затем печатает его в двух экземплярах, один из
которых отдает клиенту. Второй экземпляр техник кладет в папку «Текущие
ремонты». После выполнения всех требуемых ремонтных работ техник выдает
исправное оборудование клиенту, сверяясь с договором (чтобы все
неисправности были устранены и не было претензий к внешнему виду). Далее
техник перекладывает договор в папку «Завершенные ремонты». В конце месяца
по всем договорам из папки «Завершенные ремонты» формируется отчет.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
техника (таблица 2).
17
Таблица 2
Временные характеристики процессов
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Прием техники
Техник
3,5
30
105
Выдача техники
Техник
3,5
30
105
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Техник
0,05
480
24
ИТОГО:
234
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после использования
разработанной ИС.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Исполнитель
Количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Прием техники
Техник
3,5
15
52,5
Выдача техники
Техник
3,5
15
52,5
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Техник
0,05
5
0,25
ИТОГО:
157,75
Следовательно, в результате внедрения ИС автоматизации приема техники
на ремонтные работы экономия рабочего времени для каждого сотрудника может
достигнуть 76 минут ежедневно (более 1 часа), что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании «Цифровой Синдикат» большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
18
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном [15].
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита доступа к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника
(системного администратора), а также периодические резервные копирования
данных, хранимых на сервере организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
19
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
[16]:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной
почты сотрудников, контроль интернет-канала.
Если утечку информации не удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
20
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Ниже будут рассмотрены наиболее популярные программные средства,
предназначенные для автоматизации работы компаний, занимающихся
ремонтом какой-либо техники, т.е. сервисных центров.
Программа DMS. Разработчик программы DMS (Dealler Management
System – система управления дилера) разработана компанией Автосфера,
расположенной в г. Тольятти.
Программный продукт предназначен для автоматизации деятельности
компании, занимающейся ремонтом различной техники, а также её оптовой
продажей. Программа имеет многооконный интерфейс, навигация между окнами
осуществляется с помощью специальной навигационной панели, выполненной в
виде иерархии решаемых задач (рисунок 7).
Рисунок 7 – Общий вид программы DMS