7
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................................................9
1. Аналитическая часть.......................................................................................................................13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ
деятельности «КАК ЕСТЬ»..............................................................................................................13
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности..........................................................13
1.1.2. Организационная структура управления предприятием...............................................14
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия...........................................17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
..........................................................................................................................................................20
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес
процессов....................................................................................................................................20
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание..........23
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения
задачи..........................................................................................................................................24
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
......................................................................................................................................................26
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО
БЫТЬ»..............................................................................................................................................27
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи....................................27
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи...............................................30
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи............31
1.4. Обоснование проектных решений.........................................................................................32
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.....................32
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению............................33
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению..............................36
2. Проектная часть..............................................................................................................................39
2.1. Разработка проекта автоматизации.......................................................................................39
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации.........................................................39
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание...................................47
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации.........................................................49
2.2. Информационное обеспечение задачи.................................................................................51
2.2.1. Информационная модель и ее описание........................................................................51
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.......54
2.2.3. Характеристика результатной информации...................................................................57
8
2.3. Программное обеспечение задачи........................................................................................59
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)...........................................59
2.3.2. Характеристика базы данных...........................................................................................61
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).............................63
2.3.4. Описание программных модулей....................................................................................65
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание.................................................69
3. Обоснование экономической эффективности проекта................................................................77
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности......................77
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта...........................................78
Заключение.........................................................................................................................................85
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.......................................................................................88
ПРИЛОЖЕНИЕ 1...................................................................................................................................90
9
ВВЕДЕНИЕ
С распространением персональных компьютеров большая часть
документооборота организаций стала создаваться в электронном виде с
помощью текстовых редакторов и процессоров. Документы, которые
организация получает от контрагентов, представлены на бумажных носителях и
часто подвергаются оцифровке. Масштабы организации также оказывают
влияние на объем документооборота. В связи с этим существует необходимость
управления документооборотом.
Поскольку документооборот организаций представлен не только
бумажными версиями документов, но и электронными, управление
документооборотом включает в себя, помимо прочего, формализацию движения
электронных версий документов, то есть электронный документооборот.
Виды и способы организации электронного документооборота могут быть
разными:
создание общего файлового хранилища на сервере;
использование внутренней почты;
применение коммуникационных систем.
Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов
деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется
необходимость во внедрении схемы, которая позволит упорядочить работу и с
бумажными документами, и с электронными. Это позволяют сделать системы
электронного документооборота различных видов.
Системой электронного документооборота (СЭД) называется
программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с
электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.
Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS
(Electronic Document Management Systems), что означает систему управления
электронными документами.
Электронный документ представляет собой набор информации,
сохраненный на компьютере. В системах СЭД такой набор информации
сопровождается карточкой с атрибутами. К атрибутам документа относятся
10
название документа, его автор, дата создания и т.д. Использование атрибутов
позволяет осуществить быстрый поиск документа.
Электронные документы объединяет электронный документооборот,
который является способом организации работы с документами, при котором
основная масса документов используется в электронном виде и хранится
централизованно.
Управление информацией в организации осуществляется на протяжении
всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в
организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после
окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации,
она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при
помощи различных приложений. Однако только в СЭД реализован единый
подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.
С точки зрения организации документооборота в жизненном цикле
документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на
бизнес-процессы, в которых участвует документ. С технической точки зрения,
эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим
термином «управление документом».
Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами
электронного документооборота можно назвать те системы, которые
поддерживают не менее трех из перечисленных ниже функций:
управление документами (выписка/возврат, контроль версий,
безопасность, группировка документов и т.д.);
совместная работа над общими документами и поддержка
проектных команд;
сканирование документов и управление образами бумажных
документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения,
автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия
записей законодательству и регулирующим правилам;
11
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации
контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и
контроль исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций,
управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для
этих задач.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД можно
разделить на следующие категории:
системы делопроизводства
электронные архивы
workflow-системы
комплексные или ECM-системы.
СЭД, внедренные в деятельность коммерческих организаций, позволяют
добиться следующих преимуществ:
1. Прозрачность процессов – СЭД включают возможность
отслеживания этапов выполнения процессов, что делает всю деятельность в
организации абсолютно прозрачной и контролируемой для руководителей.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет контроля
документооборота на всех этапах обработки.
3. Сокращение временных затрат на выполнение рутинных операций с
документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения
доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и
протоколирования их действий.
5. Выполнение требований стандартов ISO 9000 за счет обеспечения
прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.
Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК.
6. Легкость внедрения инноваций и обучения, которая достигается с
помощью системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести
новые правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на
сроки обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого
поиска необходимой для работы информации.
12
7. Развитие корпоративной культуры, которое достигается благодаря
оптимизации взаимодействия сотрудников и развитию горизонтальных связей,
что способствует сплочению команды.
8. Рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости.
Повышение качества обслуживания клиентов достигается за счет ускорения
движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Актуальность выбранной темы заключается в применении
информационных технологий для автоматизации процесса систематизации
документации архива организации.
Объектом исследования является ООО «МВМ».
Предметом исследования является процесс систематизации документации
архива.
Целью работы является автоматизация процесса систематизации
документации архива организации «МВМ».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.
3. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию
автоматизации.
4. Обосновать проектные решения.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Описать процесс управления объектом автоматизации.
7. Дать описание информационному обеспечению задачи.
8. Описать программное обеспечение задачи.
9. Дать описание апробации результатов исследования.
10. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта и рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
13
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Организация «МВМ» ведет экономическую деятельность с 2005 год.
Сферой деятельности организации является розничная торговля бытовыми
электротоварами, радио- и телеаппаратурой. За все время деятельности
организация сотрудничает с надежными поставщиками. Компания
предоставляет следующий комплекс услуг:
1. Консультирование клиентов по реализуемому оборудованию.
2. Реализация товаров в розничной сети.
3. Реализация товаров в интернет-магазине.
4. Контроль выполнения заказов.
5. Послепродажное обслуживание.
Для того чтобы оценить деятельность предприятия, рассмотрим
показатели экономической деятельности. Эти показатели содержатся в
отчетности предприятия, которая формируется каждый отчетный период. В
отчете о финансовых результатах содержать данные о выручке предприятия и
его доходах. В бухгалтерском балансе предприятия содержатся стоимостные
показатели активов и пассивов организации. Соответственно, сравнивая текущие
значения показателей с показателями предыдущих периодов можно сделать
вывод о динамике развития предприятия. Характеристика главных технико-
экономических свойств деятельности организации представлена в таблице 1.
Таблица 1
Характеристика главных технико-экономических свойств
деятельности организации
№
п\п
Наименование
характеристики (показателя)
Значение показателя, тыс. руб.
2016 2017 2018
1 Основные средства 10026
9806 12365
2 Запасы 3283 3896 4251
3 Дебиторская задолженность 3317 4516 4007
4 Кредиторская задолженность 120 25 0
5 Выручка 23854 27395 31587
6 Себестоимость продаж 21151 23285 25269
7 Прибыль от продаж 2703 4110 6318
8 Прочие расходы 557 681 765
14
9 Прочие доходы 0 23 82
№
п\п
Наименование
характеристики (показателя)
Значение показателя, тыс. руб.
2016 2017 2018
10 Текущий налог на прибыль 327 534 821
11 Чистая прибыль 1819 2918 4814
Согласно приведенным данным, деятельность компании является
прибыльной. Динамика показателей эффективности деятельности организации
имеет положительный рост. Из этого можно сделать вывод о перспективах
вложений в развитие организации.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Рассмотрим организационную структуру компании. Руководство
компанией осуществляет директор. В его подчинении находятся следующие
отделы:
Отдел продаж;
Отдел маркетинга;
ИТ-отдел;
Коммерческий отдел;
Отдел кадров;
Сервисный отдел;
Отдел логистики.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
Рассмотрим цели и задачи функционирования каждого подразделения.
Целью отдела продаж заключается в выполнении плана продаж компании.
Специалисты отдела продаж решают следующие задачи:
Осуществление продаж услуг компании.
Поиск клиентов.
Ведение переговоров.
Заключение договоров на оказание услуг.
Подготовка сметы.
15
Директор
Отдел продажОтдел маркетина Технический отдел
Начальник отдела
продаж
Менеджер по
продажам
Начальник отдела
маркетинга
Маркетолог
Начальник ИТ-
отдела
Системный
администратор
Коммерческий отдел
Начальник
коммерческого отдела
Бухгалтер
Отдел кадров
Начальник отдела
кадров
HR-специалист
Офис-менеджер
Экономист
Юрист
Отдел логистики
Начальник отдела
логистики
Специалист по
логистике
Отдел логистики
Начальник
сервисного отдела
Специалист по
логистике
Рисунок 1. Организационная структура компании
Целью отдела маркетинга является продвижение услуг компании и
продвижение клиентов компании. В задачи специалистов отдела маркетинга
входят:
Разработка маркетинговых стратегий и рекламных компаний.
Оценка потенциала рекламных каналов.
Подготовка и проведение e-mail рассылок.
Целью ИТ-отдела является поддержка информационной инфраструктуры
предприятия. В задачи технического отдела входит:
Установка и настройка программного обеспечения.
Отслеживание работоспособности информационной
инфраструктуры компании.
Консультирование пользователей по работе программного
обеспечения.
Целью коммерческого отдела является максимизация прибыли компании.
В задачи специалистов коммерческого отдела входят:
Учет финансово-хозяйственной деятельности компании.
Формирование документооборота.
Расчет себестоимости услуг компании.
Расчет показателей деятельности компании.
Формирование бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетности.
Целью отдела кадров является обеспечение компании
квалифицированными кадрами. В задачи специалистов компании входят:
Подбор кадров в зависимости от потребности в кадрах.
Формирование кадрового резерва.
Адаптация персонала для работы в компании.
Расчет заработной платы сотрудников.
Сервисный отдел отвечает за обеспечение послепродажного
обслуживания клиентов и выполняет следующие функции:
Проверку документации.
Диагностику оборудования.
Отправку оборудования в сервисный центр.
Контроль выполнения работ по послепродажному обслуживанию.