27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на систематизацию
документации в архиве. Программное обеспечение «Архив документов» от
разработчика «Простой софт» автоматизировать процесс управления
документооборотом и делопроизводством в организации [21]. Оно позволяет
сформировать единую базу документов, разделить их на категории,
осуществлять поиск документов, оптимизировать учет и контролировать сроки,
задачи, и поручения.
Система имеет гибкую систему настроек, что позволяет настроить
систему под бизнес-процессы организации без специальных знаний. В комплекс
функций системы входит:
1. Учет и хранение документов.
2. Контроль выполнения сроков по документам.
3. Обеспечение оперативного доступа к документам.
4. Систематизация документооборота организации.
5. Создание шаблонов документов.
6. Возможность сортировки и фильтрации данных.
Интерфейс системы представлен на рисунке 7.
28
Рисунок 7. Интерфейс системы «Архив документов»
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки [22]. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет построить полноценную систему
управления бизнес-процессами и документами организации [23]. Система
содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации
электронного документооборота любой компании, независимо от численности и
формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого
отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в
29
рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с
требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента,
положений и инструкций по работе с документами, разработанными и
применяемыми организацией.
Рассмотренные документы будут проанализированы на соответствие
поставленной задаче. Для этого выделим критерии, по которым будет
проводиться анализ:
1. Функциональность - система должна обеспечивать ввод данных о
документообороте, систематизацию документооборота, формирование
отчетности.
2. Системные требования - система не должна обладать высокими
системными требованиями иначе может потребоваться модернизация сервера и
клиентских персональных компьютеров (ПК), что увеличит затраты на
внедрение системы.
3. Надежность системы - отсутствие сбоев и зависаний при обработке
большого объема задач. Также важно наличие возможности резервного
копирования данных.
4. Качество интерфейса – оно позволяет пользователям системы
быстро начать ориентироваться в ней и выполнять работу [6].
5. Качество пользовательской документации, которое влияет на
возможность быстрого внедрения системы.
6. Стоимость системы.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
30
Критерий
Архив
документо
в
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборо
т
Функционал 4 3 3
Системные требования 5 4 3
Надежность 3 3 4
Качество интерфейса 4 4 3
Качество документации 5 4 4
Стоимость 5 4 3
Итого 26 22 20
По результатам анализа, перечисленные системы не соответствуют
полностью требованиям функциональности. При этом только одна из систем
обладает необходимыми системными требованиями. Все системы показали
низкие показатели надежности. И их интерфейс не соответствует требованиям
качества. Несмотря на достаточно качественную документацию, только одна из
систем обладает приемлемой стоимостью, поэтому был сделан выбор в пользу
разработкой системы, а не внедрения готового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [12]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
31
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании [9]. При этом достигается
полная автоматизация направления деятельности. Этот подход является
оптимальным в том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных
функций не будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [15].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
целого отдела, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности
компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
систематизации документации архива, который выполняет офис-менеджером.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации документации. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов [17]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
32
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям
организации, поэтому покупка готовой информационной системы не
потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в ИТ-отделе организации есть
специалисты с необходимой квалификацией для автоматизации процесса
систематизации документации архива, подходящим будет являться вариант
разработки системы своими силами.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса
систематизации документации архива. Входными документами процесса
являются исполненные документы, к которым относятся:
Договоры;
Приказы;
Распоряжения;
Решения.
Несмотря на то, что они не имеют унифицированных форм, они содержат
ряд реквизитов, которые повторяются для каждого документа:
1. Вид документа.
2. Номер документа.
3. Дата документа.
4. Исполнитель документа.
33
Благодаря наличию этих реквизитов в каждом документе, не потребуется
оригинальное проектирование их формы в информационной системе. Также
нужно отметить, что эти документы будут храниться в системе в виде скан-
копий.
Выходным документом бизнес-процесса является опись документов в
деле. Этот документ имеет унифицированную форму, поэтому при разработке
системы не потребуется оригинального проектирования форм документов.
Рассмотрим состав справочников и классификаторов. В их составе
должны быть:
Справочник видов документов.
Справочник сотрудников организации.
Справочник должностей сотрудников организации.
Справочник структурных подразделений организации.
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования
ими.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных в информационных системах
используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные [16].
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в
связи со следующими факторами:
Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных
существует всего одна информационная конструкция, формализующая
табличное представление данных.
34
Наличие теоретически обоснованных методов нормализации
отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
Независимость данных заключается в том, что при необходимости
внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение
минимальных изменений [10].
Для управления реляционной базой данных используется реляционная
СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные
СУБД. Рассмотрим СУБД, которые применяются для разработки web-
ориентированных информационных систем:
Microsoft SQL Server;
PostgreSQL;
MySQL;
Oracle database.
СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную
работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и
низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим
пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на
администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает
только на платформе Windows [19]. СУБД Oracle обладает высокой
производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью
к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость,
необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для
поддержки СУБД. СУБД PostgreSQL – это свободно распространяемая
кроссплатформенная СУБД, основанная на языке SQL, которая поддерживает
многие из возможностей стандарта SQL:2011. СУБД PostgreSQL поддерживает
большой набор встроенных типов данных. Ввиду перечисленных свойств
реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД PostgreSQL.
Для разработки информационной системы будет использован объектно-
ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять
конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что
дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [2]. При этом данные
и операции вместе образуют определенную сущность, и они не «размазываются»
35
по всей программе, как это нередко бывает в случае процедурного
программирования. Использование локализации программного кода и данных
улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения.
Выбор языка программирования для разработки проекта осуществлялся на
основании следующих критериев:
1. Целевая платформа. В организации на сервере установлена
операционная система Linux, а на компьютерах пользователей – Windows.
Поэтому нужно выбирать такой язык программирования, который позволит
разработать кросс-платформенное приложение. Рассмотрим языки
программирования Java и с#. Если программа написана на C и должна работать
на машинах с операционной системой Windows и Linux, тогда потребуются
компиляторы для перечисленных платформ и два разных исполняемых файла. В
случае с языком программирования Java, сгенерированный байт-код может
выполняться на любом компьютере, на котором установлена виртуальная Java-
машина.
2. Гибкость языка. Этот критерий отвечает за легкость добавления к
разработанному программному обеспечению новых функциональных
возможностей, использованию существующих библиотек. Язык
программирования c# обладает большим количеством библиотек, тогда как для
языка Java необходимо импортировать модули из стандартной библиотеки.
3. Время исполнения. Этот критерий определяет время, которое
необходимо затратить для создания рабочей версии программы. Значение этого
критерия зависит от размера кода. Относительно этого критерия язык
программирования c# теоретически изучить легче, чем язык Java,
соответственно объем кода на нем будет меньше за одинаковое время.
На основании вышеперечисленных факторов, языком программирования
проекта был выбран язык программирования c#, который обладает:
большей безопасностью по сравнению с другими языками;
возможностью писать обобщенный код с помощью шаблонов;
возможностью использования объектно-ориентированного подхода;
управления ресурсами с помощью RAII;
36
упрощение программного кода за счет перегрузки функций и
операторов;
более простой обработки ошибок за счет исключений.
Разработка информационной системы будет осуществляться в среде
программирования MS Visual Studio, которая является бесплатным
инструментом, поддерживающим выбранный язык программирования.
Проектируемая система должна функционировать в среде операционной
системы Windows 10, поскольку эта операционная система используется для
работы сотрудников организации.
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Рассмотрим критерии выбора технического обеспечения для поставленной
задачи. Поскольку на сервере хранится и обрабатывается вся информация
информационных систем, для этого вида оборудования характерна
преднамеренная избыточность основных компонентов. Основным критерием
при выборе платформы сервера является специфика поставленных и количество
автоматизированных рабочих мест, которые объединяются в сеть. После этого
остается только выбрать производителя.
Основным критерием при выборе сервера СУБД является
отказоустойчивость и пропускная способность сетевого интерфейса. Поскольку
разрабатываемый программный продукт будет использоваться ежедневно в
рабочее время, а работать с ней будут 10 сотрудников, загруженность сетевой
инфраструктуры будет равна 30%. При этом загруженность сервера баз данных
будет составлять 25%. Поэтому отсутствует необходимость в покупке
высокопроизводительного сервер с сетевым адаптером скоростью в 1Gbps,
достаточно ограничиться интерфейсом в 100Mbps.
В результате анализа критериев выбора серверного оборудования можно
заключиться, что сервер, используемый в организации, обладает необходимой
мощностью для того, чтобы обеспечить оперативное и отказоустойчивое
функционирование проектируемой информационной системы. В качестве
сервера баз данных будет использован сервер, построенный на платформе HP