46
Стратегия автоматизации содержит в себе основные принципы, которые
используются при автоматизации компании АО «ЕЭТП». В состав ее входят
такие составляющие [12]:
- цели: сферы деятельности компании и очередность, в которой они будут
автоматизированы
- стратегии автоматизации: по направлениям, участкам, комплексная
автоматизация, хаотичная.
-· техническая долгосрочная политика - комплект внутренних стандартов,
поддерживаемых в торговой компании
-· ограничения: временные, финансовые, и др.
- процедура управления изменениями плана.
Процесс автоматизации - одна из возможностей достижения
стратегических бизнес-целей, а не процесс, который развивается по
собственным внутренним законам. Основой стратегии автоматизации должна
быть стратегия бизнеса компании: миссия компании, направленность и модель
бизнеса. Стратегия автоматизации компании представляет собой план, который
согласован по целям и срокам с главной стратегией компании.
Критериями выбора должной стратегии автоматизации в компании АО
«ЕЭТП» являются временные и финансовые ограничения. Исходя из этого
рассмотрим возможность внедрения одной из четырёх представленных
стратегий автоматизации:
Автоматизация хаотичная – предполагает установку частей
информационной системы (ИС) по мере возможностей. Она представляет собой
заплатку и с точки зрения долгосрочного эффекта является самым неудачным
вариантом, при хаотичной автоматизации полностью отсутствует
стратегический план развития информационной системы и потребность в ее
внедрении чаще всего определяется сиюминутными целями.
Автоматизация по участкам – это процесс автоматизации отдельных
управленческих или производственных подразделений компании, которые
объединены по функциональному признаку. Такой процесс характеризуется
47
наибольшей трудоемкостью. Для эффективного внедрения автоматизации по
участкам необходимо наличие оперативных и стратегических планов компании.
Данный метод применяется тогда, когда недостаточно инвестиционных
ресурсов для полной автоматизации компании, когда при автоматизации
участка достигается существенный эффект [5].
Автоматизации по направлениям – это автоматизация направлений
(бизнес-процессов), отдельных групп, таких как управления финансами,
производство и сбыт:
1) ожидается, меняем объект, меняем предметную область;
2) выбор системы имеет сильную зависимость от типа услуг и
составляющих затрат;
3) внедрив систему, мы получим "конструктор” рабочих
автоматизированных мест.
Комплексные стратегии автоматизации являются распространением
систем автоматизации на всю функциональную направленность деятельности
предприятия благодаря проведению системной интеграции (объединения) ИС в
процессе их внедрения. Разделяют полную автоматизацию на:
1) автоматизацию с внутренней интеграцией – используют ее в качестве
единого информационного хранилища одной СУБД (клиент -> сервер -> ядро->
СУБД)
2) при автоматизации с внешней интеграцией используют внешние
информационные сущности (или файлы) либо используют внутренние
протоколы с взаимодействием некоторых модулей [17].
Хаотичная стратегия не подойдет, потому, что предполагается
использовать информационную систему в долгосрочной перспективе, а также
предполагается расширять и добавлять функционал системы. Комплексная
автоматизация предполагает полностью автоматизировать все функциональные
направления деятельности компании, и требует гораздо больших временных и
денежных затрат, которые компания не может себе позволить. Автоматизация
по участкам предусматривает автоматизацию отдельных отделов АО «ЕЭТП»,
48
в частности предполагается автоматизировать не все процессы, которые
выполняются каким-либо из отделов ООО. Автоматизацию по направлению
можно считать самым подходящим способом, потому, что в данном случае
автоматизируются отдельные группы бизнес-процессов компании АО «ЕЭТП».
Таким образом, в условиях начального этапа автоматизации и
ограниченного бюджета логичнее всего сделать выбор стратегии
автоматизации по направлению, а также автоматизировать лишь
непосредственно работу отдела продаж.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Методы приобретения – это поочередные мероприятия от определения и
формализации решения в необходимости ИС до момента внедрения ИС в
компании АО «ЕЭТП». Имеются такие методы приобретения ИС:
- самостоятельная разработка и заказная разработка;
- покупка готовой отечественной ИС либо зарубежной ИС;
- покупка готовых прототипов и их доработка (самостоятельная либо
заказная);
- аутсорсинг.
Способ покупки ИС не подходит из-за некоторых недостатков и
недостаточности функциональности, плохо продумано развития ИС в будущем,
адаптация под требования компании занимает длительный период, часто
требуется обращаться в службу поддержки. Возможно купить и доработать ИС,
только в том случае, если доработка будет небольшого объема. Такая доработка
возможна в рамках модели ядра ИС, что ввиду отсутствия развернутой
документации часто вызывает затруднения.
У способа аутсорсинга выявлены следующие недостатки: данные
сохраняются у третьего лица, существуют риски повышения цены на
обслуживание системы, а также прекращение деятельности аутсорсинговой
компании.
49
Самостоятельная разработка ИС является самой затратной из всех
описанных методов. К тому же, для создания сайта на системе WordPress нет
необходимости разработки каких-либо модулей самостоятельно с нуля, так как
всё необходимое есть в коробочной версии продукта.
Таким образом самым оптимальным способом является приобретение
готового прототипа, в данном случае CMS WordPress и модуля интернет-
магазина WooCommerce и самостоятельная доработка.
Компания АО «ЕЭТП», не располагает квалифицированным IT
персоналом для разработки ИС, но для разработки простейшего сайта-визитки
потребуется только один новый сотрудник – web-мастер, поэтому данная
информационная система будет разрабатываться и внедряться в компании
собственными силами, после найма квалифицированного специалиста.
Необходимо отметить, что на данный момент обслуживанием всех технических
устройств в компании занимается фирма-аутсорсер. Целесообразность найма IT
специалиста для разработки web-сайта достигается за счёт передачи ему
функций обслуживания всех технических систем.
Таким образом, ИС будет содержать весь нужный функционал, и
учитывать всю специфику работы и пожелания служащих компании и будет
являться собственным, уникальным продуктом, что позволит моментально
изменять функциональность соответственно с требованиями внутреннего
заказчика компании и позволит сократить расходы на поддержку и разработку
новых модулей в будущем.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Под информационным обеспечением (ИО) подразумевается комплекс
единой системы классификации, а также кодирования информации,
унифицированных систем документации и информационных массивов. [12]
Состоит ИО из двух комплексов: компоненты внутри-машинного ИО (макеты и
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ либо вывода итоговой
50
информации, структура информационной базы: выходных, входных файлов,
БД) и вне-машинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы)
Чтобы экономическую информацию приспособить для продуктивного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее надо предоставить в
цифровом виде. Для этого ее необходимо сначала классифицировать
(упорядочить), а потом закодировать (формализовать) применяя
классификатор.
Классификатор — это документ, при помощи которого можно
осуществлять формализованное описание экономической информации в ЭИС,
содержащей названия объектов, наименования классификационных
группировок, а также их кодовые обозначения [20].
По своим действиям классификаторы делятся на такие виды:
международные, общегосударственные или общесистемные, отраслевые и
локальные классификаторы.
Классификаторы должны соответствовать таким требованиям:
-· полный охват признаков и объектов классификации каждым из
классификаторов;
-· взаимная однозначность наименований объектов и их кодовых
обозначений;
-· согласованность признаков деления множеств объектов с алгоритмами
обработки экономической информации;
-· простое кодирование и возможность автоматизации классификации и
кодирования;
-· возможность привязки с остальными системами обозначений
классификаторами;
-· эффективное применение классификатора при обработке информации.
Главной компонентой вне-машинного ИО считается система
документации, которая применяется в ходе управления экономическим
объектом. Документ представляет собой определенную совокупность сведений,
51
используемую в процессе решения экономических задач, которая располагается
на материальном носителе в соответствии с установленной формой.
Под системой документации подразумевается совокупность
взаимосвязанных форм документов, которые регулярно используются в ходе
управления экономическим объектом. Большое и разнообразное количество
видов документов является отличительной и главной особенностью этой
системы экономической документации [20].
Имеющиеся системы документации, больше характерны для
неавтоматизированных ЭИС, отличаются они огромным количеством
различных типов форм документов; внушительным объемом потоков
документов, а также их запутанностью; дублированием информации в
документах и при проведении работ по их обработке и, как следствие: низкая
достоверность получаемых результатов. Почти половину рабочего времени
затрачивают сотрудники компании на обработку документов в таких системах.
Чтобы систему документации упростить необходимо выполнить такие
действия:
- провести унификацию и стандартизацию документов;
- ввести безбумажную технологию, которая основана на применении
электронных документов и внедрить новые информационные технологии при
их обработке.
Любые входные документы для решаемой задачи целесообразно получать
посредством сети, поэтому они должны представляться в файлах
заблаговременно согласованной структуры. Чтобы упростить использование
таких файлов, они должны быть в виде таблиц. На данный момент на
предприятии используется ПО Microsoft Excel для представления данных о
клиентах
Описание экранных форм относится к внутри-машинному ИО.
В процессе построения структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с оперативной информацией оправдано применять
комбинированную форму, наиболее приближенную к той, которая
52
использовалась для построения самого документа. Поля должны быть
расположены в последовательности, которая соответствует логической
структуре документа и файлов с оперативной информацией, а также
приводящей к снижению трудоемкости операции загрузки информации в
данную информационную базу.
В процессе построении экранных форм для документов с постоянной
информацией необходимо принимать во внимание, что эти макеты
применяются для ввода и актуализации записей информационной базы,
поэтому при их проектировании целесообразно использовать анкетную форму
расстановки реквизитов, удобную при выполнении таких операций.
Основу при выборе экранных форм составляют принципы минимальной
трудоемкости, а также себестоимости ввода информации в ЭВМ, высокой
надежности и достоверности выполнения данных операций, хорошей степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран.
Большей частью внутри-машинного ИО составляет информационная
база.
Информационная база (ИБ) — конкретным образом организованная
совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, при помощи которых удовлетворяются информационные запросы
управленческих процессов и решаемых задач [2].
Имеются такие способы построения ИБ:
-· совокупность локальных файлов — поддерживается при помощи
функциональных пакетов прикладных программ;
-· интегрированная БД — базируется на применении универсальных
программных средств загрузки, сохранения, поиска и ведения данных, другими
словами СУБД.
Организация локальных файлов связана с достаточно большим
дублированием данных в ИС, следовательно, с несогласованностью данных в
разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, из-за чего
доступна к применению исключительно в специализированных приложениях.
53
Информационная база для данного проекта показывается как
интегрированное информационное хранилище. Такая организация дает
возможность объединять разные источники информации, осуществлять
управление файлами разных форматов. Помимо этого, очевидны достоинства
применения для сохранения информации БД:
-· совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию
объекта;
-· удобство и повышение скорости совместного обрабатывания данных;
-· обеспечение поддержки целостности данных.
В качестве Базы данных (БД) подразумевают поименованную
совокупность данных, отражающую комплекс объектов и их отношений в
анализируемой предметной области [1].
Главными методами организации БД считается построение
распределенных и централизованных БД. Главным критерием при выборе
метода организации ИБ считается достижение наименьших финансовых и
трудовых затрат на проектирование структуры ИБ, ПО системы, а также
системы ведения файлов. Учитывая эти критерии и необходимость в
обеспечении надежности сохранности данных предпочтение отдано
централизованному способу построения БД.
По методу установления связей между данными выделяют:
-· иерархическую;
-· сетевую;
-· реляционную модель.
Главными компонентами любой из перечисленных моделей считаются
таблицы или файлы [23].
Иерархические модели данных являются графовой моделью с
вершинами-таблицами. Модели имеют один файл, который считается входом в
структуру. Между этими файлами установлены отношения соподчиненности.
Файл может иметь одну исходную вершину и несколько подчиненных. 1:М
считается основным типом отношений.
54
В сетевых моделях каждый из файлов может рассматриваться как точка
входа в систему, и быть связанным отношениями типа 1:1, 1:М и М:М с
произвольным количеством других файлов.
Более популярное распространение обрела реляционная модель данных.
При этой организации любая информация изображена в виде таблиц или
файлов БД и отношений. Такие таблицы представляют собой совокупность
записей (строк или кортежей). Меж отношениями (таблицами) существуют
связи типа 1:М, М:М. Каждое из отношений имеет свой ключ - поле записи
(атрибут), которое идентифицирует ее. Такое свойство, присуще реляционной
модели данных не производит дублирование информации, и ускоряет процесс
поиска и доступа к конкретным данным.
Данный подход в реляционной модели к структурированию и
целостности данных дает возможность просто и легко упорядочить и
организовать процесс по проектированию и реализации сложных БД, а
реляционные операции располагают значительными возможностями по
управлению данными и их обработки.
Учитывая все достоинства реляционных моделей данных для
представления информации, которая обрабатывается при решении задачи,
целесообразно применение реляционной модели БД.
Приступая к разработке следует сформировать набор данных, на которых
будет основываться логика работы сайта.
1. Входящие информационные потоки:
а) для менеджера:
•Ассортимент товара в продаже
б) для покупателя:
•Цены на товары;
•Ассортимент товара в каталоге;
•Контактная информация предприятия.
2. Выходные информационные потоки:
а) для менеджера:
55
•Заказы от клиентов;
•Документация о продаже товара;
•Оборот денежных средств;
•Статистика заказов и продаж.
б) для клиента:
•Счета к оплате;
•Статистика покупок.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
В качестве программного обеспечения (ПО) подразумевается
совокупность программ для решения задач и целей автоматизированной
системы [2].
Программное обеспечение бывает двух видов: общее (операционные
оболочки, операционные системы, интерпретаторы, компиляторы программные
среды для разработки прикладных программ, сетевые программы, СУБД и др.)
и специальное (совокупность прикладных программ, которые разработаны для
определённых задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные
примеры) [3].
Для работоспособности и использования программы нужна операционная
система (ОС). Операционные системы, обеспечивают управление при работе
ПК и с их ресурсами, запускают на выполнение разные прикладные программы,
по запросу пользователя выполняют разнообразные дополнительные действия.
Операционные системы разделяются на многопользовательские,
однопользовательские, и сетевые. Факторы, которые влияют на выбор
определенной операционной системы, перечислены ниже:
-· необходимое количество поддерживаемых программных продуктов,
-· требования, предъявляемые к аппаратным средствам,
-· обеспечение поддержки сетевой технологии,
-· присутствие справочной службы для пользователя,
-· наличие дружественного интерфейса и легкость в использовании;
-· быстродействие.