17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Объектом рассмотрения выпускного квалификационного проекта является
систематизация работы менеджера. Автоматизация рабочего места специалиста,
обеспечит снижение временных затрат на поиск и хранение информации.
Разрабатываемая система должна быть многофункциональной, продуманной и
простой в эксплуатации. Информационная система предназначена для учета
документации.
Менеджеру для работы с документацией необходимо хранить и
обрабатывать следующие сведения:
Списки клиентов;
Данные сотрудников;
Данные по курсам;
Данные по занятиям.
BPwin - инструмент для анализа, моделирования, документирования и
оптимизации бизнес-процессов. BPwin возможно применять для графического
формирования бизнес-процессов. Графически сформированная схема выполнения
обмена информацией, работ, документооборота визуализирует модель бизнес-
процесса. Графическое представление этой информации дает возможность
перевести задачи управления компанией из области сложного ремесла в сферу
инженерных технологий [2].
BPwin позволяет четко документировать главные аспекты любых бизнес-
процессов: действие, которое необходимо предпринять, способы его проявления и
контроля, необходимые для этого ресурсы, а также графически отобразить
получаемые от этих давая возможность аналитикам и проектировщикам моделей
сопоставить корпоративные инициативы и задачи с бизнес-требованиями и
процессами информационной архитектуры и проектирования приложений. В итоге,
формируется общая картина деятельности организации: от потоков работ в
небольших подразделениях до сложных организационных функций.
18
Контекстная диаграмма процесса учета документации представлена на
рисунке 4:
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма процесса учета документации и отчетности
AS-IS
В данной модели наглядно видны все основные потоки информации и
объекты управления. Для более детального рассмотрения работы менеджера
разобьём нашу модель на три блока (см. рис. 5):
Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
В результате построения контекстной диаграммы видно, что учет
документации трудоемкий процесс. На выходе должно быть представлено большое
19
количество документации. Поэтому необходима информационная система,
решающая проблемы учета.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Целью ВКР является разработка и проектирование информационной
системы для АО «СЭМЗ». Использование информационной системы позволит
улучшить экономические показатели функционирования компании за счет
уменьшения времени на формирование документации.
Данные цели реализуются путем решения следующих задач:
1. Создание единой базы данных;
2. Автоматизация учета сведений по клиентам;
3. Автоматизация учета сведений по курсам;
4. Оперативное хранение, обновление и изменение данных в базе;
5. Информационная защита и физическая безопасность данных;
6. Составление отчётов и вывод их на печать в удобном для пользователя виде.
Успешное внедрение такой информационной системы приводит к
улучшению значений показателей качества обработки информации, а именно:
1. Увеличению степени достоверности обработки информации, степени ее
защищенности;
2. Минимальное время получения ответа на запросы пользователя;
3. Повышение технического уровня, качества и объема вычислительных работ;
4. Увеличение объема и сокращение срока переработки информации;
5. Своевременное удовлетворение информационной потребности пользователя,
ускоренный доступ и поиск обрабатываемой информации.
Назначение информационной системы состоит в следующем:
1. Автоматизация ввода, контроля и загрузки данных из первичных документов
в базу данных с использованием экранных форм;
2. Ведение справочников со всеми видами информации;
3. Выполнение расчетов и вывод результатных документов;
4. Вывод информации по регламентированным и нерегламентированным
запросам пользователей.
20
Информационная система необходима компании для учета документации и
отчётности.
В широком смысле информационная система - это совокупность
технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала,
предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать конкретных людей
надлежащей информацией. В узком смысле информационной системой называют
только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы
данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
«Автоматизированность» системы обеспечивает сочетание клиент - серверной
архитектуры локальной вычислительной сети и технологии реляционных баз
данных [9].
Автоматизация работы в данном проекте необходима в первую очередь для
повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные
возможности рабочего места пользователя должны быть направлены на решение
конкретных задач, возникающих в процессе работы.
При автоматизированном варианте отпадает необходимость хранения
большого количества данных, сокращается время на отправку и получение заявки,
тем самым объем работ сокращается, что позволяет улучшить эффективность
работы специалиста.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Автоматизированная система необходима для осуществления быстрого
доступа к данным для менеджера отдела обучения.
Автоматизация работы в данном случае предназначена в первую очередь для
повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные
возможности АС должны быть направлены на решение конкретных задач,
возникающих в процессе работы.
Преимущества АС перед традиционной информационной системой:
1. Автоматизированная информационная система содержит все сведения по учету
данных. Менеджер может отслеживать и выводить в удобном виде любую
необходимую информацию.
21
2. Основная функция менеджера – грамотно оформлять документацию по текущей
работе и тем самым повышать эффективность работы предприятия. В
автоматизированной системе все сведения заносятся в систему один раз,
редактируются и используются по мере необходимости. После этого обработанные
данные может использовать в своей деятельности любой сотрудник, которому эти
данные необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.
В таблице 3 представлена схема документооборота.
На схеме выделены отделы процесса:
- отделы;
- отдел обучения;
- архив;
Таблица №3
Схема документооборота
№
Действие
Отделы
Отдел обучения
Архив
1
Формирование заявки
на обучение
2
Передача заявки
специалистам
3
Формирование
расписания
4
Обучение
5
Формирование
отчетности
В таблице 4 представлены расчеты, показывающие затраты времени на
обработку документов до автоматизации системы.
Заявка
Заявка
Расписание
Обучение
Выполненные
заявки
Отчетность
22
Таблица №4
Затраты времени на обработку документов до автоматизации
Документ
Количество
документов за год
Затраты на 1
документ, мин
Затраты за год,
час
Заявка
60
15
900
Расписание
30
20
600
Выполненные заявки
60
15
900
Отчетность
60
25
1500
Итого:
3900
После того, как система автоматизируется, на обработку документов будет
затрачено меньше времени.
В таблице 5 представлены расчеты, показывающие целесообразность
автоматизации.
Таблица №5
Затраты времени на обработку документов после автоматизации
Документ
Количество
документов за год
Затраты на 1
документ, мин
Затраты за год,
час
Заявка
60
10
600
Расписание
30
15
450
Выполненные заявки
60
10
600
Отчетность
60
18
1080
Итого:
2730
Исходя из этого, после внедрения программного обеспечения затраты
времени на обработку документов за год уменьшатся на 70%.
23
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В связи с развитием информационных технологий и компьютеризацией
экономики одним из важнейших вопросов в деятельности компании становится
обеспечение информационной безопасности.
Информация – это один из самых ценных и важных активов любого
предприятия и должна быть надлежащим образом защищена.
Для успешного внедрения систем информационной безопасности на
предприятии необходимо придерживаться трех главных принципов:
1. Конфиденциальность. Это ограничение доступа к конкретной информации
для обозначенного круга лиц. Таким образом, конфиденциальность дает гарантию
того, что в процессе передачи данных, они могут быть известны только
авторизованным пользователям.
2. Целостность. Свойство, в соответствии с которым информация сохраняет
сове содержание и структуру в процессе ее передачи и хранения. Создавать,
уничтожать или изменять данные может только пользователь, имеющий на это
право доступа.
3. Доступность. Это свойство характеризует способность обеспечивать
своевременный и беспрепятственный доступ полноправных пользователей к
требуемой информации.
Если нарушить какой-либо принцип защиты, это может привести к
нарушению информационной безопасности в целом.
Угрозы информационной безопасности:
1. Угроза нарушения конфиденциальности заключается в том, что информация
становится известной тому, кто не располагает полномочиями доступа к ней.
Подобные угрозы могут возникать вследствие «человеческого фактора» (например,
случайная передача тому или иному пользователю привилегий другого
пользователя), сбоев работе программных и аппаратных средств.
2. Угрозы нарушения целостности – это угрозы, связанные с вероятностью
модификации той или иной информации, хранящейся в информационной системе.
Нарушение целостности может быть вызвано различными факторами – от
умышленных действий персонала до выхода из строя оборудования.
24
3. Нарушение доступности представляет собой создание таких условий, при
которых доступ к услуге или информации будет либо заблокирован, либо
возможен за время, которое не обеспечит выполнение тех или иных бизнес-целей.
Обеспечение информационной безопасности на АО «СЭМЗ» соблюдается,
так как, документация находится в базе данных; у сотрудников раздельный доступ
к данным; сервер защищен.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящий момент на рынке современных систем автоматизации ведения
документации и отчетности имеется большое число программных продуктов.
Произведем сравнительный обзор систем-лидеров российского рынка систем
автоматизации документооборота.
Лидерами российского рынка автоматизированных систем, предлагающих
решение для средних и крупных предприятий, являются следующие программные
решения:
1. DocsVision;
2. Directum;
3. 1С: Предприятие.
Произведем краткий обзор вышеуказанных систем.
1. СА DocsVision.
Эта система была внедрена на предприятия с 2005 года. Ее целью было
создание системы управления данными предприятий и автоматизации бизнес-
процессов.
Компания DocsVision занимается разработкой данной системы. Продажей и
внедрением данной системы занимаются партнеры DocsVision, прошедшие
обязательную сертификацию.
Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три
больших класса:
• Электронные архивы документов;
• Делопроизводство;
• Автоматизация бизнес-процессов.
25
В систему DocsVision входят следующие элементы:
Платформа DocsVision, в которую встроены средства настройки и
приложения.
Дополнительные модули – части системы, способные расширить
возможности изменения масштаба системы (к примеру, модуль архивирования) и
создавать расширение интеграционных возможностей системы (к примеру, шлюзы
DocsVision).
Приложения – это построенные на платформе DocsVision решения. Они
способны реализовать специальную функциональность для задач предметной
области системы (к примеру, «Рабочее место руководителя»)
Система DocsVision внедрена и функционирует в таких компаниях, как:
ООО «ТрансОйл», ООО Сибур-Русские шины, «Газпром добыча Краснодар», ОАО
«НФП «Лукойл-гарант», ЗАО «ВТБ24» , ОАО «Кит Финанс», и др. Насчитывается
более 500 успешных внедрений системы во всех основных отраслях.
2. СА Directum.
СА Directum - система, нацеленная на повышение эффективности работы
всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Компания была создана в 2003 году на базе соответствующих подразделений НПО
«Компьютер» с целью активизации работы по продвижению, разработке и
внедрению системы электронного документооборота и управления
взаимодействием DIRECTUM.
Эту систему относят к разряду ECM-систем (Enterprise Content Management).
Она способна держать под контролем всю систему управления данными, вписав в
электронный оборот документов традиционные «бумажные» операции. Система
DIRECTUM на базе технологии Workflow способна:
обрабатывать сложные расчеты,
согласовывать документы,
поддерживать продажи и прочее.
Данная система внедрена в следующих компаниях: ООО «Газпром
Георесурс» (Москва), ОАО «ТНК-Столица» (Москва), ОАО «РуссНефть НК»
(Москва), СК «ВТБ Страхование», НПФ «ВТБ Пенсионный фонд»,
26
«Сургутнефтегаз» (более 10 000 пользователей), «Nordea банк», государственный
сектор.
3. 1С: Предприятие.
«1С: Предприятие» – решение «1С» для создания комплексных
информационных систем. Особое внимание уделено функционалу, необходимому
крупным компаниям.
Система на базе «1С: Предприятие» имеет следующие технологические
достоинства:
- производительность, надежность, масштабируемость;
- работа через Интернет в режиме тонкого и веб-клиента, а также в
«облачном» режиме;
- организация мобильных рабочих мест на планшетах и смартфонах на IOS и
Android;
- настройка интерфейса, как для отдельных пользователей, так и групп
пользователей.
Выполним сравнительный анализ исследуемых СЭД, обзор которых
произведен выше.
Сравнение будем производить, используя численные критерии от 0 до 3:
- 0 - указанная функциональная возможность полностью отсутствует у
данной системы;
- 1 - указанная функциональная возможность отсутствует у данной системы,
но возможно использование дополнительных приложений для реализации данной
функции;
- 2 - указанная функциональная возможность имеется у данной системы за
дополнительную плату, как опциональная функция;
- 3 - указанная функциональная возможность имеется у данной системы в
базовой версии бесплатно.
Результаты анализа приведены в таблице 4.
Таблица №4
Сводная оценочная таблица сравниваемых систем
Возможности системы
DocsVision
Directum
1С: