9
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 11
1 Аналитическая часть.................................................................................. 15
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 15
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............. 15
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ... 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия20
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................. 26
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................. 26
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание ..................................................................................... 28
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................... 33
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ................................................................................... 37
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................ 41
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
41
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ... 46
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ................................................................................. 47
1.4 Обоснование проектных решений ..................................................... 49
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ................................................................................................ 49
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ................................................................................................ 53
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению ................................................................................................ 64
2 Проектная часть ......................................................................................... 67
2.1 Разработка проекта автоматизации ................................................... 67
10
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............. 67
2.1.2 Риски на этапах жизненного цикла и их описание ............ 70
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .. 74
2.2 Информационное обеспечение задачи .............................................. 77
2.2.1 Информационная модель и ее описание ............................. 77
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации .......................................................................... 79
2.2.3 Характеристика результатной информации ....................... 82
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................... 85
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 85
2.3.2 Характеристика базы данных ............................................... 86
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) ....................................................................................................... 89
2.3.4 Описание программных модулей ........................................ 91
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ............. 95
3 Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 99
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности ....................................................................................................... 99
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ....... 107
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................... 115
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ .................................... 117
Приложение 1 .............................................................................................. 120
11
ВВЕДЕНИЕ
В современной организации руководитель сталкивается с
необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего
времени. Среди основных источников проблем в работе современного
менеджера можно выделить следующие:
− большое количество процессов, в которых задействован руководитель,
исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя,
контролера;
− огромное количество документов, которые требуют согласования,
уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;
− необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и
отслеживание взятых на себя обязательств;
− постоянно растущие объемы дополнительной информации,
необходимой для принятия управленческих решений.
Неотъемлемой частью работы большинства организаций является
постоянная обработка и упорядочивание – составление, распределение, анализ,
корректировка и утверждение документов. Быстро распространившиеся системы
электронного документооборота (СЭД) упрощают работу с документами,
поддерживают актуальность хранимых данных, минимизируют время поиска
необходимого файла.
Тема автоматизации процессов документооборота становится в
последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает
необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации
бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. Документы
реализуют информационную поддержку выработки управленческих решений на
каждом уровне и влияют на все бизнес-процессы. Грамотно настроенный
документооборот становится неотъемлемой частью эффективного управления.
Документооборот очень важен для четкой организации финансового и
12
управленческого учета, в связи с этим единственным способом для
эффективного управления является внедрение автоматизированной системы.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems) составляют
новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми объектами
автоматизации в подобных системах, становятся документы, а также бизнес-
процессы, которые включают в себя как движение документов, так и их
обработку. Подобный подход к автоматизации компании становится сразу и
конструктивным, и универсальным, поддерживая автоматизацию отработки
документов и всех бизнес-процессов компании в рамках одной концепции и
одного программного продукта.
Главным преимуществом СЭД можно назвать возможность конвертации
в электронный вид не только документов, но и процессов взаимодействия
сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает организацию совещаний и
обсуждений, обмен важными данными, корректировка действий сотрудников
вне зависимости от места их нахождения (другой офис, город, страна). Рынок
систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии
становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко,
у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что
они хотят получить в результате.
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
• быстрый доступ руководителей всех уровней управления компании к
точной, полной и понятно представленной информации;
• внедрение единого информационного пространства для любого уровня
управления;
• облегчение регистрации и обработки данных;
• недопущение двойной регистрации идентичных данных;
• отражение данных там, где они появляются, а не там, где они стали
необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального времени;
13
• минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на всех
участников системы учета, управления и планирования;
• автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
АО «Завод ЛИТ», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного выпускной квалификационной работы является снижение
трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства
АО «Завод ЛИТ» в результате внедрения системы электронного
документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
• анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
• анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
• выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
• место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
• обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
• анализ существующих разработок;
• выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
• выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
• обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой главе выпускной квалификационной работы проанализирована
структура предприятия, бизнес-процессы, выбраны процессы, подходящие для
автоматизации, обоснована необходимость его автоматизации, выбран способ
приобретения и стратегия автоматизации, проведен анализ существующей
системы защиты информации, обоснованы проектные решения по техническому,
программному и информационному обеспечениям.
14
Во второй главе работы выбрана модель жизненного цикла
информационной системы, описаны ожидаемые риски и методы их избегания,
информационное и программное обеспечение информационной системы,
контрольный пример ее использования.
В третьей главе выпускной квалификационной работы выбрана методика
расчета экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в
соответствии с выбранной методикой.
15
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания АО
«Завод ЛИТ». «Завод ЛИТ» основан в 1979 году. Основными направлениями
деятельности являются:
− выпуск энергосберегающих материалов на основе полированной
алюминиевой фольги, работающих по принципу отражения теплового потока
(отражательная теплоизоляция), предназначенных для утепления ограждающих
конструкций жилых и промышленных зданий (в соответствии с ГОСТ 56734-
2015 «Здания и сооружения. Расчет показателя теплозащиты ограждающих
конструкций с отражательной теплоизоляцией»);
− выпуск материалов из вспененного полиэтилена, предназначенных для
технической теплоизоляции систем отопления и водоснабжения, вентиляции и
кондиционирования, для применения в системе «теплого пола», а также для
защиты теплоизоляции от механических повреждений, атмосферных
воздействий и ультрафиолетового излучения (в соответствии с ГОСТ Р 56729-
2015 «Изделия из пенополиэтилена теплоизоляционные заводского
изготовления, применяемые для инженерного оборудования зданий и
промышленных установок»).
Предприятие успешно развивается и производит продукцию под
торговыми марками: ПЕНОФОЛ®, ТИЛИТ®, АРМОФОЛ®, ТИТАНФЛЕКС®,
применяемую в строительстве.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице 1.
Таблица 1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2018г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
16
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в аренду
субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных
резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства
.активы
13 953
Изменение отложенных налоговых обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые режимы
2 3701
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На рисунке 1 пре
.дста.вле.на орга.низа.ционна.я структура упра.вле.ния
пре
.дприятие.м.
17
Плано во-
эк ономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
авт омат изации
Отдел материально-
те хническ ого
снабжения
Склад
Отдел ка дров
Директор по
уп равлению
персоналом
Отдел продаж
От дел ло гист ики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 1 - Организационная структура управления АО
«Завод ЛИТ»
За
.ме.стите.ли ге.не.ра.льного дире.ктора по те.хобслужива.нию, по
социа
.льным вопроса.м и экономиче.ским вопроса.мруководят служба.ми
орга
.низа.ции, орга.низуют их ра.боту и осуще.ствляют контроль за свое.вре.ме.нным
и ка
.че.стве.нным выполне.ние.м сотрудника.ми служб своих должностных
обяза
.нносте.й.
Пла
.ново-экономиче.ский отде.л осуще.ствляе.т руководство ра.ботой по
экономиче
.скому пла.нирова.нию на пре.дприятии, орга.низа.ции компле.ксного
экономиче
.ского а.на.лиза де.яте.льности пре.дприятия, эффе.ктивному
использова
.нию производстве.нных мощносте.й, ма.те.риа.льных и трудовых
ре
.сурсов, повыше.нию ре.нта.бе.льности производства, орга.низуе.т и
сове
.рше.нствуе.т хозяйстве.нный ра.сче.т внутри пре.дприятия;
Отде
.л ма.те.риа.льно-те.хниче.ского сна.бже.ния и ра.боты с клие.нта.ми,
основными за
.да.ча.ми отде.ла являются:
− свое
.вре.ме.нное и бе.спе.ре.бойное обе.спе.че.ние структурных
подра
.зде.ле.ний пре.дприятия не.обходимыми ма.те.риа.льно-те.хниче.скими
ре
.сурса.ми, не.обходимыми для осуще.ствле.ния производстве.нно-хозяйстве.нной
де
.яте.льности пре.дприятия;
− орга
.низа.ция пре.доста.вле.ния пре.дприятие.м ре.кла.мных услуг в сроки и
18
объе
.ма.х в соотве.тствии с за.ка.за.ми и за.ключе.нными договора.ми;
− обе
.спе.че.ние эффе.ктивного функционирова.ния и сове.рше.нствова.ния
ма
.те.риа.льно-те.хниче.ского сна.бже.ния пре.дприятия.
В соотве
.тствии с основными за.да.ча.ми ОМТС и РК выполняе.т сле.дующие
функции:
− контроль за состояние
.м за.па.сов ма.те.риа.лов, опе.ра.тивным
ре
.гулирова.ние.м производстве.нных за.па.сов на пре.дприятии, соблюде.ние.м
лимитов на отпуск ма
.те.риа.льных ре.сурсов и их ра.сходова.ние.м в подра.зде.ле.ниях
пре
.дприятия по прямому на.зна.че.нию;
− опре
.де.ле.ние на основе за.явок потре.бности пре.дприятия и структурных
подра
.зде.ле.ний в ма.те.риа.льных ре.сурса.х (ма.те.риа.лы, оборудова.ние,
компле
.ктующие и т.д.);
− изуче
.ние возможности и це.ле.сообра.зности уста.новле.ния прямых
долгосрочных хозяйстве
.нных связе.й по поста.вка.м ма.те.риа.льно-те.хниче.ских
ре
.сурсов;
− обе
.спе.че.ние доста.вки ма.те.риа.льных ре.сурсов в соотве.тствии с
пре
.дусмотре.нными в договора.х срока.ми и контроль их количе.ства, ка.че.ства,
компле
.ктности при приемке к хра.не.нию на це.нтра.льный скла.д пре.дприятия;
− изуче
.ние опе.ра.тивной ма.рке.тинговой информа.ции, ре.кла.мных
ма
.те.риа.лов и пре.дложе.ний;
− прове
.де.ние ма.рке.тинговых иссле.дова.ний по изуче.нию спроса на
ре
.кла.мные услуги пре.дприятия;
− подготовка и за
.ключе.ние договоров на ока.за.ние ре.кла.мных услуг
потре
.бите.лям, согла.сова.ние условий пре.доста.вле.ния да.нного вида услуг,
оформле
.ние не.обходимой докуме.нта.ции.
Отде.л гла.вного ме.ха.ника (ОГМ) выполняе.т сле.дующие за.да.чи:
− обе
.спе.чить бе.спе.ре.бойную и те.хниче.ски пра.вильную эксплуа.та.цию
оборудова
.ния.
− соде
.ржа.ние в ра.ботоспособном состоянии те.хникина тре.буе.мом