29
Рисунок 6 - Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обра.ботка докуме.нтов ха.ра.кте.ризуе.тся проце.сса.ми прие.ма и пе.рвичной
обра.ботки докуме.нтов, обра.боткой входящих и исходящих докуме.нтов,
пре.два.рите.льным ра.ссмотре.ние.м докуме.нтов, за.не.се.ние.м да.нных в ре.е.стр
докуме.нтов, исполне.ние.м докуме.нтов и их обра.боткой, обра.боткой внутре.нних
докуме.нтов.
Используются сле.дующие а.ктивные объе.кты (ме.ха.низмы):
− руководите.ль (ге.не.ра.льный дире.ктор);
− исполните.ли – сотрудники компа.нии.
Прие.м и пе.рвична.я обра.ботка докуме.нтов состоит из пе.рвона.ча.льного
иссле.дова.ния докуме.нтов, а та.кже ре.гистра.ции докуме.нта, котора.я за.ключа.е.тся
в за.не.се.нии све.де.ний докуме.нта в книгу уче.та и проста.вле.нии шта.мпа на са.мом
докуме.нте.
30
Рисунок 7 - Функциональная диаграмма обработкидокументации
Рисунок 8 - Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Пре.два.рите.льное ра.ссмотре.ние докуме.нтов за.ключа.е.тся в ра.спре.де.ле.нии
поступивших докуме.нтов, пе.ре.да.че их руководите.лю, который, ра.ссма.трива.я
докуме.нты, оста.вляе.т свою ре.золюцию, при этом на.зна.ча.я
31
отве.тстве.нного за их исполне.ние. При этом ре.золюции доводятся до
исполните.ле.й.
Обра.ботка входяще.й докуме.нта.ции состоит в за.не.се.нии да.нных о
докуме.нте в журна.л входяще.й корре.спонде.нции и после.дующе.й пе.ре.да.че
получа.те.лю, е.сли е.го имя ука.за.но на докуме.нте. В противном случа.е докуме.нты
пе.ре.да.ются руководите.лю.
Обра.ботка исходяще.й корре.спонде.нции состоит та.кже в за.не.се.нии
да.нных о докуме.нте в журна.л исходяще.й корре.спонде.нции после.дующе.й е.е
отпра.вке. Проце.сс за.не.се.ния докуме.нтов в ре.е.стр состоит в ре.гистра.ции
докуме.нта в ре.е.стре, исполне.ния докуме.нтов в ра.ссма.трива.е.мом конте.ксте-
отме.тке о получе.нии докуме.нта для е.го выполне.ния и да.льне.йше.м е.го
выполне.нии, а обра.ботка исполне.нных докуме.нтов за.ключа.е.тся в их уче.те
(рисунок 9).
Рисунок 9 - Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
32
Рисунок 10 - Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Проце.сс исполне.ния докуме.нтов состоит в выполне.нии тре.бова.ний
ре.золюции и докла.де (отче.те.) об исполне.нии докуме.нта. Проце.сс обра.ботки
исполне.нных докуме.нтов состоит в прове.рке пра.вильности отче.та об исполне.нии
докуме.нта, и е.го снятии с контроля путе.м вне.се.ния отме.тки.
К внутре.нним докуме.нта.м относятся прика.зы и ра.споряже.ния.
Прохожде.ние внутре.нних докуме.нтов на эта.па.х их подготовки и оформле.ния
орга.низуе.тся в соотве.тствии с общим порядком обра.ще.ния исходящих
докуме.нтов, а на эта.пе исполне.ния (использова.ния) — входящих докуме.нтов.
В на.стояще.е вре.мя используе.ма.я систе.ма орга.низа.ции де.лопроизводства
обла.да.е.т сле.дующими не.доста.тка.ми:
− низка.я скорость обра.ботки докуме.нтов;
− большое количе.ство не.точносте.й и ошибок, связа.нных с че.лове.че.ским
фа.ктора.м;
− сложность в построе.нии отче.тов и поиске истории конкре.тного
докуме.нта.;
33
− сложность в отсле.жива.нии прохожде.ния докуме.нта в компа.нии и е.го
ре.це.нзирова.ния.
Да.нные не.доста.тки можно устра.нить путе.м вне.дре.ния информа.ционной
систе.мы де.лопроизводства компа.нии.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Схе.ма докуме.нтооборота выше.пе.ре.числе.нных докуме.нтов приве.де.на на
рисунке 11.
34
Действие
Специалист
Руководитель
Исполнитель
Дела
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Входящий документ
Входящий документ
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Журнал входящей
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Документ с
резолюцией
Реестр документов,
требующих
исполнения
Выполнение
требований резолюции
Документ с
резолюцией
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
Рисунок 11 - Схема документооборота
35
В на.стояще.е вре.мя уче.т докуме.нтов и все связа.нные с ним де.йствия
производятся спе.циа.листом бе.з использова.ния ка.ких-либо сре.дств
а.втома.тиза.ции, то е.сть журна.лы, ре.е.стры и отче.ты за.полняются вручную, что
вле.че.т за собой ча.стое возникнове.ние ошибок.
Са.мыми за.тра.тными по вре.ме.нным и трудовым ре.сурса.м сре.ди
описа.нных выше соста.вляющих проце.сса уче.та движе.ния являются подготовка
отче.тов и поиск информа.ции по конкре.тному докуме.нту для опре.де.ле.ния е.го
ме.стоположе.ния. Это вызва.но большим количе.ством поступа.ющих и
формирующихся докуме.нтов, что в итоге зна.чите.льно за.трудняе.т поиск
информа.ции в них. Ка.к ожида.е.тся, в случа.е а.втома.тиза.ции, за.тра.чива.е.мое
спе.циа.листом вре.мя на вне.се.ние за.писе.й и подготовку, и поиск информа.ции
зна.чите.льно снизится, снизится та.кже и количе.ство не.ве.рных за.писе.й.
Сра.вне.ние основных опе.ра.ций при уче.те докуме.нтов бе.з приме.не.ния
сре.дств а.втома.тиза.ции и в пре.дла.га.е.мом ва.риа.нте по трудовым и стоимостным
за.тра.та.м приве.де.но в та.блица.х 5 и 6 (с уче.том сре.дне.й за.ра.ботной пла.ты
сотрудника службы де.лопроизводства 25000 рубле.й в ме.сяц).
Таблица 5
Временные и стоимостные затрат при существующем
варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Вне.се.ние
за.писи в журна.л
8
40
320
793,6
Поиск да.нных
по конкре.тному
докуме.нту
4
30
120
297,6
Подготовка
отче.та по
движе.нию
докуме.нта.
4
10
40
99,2
Формирова.ние
ре.е.стра
докуме.нтов,
тре.бующих
исполне.ния
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
36
Таблица 6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Вне.се.ние за.писи в
журна.л
4
1
4
9,92
Поиск да.нных по
конкре.тному
докумен
.
ту
4
1
4
9,92
Подготовка отче.та
по движе.нию
докумен
.
та
.
4
10
40
99,2
Формирова.ние
ре.е.стра
докуме.нтов,
тре.бующих
исполне.ния
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Ка.к видно из приве.де.нных выше та.блиц, после вне.дре.ния
а.втома.тизирова.нной систе.мы докуме.нтооборотаме.няе.тся са.мо соде.ржа.ние
ра.боты спе.циа.листа службы де.лопроизводства, в том числе и выполняе.мые
опе.ра.ции. При этом вре.ме.нные за.тра.ты должны сокра.титься на 540-88=452
минуты=7,5 ча.сов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Сле.дова.те.льно, вне.дре.ние
та.кой систе.мы являе.тся однозна.чно выгодным с точки зре.ния оптимиза.ции
ра.схода трудовых и стоимостных ре.сурсов.
Ра.зра.ба.тыва.е.ма.я систе.ма должна удовле.творять сле.дующим
тре.бова.ниям:
− име.ть систе.му ре.гистра.ции пользова.те.ле.й;
− пре.доста.влять пользова.те.лю полную информа.цию о докуме.нта.х;
− име.ть удобную и быструю систе.му уче.та движе.ния докуме.нтов;
− возможность доба.вле.ния, уда.ле.ния и ре.да.ктирова.ния информа.ции о
докуме.нта.х.
37
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ходе де.яте.льности ра.ссма.трива.е.мого пре.дприятия информа.ционна.я
бе.зопа.сность обе.спе.чива.е.тся по сле.дующим на.пра.вле.ниям [5]:
− пра.вова.я за.щита включа.е.т: За.конода.те.льство РФ, собстве.нные
норма.тивно-пра.вовые докуме.нты, в том числе: положе.ние о сохра.не.нии
конфиде.нциа.льной информа.ции, пе.ре.че.нь све.де.ний, соста.вляющих
комме.рче.скую та.йну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиде.нциа.льной информа.ции, положе.ние о де.лопроизводстве и
докуме.нтообороте, обяза.те.льство сотрудника о не.ра.згла.ше.нии
конфиде.нциа.льной информа.ции, па.мятка сотруднику о сохра.не.нии
комме.рче.ской та.йны;
− орга.низа.ционна.я за.щита включа.е.т ре.жимно-а.дминистра.тивные и
орга.низа.ционные ме.роприятия; к ним относятся: орга.низа.ция службы
бе.зопа.сности, орга.низа.ция внутриобъе.ктового и пропускного ре.жимов,
орга.низа.ция ра.боты с сотрудника.ми по не.ра.згла.ше.нию све.де.ний, соста.вляющих
комме.рче.скую и служе.бную та.йну, орга.низа.ция ра.боты с докуме.нта.ми,
орга.низа.ция ра.боты по а.на.лизу вне.шних и внутре.нних угроз;
− инже.не.рно-те.хниче.ска.я за.щита – пре.дусма.трива.е.т приме.не.ние
ра.зличных те.хниче.ских, эле.ктронных и програ.ммных сре.дств, пре.дна.зна.че.нных
для за.щиты информа.ции [6].
К та.ким сре.дства относятся сле.дующие приме.няе.мое програ.ммное
обе.спе.че.ние:
− а.нтивирусное програ.ммное обе.спе.че.ние (EsetNod 32);
− програ.ммные бра.ндма.уэры, входящие в соста.в приме.няе.мых
коммута.торов;
− сре.дства иде.нтифика.ции и а.уте.нтифика.ции пользова.те.ле.й (usb-ключи
eToken фирмы А.лла.дин).
Бе.зопа.сность информа.ции в ра.зра.бота.нной ЭИС на.стояще.е вре.мя
обе.спе.чива.е.тся за сче.т приме.не.ния сле.дующих ме.р [7]:
38
− использова.ние встрое.нного бра.ндма.уэра в ма.ршрутиза.тора.х, а та.кже
фильтра.ции по MAC-а.дре.са.м и а.утeнтифика.ции пользова.тeлeй;
− использова.ние.м а.нтивирусного програ.ммногообе.спе.че.ния;
− соблюде.ние.м ре.гла.ме.нта ра.боты с докуме.нта.ми в бума.жной и
эле.ктронной форме.;
− использова.ние.м ре.зе.рвного копирова.ния информа.ции;
− использова.ние орга.низа.ционных и ка.дровых ме.р.
Для обе.спе.че.ния компле.ксной информа.ционной бе.зопа.сности в А.О
«За.вод ЛИТ» используе.тся инте.грирова.нна.я систе.ма бе.зопа.сности «Инте.гра-С».
Основные за.да.чи систе.мы сле.дующие .[8]:
− диста.нционное визуа.льное и эле.ктронное на.блюде.ние за
контролируе.мыми зона.ми объе.ктов;
− фиксирова.ние и долговре.ме.нное хра.не.ние фа.ктов возникнове.ния
не.шта.тных ситуа.ций на объе.кте с возможностью да.льне.йше.го просмотра за.писи
все.го хода событий;
− компле.ксное упра.вле.ние систе.ма.ми а.ктивной за.щиты, опове.ще.ния и
доступа на те.рриторию объе.кта.;
− а.втома.тиза.ция контрольно-пропускного ре.жима.;
− пре.дста.вле.ние полной и достове.рной информа.ции о состоянии объе.кта.;
− упра.вле.ние ре.жима.ми ра.боты объе.кта.;
− пе.ре.да.ча информа.ции опе.ра.тивным де.журным на большие ра.сстояния;
− за.щита от не.са.нкционирова.нного доступа к информа.ции;
− контроль и фиксирова.ние де.йствий де.журного пе.рсона.ла.
В политике бе.зопа.сности пре.дприятия, в ча.стности, опре.де.ле.ны
тре.бова.ния по ра.боте с па.ролями и использова.нию а.нтивирусных сре.дств.
Пользова.те.ли должны сле.дова.ть уста.новле.нным проце.дура.м
подде.ржа.ния ре.жима бе.зопа.сности при выборе и использова.нии па.роле.й. Они
обяза.ны выполнять сле.дующие ре.коме.нда.ции [9]: