79
− роли пользова.те.ле.й;
− пользова.те.ли;
− виды докуме.нтов;
− номе.нкла.тура.
Для за.полне.ния спра.вочников используются соотве.тствующие экра.нные
формы, а име.нно:
− уче.т отде.лов;
− уче.т роле.й;
− соста.вле.ние номе.нкла.туры;
− уче.т видов;
− уче.т пользова.те.ле.й.
Да.нные све.де.ния сохра.няются в та.блица.х с пе.рвичными да.нными,
на.име.нова.ния которых совпа.да.ют с на.име.нова.ниями спра.вочников.
Да.ле.е используе.тся экра.нна.я форма ре.гистра.ция па.пки и докуме.нта. При
этом используются да.нные все.х систе.мы спра.вочников, ука.за.нных ра.не.е. В
ре.зульта.те информа.ция о докуме.нта.х и па.пка.х сохра.няе.тся в спра.вочнике Па.пки
и та.блица.х Докуме.нты и Фа.йл.
За.те.м а.дминистра.тор и пользова.те.ль систе.мы получа.е.т на экра.н соста.в
спра.вочников, а та.кже список докуме.нтов и па.пок. При этом используются
да.нные из все.х спра.вочников систе.мы и та.блицы Докуме.нты. При
не.обходимости да.нные докуме.нты можно выве.сти на пе.ча.ть.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В ка.че.стве входной информа.ции в ра.зра.бота.нной систе.ме
докуме.нтооборота используются сле.дующие докуме.нты и све.де.ния:
− пе.ре.че.нь отде.лов пре.дприятия;
− список сотрудников пре.дприятия;
− номе.нкла.тура де.л.
80
Да.нные докуме.нты вносятся в систе.му вна.ча.ле е.е ра.боты.
В систе.ме используются спра.вочники, приве.де.нные в та.блице 14.
Таблица 14
Перечень используемых справочников
п
п
Название
справочник
а
Ответственн
ый за
ведение
Средний
объем
справочни
ка в
записях
Средняя
частота
актуализац
ии
Средний
объем
актуализаци
и, %
1
Отде.лы
А.дминистра.тор
100
1 раз
.
в ме
.
сяц
10
2
Роли
пользоват
.
ел
.
ей
.
А.дминистра.тор
10
1 раз
.
в год
10
3
Пользова.те.л
и
А.дминистра.тор
200
1 ра.з в год
10
4
Типы
докуме.нтов
Ад
.
министра
.
тор
500
1 ра.з в ме.сяц
25
5
Номе.нкла.тур
а.
Пользова.те.ль
200
1 ра.з в год
25
6
Па.пки
Пользоват
.
е
.
ль
250
е.же.дне.вно
25
Спра.вочник «Отде.лы» включа.е.т в се.бя на.зва.ние отде.ла. Спра.вочник Роли
пользова.те.ле.й включа.е.т на.име.нова.ние роли пользова.те.ля, а та.кже опре.де.ле.нные
пра.ва на чте.ние, доба.вле.ние или уда.ле.ние докуме.нтов, фа.йлов, па.пок. В
спра.вочнике Пользова.те.ли соде.ржа.тся сле.дующие све.де.ния:
− Фа.милия;
− Имя и отче.ство;
− Должность;
− Логин;
− Па.роль;
− Да.та ре.гистра.ции;
− Да.та рожде.ния;
− Роль пользова.те.ля.
Спра.вочник«Номе.нкла.тура»соста.вляе.тся в ходе использова.ния
номе.нкла.туры де.л бума.жного докуме.нтооборота и соде.ржит сле.дующие
ре.квизиты:
− На.име.нова.ние за.писи (де.ла.) в номе.нкла.туре.;
81
− Количе.ство томов;
− Номе.р тома;.
− Стра.ниц все.го;
− Да.та доба.вле.ния;
− ФИО доба.вивше.го пользова.те.ля;
− ФИО уда.ливше.го пользова.те.ля.
Спра.вочник«Па.пки»являе.тсяспра.вочником, который соде.ржит све.де.ния о
созда.нии ка.ждым пользова.те.ле.м ие.ра.рхии обра.ба.тыва.е.мых докуме.нтов. Та.кже
ка.жда.я па.пка може.т быть в той или иной сте.пе.ни открыта для чте.ния и за.писи
другими пользова.те.лями, либо вообще за.крыта.
Да.нный спра.вочник соде.ржит сле.дующие ре.квизиты:
− На.име.нова.ние па.пки;
− ФИО доба.вивше.го пользова.те.ля;
− Да.та доба.вле.ния;
− Пра.ва доступа;;.
− Изобра.же.ние.
Опе.ра.тивна.я информа.ция хра.нится в та.блица.х Докуме.нты и Фа.йлы. В
та.блице Докуме.нты хра.нятся все све.де.ния о за.ре.гистрирова.нном докуме.нте, а
име.нно сле.дующие ре.квизиты:
− Номе.р докуме.нта.;
− ФИО сотрудника.
− На.име.нова.ние.
− Вид докуме.нта.
− Да.та подготовки
− Да.та и вре.мя ре.гистра.ции
− Количе.ство стра.ниц
− Приме.ча.ние.
− А.дре.са.т
− Ста.тус
82
− Пра.ва доступа..
В ходе де.яте.льности к докуме.нта.м могут прикре.пляться ра.зличные
фа.йлы, в том числе и их эле.ктронные копии. Све.де.ния о та.ких фа.йла.х
соде.ржа.тся в та.блице Фа.йлы, в которой учитыва.ются ниже.пе.ре.числе.нные
ре.квизиты:
− Номе.р фа.йла.
− На.име.нова.ние фа.йла.
− Путь к фа.йлу на се.рве.ре.
− Ра.зме.р в кб
− Да.та доба.вле.ния
− ФИО пользова.те.ля, доба.вивше.го фа.йл
− Код докуме.нта, к которому прикре.пле.н фа.йл
− Пра.ва доступа.
− Тип фа.йла (ра.сшире.ние.)
2.2.3 Характеристика результатной информации
Ре.зульта.тной информа.цие.й для за.да.чи а.втома.тиза.ции де.лопроизводства
являются сле.дующие докуме.нты:
− список сотрудников;
− список докуме.нтов по вида.м;
− номе.нкла.тура де.л;
− уче.тна.я ка.рточка докуме.нта.;
− список докуме.нтов, на.ходящихся в а.рхиве.
Список сотрудников приве.де.н на рисунке 13.
83
Рисунок 13 - Список сотрудников
В списке сотрудников име.ются сле.дующие ре.квизиты:
− Фа.милия, имя, отче.ство сотрудников;
− Да.та ре.гистра.ции;
− Должность;
− Отде.л;
− Да.та рожде.ния;
− Логин и па.роль для доступа в систе.му.
Да.нный докуме.нт формируе.тся на основе спра.вочников«Отде.лы»,
«Пользова.те.ли».
Списки докуме.нтов име.ют сле.дующие ре.квизиты:
− На.име.нова.ние докуме.нта.;
− Да.та ре.гистра.ции;
− Кра.ткое описа.ние.;
− Количе.ство стра.ниц;
− А.дре.са.т;
− Ссылка на эле.ктронную ве.рсию докуме.нта.
Экра.нна.я форма списка докуме.нтов приве.де.на на рисунке 14.
84
Рисунок 14 - Экранная форма списка документов
Список докуме.нтов, на.ходящихся в а.рхиве, а та.кже список докуме.нтов,
на.ходящихся на контроле, отлича.ются ста.тусом. При этом в систе.ме могут быть
сле.дующие ста.тусы:
− докуме.нт за.ре.гистрирова.н;
− докуме.нт ра.ссмотре.н;
− докуме.нт поста.вле.н на контроль;
− докуме.нт отпра.вле.н в а.рхив.
На основе ста.туса формируются списки докуме.нтов. При формирова.нии
списков докуме.нтов используются та.кие та.блицы, ка.к Докуме.нты, Фа.йлы, а
та.кже спра.вочники Отде.лы, Виды докуме.нтов, Пользова.те.ли.
Номе.нкла.тура де.л соде.ржит на.име.нова.ние томов, их количе.ство и обще.е
количе.ство стра.ниц.
Уче.тна.я ка.рточка докуме.нта соде.ржит сле.дующие ре.квизиты:
− На.име.нова.ние докуме.нта.;
− Да.та доба.вле.ния (созда.ния);
− Список фа.йлов, прикре.пле.нных к докуме.нту;
− На.име.нова.ние па.пки, в которой соде.ржится докуме.нт;
− Ре.золюции руководите.ле.й отде.лов.
85
Работа с
документами
Регистрация
Учетная
карточка
документа
Виды
документов
Разделы
номенклатуры
Отделы
Должности
Пользователи
Список
документов,
находящихся в
архиве
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Номенклатура
дел
Получение
отчетов
Работа со
справочниками
Функции системы
документооборота
Установка прав
Удаление
Добавление
примечаний
Просмотр
документов в
папке
Изменение
папки
Редактировани
е
Редактировани
е
Просмотр
Добавление
файла
Добавление
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В ра.зра.бота.нной систе.ме пре.дусмотре.но 2 вида пользова.те.ле.й;
− Сотрудник, осуще.ствляющий ре.гистра.цию докуме.нтов;
− А.дминистра.тор.
Ра.зличие ме.жду функциями да.нных пользова.те.ле.й соде.ржится в
ра.зличном уровне к доступу ре.да.ктирова.ния спра.вочников. Де.ре.во функций для
а.дминистра.тора пре.дста.вле.но на рисунке 15.
Работа с
папками
Рисунок 15 - Дерево функций системы
Сце.на.рий диа.лога приве.де.н на рисунке 16.
86
Разделы
Отделы
Должности
Пользователи
Редактировать
Номенклатура
дел
Список
видам
сотрудников
карточка
документа
Рисунок 16 - Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
ER-диа.гра.мма ба.зы да.нных, созда.нна.я в соотве.тствии с информа.ционной
моде.лью, пре.дста.вле.на на рисунке 17.
Загрузить
Настройка
Настройка
Удалить
Удалить
Редактировать
документ
Просмотр
папки
Список
Редактировать
Удалить
Настройка
87
Рисунок 17- Диаграмма базы данных
Ха.ра.кте.ристика ка.ждой та.блицы ба.зы да.нных приве.де.на ниже, в
та.блица.х 15-23.
Таблица 15
Структура таблицы department (отделы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
title
varchar(255)
Да.
NULL
Таблица 16
Структура таблицы document (документы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
id_folder
int(11)
Да.
NULL
registration_date
datetime
Да.
NULL
number
varchar(255)
Да.
NULL
title
varchar(255)
Да.
NULL
description
longtext
Да.
NULL
page_count
int(11)
Да.
NULL
destination
varchar(255)
Да.
NULL
id_user
int(11)
Да.
NULL
88
id_document_status
int(11)
Да.
NULL
id_document_kind
int(11)
Да.
NULL
Таблица 17
Структура таблицы document_access (права доступа)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
id_document
int(11)
Да.
NULL
id_user
int(11)
Да.
NULL
id_department
int(11)
Да.
NULL
id_user_type
int(11)
Да.
NULL
flag_view
bit(1)
Да.
NULL
flag_edit
bit(1)
Да.
NULL
flag_delete
bit(1)
Да.
NULL
Таблица 18
Структура таблицы document_kind (виды документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
title
varchar(255)
Да.
NULL
Таблица 19
Структура таблицы document_status (статусы документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
title
varchar(255)
Да.
NULL
Таблица 20
Структура таблицы file (файлы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
id_document
int(11)
Да.
NULL
registration_date
datetime
Да.
NULL
number
varchar(255)
Да.
NULL
title
varchar(255)
Да.
NULL
filename
varchar(255)
Да.
NULL
size
int(11)
Да.
NULL
id_user
int(11)
Да.
NULL
Таблица 21
Структура таблицы folder (папки)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Не.т
id_partition
int(11)
Да.
NULL
registration_date
datetime
Да.
NULL
number
varchar(255)
Да.
NULL
title
varchar(255)
Да.
NULL
id_user
int(11)
Да.
NULL