6
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................... 8
1. Аналитическая часть ............................................................................................. 12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 12
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ................................... 12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ......................... 13
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................... 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ............................................................................................................ 18
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов .......................................................................................................... 18
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
.......................................................................................................................... 20
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи ............................................................................................................. 25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .................................................................................................................. 28
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .......................................................................................... 29
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ............. 29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ......................... 31
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ....................................................................................................................... 32
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................ 33
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ..
....................................................................................................................... 33
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ..... 34
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ....... 36
2. Проектная часть ..................................................................................................... 38
2.1. Разработка проекта автоматизации ............................................................. 38
7
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................... 38
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ............. 49
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................ 51
2.2. Информационное обеспечение задачи ......................................................... 54
2.2.1. Информационная модель и ее описание ................................................... 54
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................... 56
2.2.3. Характеристика результатной информации ............................................. 57
2.3. Программное обеспечение задачи ................................................................ 57
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ..................... 57
2.3.2. Характеристика базы данных .................................................................... 59
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ...... 62
2.3.4. Описание программных модулей .............................................................. 64
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание .................... 68
3. Обоснование экономической эффективности ................................................... 77
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
..................................................................................................................................
77
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности ................................ 79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................................ 84
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 86
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .......................................................................................................... 88
8
ВВЕДЕНИЕ
В процессе осуществления своей деятельности каждая организация
формирует документооборот. Документооборотом называют движение документов
в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки. Все внутренние и внешние процессы в организации отражаются в
документах. Документ представляет собой письменное свидетельство о чем-либо. В
документах отражаются:
1. Движение денежных средств.
2. Учет персонала.
3. Движение товарно-материальных ценностей.
4. Управление организацией.
5. Отчеты по итогам направлений деятельности.
Когда бизнес-процессы организаций стали осуществляться с применением
компьютерной техники, документы стали создаваться и обрабатываться в
электронном виде. Редактирование документов осуществляется с помощью
текстовых редакторов и процессоров. Входящий поток документов организации
представляет собой бумажные документы. Для повышения эффективности хранения
и обработки их оцифровывают и в дальнейшем обращаются к ним с помощью
компьютеров. От масштаба предприятий зависит объем документооборота. С
повышением количества документов, повышается сложность их обработки. В связи
с этим появляется необходимость в управлении документооборотом.
Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными
версиями документов, но и электронными, управление документооборотом
включает в себя, помимо прочего, обеспечение перемещения копий документов
между персоналом организации, то есть электронный документооборот.
Организовать электронный документооборот на предприятии можно разными
способами. Например, с помощью создания файловых хранилищ на сервере
организации или с использованием внутренних каналов передачи информации.
Однако, такая организация электронного документооборота будет оптимальной при
низком объеме документооборота и масштабе деятельности организации. При
дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, позволяющей
9
провести упорядочивание и бумажных, и электронных носителей документов. Для
этого применяются различные виды систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой
программное обеспечение, позволяющее осуществить организацию работы с
электронными копиями документов и осуществлять взаимодействие между
персоналом организации. Аналогичные зарубежные системы обозначаются
аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems) - системы
управления электронными документами.
Электронный документ является набором данных, сохраненным на
компьютере. В СЭД для каждого документа создается карточка с атрибутами,
которые включают: название документа, его автора, дату создания и т.д. С помощью
атрибутов пользователи системы осуществляют быстрый поиск по документам.
Электронные документы объединяет электронный документооборот, который
является способом работы сотрудников с документами, при котором большая часть
документов представляют собой электронные носители и хранятся
централизованно.
Управление документооборотом на предприятии ведется в течении всего
жизненного цикла: с момента создания документа или поступления до передачи
конечному адресату или уничтожению документа по истечению срока его хранения.
Документы сопровождают все бизнес-процессы организации, их создают и
обрабатывают с помощью информационных систем или с помощью различных
приложений. Однако только СЭД основаны на едином подходе к процессу
управления документооборотом на протяжении всего жизненного цикла.
С точки зрения организации документооборота в процессе жизненного цикла
документа выделяют этапы, способные оказать значительное влияние на бизнес-
процессы организации, которые сопровождает документ. Однако с точки зрения
обработки документа в СЭД они не влияют на обработку документа в
информационной системе. Поэтому их обозначают термином «управление
документооборотом».
Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами
электронного документооборота можно назвать те системы, которые поддерживают
не менее трех из перечисленных ниже функций:
10
управление документом, включая контроль перемещения документа,
его истории изменений, безопасности;
организации одновременной работы нескольких сотрудников с одним
документом;
хранение и обработки сканированных копий документов;
формирование архива электронных документов, создание правил
хранения;
контроль за исполнением документов.
По функциональному принципу СЭД можно разделить на следующие
категории:
системы управления делопроизводством;
системы формирования электронного архива;
комплексные СЭД, которые включают перечисленные выше функции.
СЭД применяются не только в коммерческих организациях. Государственные
структуры также обладают документооборотом, который может проходить
несколько стадий согласования и должен быть утвержден рядом ответственных лиц.
Поэтому внедрение СЭД в государственные организации позволит добиться
следующих преимуществ:
1. Прозрачность процессов – в СЭД у пользователей есть возможность
отслеживать этапы обработки документа, для того, чтобы сделать бизнес-процессы
предприятия прозрачными и контролируемыми.
2. Повысить контроль за исполнением документов благодаря
прозрачности движения документооборота на всех этапах обработки.
3. Сокращение временных затрат на выполнение рутинных процессов
обработки документов.
4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения
доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и
протоколирования их действий.
5. Соответствие требованиям стандарта ISO 9000 за счет обеспечения
прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.
6. Простой процесс внедрения программного обеспечения и организации
обучения за счет системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести
11
новые правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на сроки
обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого поиска
необходимой для работы информации. Также легко изменить маршрут прохождения
и шаблоны документа.
7. Совершенствование корпоративной культуры, которое достигается
благодаря оптимизации взаимодействия сотрудников и развитию горизонтальных
связей, что способствует сплочению команды.
8. Рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости.
Улучшение работы с клиентами достигается за счет ускорения движения
информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса
документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и
технологий.
Объектом исследования является компания «РГ Оникс».
Предметом исследования является процесс документации и отчетности.
Целью работы является автоматизация процесса документации и отчетности
предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию
автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
12
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Организация «РГ Оникс» осуществляет деятельность на рекламном рынке с
1994 года. В сферу деятельности организации входят маркетинговые проекты разной
степени сложности. Среднесписочная численность организации составляет 180
сотрудников. Компания имеет развитую сеть филиалов в следующих городах:
Москва, Ростов на Дону, Екатеринбург, Красноярск.
Философия организации заключается в том, что каждый сотрудник стремится
максимально качественно выполнять работу на своем участке, для того чтобы не
подвести товарищей и внести свой вклад в общее дело, поскольку только через
общий успех каждый член команды будет наиболее успешен. Сотрудники
организации поддерживают друг друга, помогают друг другу и помнят, что хороший
результат одного - это результат работы всей команды. Поэтому команда является
самой большой ценностью организации.
Главными критериями работы организации являются:
1. Рост количества постоянных клиентов;
2. Наличие положительных отзывов клиентов;
3. Прибыль.
Для того. Чтобы оценить деятельность предприятия, рассмотрим показатели
экономической деятельности. Эти показатели содержатся в отчетности предприятия,
которая формируется каждый отчетный период. В отчете о финансовых результатах
содержать данные о выручке предприятия и его доходах. В бухгалтерском балансе
предприятия содержатся стоимостные показатели активов и пассивов организации.
Соответственно, сравнивая текущие значения показателей с показателями
предыдущих периодов можно сделать вывод о динамике развития предприятия.
Характеристика главных технико-экономических свойств деятельности
организации представлена в таблице 1.
13
Таблица 1
Характеристика главных технико-экономических свойств
деятельности организации
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение
показателя в 2018
году, тыс. руб.
1
Запасы
2
2
Дебиторская задолженность
180
3
Денежные средства и денежные эквиваленты
1372
4
Кредиторская задолженность
86
5
Валовая прибыль
863
6
Выручка
6640
7
Себестоимость продаж
5777
8
Прибыль от продаж
863
9
Прочие доходы
31
10
Прочие расходы
39
11
Чистая прибыль
655
Согласно приведенным данным, деятельность компании не является
убыточной. Чистая прибыль составила 655 тысяч рублей в 2018 году, что говорит о
положительной динамике развития организации.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура предприятия включает в себя следующие
подразделения:
1. Отдел маркетинга.
2. Юридический отдел.
3. Отдел продаж.
4. ИТ-отдел.
5. Хозяйственный отдел.
6. Отдел управления персоналом.
7. Бухгалтерия.
8. Канцелярия.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
Отдел маркетинга занимается предоставлением услуг компании. К функциям
маркетолога относятся:
1. Исследование рынка.
2. Планирование акций и мероприятий.
Директор
Заместитель директора по коммерческим вопросам
Отдел
маркетинга
Руководитель ИТ-
отдела
ИТ-отдел
Руководитель
отдела персонала
Отдел управления
персоналом
Юридический
отдел
Отдел продаж
Хозяйственный отдел
Бухгалтерия
Бухгалтер
Специалист по
персоналу
Системный
администратор
Завхоз
Менеджер по
продажам
Юрист
Маркетолог
Канцелярия
Делопроизводитель
Архивариус
Руководитель
канцелярии
Руководитель
хозяйственного отдела
Рисунок 1. Организационная структура компании
3. Проведение рекламный кампаний.
4. Формирование маркетинговой стратегии.
Целью отдела продаж является выполнение плана по продажам компании.
Деятельность отдела делится на две категории:
1. Продажа услуг компании с помощью совершения телефонных звонков по
«холодной» клиентской базе.
2. Продажа услуг компании при личных встречах с потенциальными
клиентами.
Юридический отдел обеспечивает легитимность деятельности компании. В
функции специалистов юридического отдела входят:
1. Формирование документооборота: проверка документации и составление
приказов и договоров.
2. Представление интересов компании в государственных инстанциях.
3. Отслеживание изменений законодательства в сфере информационных
технологий.
Отдел информационных технологий осуществляет поддержку ИТ-сервисов
компании, предоставляемых как внутренним пользователям. В отделе работают
системные администраторы, которые поддерживают и развивают информационную
инфраструктуру компании.
Хозяйственный отдел занимается обеспечением необходимыми ресурсами
организации. К таким ресурсам относятся как расходные материалы (канцелярские
товары, бытовая химия) так и материалы, необходимые для поддержки
информационной инфраструктуры компании (картриджи, кабели, оргтехника).
Управление кадровыми ресурсами осуществляется отделом персонала.
Специалисты отдела персонала осуществляют подбор и расстановку кадров, а также
ведут кадровый учет компании.
Финансовое регулирование осуществляется специалистами бухгалтерии.
Деятельность бухгалтерии направлена на:
1. Формирование финансовой стратегии компании.
2. Расчет себестоимости услуг.
3. Планирование финансовой деятельности компании.
4. Ведение бухгалтерского и налогового учета.