16
5. Осуществление расчетов с контрагентами и сотрудниками компании.
Целью канцелярии является формирование документооборота организации. За
создание документации отвечает делопроизводитель. Он осуществляет создание
проектов документов, контроль за согласованием документов. Архивариус
осуществляет ведение архива документов.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Рассмотрим программную и техническую архитектуру информационных систем
компании. Деятельность компании автоматизирована с помощью корпоративной
информационной системы (КИС) «1С. Предприятие». КИС охватывает деятельность
следующих отделов:
1. Отдел продаж.
2. Бухгалтерия.
3. Юридический отдел.
Для сдачи бухгалтерской отчетности применяется осуществляется с помощью
программного сервиса «Контур-Экстерн», доступ к которому осуществляется через
веб-браузер. Для поддержки процесса сдачи отчетности используется средство
криптографической защиты информации «КриптоПро».
Основу для деятельности перечисленного программного обеспечения
составляют операционная система Windows 10, установленная на клиентских
персональных компьютерах, и операционная система Windows Server 2012,
установленная на сервере организации.
Для обеспечения информационной безопасности используется антивирусное
программное обеспечение «Kaspersky Total Security 2014» со встроенным
брандмауэром, который обеспечивает контроль сетевого трафика.
Кроме перечисленных программных средств в компании используется пакет
офисных программ MS Office и веб-браузер, входящий в комплект стандартных
программ операционной системы.
17
На основании перечисленного программного обеспечения можно составить
схему программной архитектуры. Схема программной архитектуры представлена на
рисунке 2.
Сервер
ОС Windows Server
2012
1С.Предприятие 8.2
Интернет
HTTP
TCP/IP
Kaspersky Total Security
18.0.0.405
ПК сотрудников
Бухгалтерии и отдела
песронала
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
1С. Предприятие 8.2
HTTP
TCP/IP
WordPress 4.9.4
Kaspersky Internet
Security 18.0.0.405
CКЗИ Крипто
Про 8.1
ПК сотрудников отдела
продаж и юридического
отдела
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
1С. Предприятие
8.2
Kaspersky Internet
Security
18.0.0.405
ПК остальных
сотрудников
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
Kaspersky
Internet Security
18.0.0.405
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
Рисунок 2. Программная архитектура
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на аппаратном
обеспечении организации. Совокупность технических средств компании составляет ее
техническую архитектуру. Опишем состав технической архитектуры компании.
Сервер компании состоит из следующих элементов:
1. Процессор Intel Xeon E5345.
2. Оперативная память Kingstone 64GB Module - DDR4 2400MHz.
3. Дисковый массив - Dell PowerVault MD3800f.
Аппаратное обеспечение клиентского ПК включает:
1. Процессор Intel Core i5-7500.
2. Оперативная память SODIMM Goodram [GR2133S464L15S/8G] 8 ГБ.
3. Жесткий диск Seagate BarraCuda ST500DM009500 ГБ.
Представленные компоненты аппаратного обеспечения поддерживают
оптимальную работу программного обеспечения компании. Схема технической
архитектуры компании представлена на рисунке 3.
18
Интернет
ПК ПК ПК
Принтер
Маршрутизатор
Сервер Брандмауэр
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес
процессов
Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью
моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Управление процессом
осуществляется согласно инструкции. Механизмами процесса являются сотрудники
канцелярии и текстовые процессоры, в которых осуществляется создание документов.
Входным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным потоком
бизнес-процесса является документ, переданный на исполнение. На рисунке 4
представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления
документооборотом.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
На рисунке 5 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления
документооборотом организации. Процесс управления документооборотом включает
в себя формирование, согласование и визирование документа.
На рисунке 6 представлена декомпозиция бизнес-процесса формирования
документооборота. В соответствии с распоряжением руководителя специалист
выбирает тип распорядительного документа, вводит текст документа и передает
полученный проект документа для согласования. После того как проект документа
готов, он переходит в стадию согласования.
Согласование может осуществляться как одним должностным лицом, так и
группой лиц. В процессе согласования осуществляется прочтение документа, в ходе
которого может потребоваться внесение изменений. Если не требуется внесение
изменений, документ передается на визирование. Если требуется внести изменения в
документ, формируется список изменений и проект документа передается на
исправление. Модель бизнес-процесса согласования документа представлена на
рисунке 7.
На рисунке 8 представлена модель процесса визирования документа.
Ответственное лицо за подписание документа просматривает проект документа, если
документ оформлен верно, он подписывается и передается на исполнение. Если
требуется внесение изменений, они оформляются и передаются сотруднику,
ответственному за создание проекта документа.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Рассмотрим процесс документации поставленной задачи. Создание проектов
документов осуществляется по распоряжению начальника канцелярии, поэтому
входным информационным потоком процесса является распоряжение начальника,
которое представляет собой устное обращение. В результате формирования
документооборота получается документ, подлежащий исполнению. Таким образом
выходящим информационным потоком является документ, подлежащий исполнению.
Процесс формирования документации связан со всеми процессами организации,
поскольку ее деятельность управляется приказами, постановлениями и
распоряжениями, входящими в документооборот.
Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом
22
Рисунок 6. Модель процесса формирования документооборота
23
Рисунок 7. Модель процесса согласования проекта документа
24
Рисунок 8. Модель процесса визирования документа
Процесс формирования документооборота будет рассматриваться от
получения распоряжения от руководства до появления готового документа.
Важность процесса формирования документооборота в целом для
предприятия заключается в том, что управление и деятельность организации
подчинены приказам, распоряжениям и постановлениям.
Процесс формирования документации организации осуществляется
специалистами канцелярии.
Основным определением в рассматриваемой предметной области является
определение организационно-распорядительных документов. Организационно-
распорядительными документами называются такие документы, которые
фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также
вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности
предприятия.
Результатным показателем процесса является количество документов,
предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для определения средств автоматизации процесса формирования
документации и создания отчетности необходимо дать обоснование
экономической целесообразности разработки и сформулировать цели
использования средств вычислительной техники [24].
Для того чтобы дать обоснование экономической целесообразности
автоматизации процесса управления документооборотом и отчетностью,
необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках
осуществления управления документооборотом организации формируются
следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
3. Решения.
4. Указания.