26
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9). Схема документооборота включает перемещения
документов согласно бизнес-процессам подразделения.
Канцелярия
Формирование
документооборота
Согласование
проектов документов
Визирование
документов
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Распоряжение
Решение Приказ
Указание
Постановление
Рисунок 9. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без внедрения
средств вычислительной техники
Таблица 2
27
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлени
е
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжени
е
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновени
я в год
1
1
1
1
1
Трудозатраты
на обработку
в год, чел-час
50 000
25 000
5 000
5 000
25 000
Годовые трудозатраты на управление документооборотом организации
составляют 110 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд
недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение
документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение и
визирование документов. При автоматизации управления документооборотом
планируется снижение временных затрат на перечисленные операции. Теперь
осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с использованием
средств вычислительной техники (таблица 3).
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлени
е
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжени
е
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновени
я в год
1
1
1
1
1
Трудозатраты
на обработку
в год, чел-час
35 000
17 000
3 000
3 000
17 000
После внедрения автоматизированной системы управления
документооборотом трудозатраты рассматриваемой задачи составят 75 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что
временные затраты были снижены на 32%. Следовательно, применение средств
вычислительной техники является обоснованным.
28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании деятельность компании
автоматизирована с помощью ERP-системы «1С. Предприятие», состояние
информационной безопасности отмечается как хорошее.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению «1С. Предприятие» есть
только у сотрудников отделов кадров и коммерческого отдела. Для доступа к
системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те файлы,
которые созданы членами группы пользователя (например, «отдел кадров»,
«коммерческий отдела» и т.д.).
Доступ к функционалу «1С. Предприятие» ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи
в программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы, созданными
от их учетной записи. Право на удаление документов есть только у начальников
отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение.
29
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим современное программное обеспечение, направленное на
автоматизацию документооборота. Система «Логика СЭД» разработана на
платформе IBM Notes/Domino [27]. Система позволяет автоматизировать бизнес-
процессы управления документооборотом и оптимизировать делопроизводство.
Основу системы представляет СЭД «Босс-Референт», которая была разработана в
1996 году. Эта СЭД является лидером на рынке систем электронного
документооборота.
Программное обеспечение позволяет автоматизировать решение ряда
задач:
30
1. Организацию эффективной обработки договоров.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Организовать качественный контроль исполнения поручений
руководителей.
5. Осуществить оперативный поиск по архиву документов.
6. Отслеживание актуальных версий документов.
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, которая
рассчитана на максимальные нагрузки [26]. СЭД «Дело» обладает следующими
функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет организовать на предприятии
полнофункциональную систему управления бизнес-процессами и документацией
[28]. В систему включен перечень необходимых инструментов для создания
электронного документооборота каждого предприятия, вне зависимости от
масштабов деятельности и форм собственности. Программное обеспечение может
автоматизировать деятельность как маленького отдела так и предприятия в целом,
а также организовать работу распределенной сети филиалов.
СЭД разрабатывалась согласно рекомендациям WfMC (Workflow
Management Coalition), а также соответствует стандарту ISO 9000. Система
обладает гибкостью, благодаря этому автоматизация документооборота будет
соответствовать требованиям ГОСТа по делопроизводству, регламенту
31
организации, положениям и инструкциям по работе с документами,
разработанными и применяемыми организацией.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по
5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика
СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
Стоимость
5
4
3
Функционал
3
4
4
Документация
5
5
5
Системные требования
5
4
3
Надежность
3
3
4
Совместимость с другим
ПО
3
4
4
Итого
24
24
23
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. В связи с чем преимущество остается за индивидуальной разработкой
системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [12]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
32
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют
участки, в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [15].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
целого отдела, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по участкам, поскольку будет автоматизирован процесс
формирования документации и отчетности, который выполняется отделом
канцелярии.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации документации. Приобретение информационных систем
может осуществляться одним из перечисленных способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
33
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям организации,
поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса документации и
отчетности, вариант разработки системы своими силами не подходит.
Следовательно, подходящим будет являться вариант разработки системы силами
сторонней организации.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса документации
и отчетности. В процессе отсутствуют входные документы, поскольку процесс
инициируется по устному распоряжению руководителя отдела или по
распоряжению, полученному с помощью системы межведомственного
взаимодействия.
Выходными документами процесса являются:
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
34
указания.
Перечисленные выходные документы имеют унифицированную форму,
поэтому при разработке системы не потребуется оригинального проектирования
форм документов.
Рассмотрим состав справочников и классификаторов. В их составе должны
быть:
Справочник подразделений организации.
Справочник сотрудников организации.
Справочник должностей сотрудников организации.
Справочник стадий формирования документооборота (проект,
согласование, визирование, исполнение).
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования
ими.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных в информационных системах
используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные [22].
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами:
Простота представления данных благодаря использованию
двумерных таблиц.
Данные в реляционных базах данных должны соответствовать
требованиям нормализации отношений, благодаря чему устраняется
избыточность данных, их дублирование и достигается их упрощение.
35
В случае необходимости внесения изменений в структуру
реляционной базы данных, потребуется меньшее количество усилий по
сравнению с другими моделями данных [10].
Для управления реляционной базой данных используется реляционная
СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные
СУБД. Рассмотрим СУБД, которые применяются для разработки web-
ориентированных информационных систем:
Microsoft SQL Server;
PostgreSQL;
MySQL;
Oracle database.
СУБД PostgreSQL является кросс-платформенной, обеспечивает
стабильную работу базы данных. Недостатками системы является низкая
производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом
инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на
администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает
только на платформе Windows [23]. СУБД Oracle обладает высокой
производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью
к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость,
необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки
СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в
пользу СУБД ORACLE.
Для разработки информационной системы будет использован объектно-
ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять
конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что
дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [21]. При этом данные
и операции вместе образуют определенную сущность, и они не «размазываются»
по всей программе, как это нередко бывает в случае процедурного
программирования. Использование локализации программного кода и данных
улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения.