31
сотрудниками проводятся профилактические беседы. В трудовом договоре
прописана обязанность сотрудника содержать сведения, составляющие
коммерческую тайну, от третьих лиц.
Все сотрудники должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
пароль должен быть уникальным. Для разных сервисов или
программ не стоит использовать один и тот же пароль;
пароли следует оберегать не менее тщательно, чем обычное
материальное имущество компании;
создаваемый пароль должен быть одновременно трудным для
угадывания и легким для запоминания;
запрещается указывать в качестве пароля фамилию, имя, отчество,
дату рождения, имена детей, номера телефонов, автомобилей и пр.,
а также всевозможные их комбинации и модификации;
запрещается использовать в качестве пароля слова, хранящиеся в
электронных орфографических словарях;
длина пароля должна быть не меньше шести символов;
запрещается записывать пароль открытым текстом;
запрещается передавать пароль третьим лицам, включая
сотрудников компании;
необходимо менять пароль хотя бы 2 раза в год.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существует огромное множество программных
средств, позволяющих автоматизировать процесс ведения документации и
отчетности. В рамках дипломной работы были проанализированы наиболее
популярные из них, а именно: ДЕЛО, Docsvision, 1С:Документооборот, Этлас,
Е1 Евфрат. [20]. Результат анализа представлен в таблице 1.5. Цена указана за
32
установку на 1 рабочее место. Простота освоения построена на опросе
сотрудников-потенциальных пользователей информационной системой.
Таблица 1.5
Сравнительный анализ существующих разработок для автоматизации
задачи.
Наименование
продукта
Цена,
руб.
Простота
освоения
Функциональность
Дело
12900
Средняя
Клиентское приложение с серверной
БД
Docsvision
12000
Высокая
Клиент-серверное приложение
Мобильное приложение
Веб-приложение
1С:Документооборот
6300
Низкая
Клиентское приложение с серверной
БД
Этлас
5800
Средняя
Клиентское приложение с серверной
БД
Е1 Евфрат
6800
Высокая
Клиентское приложение с серверной
БД
Каждое из существующих решений обладает всеми функциональными
возможностями, необходимыми для полноценной автоматизации процесса
ведения документации и отчетности. Однако, каждое из представленных
решений обладает и избыточным функционалом, который, безусловно, заложен
в конечную стоимость продукта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Определим стратегические и функциональные свойства ИС.
Внедряемая система должна обладать хорошей масштабируемостью и
высокой надежностью хранения данных. Так же система должна легко
адаптироваться под программную среду предприятия. Система не должна быть
загружена большим количеством ненужных функций. Основными функциями
системы должны быть: работа как web-приложение, понятный интерфейс
пользователя, функциональный интерфейс администратора и широкую систему
отчетов.
33
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация. Кусочная автоматизация
предполагает под собой приобретение предприятием без конкретного
стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы,
которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом.
Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения численности персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания
получает полную автоматизацию работы.
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит, так как будет
автоматизироваться одно целое направление, при этом используется несколько
составляющих ИС, такие как веб-сервер, СУБД, клиент-серверное приложение,
нельзя автоматизировать только часть из них, эффекта от этого будет нуль.
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в нашем случае, так как
мы автоматизируем лишь одно из направлений.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит для
автоматизации процесса ведения документации и отчётности.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС — это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента внедрения ИС на
предприятие.
34
Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение,
которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень
сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем
потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним
функционалом, за который приходится платить, либо система представляет
собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти
варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение
готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является
невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить
информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в
настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно
потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг
и модернизацию имеющейся ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия подробной документации.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня,
имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений:
проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми
возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю
деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и
создавая новые;
35
убыстряет получение необходимых ресурсов и знаний;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически
целесообразно сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком
многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях предприятие утратит виды деятельности,
которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому ООО «АэроФильтр» будет разрабатывать информационную
систему собственными силами, так как предприятие обладает
квалифицированными работниками для разработки и внедрения подобной
информационной структуры. Процедура разработки собственных систем
предполагает наличие у компании работников, которые могут проводить анализ
бизнес-процессов, разрабатывать и внедрять систему их автоматизации. Так как
автоматизируют одно довольно небольшое направление работы, то имеющиеся
сотрудники могут легко выполнить весь объем работы по проектированию,
разработке и внедрению системы автоматизации.
Разрабатываемые информационные системы будут включать все
необходимые функционалы, и учитывать все особенности работы и пожелания
работников данного предприятия, так как будут представлять собой
индивидуальный продукт, что дает возможность быстро менять
функциональность согласно требованиям внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Создание информационного обеспечения является непременным условием
построения и работы как автоматизированной системы управления, так и
автоматизированного рабочего места.
Обоснование проектных решений по информационному решению включает
следующие пункты:
36
обоснование состава и содержания входных и выходных документов,
метода их построения.
Входными документами реализуемого программного продукта должны
являться заявки от клиентов на продажу и оказание услуг и заявки от
внутренних служб на закуп товаров, материалов и услуг. Выходными
документами должны являться подписанные договора и электронные копии
договоров в базе данных.
обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода
переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм
для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы.
Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и
позволять изменять любые хранимые данные.
Желательно пользоваться отдельными формами для заполнения разных
таблиц, но при этом следует учитывать, что основные функции программного
продукта должны происходить в главном окне и не вызывать проблем с работой.
Таким образом, программный продукт должен быть по максимуму
эргономичным, обладать интуитивно понятным интерфейсом и занимать
минимум пространства.
Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться
на отдельных формах.
обоснование состава классификаторов, возможности использования
международных, общесистемных, отраслевых или необходимости
построения локальных классификаторов; определение требований к
системам классификации и кодирования информации
В состав классификаторов информационной системы должны входить
классификаторы контрагентов, персонала, служб, номенклатуры и услуг. Из
международных классификаторов должны использоваться классификатор
единиц измерения, классификатор стран. Из локальных классификаторов РФ
возможно использование классификатора адресов.
обоснование способа организации информационной базы: как
совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с
37
локальной или распределенной организацией; определение состава
файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз
данных.
Система является многопользовательской, территориально
нераспределенной. Поэтому оптимальным решением будет использование
интегрированной базы данных с локальной организацией.
обоснование состава и способов организации файлов с результатной и
промежуточной информацией.
Результирующей информацией является запись в базе данных,
описывающая карточку договора, а также электронная копия договора, также
хранящаяся в базе данных.
Для решения поставленной задачи используется условно-постоянная и
оперативная входная информация. Условно-постоянная входная информация
отражается в справочниках системы, таких как:
Сотрудники — содержит информацию о сотрудниках ООО
«АэроФильтр»;
Клиенты — содержит информацию о клиентах ООО «АэроФильтр;
Контрагенты — содержит информацию о контрагентах о клиентах ООО
«АэроФильтр;
Должности — содержит информацию обо всех должностях ООО
«АэроФильтр», согласно штатному расписанию;
Отделы — содержит информацию об отделах ООО «АэроФильтр»,
согласно штатному расписанию;
Категории документов — содержит информацию о категориях
документов о клиентах ООО «АэроФильтр;
Типы документов — содержит информацию о типах документов о
клиентах ООО «АэроФильтр.
38
Оперативная входная информация отражается в только в таблице
Документы. В ней содержится информация обо всех документах текущего
процесса ведения документации и отчетности.
Входная информация заносится в справочники и таблицы оперативного
учета на основании входных документов:
Список учетно-распорядительных документов;
Список первичных документов;
Список внутренних документов;
Список контрагентов;
Список сотрудников.
Список учетно-распорядительных документов содержит распоряжения,
приказы, постановления, указания.
Список первичных документов содержит первичные бухгалтерские
документы, составляемые в момент осуществления различных хозяйственных
операций. Такие документы свидетельствуют об окончании этих хозяйственных
операций.
Список внутренних документов включает в себя документы для решения
управленческих задач.
Списки контрагентов и сотрудников содержат, соответственно, данные о
контрагентах и о сотрудниках ООО «АэроФильтр».
Оперируя соответствующей информацией из справочников и таблиц
оперативного учета, с помощью информационной системы можно сформировать
необходимые выходные документы:
Трудовой договор;
Приказы о приеме на работу;
Приказы об увольнении;
Отчет об исполнении документа.
В качестве модели для представления данных выбираем нереляционную
(документно-ориентированную) модель (NoSQL). Реляционная модель наиболее
логично и наглядно отображает структуру хранимых данных и внутренние
связи, что позволяет наиболее полно проанализировать структуру баз данных
39
при разработке, но нереляционная модель позволяет существенно увеличить
скорость разработки.
Реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные
пользователю, организованны в виде таблиц, а все операции над данными
сводятся к операциям над этими таблицами.
В нереляционных базах данных структура хранения может быть какой
угодно. Она задается самим приложением, использующим базу данных. В связи
с этим реализуется несколько принципиально важных моментов:
Простое масштабирование БД;
Значительно увеличивается скорость разработки;
Все данные хранятся в виде документов.
Поскольку документно-ориентированная модель данных является простой
для понимания и удобной для хранения, то именно она и будет взята в основу
для построения СУБД.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
При определении комплекса технических средств для разработки систем,
важнейшим критерием является подбор операционной системы. Данная система
управляет техническими средствами компьютера, обеспечивает поддержку
запуска и исполнение тех или других программ и приложений, защищает
данные, исполняет разные сервисные функции. Все программы используют
средства, предоставляемые операционной системой. Таким образом, подбор
операционной системы весьма важен, так как им определяется набор программ и
формат выполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной
системой.
В качестве ОС была выбрана Ubuntu Server 18.04 — самая новая версия,
выпущенная 26 апреля 2018 года. Ubuntu — бесплатная операционная система
семейства Linux с открытым исходным кодом, основанная на Debian. К плюсам
данной ОС можно отнести большое количество поддерживаемых систем
управления базами данных (СУБД), большое сообщество разработчиков,
которое регулярно дорабатывает программный код операционной системы,
вносит улучшения и дополнения.
40
В качестве СУБД была выбрана MongoDB. Это документоориентированная
СУБД с открытым исходным кодом, не требующая описания схемы таблиц.
Такой подход позволяет легко и быстро дополнять хранимые данные
необходимыми полями и атрибутами, что существенно сокращает время на
исправление возможных ошибок на этапе проектирования. MongoDB
поддерживает индексацию, шардирование и репликацию. С её помощью можно
построить по-настоящему мощную и производительную информационную
систему. Также MongoDB позволяет хранить внутри себя файлы различных
форматов.
Программная разработка задачи осуществляется на языке
программирования Python. Python входит в пятёрку популярнейших языков
программирования. Помимо того, что Python является высокоуровневым языком
программирования и обладает высокой производительностью, он позволяет
писать код очень лаконично и быстро. Python позволяет создавать
высоконагруженные системы в максимально короткий промежуток времени.
Более того у него есть официальный драйвер для СУБД MongoDB, что позволяет
просто и лаконично пользоваться всеми её возможностями.
Для работы создаваемой информационной системы нужен веб-сервер. Веб-
сервером называют специальное программное обеспечение, которое принимает
HTTP-запрос от клиента, обычно браузера, и выдает HTTP-ответ, как правило
вместе с HTML-страницей, изображением, файлом, медиа-потоком или иными
сведениями.
Веб-сервером называют как программное обеспечение, выполняющее
функции веб-сервера, так и компьютер, на котором это программное
обеспечение работает. В качестве веб-сервера будет использоваться веб-сервер
nginx. Это простой и быстрый веб-сервер, не перегруженный функционалом.
Nginx является продуктом с открытым исходным кодом, его использование
абсолютно бесплатно, что сыграло немаловажную роль при выборе конкретной
технологии.