26
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса учета выдачи ОС
Характеристика процесса формирования отчетов приведена на Рисунке
1.10.
Рисунок 1.10 Декомпозиция процесса формирования отчетов
Оценка ОС осуществляется каждый раз при его приеме на склад или
выдачи со склада.
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
Накладная на выдачу ОС со склада;
Накладная на получение ОС со склада;
Журнал актов списания ОС;
Журнал движения ОС.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты
времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также
отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя
из этого, представляется целесообразным создание специализированной АРМ,
27
которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках
рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать
созданию единой базы ОС, стандартизации отчетности и экономии времени
сотрудников.
В процессе анализа существующей технологии работы с сотрудником
склада по учету основных средств также были выделены следующие
недостатки:
Сложность составления отчетной документации;
Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
Ручная обработка информации:
Снижение эффективности работы сотрудника склада;
Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
Сложность проведения инвентаризации;
Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории движения
основных средств;
Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
Трудоѐмкость формирования отчетов.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчѐтов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных о поступающих сообщениях;
исключение потери данных;
28
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
система авторизации (для диспетчеров);
сокращение времени оформления документов.
Для устранения выявленных затруднений в работе склада необходимо
использовать средства автоматизации. Для выбора таких средств определим
вначале количество и схемы документооборота в процессе складского учета.
В процессе складского учета используются следующие основные
документы:
Счет-фактура,
Заявка на отгрузку товара,
Товарная накладная.
Учет поступившего товара ведется на основе товарных накладных, а
выдаваемого – на основе счет-фактур и накладных. Данный способ является
очень неудобным, медлительным и часто недостоверным.
Схема документооборота счет-фактуры представлена на рисунке 1.11.
29
Счет-фактура
Счет-фактура
Действие
Бухгалтер
Оформление
Исполнитель
Менеджер
отдела продаж
Учет
Получение
Счет-фактура
Получатель
Счет-фактура
Подпись
Рисунок 1.11 Схема документооборота счет-фактуры
Произведем некоторые расчеты, которые могут позволить определить
объем циркулирующей информации.
Допустим, что в день со склада получает товар от 20 до 30 покупателей.
Следовательно, менеджер отдела продаж должен каждый раз уточнить наличие
товара на складе (пользуясь внутренней телефонной связью), заполнить счет-
фактуры в трех экземплярах, передать его для проверки и регистрации в
бухгалтерию, на подпись директору и потом клиенту и на склад для реализации
– выдачи товара. Кроме того, ему необходимо оформить накладную для
выдачи товара и счет для его оплаты. Как показывает практика, наиболее
затратным по временным показателям среди описанных является процесс
уточнения наличия товара, который занимает, в зависимости от количества
позиций в заказе, от 15 до 45 минут. Следовательно, большую часть своего
времени менеджер тратит на согласование своей деятельности с начальником
склада. При указанном количестве покупателей в день на это может уйти от 5
до 22 часов. Естественно, один менеджер с таким потоком не способен
30
справиться, что ведет к необходимости большего количества менеджеров, что в
свою очередь, влечет больше финансовые затраты.
Такой же порядок определен и при получении товара на склад. При
большом потоке поступающего груза начальник склада затрачивает большое
количество времени на его учет, размещение и документирование этих
действий. Так как вид учета – бумажный, то поиск и выборка необходимых
сведений занимает значительное время и результат не всегда является
достоверным. Такая постановка вопроса не позволяет вести своевременный и
правильный учет, ведет к многочисленным расхождениям учетных данных,
имеющегося на складе товара и результатов проводимых ревизий, что создает
путаницу в складском хозяйстве и предпосылки для воровства.
В результате проводимой автоматизации складского учета
предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о товаре на складе,
сократить время на уточнение сведений о нем, о размещении на складе, на
передачу документов за счет их электронной формы, учет поступившего и
выданного товара вести с использованием современных средств.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть[2].
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.2).
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
Действие
Менедже
р
Бухгалте
р
Кладовщи
к
Время,
затрачиваем
ое при
базовой
технологии/
мин.
Время,
затрачиваем
ое по
предлагаемо
му варианту/
мин.
Получение
товара
клиентом
Счет-
фактура
Сверка
цен
Поиск
товара,
изменение
учетных
данных
30-40
5-10
Получение
товара на
Оформлен
ие
Сверка
цен
Поиск
места для
35
3
31
склад
Накладной
размещени
я,
изменение
учетных
данных
Оформлен
ие учетных
документо
в
30
3
Таким образом, при существующей системе каждый из основных
процессов занимает около 40 минут. При внедрении предлагаемой системы это
время сокращается до 3-5 минут. Кроме того, основными достоинствами
автоматизации бизнес-процессов будут:
централизованное хранение данных;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
система авторизации (для менеджеров);
сокращение времени оформления документов.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
Рассмотрим программные продукты обеспечивающих функцию учета
материальных средств, ТМЦ и материалов.
Среди уже созданных систем управления складами обычно выделяют
три главных класса систем.
Заказные системы зачастую используются на крупных складских
комплексах со запутанной технологией выполнения операций. Главными
мировыми поставщиками подобных систем становятся американские фирмы
Manhattan Associates, EXE Technologies, Catalyst International, RedPairie[33].
Изменяемые системы
32
Этот класс систем можно назвать самым быстрорастущим сектором
рынка складских систем управления, которые рассчитаны на средние
предприятия (от 25 до 50 сотрудников, работающих с системой) со складами с
достаточно запутанным технологическим процессом, в основе которого лежат
стандартные складские функции.
На отечественном рынке в данном классе можно найти Advantics (PSI
logistics) [32], Solvo.WMS[31] (созданная по результатам опыта применения
системы американской фирмы RGTI, которая затем вошла в состав MARC
Global) и система CoreWMS («Аргус Софт»). К данному классу систем также
можно отнести ПО «Vector» (BSE), и систему управления складом компании
«Акант». В 2004 году аналогичное решение приняла компания IBS.
Перейдем к обзору конкретных программных продуктов.
В мире насчитывается порядка 300 WMS-решений. В России — около
50 разномастных систем как зарубежных, так и отечественных, из которых 10
систем полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к WMS.
Для российских предприятий рекомендовано использование российское
программное обеспечение, это связано не с патриотическим настроениями и не
в связи с развитием российского программного обеспечения, а с тем что
выходные документы должны соответствовать ГОСТам страны. Иностранные
WMS – системы не всегда позволяют создать документацию отвечающую
требованиям РФ, связано с установившимся стандартами.
Система управления складом СИСТЕМА #1[28]
Универсальная система управления складскими технологическими
процессами. Система предназначена для торговых и промышленных складов,
грузовых терминалов, складов ответственного хранения, дистрибьюторских
центров.
Поддержка выполнения всех складских и торговых бизнес-процессов в
режиме on-line
33
Использование штрих-кодирования для идентификации грузов, товаров,
мест хранения и документов и терминалов для управления выполнением
нарядов.
WMS может применяться на любом типе складских предприятий:
Промышленный склад;
Центр дистрибьюции;
Склад ответственного хранения;
Отраслевая специфика.
В Системе управления складом #1 учитываются особенности обработки
и хранения различных товаров. Система настраивается на обслуживание
различных типов данных: продуктов питания, электроники, товаров народного
потребления и т.д.
Система также может конфигурироваться на бизнес процессы при
помощи описания бизнес логики, без необходимости перепрограммирования.
Такая возможность позволяет самостоятельно перенастраивать и
модернизировать систему.
Система поддерживает полный контроль, учѐт и анализ складской
работы. Комплексная автоматизация позволяет эффективно минимизировать
издержки благодаря оптимизации складских операций и товарных запасов,
быстро получать актуальные данные о состоянии склада и проводимых
работах, исследовать и прогнозировать складскую работу, автоматизировать
заказ товара, контролировать работу персонала.
Система поддерживает размещение поступающих грузов по местам
хранения, может комплектовать заказы, формировать маршрутные карты,
сборочные листы, отслеживать наполняемость мест хранения, генерировать
отчеты.
Встроена обработка как грузов, так и товаров. Для товаров используется
партионный учет. Товары определяются при помощи иерархических
классификаторов и наборов характеристик.
34
Топология склада выражается в графическом виде: проходы, ряды,
конкретное положение мест хранения (расположение ячейки на полке, полки - в
стеллаже, стеллажа – на площади склада). Любое место хранение содержит в
себе набор параметров (тип, условия хранения, габариты, максимальный вес
хранимого груза, приписанный товар или владелец).
Недостатком данной системы является то, что она не учитывает
специфики деятельности предприятия, а направлена на обработку следующих
товаров:
продукты питания;
товары народного потребления;
электроника;
оборудование, запчасти, метизы;
бытовая химия, парфюмерия;
фармацевтическая продукция.
1С-Логистика:Управление складом 3.0[27]
"1С-Логистика:Управление складом 3.0" на технологической платформе
"1С:Предприятие 8.1" – совместное решение фирмы "1С" и компании AXELOT
для автоматизации управления технологическими процессами современного
складского комплекса. Начиная с 2004 года, зарегистрировано более 400
предприятий-пользователей системы на территории России и стран СНГ.
Система ориентирована на предприятия, которые стремятся наилучшим
образом управлять складскими операциями, оборудованием и персоналом.
"1С-Логистика:Управление складом 3.0" использует преимущества
новой технологической платформы "1С:Предприятие 8.1", что позволяет в
реальном времени осуществлять управление интенсивными складами (более
1000 заказов в сутки) с подключением большого количества радиотерминалов
сбора данных.
"1С-Логистика: Управление складом" можно назвать системой
автоматизированного принятия решений, "мозгом" любого складского
35
комплекса. Она дает возможность значительно увеличить эффективность его
работы, к примеру:
• Оптимально распределить площади склада;
• Минимизировать расходы на хранение товара на складе;
• Уменьшить время проведения комплекса операций;
• Уменьшить количество ошибочно проведенных складских
операций;
• Увеличить точность учета товара;
• Минимизировать потери, связанные с ограниченным сроком
продажи товара;
• Минимизировать ущерб от "человеческого фактора".
Проведенные успешные внедрения системы позволяют с уверенностью
сказать, что она может эффективно применяться на складе любого размера и
типа, начиная от обычного магазина и заканчивая крупным распределительным
центром или складом готовой продукции большого промышленного
предприятия различной отрасли.
Для автоматизации работы маленького склада обычно используется
сравнительно недорогая "бумажная" технология работы. В процессе установки
системы в больших складских комплексах, которым необходимо управление
ресурсами (работниками, оборудованием) в режиме реального времени,
используется технология штрихкодирования и использования беспроводных
терминалов сбора данных.
Программа также устанавливается на складе ответственного хранения
(склады 3PL-операторов) – "1С-Логистика: Управление складом" поддерживает
учет операций и товара в разрезе его владельцев и показывает стоимость уже
оказанных услуг по самым разным критериям.
Характерной чертой системы становится легкость и простота адаптации
к условиям работы почти любого складского комплекса, специфике его
организационных и технологических требований. Это становится возможно при
помощи гибких параметрических настроек без привлечения программистов.