18
Назначение и обоснованность использования конкретного ПО на
предприятии приведена в таблице 1.1
Таблица 1.1
Программное обеспечение предприятия
Описание программного обеспечения
Название ПО
Назначение и функции ПО
Использование
функций ПО на
предприятии
Microsoft
Windows 7;
Microsoft
Windows 10;
Обеспечивает совместное
функционирование всех устройств
компьютера и предоставляет
пользователю доступ к его ресурсам.
Используются все
функции,
предоставляемые
ОС
Microsoft
Office 201 -
2016;
Microsoft Office Access
Microsoft Office Excel
Microsoft Office Outlook
Microsoft Office PowerPoint
Microsoft Office Word
Используются все
функции,
предоставляемые
программой
Архиватор
Winrar
Упаковка и распаковка файлов
Архивирование
файлов перед
отправкой по почте
и
разархивирование
файлов полученных
по почте
Антивирус
Kaspersky
Endpoint
Security 10
Защита от хакерских атак
защита от фишинга
сетевой экран
Безопасная работа с электронной почтой
Контроль использования съемных
устройств
Используется на
всех ПК и серверах
для защиты ПК от
заражения
вирусами
Программа
распознавани
я текста
ABBYY
FineReader 10
Распознавание документов
Создание, сохранение и архив PDF
Сохранение структуры документа
Используется для
создания
электронных копий
документов
Консультант
Плюс;
огромный массив правовой и справочной
информации.
Используется для
получения данных
о законодательных
актах мурманской
области
ICQ
Обмен мгновенными сообщениями
Используется для
общения
Схема программной архитектура показана на рис. 3.
19
Рисунок 3. Схема программной архитектуры предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
20
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным
элементом в системе бухгалтерского учета.
Основными задачами этого учета являются:
формирование полной и достоверной информации о состоянии
расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные
ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой
внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям,
учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также
внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской
отчетности;
обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним
пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением
законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией
хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением
имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и
финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами,
нормативами и сметами;
контроль за состоянием дебиторской и кредиторской
задолженности;
контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в
договорах с поставщиками и покупателями;
своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для
исключения просроченной задолженности.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Диаграмма учета рабочего времени предприятия ООО "Метро Кэш Энд
Керри" разработана с помощью программы BPwin 4.0, используя
методологию IDEF0.
21
В целом технологию работы можно описать следующим образом:
Предприятие заключает договора с поставщиками и подрядчиками.
Данные о каждом договоре заносятся в БД. По мере выполнения договора
данные о платежных поручениях и товарно-транспортных накладных
заносятся в БД.
По мере необходимости сотрудники предприятия формируют
необходимые им отчеты.
На рисунке 4 приведена контекстная диаграмма, раскрывающая бизнес-
процесс «Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками ООО
МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ».
Рисунок 4. Контекстная диаграмма ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ»
Декомпозиция бизнес–процесса «Автоматизация расчетов с
поставщиками и подрядчиками ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» приведена
на рис. 5.
22
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции ООО МЕТРО КЭШ ЭНД
КЕРРИ»
В состав бизнес-процесса «Автоматизация расчетов с поставщиками и
подрядчиками ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» входят подпроцессы
«Заключение договоров», «Учет расчетов», «Формирование отчетов».
1.2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Информация является ключевым звеном в организации связей с
производителями и поставщиками. В связи с этим в организации
информационных потоков с подрядчиками и поставщиками должны быть
реализованы следующие задачи:
-свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально
выгодных договоров на поставку товаров;
-получение от поставщиков необходимых покупателям услуг (в том
числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к выпуску);
-предоставление информационного обслуживания максимально
высокого качества с соблюдением требований использования современных
23
компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.
При этом следует стремиться к установлению долговременного и
взаимовыгодного сотрудничества с подрядчиками и оптовыми
предприятиями.
Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной
и всеобъемлющей учетной документации, позволяющей оценивать
результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям
(например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное
предложение). Это возможно на основе правильного формирования и
обработки входных потоков информации. При организации входных потоков
информации о продукции и услугах от поставщиков необходимо обеспечить
полноту, достоверность и своевременность данных.
При поступлении информации от поставщиков мы имеем дело с
входным информационным потоком, который необходимо обработать в
соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем ввести
данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько
подразделений предприятия.
Получив информацию о выходящих продуктах и предложении от
поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в
информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ
предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа
и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте
информацию о поступлении товара.
Первичную информационную обработку поступивших в товаров
производят операторы склада, фиксируя прием товаров.
Образцы поступивших товаров передаются в информационную службу,
которая производит проверку и уточнение информации и заносит эти
сведения в базу данных.
Таким образом, в результате обработки входного информационного
потока мы имеем качественную базу данных о поступлении, наличии, а затем
24
продаже продукции.
Перспективную информацию о продукции используют подразделения:
-склад - для организации логистики приема, хранения и предпродажной
подготовки товаров;
-торговый зал - для организации продажи товаров и консультирования
покупателей;
-информационно-аналитический центр - для выработки планов
информационного обеспечения подразделений;
-коммерческая служба - для заказа товаров, анализа конъюнктуры
рынка;
-финансовые службы - планирование торгово-финансовой
деятельности, ценообразование;
-сервисная служба - сбор предварительных заказов покупателей,
планирование оптовых продаж;
-рекламная служба - планирование и организация рекламных
мероприятий, продвижения товаров;
-справочно-библиографическая служба - ответы вопросы покупателей,
сбор информации о спросе.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
В ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
допуск работников к служебной информации, которая
представляет коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального под нужды предприятия (файловое
хранилище).
25
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты в ООО
МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ».
С целью более эффективного исполнения регламентов в ООО МЕТРО
КЭШ ЭНД КЕРРИ» настроена служба Active Directory на Windows Server
2008. Она дает возможность устанавливать и осуществлять контроль
информационной безопасности.
С помощью Active Directory есть возможность результативно управлять
пользователями, ПК, группами, принтерами, приложениями и иными
поддерживающими службы каталогов проектами из единого безопасного,
централизованного места [8].
Аудит. Все без исключения изменения объектов Active Directory
записываются, по этой причине известно, что именно было изменено, какие
данные имеют измененный атрибут в данный момент времени и какое у него
было значение до этого.
Точная и быстрая настройка политики паролей. Политики
паролей возможно настроить для отдельных групп внутри домена. Принцип,
в соответствии с которыми для любой учетной записи домена применяется
одна и та же политика паролей, больше не действует.
Увеличение производительности управления учетными записями
пользователей, используемыми в качестве удостоверений для служб.
Поддержка паролей учетных записей служб (учетных записей пользователей,
применяемых в качестве удостоверений для служб) — одна из тех задач,
которые отнимают у ИТ-специалистов больше всего времени [8].
Предоставление информационной безопасности и защиты данных на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе Windows 7 и Windows 10,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа на
файловый сервер);
26
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский);
г) ведение логов и так далее (осуществляется контроль логов,
Windows Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» используются средства защиты от
внешних угроз:
ежеквартальная смена паролей на доступ к управлению (cms) web
порталом
требование на смену паролей раз в квартал для доступа к базам
данных SQL
требование на смену паролей раз в квартал на доступ к FTP
серверу
осуществляется бекап (резервное копирование) (базы SQL, FTP
файлов) 4 раза в месяц
В ООО МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» производится постоянный
мониторинг наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Хакеры;
5) Кража оборудования;
6) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения ООО «МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» занимает
утечка данных. А именно - происходит нарушение конфиденциальность
следующих блоков данных: личные данные; экономические отчеты,
информация о конкретных сделках, интеллектуальное имущество компании;
бизнес-планы.
27
К сожалению, наиболее опасным каналом по-прежнему остаются
мобильные накопители.
В случае, если утечку данных получается избежать, работник несет
ответственность за несоблюдение внутренней ИБ [9]. К нарушителю
применяются одна или несколько видов наказания:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
5) Увольнение из компании согласно статьи и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программа автоматизации управления и контроля для бизнеса и
организаций компании «Универсальная Система Учета»
Специально для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
компанией «Универсальная Система Учета» была разработана программа
автоматизации управления и контроля для бизнеса и организаций.
Программа для учета поставщиков имеет автоматизацию создания
клиентской базы. Вся история взаимоотношений будет храниться в единой
электронной базе данных. Это поможет автоматизировать время сотрудников
и оптимизирует качество и скорость их работы по задачам учета расчетов с
поставщиками и покупателями.
Так же легко сможете отследить и любые товары и услуги, связанные с
конкретным поставщиком, подрядчиком или покупателем. Можно провести
аудит и анализ спроса любых товаров, их наличие на складе, отложить заказ
и многое другое. Программа поддерживает использование различных валют.