28
В программе учета расчетов с поставщиками и заказчиками
наличествует и модуль автоматизации контроля и управления рассылкой.
Автоматизация учета расчетов с поставщиками и покупателями достигается
и контролем авансов, задолженностей, управлением выдачей различных
скидок.
Должный контроль расчетов с поставщиками и покупателями
обеспечен наделением пользователей различными правами.
Далее представлен краткий перечень возможностей программы
Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации
разработанного программного обеспечения список возможностей может
меняться.
Автоматизация создания базы данных;
Управление организацией учета расчетов с поставщиками и
покупателями;
Легкий и удобный поиск по любой информации с управлением
различными фильтрами и категориями;
Вывод всей необходимой контактной информации по учету
расчетов с поставщиками и подрядчиками и истории взаимоотношений по
конкретному контрагенту;
Автоматизация учета поставок любых товаров и услуг, анализ
спроса, наличия их на складе, закупки;
Управление выводом всей необходимой документации по учету
расчетов с поставщиками и подрядчиками во множестве форматов;
Контроль анализа отчетности по задолженностям, спросу,
рентабельности, деятельности сотрудников, выполнения ими поставленного
плана и многое другое;
Автоматизация учета расчетов с поставщиками и покупателями;
Работа программы учета расчетов с поставщиками и заказчиками
с разными валютами и языками;
29
Контроль учета поставок товаров и услуг и учета поставщиков и
покупателей;
Планирование выполнения задач по учету расчетов с
поставщиками и подрядчиками и система обмена заданиями между
сотрудниками, отделами и руководством;
Многопользовательская база данных для одновременной работы
всех сотрудников с управлением единой самой актуальной информацией;
Работа по локальной сети и интернет;
Контроль массовой и индивидуальной рассылок;
Управление персональными настройками интерфейса программы
учета расчетов с поставщиками и покупателями;
Управление делегированием отдельных прав различным
пользователям;
Контроль руководством всей отчетности и документации и
работы персонала;
Удаленный доступ к программе учета расчетов с поставщиками и
подрядчиками;
Анализ вашего бизнеса или организации профессиональными
разработчиками автоматизации;
Быстрое обучение;
Стоимость программы – 10 000 руб.
Недостатком данной программы является недостаточная ее
масштабируемость под нужды предприятия.
Программа «Расчеты с клиентами»
Она успешно автоматизирует процесс образования первичной и
отчетной документации, ведет учет взаимовыгодных расчетов с
покупателями и поставщиками. В программе есть встроенный редактор
документов, в котором можно откорректировать документ любой формы.
Основные плюсы данного приложения заключаются в возможностях:
выписать счета об оплате,
30
зарегистрировать произведенную клиентом оплату,
выписать накладные на товары и услуги,
сформировать налоговые накладные и книги продаж с
возможностью печати на принтере,
создать платежные поручения,
создать отчет о балансе,
сформировать ведомости по расчету с клиентами и пр.
Комфорт и легкость при работе в программе обеспечивает удобный в
использовании интерфейс, который интуитивно определяет необходимую
задачу.
Работа с программой облегчается использованием готовых
стандартных текстов и других данных из справочников, формируемых
пользователем. Файл ACCOUNTS.CHM. позволит быстро освоить процесс
пользования утилитой. Программа работает с несколькими документами
одновременно, формирует баланс и взаиморасчет с клиентом на товары и
услуги в любой валюте. Автор программы гарантирует ее надежность, и
может в любой момент подстроить ее под потребности.
Недостатком данной программы является ее небольшой размер.
У предоставленных аналогов разработанной АИС самыми главными
недостатками является их масштабность.
Разработанная ИС обеспечит весь требуемый минимум, который
необходим небольшой компании для управления проектами.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Установим стратегические и функциональные качества
разрабатываемой ИС модуля .
Внедряемая программа должна обладать хорошей масштабируемостью
и высокой степенью надежности сохранения всех данных. Помимо этого она
должна довольно легко адаптироваться под программную среду объекта
31
внедрения. При внедрении, разрабатываемая программа должна обладать
возможностью гибкой доработки, так как возможно понадобится
последующая ее доработка. Программа не должна быть перегружена
огромным числом ненужных функций.
С целью осуществления проекта возможно выделить следующие этапы:
1. Анализ имеющихся групп и сотрудников работы предприятия.
Заключается в сборе и анализа следующих показателей: список поставщиков
и подрядчиков, заключенные договора и работа с ними.
2. Определение всего перечня функционала, который планируется
автоматизировать. Выявление уже реализованных функций сейчас и тех
функций, какие будут разработаны в ходе разработки и внедрения модуля.
3. Выбор стратегии автоматизации. Изучение имеющихся типов
стратегий автоматизации и отбор наиболее оптимального к структуре и
бизнес процессам фирмы
4. Создание Технического задания и графика исполнения работ
Выбор стратегии автоматизации:
Имеется четыре вида стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям
и комплексная автоматизация. Кусочная автоматизация подразумевает под
собой получение предприятием без определенного стратегического плана
единичных фрагментов ИС, которые не возможны оказать настоящей пользы
предприятию в общем. Последующее формирование информационной
системы фирмы сопряжено с новыми, внушительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию
отдельных производственных участков, общих по набору исполняемых
задач. Данный метод автоматизации избирается в тех обстоятельствах, если
имеются участки, где использование автоматизированных систем
предоставляет значительный финансовый результат, к примеру за счет
уменьшения персонала.
32
Автоматизация по направлениям предполагает под собой
автоматизацию выбранных заранее функций компании. В таком случае
фирма приобретает полную автоматизацию работы, к примеру, кадровой
службы, или логистики. Данный подход к автоматизации абсолютно обычен
и в будущем объединение уже автоматизированных направлений в рамках
целой компании никак не будет связана с серьезными препятствиями[15].
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит так как мы
автоматизируем целый отдел, при этом используется несколько
составляющих ИС, такие как субд, клиент серверное приложение, нельзя
автоматизировать только часть из них, эффекта от этого будет ноль.
Абсолютная стратегия автоматизации также никак не подходит в
данном случае, так как автоматизируется всего лишь одно из направлений
работы компании
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данной
работе, потому что в нашем случае мы автоматизируем деятельность одного
отдела.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Из представленного обзора следует, что наиболее подходящими для
ООО «МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» являются базовая или профессиональная
версия конфигурации. Однако специфики предприятия описанной далее
следует обратить внимание на проектирование собственной конфигурации
системы.
Помимо использования для автоматизации готовых прикладных
решений можно обратится к сторонним или собственным разработчикам для
создания собственного прикладного решения. А также покупка готовой
системы и ее доработка. Рассмотрим подробнее плюсы и минусы подобных
подходов:
33
Плюсы использования готового прикладного решения:
Типовой подход несет в себе решения по все возможным
запросам клиентов;
Исключается возможность некорректной работы системы ввиду
стандартизированного подхода.
Минусы использования готового прикладного решения:
Высокая стоимость по сравнению с разработкой собственной
конфигурации;
Загруженность рабочей области множеством не использующихся
типовых справочников и документов.
Плюсы разработки собственного прикладного решения:
Низкая стоимость по сравнению с использованием типового
прикладного решения.
Возможность использования оригинальных проектных решений
для конкретного предприятия.
Минусы разработки собственного прикладного решения:
Большая вероятность возникновения ошибок и усложнения
работы конфигурации;
Использование не стандартизированного подхода при разработке
конфигурации усложняет последующую корректировку конфигурации
другими разработчиками;
Основываясь на проведенном анализе, было принято решение
разрабатывать собственную конфигурацию.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
34
Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает:
внемашинное обеспечение (входные и выходные документы,
классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-
постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных
системы).
1) Входные и выходные документы. Входными документами системы
является
Договора
Платежные поручения
Товарно-транспортные накладные
Выходными документами являются:
Отчет «Все отгрузки по указанному договору».
Отчет «Все поставки указанного поставщика»;
Отчет «Все поставщики указанного изделия»;
Отчет «Оплата по указанному договору»;
Отчет «Сумма по договору»;
Отчет «Все поставляемые изделия»;
Отчет «Все договоры с указанным поставщиком»;
За основу форм документов берутся бланки, используемые на
предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту
содержащейся в них информации, и использовать при проектировании
системы.
2) Экранные формы
Для каждого из входных документов будут создаваться экранные
формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить
соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не
обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые
элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и
иметь такой же формат, что и в исходном документе.
35
Результатная информация должна отображаться на экранных формах в
соответствии с формой выходного документа.
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
- Справочник «изделие»;
- Справочник «Поставщик»;
- Справочник «Договор»;
- Справочник «Платежное поручение»;
- Справочник «Товарно-транспорная накладная»;
Формы для ввода справочников должны позволять просматривать,
добавлять, редактировать, удалять записи.
Все экранные формы должны быть удобными, понятными,
эргономичными. Каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую
следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя.
Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных
данных.
3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо
учесть принятую на предприятии систему кодирования клиентов и
заключенных договоров.
Необходимо разработать локальную систему классификации и
кодирования для следующих объектов учета:
- Изделие
4) Информационная база. Центральным компонентом
информационного обеспечения является информационная база (ИБА),
представляющая собой организованную определенным способом
совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности
управленческих процессов и решаемых задач. [2]
Для решения поставленной задачи требуется интегрированная база
данных, в которой взаимосвязаны все поступающие данные.
36
Основными способами организации БД являются создание
централизованных и распределенных БД. [10] В рассматриваемой задаче не
предполагается распределенная структура ИС, т.к. задача небольшая по
объему данных и по количеству пользователей.
Таким образом, для решения поставленной задачи необходима
интегрированная централизованная база данных.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Под программным обеспечением необходимо понимать комплекс
программ, которые обеспечивают работы вычислительной системы
(системное программное обеспечение), а также программ,
специализированных для решения определенных задач пользователя
(прикладное программное обеспечение).
К выбираемому программному обеспечению в этом случае относятся
операционная система (ОС) и среда программирования.
Все ОС подразделяются на:
однопользовательские и многопользовательские;
однозадачные и многозадачные.
Современные средства разработки ПО характеризуются огромным
многообразием критериев, применяя которые разработчик имеет
возможность автоматизировать ход разработки приложений.
Наиболее распространены в данное время два языка – Delphi и C++.
Рассмотрим отличия языков Delphi и C++ вернее будет сказать языков
Object Pascal и С.
С++
Если необходимо обеспечить отличную скорость работы приложения и
экономию ресурсов памяти и процессора обычно считается, что
предпочтительнее использовать C++. Но, в последнее время отличия в
37
скорости быстродействия программ, собранных разными компиляторами,
становится все менее и менее заметной.
В качестве очевидного преимущества C++ зачастую называют его
модель работы с классами и шаблонами. Но весь функционал C++ реализуем
и в любом другом языке программирования. В С++ можно например
переопределить действие операторов + – / *, но в других языках можно
просто написать доп. функцию.
Говорят что язык С лучше чем Pascal, потому что программы,
написанные на языке C меньше размером и работают быстрее. Про быстроту
работы сложно сказать, и может быть это в некоторой степени правда. Но
небольшой размер exe файл - это факт. Они меньше, но не намного, в
небольших программах различие примерно в 10-50 КВ. В больших
программах размер полностью зависит от мастерства программистов, их
опыта. Говоря о скорости и размере программ, мы должны учитывать, что
это зависит не от языка программирования, а от выбранного компилятора (а
это уже зависит от программистов, которые делали компилятор). Компилятор
фирмы Майкрософт в этом плане не очень надёжный, хотя делает программы
меньше по размеру, чем компилятор фирмы Борланд.
В плане структуры скомпилированных exe файлов, есть различия
между этими языками программирования. В программах написанных на
языке С, всё тело программы помещается в одну процедуру под названием
WinMain, у которой три параметра. Программы, такой структуры,
встречаются в программах написанных на Ассемблере, хотя это не является
обязательным для Ассемблера. Популярность языка C заключается в том, что
в этом языке всё стандартно, на более низком уровне, чем в Delphi (именно в
Delphi, а не Pascal).
Но одна особенность языка С очень портит этот язык. Дело в том, что
язык C чувствителен к регистру символов. Поэтому Button1.Caption и
BUTTon1.capTioN это уже совершенно разные вещи (второе выражение - это
уже ошибка).