17
соединен с маршрутизатором. Данный сервер обеспечивает безопасное
подключение к интернету. К маршрутизатору в свою очередь подключены
модем и главный коммутатор. Через модем осуществляется беспроводное
подключение к интернету через смартфоны сотрудников. Через главный
коммутатор осуществляется подключение к каждому отделу на другой
коммутатор, а через него подключаются принтеры и ПК отделов. Компания
имеет одну точку доступа, распространенную на всю её территорию.
Компания сотрудничает с производителями Lenovo и Cisco, что позволяет
им приобретать их технику по выгодной цене. В ходе выбора технического
оснащения, были выбраны ПК Lenovo V330-15IGM, сервера Lenovo ThinkSystem
ST50, коммутаторы Cisco WS-C3560-24TS-S и Cisco SB RV320, маршрутизатор
Cisco 2811, модем Cisco AIR-SAP702I и принтеры Kyocera Ecosys M2735dn.
Данные технические решения подходят для выполнения всех задач,
поставленных перед компанией.
Сервер 1С Server и Navision служит для хранения и обработки информации
и осуществляет управление учетом на предприятии. Сервер печати распределяет
ресурсы печати по рабочим станциям, почтовый сервер осуществляет отправку
данных от 1 компьютера к другому в рамках установленного ПО, сервер
администрирования осуществляет удаленный контроль доступа рабочих
станций к базам данных. На сервере хранения файлов осуществляется хранение
данных и доступа к ним, прокси-сервер служит для фильтрации и
маршрутизации информации, попадающей на предприятие через интернет. МФУ
осуществляет ввод и вывод документов с электронного носителя на физический
и наоборот. Рабочие ПК служат для работы с программами, установленными для
функционирования предприятия и взаимодействия с другой техникой. На
рисунке 3 представлена техническая архитектура предприятия.
18
Финансовый и бухгалтерский
отделы
Серверная
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Сервер
«1С Server»
Сервер
«Navision»
Сервер
печати
Почтовый
сервер
Сервер
Хранения
файлов
Сервер
администрирования
Прокси-сервер
Интернет
Cisco WS-C3560-24TS-S
Cisco 2811
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Отдел ИТ
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Коммерческий отдел
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Отдел кадров
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Юридический отдел
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Cisco AIR-SAP702I
Удалённый
доступ
Смартфоны
сотрудников
Рисунок 3. Техническая архитектура предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов является важным условием для
успешного функционирования предприятия. Автоматизация деятельности
становится ключевой задачей, которую необходимо решить организации для
максимально эффективной работы предприятия. [10] В данном дипломном
проекте рассматривается автоматизация расчетов с поставщиками и
подрядчиками. Учет ведется в программе 1С. Предприятие 8.3 и уже имеет ряд
решений по автоматизации. Своей задачей я выбрал автоматизацию рассылки
актов сверок.
Данный выбор обусловлен тем, что сверка с контрагентами является одним
из главных принципов бухгалтерского учета. Бухгалтерская сверка – сложная
задача для любой компании, так как занимает много трудовых и временных
19
ресурсов. В рассматриваемой компании, объем поставщиков составляет порядка
2000 контрагентов, автоматизация рассылки сократит временные и трудовые
затраты компании.
На данный момент рассылка делается вручную, акты формируются,
сохраняются и индивидуально рассылаются. Это значит, что каждый раз при
отправке нового акта создаются новое письмо, вкладывается файл и
отправляется контрагенту. Каждое действие требует определенных временных
затрат. Большое их количество значительно замедляет ход работы в бухгалтерии.
Автоматизация поможет ускорить данный процесс.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
её описание.
Первостепенное значение работы бухгалтерской службы имеет контроль
за ходом выполнения долговых обязательств сторон, возникающих при расчетах.
Состояние расчетов влияет на финансовое положение организации, а также на
использование денежных средств в обороте, величину прибыли и
платежеспособность фирмы.
Для будущей задачи входными информационными потоками являются:
почтовый сервер, справочник Контрагенты, данные учета взаиморасчетов,
справочник договоры, справочник Валюты, константа Руководитель.
Выходными информационными потоками являются: акт сверки и
рассылка документации поставщикам.
Объект автоматизации трансформируется от состояния формирования
акта путем внесения в него необходимой информации в уже существующие
формы до состояния готового оформленного документа, прикрепленного в
письме.
20
Акты сверок обеспечивают достоверность информации, отражаемой в
учете организации, поэтому они также используются при прохождении
аудиторских и налоговых проверок и судебных разбирательств.
Специалистами, задействованными в решении данной задачи, являются
бухгалтера.
Основными определениями и понятиями, свойственными
рассматриваемой области являются: счет, акт сверки, поставщик, покупатель,
товарная накладная, счет-фактура, дебет, кредит, сальдо.
Счет – документ с указанием причитающихся денег за отпущенный товар,
за выполненную работу и так далее.
Акт сверки – документ, в котором отражено состояние расчетов между
двумя контрагентами.
Поставщик – организация, предоставляющая материалы.
Покупатель – человек, который что-либо покупает.
Товарная накладная – документ, который применяется для оформления
продажи товаров.
Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку
товаров или оказание услуг и их стоимость.
Дебет – приход средств.
Кредит – расход средств.
Сальдо – разница между приходом и расходом.
В процессе формирования актов сверок расчет показателей не ведется. В
них отражены данные из документов расчетов. Общая модель системы
приведена на рисунке 4.
21
Технология рассылки актов сверки выполняется в несколько этапов: в
первом этапе ведется настройка учетной записи электронной почты для
пользователя, вторым этапом является открытие обработки, выбор периода и
заполнение таблицы контрагентов, третьим этапом является этап проверки, что
все заполнилось правильно и что все устраивает пользователя, четвертый этап –
это этап контроля, на данном этапе есть возможность исключить или добавить в
рассылку акты, поменять e-mail получателя, заключительным этапом является
рассылка актов по электронной почте. Задействованными людьми в этой
технологии являются бухгалтера, которые составляют и рассылают акты и
контрагенты, которые их получают. Данная технология представлена в виде
диаграммы на рисунке 5. [5]
Рисунок 4. Структурно-функциональная диаграмма
автоматизации рассылки актов сверок
22
Рисунок 5. Структурно-функциональная диаграмма
технологии рассылки актов сверок
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
В данном разделе показана целесообразность автоматизации задачи,
исходя из анализа текущих затрат времени на обработку информации на основе
определения показателей трудоемкости ввода, обработки и подготовки
соответствующих документов. На рисунке 6 представлена схема
документооборота для документа акт сверки. В таблице 2 представлена оценка
потока информации до внедрения автоматизации.
23
1. Формирование акта
сверки в 1С. Предприятие
8.3
2. Сохранение в
согласованном формате и
печать акта
3. Подписание акта сверки
4. Сканирование и отправка
контрагенту
Бухгалтер
Акт сверки
Ответственное лицо
Сформированный
акт сверки
Зарегистрированный
и заверенный акт
сверки
Контрагент
Подписанный акт
сверки
5. Проверка контрагентом
Отправленный
акт сверки
Действие
Исполнитель
Рисунок 6. Схема документооборота
Таблица 2
Оценка потока информации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на
1
документ,
мин
Трудовые
затраты за
год, час
Количество
занятых людей
на
формирование
актов
Акт сверки
4000
5
334
5
Итого:
4000
5
334
5
Основными недостатками является большие затраты времени и людей на
формирование и рассылку актов сверок.
24
После автоматизации трудозатраты сократятся до 1 человека, который
будет запускать обработку формирования и рассылки сверок, а количество
затрачиваемого времени сократится до 4 часов в год. Таким образом
человеческий ресурс сократится в 5 раз, а временной – в 83,5 раза.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из важных частей успешной деятельности организации является
наличие системы обеспечения безопасности. В противном случае
пренебрежение этой системой поведет за собой утечку, потерю или
повреждению информации, вследствие чего компания может понести
значительные убытки. [11] Чтобы этого не произошло компания имеет ряд
методов обеспечения информационной безопасности:
1.) При приеме на работу сотрудник подписывает договор о
неразглашении конфиденциальной информации, все сервера компании
стоят в отдельном запертом помещении, к которому доступ имеется
только у определенного круга лиц, в организации присутствует служба
безопасности, контролирующая вход и выход по пропускам для
нежелательного вторжения посторонних лиц, для использования
интернета стоит ряд ограничений прав доступа на нежелательные
сайты, использование электронной почты осуществляется в
специальной программе MS Outlook, в которой ведется мониторинг
всех переписок, так же, как и с MS Outlook по таким же правилам в
компании ведется общение через ПО Skype for business. Доступ к
информации контролируется за счет назначения ролей, каждый месяц
пароль на ПК и на некоторых ПО меняется для дополнительной
информационной безопасности. USB-порты отключены.
2.) На отдельном сервере в компании стоит Microsoft Total Security. Он
обеспечивает базовую защиту, защиту от изменения операционных
25
систем и приложений, режим безопасных программ, сетевую и
интернет-безопасность, защиту персональных данных, мониторинг
активности, резервное копирование, шифрование данных и использует
менеджер паролей. Также на каждый ПК установлен Remote
Administrator, который позволяет удаленно контролировать работу
сотрудников организации.
3.) Контролем за безопасностью занимается отдел информационных
технологий (ИТ) и отдел безопасности. В отделе ИТ сидят системные
администраторы, которые могут назначать роли сотрудников, для
использования, чтения или исправления той или иной информации.
Также есть сотрудники, которые следят за исправностью работы
антивируса, делают соответствующие поправки и надстройки.
Контролем сотрудников занимается отдел безопасности. Он
предотвращает кражу и несанкционированный доступ на предприятие.
4.) Для осуществления безопасности для интернет-магазина компания
пользуется услугами надежного хостинга, который следит за
обновлением всех модулей и баз данных и имеет программно-
аппаратные решения против различного рода DDOS-атак, выполняет
резервное копирование данных, контролирует права доступа и каждый
месяц меняет пароли.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При существующей технологии решения задачи, для составления акта
сверок используется 1С. Предприятие 8.3. В данной программе существует
шаблон, который заполняют данными, по которым стоит свериться. По каждому
контрагенту формируется отдельный акт, подписывается и посылается по
26
электронной почте. Программным решением моей задачи также будет являться
1С. Предприятие 8.3.
1С. Предприятие 8.3 является подходящим решением в первую очередь из-
за экономичности данного продукта. Также оно включает широкий спектр
готовых проработанных решений, широкие функциональные возможности и
разнообразие программных продуктов. Данная программа легко осваиваема
персоналом компании. Присутствует высокая оперативность обновления,
высокая результативность внедрения. 1С. Предприятие 8.3 имеет различное
множество конфигураций, в том числе и конфигурацию, которая подходит для
решения рассматриваемой задачи в работе – конфигурацию «Бухгалтерия». Эту
конфигурацию можно связать с другими, что приведет к увеличению
функционала. Таким образом программные продукты 1С изначально являются
многофункциональными с возможностью расширения. Благодаря собственному
встроенному языку можно смоделировать практически неограниченное
количество решений вплоть до индивидуальных. Надежность программы
обеспечивает разделение прав пользователей. Могут назначаться роли каждому
сотруднику, что обеспечивает полный контроль за информацией, находящейся
внутри предприятия. Все конфигурации 1С оснащены необходимыми отчетами
и обработками для полной аналитики деятельности всего хозяйственного
спектра. Дополнительно можно использовать отчетности, написанные под заказ,
расширяя таким образом аналитику. В 1С функциональные области программы
объединены между собой, обеспечивая тем самым удобство и качество доступа
информации. [15]
Таким образом, 1С. Предприятие 8.3 является оптимальным выбором для
организации, так как организация уже пользуется данным программным
продуктом, он имеет большой функционал, высокую надежность, нет
необходимости в обучении персонала, в следствие чего внедрение
автоматизации произойдет максимально эффективно.