37
процессе работы. Также перед началом работы проводится инструктаж по
безопасности.
В антивирусные средства и средство защиты от внешних угроз входит
антивирус, установленный на отведенном для него сервере, Kaspersky Total
Security. Данный антивирус фильтрует всю входящую информацию,
предотвращая проникновение вредоносных файлов и порчи системы. Также он
обеспечивает защиту исходящей информации, задавая определенное
шифрование.
Защитой от инсайдерских угроз занимается отдел безопасности, он
осуществляет мониторинг сотрудников, которые вызывают подозрения.
Физическая защита осуществляется путем оформления пропусков разного
уровня для сотрудников.
Выбранная политика безопасности основывалась на анализе
потенциальных и реальных ситуаций, представляющих угрозу безопасности
информации на предприятии, было выявлено, что в течении дня офис посещают
много сторонних лиц для встречи с менеджерами по продажам, отсюда возникла
необходимость введение пропускной системы, а именно ограничение доступа в
офисные помещения и усиленная пропускная система в серверные помещения.
Проведена оценка угроз безопасности информации. Выявлено, что ведется
масштабная переписка посредством электронной почты с поставщиками и
покупателями. Из-за этого в систему по сети могут проникнуть вредоносные
файлы. Было решено применять антивирус и проводить инструктаж сотрудников
по безопасности и обращении с информацией. При возможном нанесении
ущерба при невыполнении этих правил, сотрудник будет нести материальную
ответственность. Проанализирована защита от криминальных действий
конкурентов. Для этого была введена блокировка компьютера путем
установления пароля и автоматическая блокировка от бездействия со стороны
пользователя. Также используется программа Remote Administrator для
38
мониторинга сотрудников компании и выявления неправомерных действий с их
стороны.
Таблица 3
Разграничение прав пользователей
Группы
пользовате
лей
1С.
Предприяти
е 8.3
Navision
Доступ в
интернет
Локальные
папки отдела
Бухгалтерия
Создание/чте
ние
Создание/
чтение
Ограниченный
Полный доступ к
своей
Финансовый
отдел
Просмотр
Создание/
чтение
Ограниченный
Полный доступ к
своей
ИТ отдел
Полный
Полный
Полный
Полный доступ ко
всем
Отдел
кадров
Нет
Создание/
чтение
Ограниченный
Полный доступ к
своей
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
В данном пункте описаны состав входных документов, файлов и
справочников и соответствующие им экранные формы размещения данных. [1]
Входные документы включают в себя перечень первичных показателей в
документах, источник получения документа, структуру документа,
подключаемые справочники и экранные формы для их ввода в систему.
1.) Перечень первичных показателей в документах включает в себя
наименование поставщика, номер договора, валюта, наименование
товара, количество товара, код валюты, цена, сумма, ставка НДС,
банковский счет и счета учета;
2.) Источником получения документа является обработка рассылки актов
сверки;
39
3.) В структуру документа входит наименование документа, реквизиты
договора, дату и место составления документа, номер документа,
период, по которому проводилась сверка, сумма задолженностей
одного из контрагентов на начало периода, за который проводится
сверка, суммы и даты совершения хозяйственных операций,
совершенных между контрагентами, накладные, акты приема-передачи
результатов, сумма задолженностей одного из контрагентов, наличие
расхождений и подписи и печати сторон. Основная часть акта сверки
оформлена в виде таблицы. В левой части отражаются факты
хозяйственной деятельности организации, а правая часть остается
незаполненной, данные туда записываются контрагентом для
проведения им сверки. Шаблон акта сверки показан на рисунке 7.
Готовая форма акта сверки представлена на рисунке 8.
Рисунок 7. Шаблон акта сверки
40
Рисунок 8. Готовая форма акта сверки
4.) Подключаемыми справочниками являются справочник контрагентов,
справочник договоров, справочник сотрудников, справочник
электронной почты, справочник валюты. Реквизиты справочника
контрагентов состоят из наименования, полного наименования и ИНН.
Реквизиты справочника договоров состоят из наименования договора,
контрагента, вида договора, срока действия, валюты и организации.
Реквизиты справочника сотрудников состоят из ФИО, табельного
номера, подразделения и должности. Реквизиты справочника
электронной почты состоят из адреса и контрагента. Реквизиты
справочника валюты состоят из символьного кода, цифрового кода,
наименования, курса и кратности. Реквизиты справочников должностей
и подразделений состоят только из наименования. Сводная таблица
представлена в таблице 4.
41
Таблица 4
Сводная таблица
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объем
справочн
ика в
записях
Средняя частота
актуализации
Справочник
контрагентов
Руководитель
отдела затрат,
руководитель
отдела
реализации
1000-
1200
Ежедневно
Справочник
договоров
Главный
бухгалтер
10000-
12000
Ежедневно
Справочник
сотрудников
Руководитель
отдела
заработной
платы
15000
Ежедневно
Справочник
электронной
почты
Руководитель
отдела сверок
1000-
1200
Ежедневно
Справочник
валюты
Главный
бухгалтер
20-25
Ежедневно
Справочник
должностей
Руководитель
отдела кадров
100-120
По мере поступления
Справочник
подразделений
Руководитель
отдела кадров
30-40
По мере поступления
5.) Экранные формы для их ввода в систему представлены в приложении
1.
2.2.2 Характеристика результатной информации
Результатом проделанной автоматизации является дополнительная
обработка «Рассылка актов сверок». С помощью модуля Покупки вызывается
обработка. После нажатия открывается диалоговое окно с выбором функций,
одной из которых является установленная в процессе автоматизации функция
Сверка взаимных расчетов. После нажатия открывается обработка, в которой
42
заполняются обязательные параметры. Также можно заполнить дополнительную
информацию Представители организаций и Дополнительные параметры. При
нажатии кнопки Сформировать получаем в соответствии с формой,
утвержденной в учетной политике организации, акт сверки. На закладке
Рассылка актов кнопка Заполнить список рассылки заполняет Список рассылки
по всем выбранным контрагентам организации. Для выбора определенного
контрагента есть кнопка Добавить. Для удаления – Исключить контрагентов. Для
выполнения рассылки следует заполнить Адрес для отправки протокола
рассылки и Параметры письма. В параметрах письма необходимо указать Тему
письма и сопроводительный текст. Для рассылки нажимаем на кнопку
выполнить рассылку. Протокол рассылки предстваляет из себя файл Excel, в
котором указаны наименования поставщиков - получателей актов сверок с
адресами электронной почты и статусом отправки. В колонке Комментарий
можно вести отслеживание получения обратной связи от поставщика.
Поставщику приходит на почту сообщение с вложенным актом сверки. [9] Макет
обработки акта сверки представлен на рисунке 9. Остальные экранные формы
представлены в приложении 2.
Рисунок 9. Макет обработки рассылки актов сверки
43
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Сценарий диалога
В сценарии диалога описаны все основные параметры, участвующие в
автоматизации функции, рассматриваемой в рамках дипломной работы.
Основное меню включает в себя справочники, из которых берутся контрагенты,
договоры и сотрудники, сервис, в котором можно воспользоваться
калькулятором, календарем, табло, временной блокировкой, просмотреть
активных пользователей, журнал регистрации, настроить необходимые функции
и указать параметры, справка для просмотра новостей, вызова помощи,
просмотра содержания и описания, получения сведений о программе и системе
и выход. У каждого файла присутствуют кнопки открыть, закрыть, создать,
сохранить, печать, предварительный просмотр, параметры страницы, список
файлов, сохранить копию и выход.
Все основные операции отражены в модулях Покупки и Банк и касса. Для
этого есть отдельная кнопка в меню слева. Необходимыми операциями для
автоматизации являются: возврат товара поставщику, счета фактуры
полученные, банковские выписки, поступление товаров и услуг, обработки,
корректировка поступления, корректировка долга, справочники. Полученные
счет-фактуры включают в себя счет-фактуру на поступление, счет-фактуру на
аванс, счет-фактуру на аванс комитета на закупку, корректировочный счет-
фактуру, исправление счет-фактуры. Банковские выписки включает в себя
поступление на расчетный счет и списание с расчетного счета. Поступление
товаров и услуг включает в себя накладную, акты и товары, услуги, комиссию.
Обработки включают в себя групповую обработку, обмен данными, рассылку
актов сверки. Справочники были приведены выше. Сценарий диалога
представлен на рисунке 10.
44
Покупки
Файл
Создать
Открыть
Закрыть
Сохранить
Сохранить
копию
Печать
Предварительный
просмотр
Параметры
страницы
Список
файлов
Выход
Операции
Поступление
товаров и услуг
Возврат товаров
поставщику
Корректировка
поступления
Корректировка
долга
Банковские выписки
Счета фактуры
полученные
Справочники
Отчеты
Константы
Документы
Счета фактуры
полученные
Счет-фактура на
поступление
Счет-фактура на
аванс
Счет-фактура на аванс
комитента на закупку
Корректировочный
счет-фактура
Исправление
счета фактуры
Банковские выписки
Поступление на
расчетный счет
Списание с
расчетного счета
Поступление
товаров и услуг
Накладная
Акт
Товары, услуги,
комиссия
Основное меню
Справочники Сервис Справка
Контрагенты
Договоры
Сотрудники
Калькулятор
Календарь
Табло
Временная
блокировка
Активные
пользователи
Журнал
регистрации
Настройки
Параметры
Помощь
Содержание
Описание
Новости
О системе 1С.
Предприятие
О программе
Выход
Обработка
Обработки
Групповая
обработка
Обмен данными
Рассылка актов
сверок
Банк и касса
Электронная
почта
Валюта
Подразделение
Должность
Рисунок 10. Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
Характеристика базы данных представлена в виде ER-модели на рисунке
11. Структура записей таблиц описана в таблицах 5-12. [4]
45
Акт сверки
Контрагенты
Список сотрудников
Подразделение
Должность
Электронная почта
Договор
Валюта
Номер
PK
Дата
Контрагент
Период
Организация
Ответственный
Комментарий
Полное наименование
PK
Наименование
ИНН
ФИО
PK
Табельный номер
Подразделение
Должность
Наименование
PK
Наименование
PK
Адрес
PK
Договор
Наименование
PK
Контрагент
Вид договора
Контрагент
Срок действия
Валюта
Организация
Символьный код
PK
Цифровой код
Наименование
Курс
Кратность
Рисунок 11. ER-модель
Таблица 5
Акт сверки
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип
поля
Длина
поля
Прочее
Номер
НомерАкта
Число
20
Ключевое поле
Дата
ДатаАкта
Число
20
Контрагент
Контрагент
Строка
50
Период
ПериодАкта
Число
20
Организация
Организация
Строка
50
Ответственный
Сотрудник
Строка
50
Комментарий
КомментАкта
Строка
100
Договор
Договор
Строка
50
46
Таблица 6
Контрагенты
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип
поля
Длина
поля
Прочее
Полное
наименование
Контрагент
Строка
50
Ключевое поле
Наименование
КонтрагентСокр
Строка
50
ИНН
ИНН
Число
10
Таблица 7
Электронная почта
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип
поля
Длина
поля
Прочее
Адрес
АдресПочта
Строка
50
Ключевое поле
Контрагент
Контрагент
Строка
50
Таблица 8
Договор
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип
поля
Длина
поля
Прочее
Наименование
Договор
Строка
50
Ключевое поле
Контрагент
Контрагент
Строка
50
Вид договора
ВидДоговор
Строка
50
Срок действия
СрокДоговор
Число
20
Валюта
Валюта
Строка
3
Организация
Организация
Строка
50