Из перечисленных процессов наиболее масштабным является процесс
выполнения работ по договору, поэтому далее он будет рассмотрен подробнее.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Дадим описание процессу выполнения работ по договору. Он включает в
себя следующий комплекс задач:
1. Разработка рекламных материалов.
2. Выбор площадки для размещения рекламы.
3. Решение возникающих вопросов.
4. Контроль выполнения работ по договору.
Разработка рекламных материалов осуществляется с помощью текстовых
редакторов маркетологами. Выбор площадки, размещение рекламного материала и
ввод ключевых слов осуществляется маркетологами вручную. Это отнимает у
маркетологов много времени. Временные затраты на этот процесс можно сократить
с помощью автоматизации. Решение возникающих вопросов осуществляется в
устной форме маркетологом с клиентом. Контроль выполнения работ по договору
включает в себя сбор статистических данных по размещенному рекламному
материалу. Эти данные собираются из различных источников, на что тратится
значительная часть рабочего времени. Входными информационными потоками
процесса являются:
1. Исходные данные – это информация о продукте или услугах клиента,
которые необходимо прорекламировать, также к исходным данным относятся
пожелания клиента по рекламе.
2. Вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления рекламных
услуг.
3. Условия договора, согласно которым происходит размещение рекламных
материалов.
Рассмотрим выходные потоки бизнес-процесса:
1. Выполненные работы – работы по размещению рекламных материалов.
2. Размещенные рекламные материалы – листовки, рекламные щиты,
объявления и т.д.
3. Решенные вопросы - вопросы клиента, возникающие в процессе
предоставления рекламных услуг.
Рисунок 6 – Декомпозиция процесса выполнения работ по
договору
Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность отдела маркетинга,
направленную на работу с клиентом и контроль выполнения условий договора.
Рассматриваемый процесс связан с процессом заключения договора, который
является поставщиком данных об условиях размещения рекламы. Важность
рассматриваемой задачи в целом для предприятия заключается в том, что
предоставление рекламных услуг является основным направлением деятельности
организации, приносящим прибыль. В процессе решения задачи задействованы
маркетологи, которые осуществляют работу с клиентом, формирование
документооборота и контроль предоставляемых услуг.
Результатными показателями бизнес-процесса являются:
1. Количество показов рекламы за выбранный период времени.
2. Количество переходов по ссылке объявления.
3. Количество продаж клиента.
В результате проведенного анализа в рассмотренном бизнес-процессе были
выявлены следующие недостатки:
1. Ручное размещение рекламы и настройка ее отображения.
2. Отсутствие единого источника статистических данных о рекламном
материале.
Перечисленные недостатки можно устранить с помощью автоматизации
процесса размещения рекламных материалов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной задачи,
необходимо проанализировать трудозатраты сотрудников [5], связанные с
процессом размещения рекламных материалов.
В процессе участвуют следующие документы:
• Макет рекламного материала;
• Размещенный материал;
• Отчет по статистике рекламы.
Формирование и изменение перечисленных документов в процессе
размещения рекламных материалов представлено на схеме документооборота
процесса, которая показана на рисунке 7.
Рисунок 7 – Схема документооборота
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса складываются
из затрат на размещение макета и сбор статистики по размещенному рекламному
материалу. Характеристика документооборота по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота по
существующей схеме
Характеристика
Макет
Размещенный
материал
Отчет по
статистике
Количество документов в год, шт.
1400
1150
3000
Количество символов в
документе, шт.
400
400
3000
Частота возникновения в год
180
180
720
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
180
140
290
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 610 человеко-часов в год. Автоматизация процесса позволит
формировать макет в информационной системе, выбирать площадку для
размещения, задавать ключевые слова и формировать отчет по статистике.
Это позволит снизить трудозатраты на размещение рекламных материалов
и подготовку отчетов по эффективности рекламы для клиента. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после
автоматизации
Характеристика
Макет
Размещенный
материал
Отчет по
статистике
Количество документов в год, шт.
1400
1150
3000
Количество символов в
документе, шт.
400
400
3000
Частота возникновения в год
180
180
720
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
145
115
190
Автоматизация процесса позволит снизить трудозатраты на размещение
рекламных материалов до 450 человеко-часов в год, что является достаточным
основанием для принятия решения в пользу автоматизации бизнес-процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Основным документом, направленным на обеспечение информационной
безопасности организации, является Политика информационной безопасности [6].
В Политике отражены положения по обеспечению информационной безопасности,
содержатся список лиц, ответственных за безопасность, отражены регламенты
работы с конфиденциальной информацией.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации. К программно-аппаратных
мерам обеспечения информационной безопасности относятся антивирусное
программное обеспечение «Kaspersky Internet Security», которое помогает
отслеживать и уничтожать компьютерные вирусы и предотвратить установку
вредоносного программного обеспечения. В состав программного обеспечения
входит межсетевой экран, который осуществляет контроль и фильтрацию сетевого
трафика.
Предотвращение утечки данных осуществляется с помощью DLP-системы
КИБ «Серчинформ». Эта система предназначена для оперативного оповещения
администратора информационной безопасности о появлении внутренних и
внешних угроз безопасности, а также контроля выполнения требований по
безопасности информации. Комплекс инженерно-технических мер обеспечения
информационной безопасности составляет пропускная система в служебные
помещения для сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет
контролировать входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
После принятия решения об автоматизации процесса размещения
контекстной рекламы нужно провести исследование рынка программного
обеспечения с целью анализа соответствия представленных программных
продуктов поставленной задаче [7]. Программный продукт «Aori» - это условно
бесплатное (дополнительные опции оплачиваются отдельно) программное
обеспечение, которое предназначено для управления контекстной рекламой [25].
Система охватывает все крупные площадки: Яндекс, Рамблер, Mail.ru,
ВKонтакте, Одноклассники, Google и Facebook. Она предназначена для малых и
средних предприятий, самостоятельно осуществляющих размещение рекламы в
сети интернет.
В функциональные возможности программы входит:
• Парсер ключевых слов;
• Конструктор объявлений;
• Библиотека бесплатных изображений;
• Шаблоны готовых кампаний;
• Формирование отчетности.
Недостатками системы являются:
Отсутствие доступа к Директ и AdWords;
Отсутствие возможности проверки статистики;
Отсутствие стратегий Директа;
Низкая скорость выполнения операций.
Система «Get Direct» является бесплатным сервисом, позволяющим
автоматизировать размещение контекстной рекламы в Яндекс.Директ [28].
Она позволяет осуществлять сбор полной информации о компаниях в
Директе и о последующих продажах в партнерских программах. К преимуществам
программы относятся наличие подробных аналитических отчетов и возможность
управления показами рекламы в зависимости от наличия товаров на складе на
текущий момент. В программе присутствую стандартные стратегии Яндекса, а
также уникальные алгоритмы GetDirect. Система «eLama» также была разработана
для организаций малого и среднего бизнеса [27].
В ее функциональные возможности входит:
• Работа с 6 площадками через один кабинет;
• Формирование одного комплекта закрывающих документов для всех
систем;
• Быстрый анализ рекламной кампании и поиск решений для
повышения их эффективности;
• Управление рекламными кампаниями;
• Выгрузка данных для последующего анализа в аналитических
системах;
• Возможность подбора ключевых слов.
Однако у системы есть ряд недостатков, например:
• Сложность в освоении;
• Для запуска рекламных кампаний необходимо создание аккаунта в
системе;
• Платное размещение скопированных рекламных кампаний из других
систем;
• Отсутствие интеграции с другими платформами.
Система «Origami» направлена на управление контекстной рекламой,
работающее на разных уровнях: от управления ставками до оценки работы
специалистов по контекстной рекламе [26].
Система предназначена для организаций, имеющих большой опыт в сфере
контекстной рекламы. В её основе лежат алгоритмы решения экстремальных задач
в экономике.
В функционал системы входит:
• Управление ставками на основе правил, созданных пользователями;
• Возможность удержания позиций для фраз;
• Оповещение об ошибках и неработающих ссылках;
• Контроль работоспособности сайта и доступности web-страниц.
Система «Alytics» предназначена для создания рекламных кампаний и
сбора аналитических данных о ней [29]. Она позволяет управлять ставками и
оптимизировать кампании. Она предназначена для крупных организаций,
например, интернет-магазинов с большим товарным ассортиментом. Система
позволяет упростить управление рекламой на разных площадках.
Она осуществляет сбор информации по каждому ключевому слову и
объявлению на основе данных Google Analytics, а также управлять ставками с
учетом стоимости конверсий, выручки и отдачи от инвестиций.
К ее преимуществам относятся:
• Возможность интеграции с Google Analytics и CRM-системами;
• Сбор аналитики;
• Формирование отчетов о затратах на рекламные площадки;
• Сбор статистики по более чем 20 показателям.
К недостаткам системы относятся:
• Сложность настройки;
• Длительность загрузки;
• Сложность в обновлении системы.
После обзора рынка выделим критерии, по которым будет проводиться
оценка соответствия системы требованиям организации. Самым важным критерием
является функциональность.
Система должна предоставлять возможность:
• хранения информации о клиентах;
• рекламных кампаниях каждого клиента;
• размещения рекламы на нескольких площадках;
• задание ключевых слов;
• сбора статистики;
• формирования аналитических отчетов.
Затем необходимо оценить системные требования программного
обеспечения. Система не должна обладать высокими системными требованиями
иначе может потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных
компьютеров (ПК), что увеличит затраты на внедрение системы. Другим важным
критерием является надежность системы, которая выражается в отсутствии сбоев и
зависаний при обработке большого объема задач. Также важно наличие
возможности резервного копирования данных [9].
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу [17]. Этот критерий также нужно
учитывать. Также одни из важных критериев является стоимость системы, потому
что, как правило, бюджеты на внедрение информационных технологий
ограничены.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
Таблица 4
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
Aori
Get Direct
eLama
Origami
Analytics
Функциональность
4
4
3
4
3
Системные требования
4
5
4
5
5
Надежность
4
4
4
4
4
Качество интерфейса
2
5
5
5
5
Стоимость
5
3
4
3
4
Общая оценка
19
21
20
21
21
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. Однако только 3 из них больше остальных соответствуют
функциональным требованиям. При этом их стоимость превышает бюджет проекта
автоматизации рекламной деятельности.
Остальные системы не обладают качественным пользовательским
интерфейсом, поэтому был сделан вывод о невозможности внедрения готового
программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи. Существует несколько видов стратегий
автоматизации:
• кусочная (хаотичная) автоматизация;
• автоматизация по участкам;
• автоматизация по направлениям;
• комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического плана
[10].
Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность всех
сотрудников организации, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей, поскольку
будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизировано одно основное
направление деятельности организации – предоставление рекламных услуг.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации бизнес-процесса. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс управления сервисным обслуживанием. Ранее
были рассмотрены программные продукты, представленные на рынке, и был
сделан вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям
организации, поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации.