15
Сервер
ОС Windows Server 2012 R2 6.3
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
Сбис++ 2.4.611
КИБ Серчинформ 2.5
Галактика ERP 9.1
ПК сотрудников отелов
маркетинга и юридического
ПК сотрудников отделов
продаж, кадров и финансов
ПК сотрудников ИТ-отела
ОС Windows 10 1803
MS Office 2016
Wordpress 4.9.8
Chrome 70.0.3538.110
Интернет
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
Консультант +
КРИПТО ПРО 4.9
КИБ Серчинформ 2.5
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
ОС Windows 10 1803
Chrome 70.0.3538.110
Галактика ERP 9.1
MS Office 2016
КИБ Серчинформ 2.5
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
ОС Windows 10 1803
Chrome 70.0.3538.110
MS Office 2016
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
Консультант +
КИБ Серчинформ 2.5
Рисунок 2. Программная архитектура
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на
аппаратном обеспечении организации. На рисунке 3 представлена техническая
архитектура.
ПК сотрудников компании
Сервер компании
Маршрутизатор
Интернет
МФУ
Коммутатор
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Основной целью организации является предоставление рекламных услуг.
Далее будет рассмотрен процесс предоставления рекламных услуг. Для того,
чтобы детально описать процесс предоставления рекламных услуг был
использован структурный анализ. Этот метод позволяет описывать бизнес-
процесс в графической форме, чтобы он стал наглядным и понятным для любого
человека. Также при применении этого метода происходит детализация процесс
до тех пор, пока не будет достигнута нужная степень наглядности.
На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса
предоставления рекламных услуг. Управление процессом осуществляется
согласно законодательству РФ, а в качестве механизмов процесса выступают
маркетологи организации, в обязанности которых входит предоставление услуг.
Входными информационными потоками процесса являются:
1. Заказ клиента.
2. Исходные данные.
3. Вопросы клиента.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Договор на оказание рекламных услуг.
2. Несогласованные условия.
3. Выполненные работы.
4. Размещенные рекламные материалы.
5. Решенные вопросы.
Чтобы рассмотреть процесс предоставления услуг подробнее была создана
декомпозиция контекстной диаграммы, которая представлена на рисунке 5.
Процесс включает в себя работу с клиентом, в ходе которой выявляются цели
клиента и подбираются варианты рекламы. Когда все детали заказа обговорены,
заключается договор и составляется смета. Затем организация выполняет условия
договора. Из перечисленных процессов наиболее масштабным является процесс
выполнения работ по договору, поэтому далее он будет рассмотрен подробнее.
17
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса предоставления рекламных услуг
18
Рисунок 5. Декомпозиция процесса предоставления рекламных услуг
19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Дадим описание процессу выполнения работ по договору. Он включает в
себя следующий комплекс задач:
1. Разработка рекламных материалов.
2. Выбор площадки для размещения рекламы.
3. Решение возникающих вопросов.
4. Контроль выполнения работ по договору.
Разработка рекламных материалов осуществляется с помощью текстовых
редакторов маркетологами. Выбор площадки, размещение рекламного материала
и ввод ключевых слов осуществляется маркетологами вручную. Это отнимает у
маркетологов много времени. Временные затраты на этот процесс можно
сократить с помощью автоматизации. Решение возникающих вопросов
осуществляется в устной форме маркетологом с клиентом. Контроль выполнения
работ по договору включает в себя сбор статистических данных по размещенному
рекламному материалу. Эти данные собираются из различных источников, на что
тратится значительная часть рабочего времени.
Входными информационными потоками процесса являются:
1. Исходные данные – это информация о продукте или услугах клиента,
которые необходимо прорекламировать, также к исходным данным относятся
пожелания клиента по рекламе.
2. Вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления
рекламных услуг.
3. Условия договора, согласно которым происходит размещение
рекламных материалов.
Рассмотрим выходные потоки бизнес-процесса:
1. Выполненные работы – работы по размещению рекламных
материалов.
2. Размещенные рекламные материалы – листовки, рекламные щиты,
объявления и т.д.
3. Решенные вопросы - вопросы клиента, возникающие в процессе
предоставления рекламных услуг.
20
Рисунок 6. Декомпозиция процесса выполнения работ по договору
21
Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность отдела маркетинга,
направленную на работу с клиентом и контроль выполнения условий договора.
Рассматриваемый процесс связан с процессом заключения договора, который
является поставщиком данных об условиях размещения рекламы.
Важность рассматриваемой задачи в целом для предприятия заключается в
том, что предоставление рекламных услуг является основным направлением
деятельности организации, приносящим прибыль.
В процессе решения задачи задействованы маркетологи, которые
осуществляют работу с клиентом, формирование документооборота и контроль
предоставляемых услуг.
Результатными показателями бизнес-процесса являются:
1. Количество показов рекламы за выбранный период времени.
2. Количество переходов по ссылке объявления.
3. Количество продаж клиента.
В результате проведенного анализа в рассмотренном бизнес-процессе были
выявлены следующие недостатки:
1. Ручное размещение рекламы и настройка ее отображения.
2. Отсутствие единого источника статистических данных о рекламном
материале.
Перечисленные недостатки можно устранить с помощью автоматизации
процесса размещения рекламных материалов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости использования
средств вычислительной техники для решения поставленной задачи, необходимо
проанализировать трудозатраты сотрудников [5], связанные с процессом
размещения рекламных материалов.
В процессе участвуют следующие документы:
Макет рекламного материала;
Размещенный материал;
Отчет по статистике рекламы.
22
Формирование и изменение перечисленных документов в процессе
размещения рекламных материалов представлено на схеме документооборота
процесса, которая показана на рисунке 7.
КлиентОтдел маркетинга
Макет
Макет
Разработка
рекламных
материалов
Выбор площадки
Процесс
Макет
Размещенный
материал
Статистика
Контроль
выполнения
договора
Статистика
Рисунок 7. Схема документооборота
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса складываются
из затрат на размещение макета и сбор статистики по размещенному рекламному
материалу. Характеристика документооборота по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота по существующей
схеме
Характеристика
Макет
Размещенный
материал
Отчет по
статистике
Количество документов в
год, шт.
1400
1150
3000
Количество символов в
документе, шт.
400
400
3000
Частота возникновения в
год
180
180
720
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
180
140
290
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 610 человеко-часов в год. Автоматизация процесса позволит
формировать макет в информационной системе, выбирать площадку для
размещения, задавать ключевые слова и формировать отчет по статистике. Это
23
позволит снизить трудозатраты на размещение рекламных материалов и подготовку
отчетов по эффективности рекламы для клиента. Характеристика документооборота
после применения средств вычислительной техники представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика
Макет
Размещенный
материал
Отчет по
статистике
Количество документов в
год, шт.
1400
1150
3000
Количество символов в
документе, шт.
400
400
3000
Частота возникновения в
год
180
180
720
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
145
115
190
Автоматизация процесса позволит снизить трудозатраты на размещение
рекламных материалов до 450 человеко-часов в год, что является достаточным
основанием для принятия решения в пользу автоматизации бизнес-процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Основным документом, направленным на обеспечение информационной
безопасности организации, является Политика информационной безопасности [6]. В
Политике отражены положения по обеспечению информационной безопасности,
содержатся список лиц, ответственных за безопасность, отражены регламенты
работы с конфиденциальной информацией.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программно-аппаратных мерам обеспечения информационной
безопасности относятся антивирусное программное обеспечение «Kaspersky Internet
Security», которое помогает отслеживать и уничтожать компьютерные вирусы и
предотвратить установку вредоносного программного обеспечения. В состав
программного обеспечения входит межсетевой экран, который осуществляет
контроль и фильтрацию сетевого трафика.
24
Предотвращение утечки данных осуществляется с помощью DLP-системы
КИБ «Серчинформ». Эта система предназначена для оперативного оповещения
администратора информационной безопасности о появлении внутренних и внешних
угроз безопасности, а также контроля выполнения требований по безопасности
информации.
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения для
сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
После принятия решения об автоматизации процесса размещения
контекстной рекламы нужно провести исследование рынка программного
обеспечения с целью анализа соответствия представленных программных продуктов
поставленной задаче [7].
Программный продукт «Aori» - это условно бесплатное (дополнительные
опции оплачиваются отдельно) программное обеспечение, которое предназначено
для управления контекстной рекламой [25]. Система охватывает все крупные
площадки: Яндекс, Рамблер, Mail.ru, ВKонтакте, Одноклассники, Google и Facebook.
Она предназначена для малых и средних предприятий, самостоятельно
осуществляющих размещение рекламы в сети интернет. В функциональные
возможности программы входит:
Парсер ключевых слов;
Конструктор объявлений;
Библиотека бесплатных изображений;
Шаблоны готовых кампаний;
Формирование отчетности.
Недостатками системы являются:
Отсутствие доступа к Директ и AdWords;
Отсутствие возможности проверки статистики;