24
программа очень гибка в настройках, в любой момент времени
квалифицированный специалист может внести корректировки в исполняемый
код конфигурации;
в стандартную конфигурацию программы встроено большое
количество унифицированных документов по ведению отчетности и
формирования выходной документации;
широкие возможности интеграции 1С с другими программными
продуктами;
частный выпуск обновлений платформы, в которых исправляются
недоработки и ошибки предыдущих версий;
унифицированный интерфейс: сотрудник, работавший раньше в
любой программе, созданной на базе 1С легко разберется в интерфейсе другого
продукта.
К недостаткам программы следует отнести:
высокая стоимость программного обеспечения (порядка 25 тыс за
одну лицензионную копию;
сложный интерфейс для неопытных пользователей;
большое количество лишних для рассматриваемого магазина
настроек, отчетов и форм;
необходимость иметь в штате или на аутсорсинге специалиста для
обслуживания программного обеспечения, его обновления и настройке.
Следующий программный продукт – Программа учета аренды
недвижимости от компании «Easysoftware».
Основные функции программы для учета аренды:
Удобный каталог объектов недвижимости;
Быстрый поиск объектов по всем характеристикам;
Календарь занятости объектов;
База клиентов с нужной информацией;
Учет и контроль расчетов с клиентами;
25
Учет расходов;
Автоматический расчет и выплата зарплаты сотрудникам;
Отчеты по объектам, сотрудникам, клиентам, платежам и другие;
Автоматические напоминания об окончании сроков аренды,
платежах и других событиях;
СМС и E-mail рассылка клиентам из программы;
Печать документов по шаблонам: договоры, счета, акты и другие
документы;
Экспорт данных в Excel, Word и PDF;
Импорт данных из Excel;
Интеграция приложения с сайтом и электронной почтой.
Третий программный продукт – Программа расчетов с арендаторами
«Аренда» от компании «PiSoft».
Программа «Аренда» предназначена для автоматизации расчетов с
арендаторами торговых центров, рынков и т.п. Она ведет расчет платежей за
аренду по месяцам, позволяет выставлять ежемесячные счета за аренду, ведет
учет платежей арендаторов и взаиморасчетов с ними, позволяет оценить
эффективность объектов аренды, формирует все необходимые документы и
отчеты. Имеется развитая система разделения доступа сотрудников к
различным функциям и отчетам. Программа может работать в сети на
нескольких рабочих местах, а также возможно соединение через интернет.
Основным недостатком данной программы стоит выделить прежде всего
отсутствие качественной поддержки пользователей и редкий выпуск
обновлений, не чаще одного раза в 6 месяцев.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При выполнении автоматизации какой-либо деятельности, или отдельной
её части, выделяют несколько этапов, следующих друг за другом, проходя
которые исполнитель решает поставленную задачу автоматизации. Обычно
выделяют три этапа автоматизации.
26
На первом этапе выполняют анализ стратегии развития как всего
предприятия, так и только автоматизируемой деятельности.
На втором этапе решения задачи автоматизации выполняется поиск,
выделение и обработка всей информации и данных, которые даже косвенным
образом затрагивают автоматизируемую деятельность. Основная задача этого
этапа – составить перечень данных, которые необходимы для выполнения
автоматизируемой деятельности.
Следующий этап – выдвижение конкретных предложений для каждой
автоматизируемой задачи, которые помогут достигнуть поставленной цели:
снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [6]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам
для корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное
значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант
автоматизации выбирают, если внедрение информационных технологий на
каком-то участке производства даст значительный экономический эффект
(устранение потерь при производстве, сокращение количество сотрудников
и т.д.).
27
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизировать
отдельные направления деятельности предприятия.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данной выпускной квалификационной работы была выбрана
стратегия автоматизации по участкам. Основная причина – четкое выделение
границ автоматизируемого бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия
автоматизации, по сравнению с другими, лучше всего подходит: кусочная
автоматизация сама по себе носит негативный характер из-за своей
хаотичности, автоматизация по направлениям невозможна по той причине, что
учет аренды площадей, не отдельное направление деятельности компании, а
лишь внутренний процесс, необходимый для корректного взаимодействия
сотрудников и своевременного оказания требуемых клиентам услуг.
Комплексная автоматизация также не подходит для автоматизации
рассматриваемого бизнес-процесса, исходя из её определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя
следующие этапы [6]:
анализ области деятельности компании;
анализ стратегии дальнейшего развития компании;
определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-
28
процессы организации, либо создание нового программного продукта под
конкретные условия выбранного предприятия.
В данной ВКР был выбран второй вариант – создание нового
программного продукта под конкретные условия компании «Дубрава-Р».
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают
действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи
с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена в
компании. Существует несколько способов приобретения информационных
систем [7]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка готовой информационной системы;
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации учета аренды площадей клиентами в компании
ООО «Дубрава-Р».
Для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать.
Выбранное решение должно полностью соответствовать не только
требованиям, диктуемыми организацией автоматизированной задачи, но и
общей структуре бизнес-процессов всей компании. Данный вариант возможен,
однако в большинстве случаев будет выбран программный продукт, который
будет перегружен ненужным функционалом (который тоже будет включен в
стоимость покупки).
Заказ разработки программного продута автоматизации выбранной
задачи у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную
выше, и будет приобретена информационная система, полностью
удовлетворяющая структуре бизнес-процессов компании. Однако, при
29
изменении и реинжиниринге бизнес-процесса в будущем возможно
потребуется ее переработка, что выльется в итоговое увеличение стоимости
приобретения ИС.
Покупка и доработка возможна, если требуется небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании,
ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы
слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые
в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данной ВКР информационная система для
автоматизации учета аренды площадей будет разрабатываться в компании
собственными силами.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным
30
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены
перед выпускной квалификационной работой организовано в виде реляционной
базы данных, в которой хранится вся информация о сдаваемых в аренду
площадях, а также документов, являющимися выходными для данной
информационной системы.
Реляционная модель хранения данных, используемая в данной ВКР,
представляет объекты предметной области и взаимосвязи между ними в виде
таблиц, при этом все операции над этой базой данных сводятся к
манипулированию таблицами.
Обоснование выбора формы хранения данных в памяти ЭВМ.
Разработанная система с использованием базы данных позволяет:
централизовать информационный фонд системы;
произвести структурирование данных в виде, удобном для
проектировщика или разработчика;
рассчитывать показатели.
Входными данными для информационной системы являются данные о
клиентах, площадях и сдаче в аренду клиентам этих площадей. Все входные
данные формируются путем заполнения специальных форм на сайте и
сохраняются в базе данных.
На форме добавления нового клиента неисправности указываются:
наименование клиента;
адрес;
телефон;
электронная почта;
ФИО контактного лица;
31
ИНН;
КПП;
банковские реквизиты расчетного счета;
комментарий.
На форме добавления новой площади:
наименование площади;
адрес;
площадь;
вид площади (офисная, производственная, склад, гараж).
При регистрации факта сдачи в аренду какой-либо площади одному из
клиентов указываются следующие данные:
клиент, которому сдается площадь;
площадь, которая сдается;
номер договора;
дата заключения договора;
срок действия договора;
ответственный сотрудник;
комментарий (опционально).
Формы, с помощью которых формируются входные данные содержат
поля для ввода каждого атрибута, кроме клиента, которому сдана площадь, и
ответственного сотрудника (эти данные фиксируется системой автоматически),
также стоит отметить, что атрибут «вид площади» заполняется на основании
таблиц-справочников базы данных.
Всего в информационной системе используется три справочника:
пользователи;
виды площади;
роли пользователей.
32
Выходными данными деятельности информационной системы
автоматизации учета аренды площадей является отчет о деятельности отдела по
работе с клиентами за определенный период.
Этот отчет включает следующие параметры:
какое количество площадей было сдано;
какое освобождено за текущий месяц;
общее количество занятых и свободных площадей на дату
формирования отчета.
Отчет выводится с помощью специальной пользовательской формы в
виде таблицы и скачивается в виде файла Microsoft Excel.
Для каждого входного документа и справочных данных используются
кодификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 2.
Таблица 2
Используемые идентификаторы
№
пп
Наименование
кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
1
Идентификационный номер
клиента
4
9999
Порядковая
2
Идентификационный номер
площади
4
9999
Порядковая
3
Идентификационный номер
сдачи площади в аренду
4
9999
Порядковая
4
Идентификационный номер
вида площади
4
9999
Порядковая
5
Идентификационный номер
плользователя
4
9999
Порядковая
6
Идентификационный номер
роли
4
9999
Порядковая
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Под программным обеспечением информационных систем понимают
перечень программ, которые необходимы для обеспечения работы
информационной системы, а также непосредственной её реализации.
В программное обеспечение принято включать как общесистемные
программные продукты (операционная система и пр.), так и специальные
33
(средства разработки, интерпретаторы и компиляторы программного кода
и т.п.).
Для реализации информационной системы автоматизации обслуживания
заявок необходимо выбрать язык программирования для создания
пользовательского интерфейса и систему управления базой данных для
организации хранения информации в виде базы данных.
В качестве языка программирования был выбран язык Delphi.
Delphi 7 - язык программирования высокого уровня, имеющий
следующие особенности:
набор операторов языка отражает принципы структурного
проектирования и позволяет записывать достаточно сложные алгоритмы в
лёгкой и элегантной форме;
синтаксис языка достаточно несложный и включает в себя
возможности объектно-ориентированного программирования;
язык лёгок для изучения;
позволяет работать с базами данных;
позволяет составлять отчёты;
наличие компилятора с возможностью компоновки исполняемых
файлов под операционные системы семейства Windows.
В качестве системы управления базами данных в текущей
информационной системе была выбрана СУБД от компании Microsoft.
СУБД MS SQL Server 2008 R2 Express наделена всеми необходимыми
возможностями. В частности, система обладает следующими преимуществами:
обеспечивает высокую надежность и устойчивость к различным
сбоям;
позволяет осуществлять доступ к данным посредством ЛВС;
обладает развитой системой репликации, позволяющей избегать
конфликтов изменений и чтений информации при многопользовательском
доступе к БД.