28
Например, рассчитываемыми показателями могут быть: общее количество
посещений фитнес-центра, объем выручки за месяц, количество заключенных
договоров, количество новых клиентов и т.д. Показатели вводятся в отчетную
форму. Данные отчета используются для управления фитнес-центром и
формирования маркетинговой стратегии. Также эти данные могут применяться для
оценки эффективности работы каждого администратора.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Опишем процесс учета посещений фитнес-центра. Входными
информационными потоками задачи являются:
1. Потребность посетителя.
2. Посетитель.
3. Документ.
4. Денежные средства.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Клиент.
2. Договор на оказание услуг.
3. Кассовый чек.
4. Журнал посещений.
5. Отметка о посещении в абонементе.
6. Отчет.
В границы рассматриваемой задачи входит:
1. Заключение договора.
2. Оформление посещения клиента.
3. Формирование отчетности.
Процесс учета посещений клиента связаны с управлением организации,
поскольку результатные данные процесса используются при принятии
управленческих решений. А также результатные данные процесса применяются
при формировании маркетинговой стратегии организации.
29
Важность процесса учета посещений фитнес-центра для организации
заключается в обеспечении прозрачности продаж услуг фитнес-центра, а также в
сборе данных о востребованности услуг компании.
В процессе учета посещений фитнес-центра задействованы администраторы
отдела по работе с клиентами.
Результатными показателями процесса являются:
1. Количество посещений фитнес-центра.
2. Объем выручки.
3. Количество заключенных договоров.
4. Количество новых клиентов.
5. Количество посещений в разрезе дней недели.
Перечисленные показателям содержатся в отчете, который формируется в
конце каждого отчетного периода. Документами, в которых содержатся
перечисленные показатели являются: договор на оказание услуг и журнал
посещений.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснование экономической целесообразности
автоматизации процесса учета посещений фитнес-центра, необходимо дать
количественную характеристику документообороту процесса.
В процессе решения задачи формируются следующие документы:
1. Журнал посещений.
2. Абонемент.
3. Договор на предоставление услуг.
4. Кассовый чек.
5. Отчет.
Схема формирования документооборота процесса учета посещений фитнес-
центра представлена на рисунке 9.
30
Администратор
Заключение
договора
Оформление
посещения
клиента
Формирование
отчетности
Процесс
Договор
Журнал
посещений
Журнал
посещений
Абонемент
Отчет
Абонемент Кассовый чек
Рисунок 9. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на
выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод о
том, что применение вычислительной техники является целесообразным. В
таблице 2 представлена характеристика документооборота без внедрения средств
вычислительной техники.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Договор
Абонемент
Чек
Журнал
посещений
Отчет
Количество
документов в
год, шт.
100 000
100 000
100 000
1
1
Количество
символов в
документе, шт.
3 000
1 000
500
10 000
10 000
Показатель
Договор
Абонемент
Чек
Журнал
Отчет
31
посещений
Частота
возникновения
в год
1
1
1
1
17
Трудозатраты
на обработку в
год, чел-час
10 000
3 000
2 000
10 000
15 000
По результатам расчетов, годовые затраты процесса учета посещений
фитнес-центра составляют 40 000 человеко-часов. Текущая организация процесса
имеет ряд недостатков:
Ввиду большого объема данных, который содержатся в договорах и
журналах посещений, необходима оптимизация средств их хранения и обработки.
Процесс продаж услуг компании нуждается в прозрачности и строгом
учете.
Отсутствие автоматического формирования отчетов повышает
трудозатраты администраторов фитнес-центра.
После автоматизации процесса учета посещений фитнес-центра планируется
снижение временных затрат за счет автоматизации рутинных операций.
Осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с использованием
средств вычислительной техники. Трудозатраты на ведение документооборота
представлены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Договор
Абонемент
Чек
Журнал
посещений
Отчет
Количество
документов в
год, шт.
100 000
100 000
100 000
1
1
Количество
символов в
документе, шт.
3 000
1 000
500
10 000
10 000
Частота
возникновения
в год
1
1
1
1
17
Трудозатраты
на обработку в
год, чел-час
6 000
2 000
1 000
8 000
11 000
После внедрения автоматизированной информационной системы учета
посещений фитнес-центра трудозатраты на ведение документооборота составят
32
28 000 человеко-часов ежегодно. На основании проведенных расчетов можно
заключить, что временные затраты были снижены на 30%. Следовательно,
применение средств вычислительной техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Поскольку организация осуществляет предоставление услуг, а в процессе
заключения договора осуществляется сбор персональных данных клиента, ее
деятельность сопровождается конфиденциальной информацией. Обязанности
компании по неразглашению персональных данных клиента описаны в договоре на
предоставление услуг.
Помимо этого, основным документом, направленным на обеспечение
информационной безопасности организации, является Политика информационной
безопасности. В Политике отражены положения по обеспечению информационной
безопасности, содержатся список лиц, ответственных за безопасность, отражены
регламенты работы с конфиденциальной информацией.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программно-аппаратных мерам обеспечения информационной
безопасности относятся антивирусное программное обеспечение «Nod32», которое
помогает отслеживать и уничтожать компьютерные вирусы и предотвратить
установку вредоносного программного обеспечения. В состав программного
обеспечения входит межсетевой экран, который осуществляет контроль и
фильтрацию сетевого трафика.
Предотвращением угроз безопасности данных, хранящихся в
информационных системах занимается SIEM-система «КОМРАД». SIEM-система
предназначена для оперативного оповещения и реагирования на внутренние и
внешние угрозы безопасности автоматизированных систем, а также контроля
выполнения требований по безопасности информации.
33
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения для
сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программные продукты, автоматизирующие процесс учета
посещений фитнес-центра.
Программное обеспечение «Абонемент» – это универсальная система
управления, с помощью которой осуществляется автоматизация предприятий
спортивно-оздоровительной и фитнес индустрии: фитнес клубов, танцевальных
клубов, бассейнов, аквапарков и т.д. [25] Программное обеспечение насчитывает
более 650 внедрений на территории России и стран СНГ и Европы.
В системе «Абонемент» существует возможность взаимодействия с другими
программными продуктами, например, с системами контроля доступа (СКД) –
турникетами и замковой системой. В качестве считывающих устройств,
используются бесконтактные карты, карты с магнитной полосой, браслеты с
чипом, штрих-код.
В системе есть интерфейс сканирования документов, который позволяет
переносить данные клиента в программу «Абонемент». Это значительно снижает
процент ошибок при вводе данных, а также увеличивает скорость и качество
обслуживания клиентов.
Система «КРАФТ: Фитнес-клуб» представляет собой уникальный
программный комплекс для фитнес-клубов, который позволяет автоматизировать
деятельность организаций, выполняющих услуги для клиентов на клубной основе
[24]. Основными функциями системы являются:
ведение клиентской базы;
создание прайс-листа по видам карт и дополнительным услугам;
работа с договорами клиентов;
34
ведение баланса клиентов раздельно по договорам, по бару, по
дополнительным услугам;
учет кассовых операций;
регистрация клиентов на рецепции по карте (сопряжение с
оборудованием контроля доступа);
формирование отчетности.
Программа «1С:Фитнес клуб» позволяет автоматизировать спортивные
комплексы, фитнес-клубы, горнолыжные центры, бассейны, школы танцев, студии
единоборств и кроссфита [23]. Система обладает широким функционалом с
возможностью гибкой настройки системы под потребности организации.
В функционал системы выходят:
1. Формирование клиентской базы.
2. Управление персоналом.
3. Учет финансов.
4. Складской учет.
5. Возможность подключения внешнего оборудования.
6. Формирование аналитической отчетности.
Преимуществами программного продукта являются гибкость настройки,
возможность доработки функционала системы и широкий функционал,
позволяющий автоматизировать деятельность организации в целом.
Программный продукт «Universe Фитнес» предназначен для решения
обширного круга задач, связанных как с текущей работой спортивного комплекса,
так и с анализом деятельности и долгосрочным планированием [26]. Внедрение
программной системы позволит организации достигнуть следующих целей:
автоматизация работы рецепции клуба: регистрация посещений
клиентов, проверка активности карт, продажа товаров и услуг;
ведение финансовых взаиморасчетов, организация безденежного
расчета внутри фитнес клуба;
внедрение CRM системы для отдела продаж: учет звонков, печать
договоров, продажа контрактов, регистрация задач;
форма для работы тренерского состава - запись и списание
персональных тренировок, предоставление отчетов;
35
совершенствовать методы рекламы на базе индивидуальных SMS и e-
mail рассылок;
оптимизировать учёт и контроль расходов и доходов, включая
складской мониторинг расходных материалов и препаратов;
совершенствовать кадровую работу - составлять оптимальные рабочие
графики, проводить мониторинг экономической эффективности сотрудников,
начислять заработную плату;
сформировать единый автоматизированный комплекс, на основе
интегрированного в программу управления контрольно-учётного оборудования;
создать многоуровневую систему безопасности, на основе систем
контроля и управления доступом (СКУД).
Проанализируем описанные системы с помощью следующих критериев:
1. Функционал системы.
2. Качество интерфейса системы.
3. Количество успешных внедрений.
4. Наличие поддержки и сопровождения.
5. Безопасность и надежность.
6. Гибкость настройки.
7. Стоимость.
Соответствие критериям будет оцениваться по 5-балльной шкале, где 1 -
будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5. Анализ систем,
автоматизирующих деятельность фитнес-центров представлена в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программных продуктов
Критерий
Абонемент
Крафт:
фитнес-клуб
1С:Фитнес
клуб
Universe
Фитнес
Функционал
системы
3
3
4
4
Качество
интерфейса
4
5
5
5
Количество
успешных
внедрений
5
4
4
3
Наличие
поддержки и
сопровождения
1
1
3
3
Критерий
Абонемент
Крафт:
1С:Фитнес
Universe
36
фитнес-клуб
клуб
Фитнес
Безопасность и
надежность
3
3
4
3
Гибкость
настройки
4
4
5
4
Стоимость
5
4
3
3
Итого
25
24
28
20
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. В связи с чем преимущество остается за самостоятельной разработкой
системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет собой
подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться автоматизация
выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [16]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
37
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [17].
Для поставленной задачи наиболее подходит стратегия автоматизации «по
направлениям», поскольку в рамках работы будет автоматизировано одно
направление деятельности организации – учет посещений фитнес-центра, которое
включает в себя формирование клиентской базы, заключение договоров, учет
посещений, формирование документооборота и отчетности.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации процесса учета посещений фитнес-центра. Приобретение
информационных систем может осуществляться одним из перечисленных способов
[22]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей деятельность по учету посещений фитнес-центра. На рынке
представлен ряд систем, однако анализ таких систем показал, что они не в полном
объеме удовлетворяют требованиям организации.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей