14
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса
учета рабочего времени и выплаты заработной платы
Декомпозиция процесса учета рабочего времени и выплаты заработной
платы представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция диаграммы процесса
учета рабочего времени и выплаты заработной платы
15
Рассмотрим процесс учета рабочего времени и выплаты заработной
платы на предприятии.
При возникновении в потребности в пополнении штата сотрудников
специалист отдела кадров проводит поиск кандидата. После проведения
успешного собеседования, специалист отдела кадров вносит данные о
кандидате в реестр сотрудников. На основании должностных обязанностей
будущему сотруднику устанавливается размер тарифной ставки и
формируется приказ о приёме на работу, который подписывается директором
(рис. 6).
Рисунок 6. Декомпозиция блока А1. Учёт кадров
Для учёта отработанного времени сотрудникам необходимо отражать
количество отработанных часов в специальном журнале учёта рабочего
времени. После чего специалист отдела кадров вносит в журнал информацию
об отсутствии сотрудника на рабочем месте (больничный или отпуска),
подкрепляя данную информацию документами или справками. На основании
заполненных табелей формируется ведомость учёта рабочего времени
(рис. 7).
16
Рисунок 7. Декомпозиция блока А2.
Учёт отработанного времени
На основании ведомости учёта отработанного времени специалист
отдела кадров проводит расчёт суммы заработной платы и передаёт эту
информацию в бухгалтерский отдел, сотрудники которого рассчитывают
сумму отчислений в пенсионный фонд Российской федерации и проводят
выплату заработной платы сотрудникам (рис. 8).
17
Рисунок 8. Декомпозиция блока А3.
Расчёт и выплата заработной платы
Данные о расходах на зарплату передаются специалисту отдела кадров,
который проводит анализ и обработку полученной информации и формирует
статистическую отчётность по специальным шаблонам. Сформированная
отчётность проходит проверку директором (рис. 9).
18
Рисунок 9. Декомпозиция блока А4. Учёт кадров
На основе построенной диаграммы можно сделать вывод о
необходимости внедрения системы учета рабочего времени и выплаты
заработной платы, прототипом которой будут являться информационные
системы кадрового менеджмента, которые наиболее полно реализует
потребности в автоматизации данного бизнес-процесса.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи
в комплексе задач и ее описание
Одной из современных тенденций в применении средств
автоматизации процессов управления персоналом на предприятиях
становится создание единой централизованной информационной системы
управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для
автоматизации задач отдела кадров, для консолидации и анализа информации
о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно
и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В
централизованной автоматизированной системе поддерживается единое
хранилище информации, что позволит формировать статистические отчеты и
получать интересующую руководителя информацию [7].
Важно автоматизировать именно те функции, которые важны на
текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные
функции системы затруднят работу пользователей и отнимут
дополнительные ресурсы компьютерного парка компании. Стоит выделить
основные и наиболее трудоемкие процессы, связанные с управлением
персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и
т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего
времени и начисление заработной платы [8].
В связи с расширением количества персонала компании требуется
полноценное бизнес-приложение для учета процессов рабочего времени и
выплаты заработной платы.
19
Автоматизация перечисленных процессов управления персоналом
позволит:
оперативно получать аналитическую информацию и
принимать обоснованные управленческие решения;
организовать бизнес-процессы по управлению персоналом,
исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную
систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных
служб компании;
наладить эффективный учет всей информации,
относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для
анализа и планирования затрат на персонал;
вести учет в соответствии с законодательством и
минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных
органов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
На рис 10 представлена схема документооборота информационной системы.
20
Рисунок 10. Схема документооборота
информационной системы
Временные характеристики работы процессов приведены в таблице .
Таблица 3
Характеристики процессов работы ИТ отдела
Действие
Среднее кол-
во
документов
по учету
рабочего
времени и
расчету
заработной
платы за
день на
одного
сотрудника
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минуты
Общее
время,
минуты
Регистрация
всех
документов
40
15
600
Поиск
необходимой
информации
7
15
105
ИТОГО, минут:
705
Как видно из таблицы, ежедневно, в среднем, 705 минут или 11 часов,
специалист отдела учета рабочего времени и выплаты заработной платы
занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при
необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что
продолжительность рабочего дня составляет 12 часов, можно сделать вывод,
что на непосредственную работу по решению проблем пользователей
остается менее 10 % рабочего времени, что крайне неэффективно.
Основные недостатки, присущие существующей практике управления
и обработки документов по учету рабочего времени и расчету заработной
платы:
- большое количество документов по учету рабочего времени и расчету
заработной платы в бумажном виде;
- неудобство контроля исполнения документов по учету рабочего
времени и расчету заработной платы;
21
- сложное определение очереди документов по учету рабочего времени и
расчету заработной платы;
- низкая производительность труда в производственной сфере;
- высокая трудоемкость обработки информации ;
- низкая оперативность, снижающая качество работы отдела;
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной
информации;
- несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на Российском рынке существует достаточно
большое количество программных продуктов для автоматизации процесса
учета рабочего времени и выплаты заработной платы, различающихся по
набору функциональной базы.
Проведем сравнительный анализ описанного программного обеспечения и
варианта разработки собственной информационной системы для решения
поставленных задач с использованием основных критериев. Инструменты
будут оцениваться по экономическому и техническому принципу, а так же с
учетом пригодности для удовлетворения потребностей поставленных
задачами автоматизации бизнес процесса. Результаты проведенного анализа
сведем в таблицу 4.
Таблица 4
Сравнительный анализ инструментов решения задачи
Функции/компании
Битрикс
Контур-
Персонал
БОСС-
кадровик
Разработка
собственной
системы
Стоимость
основного ПО
72 900
руб.
36 700 руб.
9 620 руб.
Не требуется
22
Необходимость
обучения
персонала
Высокая
Высокая
Высокая
Малая
Решение
поставленных
задач
Полное
Среднее
Низкое
Полное
Составление
графика работ
-
-
+
+
Учет рабочего
времени
+
+
+
+
Продолжение таблицы 4
Отслеживание
деятельности
сотрудников
+
+
-
+
Автоматическое
составление
отчетностей за
период
+
+
+
+
Расчет заработной
платы
-
+
+
+
Организационная
структура
+
+
+
+
Расчет отчислений
и удержаний;
+
-
+
+
Права доступа
сотрудников к
информации
+
+
+
+
Дизайн и удобство
4
4
3
5
Анализ перечисленных программных продуктов, предназначенных для
автоматизации процесса учета рабочего времени и выплаты заработной
платы, позволяет сделать вывод о том, что помимо достоинств,
заключающихся в широком диапазоне функциональных возможностей, они
также не лишены недостатков, к которым можно отнести:
высокую стоимость программного обеспечения;
необходимость обучение персонала;
необходимость обращения к разработчикам в случае
возникновения неполадок системы;
платное послегарантийное техническое обслуживание;
23
отсутствие гарантий постоянной поддержки программных
продуктов (в случае прекращение или приостановление разработки);
часть функций программных комплексов не востребована
организацией.
Разработка собственной информационной системы потребует на
порядок меньших затрат чем приобретение готовой системы и малую
необходимость в обучении персонала, обеспечит максимальную наглядность
и полное решение поставленных задач. Всё это делает этот вариант самым
выгодным для автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса.
Такой программный продукт поможет повышению эффективности
труда сотрудников, сможет привести к сокращению трудоёмкости в процессе
формирования отчётных форм и процессе контроля, обеспечит сокращение
времени доступа к необходимой информации. В результате чего, принято
решение о разработки независимой информационной системы, позволяющей
решить все описанные проблемы и повысить эффективность деятельности
сотрудников предприятия. [13]
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия[7]. В ее состав входят
следующие компоненты:
цели деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Проанализировав описанные варианты стратегий, мною выбрана