96
Рисунок 2.13 Табель учета рабочего времени
Отчет по контролю отработанного времени содержит:
Дата начала и окончания;
Фамилия, имя, отчество;
Должность;
Категория;
Норма;
Отработано;
Отклонение.
Пример отчета по контролю отработанного времени приведен на рисунке
2.14.
Рисунок 2.14 Пример отчета по контролю отработанного времени
Во второй главе дипломной работы описаны основные параметры проекта
автоматизации, в том числе выбран жизненный цикл информационной системы,
описаны возможные риски и средства защиты. Далее приведено описание
информационного и программного обеспечения задачи автоматизации, а также
описан контрольный пример работы системы.
97
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Структурный (функционально-модульный) подход выражается принципом
алгоритмического разделения. В соответствии с этим принципом реализуется
декомпозиция функций ИС на отдельные модули по функциональной
принадлежности, и каждый подобный модуль воспроизводит один из этапов
целого процесса. Функционально-модульный подход в процессе создания ИС,
который также называется «модель водопада», включает в себя строго
последовательный порядок действий.
Главным достоинством функциональных моделей становится реализация
структурного подхода к созданию информационных систем по схеме "сверху-
вниз", когда любой функциональный блок может быть разделен на множество
подфункций и т.д., таким образом, реализуя модульное проектирование ИС. Для
функциональных моделей зачастую характерной чертой является строгость
разделения ИС и наглядность представления.
В процессе функционального подхода объектные модели данных в виде
ER-диаграмм "объект — свойство — связь" создаются отдельно. Чтобы
проверить правильность проектирования предметной области между
объектными и функциональными моделями выделяются взаимно однозначные
связи.
Основной недостаток такого подхода объясняется движением данных в
одном направлении. Если в процессе проектирования или использования
возникает проблема, то решается она исключительно на данной стадии проекта,
ни в коем случае не затрагивая прошедших стадий.
Нехватка обратной связи приводит к ограниченным корректировкам, что, в
свою очередь, ведет к неполноценной реализации. Применение функционально-
модульного подхода увеличивает возможность потери контроля над решением
существующих проблем. Основной недостаток структурного подхода состоит в
следующем: процессы и информация развиваются отдельно друг от друга
(аналогично модели деятельности организации и модели программной системы),
а процесс проектирования идет от процессов к данным. Получается, что помимо
98
функционального разделения, имеет место быть также структура данных,
которая всегда располагается на втором плане.
В объектно-ориентированном подходе (ООП) главной категорией
объектной модели является класс, который включает в себя на элементарном
уровне как данные, так и операции, которые над ними реализуются (методы).
Именно с такой позиции все изменения, относящиеся к переходу от
структурного к ООП, становятся максимально заметными. Разделение процессов
и данных устранено, но существует еще вопрос по минимизации сложности
системы, который решается методом применения механизма компонентов.
99
Зачастую автоматизация компании позволяет увеличить эффективность ее
конкурентоспособности и стратегической направленности всех сторон бизнеса.
Она также часто помогает оптимизировать бизнес-процессы, в том числе
позволяет управлять деятельностью, трудовыми и технологическими ресурсами
для комплексного подхода к улучшению результатов.
Сегодня модно наблюдать стремительное развитие глобальной
информатизации всего общества. При таком подходе меняется и вся
информационная среда, новые информационные технологии быстрее проникают
практически во все сферы деятельности и быстро становятся неразрывной
частью новой приобретенной информационной культуры человечества [20].
Поэтому последнее время стало так важно и актуально правильно
формировать информационные технологии как самостоятельную дисциплину,
изучающую новые методы создания эффективных ИТ (как в узком понимании
термина, так и в обычном), т.е. своеобразную методологию и теорию
проектирования различных информационных систем.
Благодаря этому сегодня в науке помимо уже всем знакомого понятия
информационных технологий, как методов правильной организации какого-то
повторяющегося информационного процесса, развивается новое, более
глобальное представление о значении данного термина. При таком подходе он
становится и обозначает уже самостоятельным разделом науки, также как это
имеет место к самому понятию «технологии».
Правильное внедрение информационной системы приводит к некоторым
положительным сдвигам в деятельности компании, а также дает толчок для
появления новых возможностей, таких, как:
• Учет сложности и разно плановости продукции и услуг при
планировании и финансовых подсчетах;
• Способность предугадывать и удовлетворять практически все
требования по обслуживанию покупателей;
• Адекватная оценка масштаба и сложности рынка;
• Быстрая реакция на изменение законодательства;
• Развитие трудовых ресурсов и наращивание собственного капитала;
• Адекватная реакция на изменяющийся рынок и его условия.
100
Чтобы принять правильно решение о создании ИС в компании,
руководство должно внимательно проанализировать весь проект на соответствие
всем вышеперечисленным условиям. А чтобы это сделать, необходима методика
для проведения подобного анализа.
Сегодня можно найти различные методы оценки эффективности проектов.
Но из всего этого многообразия обычно выделяют два основных подхода:
финансовый подход, позволяющий оценить материальную отдачу от проекта, и
подход смешанный, который содержит как финансовую, так и нефинансовую
составляющие.
Главное их отличнее заключается в том, что финансовый подход оценивает
только те эффекты, которые могут быть оценены в денежном эквиваленте и в
первом приближении, т.е. позволяет оценить только непосредственный эффект.
Но также может возникнуть и трудность такой оценки, ведь не всегда можно
адекватно и абсолютно оценить все преимущества нового проекта по
автоматизации.
Но ведь сегодня основной капитал многих компаний может выражаться и
не в материальных активах. А если бы вы изначально пытались оценить не
только финансовую составляющую, но и такие важные факторы, как лояльность
или доверие клиентов, то итоговая ситуация стала бы совсем другой.
Например, доверие клиента можно получить, поставляя качественные
товары точно в срок, оказывая при это хороший уровень обслуживания. Этот
фактор уже нельзя оценить в материальном отношении, а ведь он также способен
значительно влиять на доходы, в чем мы сами только что убедились. Поэтому
проводить оценку эффектов, выраженных только в деньгах не всегда корректно.
Высказанную идею подтверждает широко известная на Западе, но мало
распространенная по всему миру методология стратегического управления
Balanced Scorecard, основателями которой являются Дэвид Нортон и Роберт
Каплан. Именно эта методология включает в себя смешанный способ оценки
эффективности проектов.
Его суть состоит в том, что оценка от внедрения информационной системы
производится не только на основе финансовых эффектов, но и также берутся во
внимание нефинансовые стороны. Подробно описывать методологию мы не
101
будем, раскроем только ее базовые составляющие.
Стратегия развития компании рассматривается в нескольких
направлениях, а именно:
• Взаимоотношение к клиентами (демонстрирует тот факт, как
относятся к нам наши клиенты);
• Финансовую сторону (отображает отношение к нам акционеров);
• Внутренние бизнес-процессы (отражает все внутренние ресурсы);
• Развитие персонала и внедрение инноваций (выявляет
конкурентные преимущества и возможности в будущем).
Для того, чтобы успешно внедрить такую стратегию, требуется
мониторинг и обратная связь с процессом стратегического управления. Поэтому
так активно разрабатываются отражающие основные цели компании
сбалансированные счетные карты, а также делается их декомпозиция в виде
критических факторов успеха.
Чтобы оценить факторы успеха, создается ключевой показатель
эффективности. Для проведения подобной оценки разрабатываются и задаются
формулы и прочие способы расчета.
Для разработки сбалансированной системы показателей строят систему
взаимосвязанных целей, ключевых параметров эффективности и критических
значений успеха.
Перед установкой ИС следует помнить, что ввод системы автоматизации
управления, как и любое другое серьёзное изменение на предприятии – всегда
явление сложное и очень болезненное. Рассмотрим несколько распространенных
проблем, встречающихся при внедрении системы, изучение и подготовка к
которым поможет снизить риски и значительно повысить эффективность
дальнейшего использования:
• Исключение постановки задачи управления на предприятии – одна
из наиболее сложных и значимых проблем. Требует необходимости в частичной
или полной реорганизации структуры компании. Для того, чтобы повысить
эффективность автоматизации, перед установкой ИС необходимо провести
небольшую реорганизацию структуры автоматизируемого блока и выделить
технологии ведения бизнеса;
102
• Важность изменения технологии бизнеса в различных формах.
Правильно построенная ИС почти всегда изменяет уже существующую
технологию планирования бюджета и его контроля, а также в процесс
управления бизнес-планами;
• Нежелание самих сотрудников компании. В процессе автоматизации
часто сами сотрудники становятся против нее, что значительно затягивает
процесс или срывает его вовсе.
• Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.
Некоторые этапы реализации ИС увеличивают нагрузку на персонал компании.
Связано это в первую очередь с тем, что коллективу нужно не только делать свою
обычную работу, но еще и изучать новые технологии и получать новые знания.
Подводя итог, можно сказать, что применение правильной стратегии
внедрения ИС, основанной на тщательном планировании и анализе возможных
расходов, возникающих в компании в результате внедрения, поможет избежать
негативных ситуаций, когда на первый взгляд удобная и бюджетная ИС при
установке и настройке обходится для компании очень дорого.
Анализ результативности ИС включает в себя процесс, состоящий из
описания, доказательства и определения ого, как эффективно в экономическом
плане стало внедрение ИС для фирмы. А полезность тут выражается в рамках
классического денежного эквивалента той разницы доходов и расходов фирмы
по факту вложений в новую ИС.
Учетом уровня эффективности ИС выступает метод или средство
реализации обобщенной оценки ИС. Такие методики состоят из формальных и
неформальных процедур, причем неформальные реализуются на базе цифровых
данных, субъективных и быстрых методов оценивания. Но более правильные,
рациональные, базируются на простых данных оценивания.
Сегодня внедрение современной ИС – дело дорогое. Присутствие фирмы в
рыночном секторе часто ведет к исследованию доступных экономических
последствий, а еще лучше - оценки качества любого шага в рамках перевода
системы контроля компании.
Изучить эффективность ИС – это непростое и долгое дело, требующее
много технических и экономических навыков. И лишь взаимодействие этих двух
103
компонентов помогает привести к точному и корректному итогу анализа.
Предлагать на рынке ИС в период высокой конкуренции нет смысла без
оценки возможной экономической результативности. Также статистическая
оценка окупаемости и качества внедрения в 40-70% случаев связана с неверным
внедрением.
Эксперты по созданию, продвижению и поддержке ИС должны
изначально оценить новый проект. Также они обязаны периодически
контролировать систему на предмет совпадения используемой технологии и пути
развития компании. И весь механизм оценки затрат и желаемого эффекта обязан
являться отдельной процедурой, которая проводится в процессе реализации и
установки системы, чтобы по итогу иметь некий смысл и активно влиять на
эффективность работы.
Часто имеется ряд этапов оценки результативности ИС:
• Классическая оценка эффективности в рамках доходов и расходов;
• Учет цены владения такой системой;
• Оценка ИС в рамках инвестиционного проекта;
• Установка системы принятых показателей для определения
экономического роста.
Оценку проводят для каждого принципа (технического, регионального и
денежного). Сюда также можно отнести:
• Описание проекта в рамках всего ЖЦ;
• Создание модели денежных потоков;
• Описание вариантов сравнения пары проектов;
• Эффективность и длительность;
• Описание затраченного времени;
• Описание расходов и поступлений от проекта;
• Изучение ситуации без участия проекта и совместно с ним;
• Описание явных последствий;
• Описание разных составляющих проекта;
• Проведение многоуровневой оценки;
• Описание влияние финансового проекта;
• Повышение инфляции;
104
• Сторонние факторы.
Итоги подобной эффективности проекта отражают дальнейшую суть
использования ИС. Но для учета рыночной эффективности работы часто
используют ряд рыночных показателей:
• Совокупная прибыль;
• Совокупный доход;
• Процент доходности;
• Показатели доходности денежного вложения;
• Период окупаемости проекта.
По итогу из описанного выше делаем вывод, что процедура учета
эффективности сложна и не так однозначна. Для каждого случая есть свой
отдельный подход. Неправильно исключать некоторые методики, которые
уменьшают влияние человека и минимизируют разницу отсутствия требуемых
данных.
В нашем случае, т.к. системы создается не для продажи, а для
использования в фирме, нужно учесть результативность исходя из изменения
затрат на производство. В рамках подсчета сравнить итоги анализа данных,
которые получаются при классическом бизнес-процессе и после внедрения
приведенной выше системы. Итоговая эффективность автоматизированного
анализа данных при показателе минимизации экономических стоимостных
затрат на изменение затрат. В рамках оценки результативности в ценовом
диапазоне есть 2 группы параметров – понижение трудозатрат и падение
стоимости.
Для расчета изменения трудозатрат на обработку данных применяется
такая система параметров:
1. Абсолютный показатель уменьшения трудозатрат на обработку
информации
Т=Т
0
-Т
1
(3.1)
где Т
0
является годовой трудоемкостью обработки данных в базисном
варианте;
Т
1
определяется как годовая стоимость обработки данных в
проектируемом варианте.
105
2. Параметр снижения трудозатрат
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (3.2)
3. Величина снижения трудозатрат, показывающая рост
производительности труда в обработке данных.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.3)
К показателям стоимости обычно относят абсолютное уменьшение
стоимости (C), параметр относительного уменьшения стоимости затрат (К
C
),
индекс уменьшения стоимости затрат (Y
C
):
1. Параметр снижения стоимости затрат
С=С
0
-С
1
(3.4)
где С
0
определяется как годовая стоимость обработки данных в базисном
варианте;
С
1
является годовой стоимостью обработки данных в проектируемом
варианте.
2. Величина эффективности затрат:
K
c
=(С/С
0
)*100 (%) (3.5)
3. Параметр изменения стоимости затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.6)
Кроме приведенных выше показателей рекомендуется также рассчитывать
время окупаемости затрат на реализацию проекта автоматизированной
обработки данных (Т
ок
), рассчитываемый обычно в годах, частях года или
месяцах года:
Ток = К
П
/C (3.7),
где К
П
представляют затраты на реализацию проекта (проектирование и
внедрение).
А также расчетный коэффициент рентабельности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.8)
2
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Проведем расчет эффективности проекта в соответствии с выбранной
методикой, сравнив затраты при реализации базового и проектного вариантов.