27
квитанции, платежи, накладные.
При выпуске готовой продукции на всем протяжении цикла (от
производства до получения оплаты) бухгалтерии необходимо осуществлять
непрерывный учет договорного соглашения с контрагентом.
Для того, чтобы устранить перечисленные недостатки необходимо
автоматизировать учет выпуска готовой продукции. Это позволит надежно
хранить всю информацию о товаре, обработке информации, снизит
трудоемкость процесса.
Основные функции, которая должна выполнять система:
ведение базы данных готовой продукции;
ведение базы планов поставок продукции;
ведение базы приема продукции;
отчеты о готовой продукции;
отчеты о хранении готовой продукции;
отчеты производства за смену;
ведение номенклатуры готовой продукции;
составление документации (актов, сведений, справок) о браке
продукции;
ведение карточки учета готовой продукции;
ведение бухгалтерского учета по счетам;
Основными задачами проектирования являются:
формирование себестоимости;
правильное и своевременное документальное оформление операций;
контроль за сохранностью готовой продукции;
контроль за соблюдением установленных организацией норм по выпуску
готовой продукции;
контроль себестоимости;
правильное составление отчетов.
28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для защиты информации от внешних угроз в ООО «КорпусМастер»
используется межсетевой экран - программный или аппаратный
маршрутизатор, совмещённый с firewall. Эта система позволяет осуществлять
фильтрацию пакетов данных.
В компании действуют следующие нормативно-правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности:
о конфиденциальной информации;
о использовании программного обеспечения;
о использовании электронной почты;
о использовании сети Интернет;
о использовании мобильных устройств и носителей информации на
территории цеха;
о внутри объектном пропускном режиме.
В организации содержится много конфиденциальной информации,
которая не должна попасть, например, к конкурентам – это могут быть
чертежи, используемые материалы и т.д.
При приеме на работу человека, который будет иметь доступ к
конфиденциальной информации подписывает обязательный документ о
неразглашении.
При пользовании программным обеспечением необходимо обезопасить
свою рабочую станцую, отключение антивирусного ПО или попытки передачи
конфиденциальной информации караются штрафом.
Пользование интернетом разрешено не всем сотрудникам, а только тем,
которым он необходим, например, менеджеру для поиска клиента.
При передаче сообщения или иного документа по электронной почте,
работник организации обязан убедится в том, что в нем не содержится какой-
либо конфиденциальной информации.
29
За несоблюдение правил информационной безопасности на
предприятии установлены следующие наказания:
выговор;
штраф;
штраф в двойном размере;
увольнение (по собственному желанию, если же работник отказался от
этого, он будет уволен генеральным директором).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Существует множество разработок для автоматизации процесса
рассматриваемого проекта, рассмотрим некоторые из них. [10]
«Галактика ERP» - автоматизированная система управления,
позволяющая в едином информационном пространстве оперативно решать
главные управленческие задачи, а также обеспечивать персонал предприятия
различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для
принятия управленческих решений.
В системе реализована трехуровневая архитектура (клиент-сервер
приложений-сервер базы данных) и возможность комбинирования двух-и
трехуровневой архитектуры в рамках одной инсталляции. В качестве СУБД в
зависимости от потребностей предприятия могут использоваться
Pervasive.SQL, MS SQL, Oracle.
В системе реализована концепция компонентной модели: все единицы
системы сформированы в компоненты, взаимодействующие между собой через
специальные интерфейсы, компоненты логически объединены в модули.
«Галактика ERP»-поддерживает открытые стандарты разработки (XML,
COM, ActiveX, ODBC), что в свою очередь дает возможность интеграции ERP
программы с любым специализированным или отраслевым программным
обеспечением, офисными приложениями. Дополнительные возможности для
интеграции «Галактики ERP» с продуктами сторонних производителей и
30
построения глобальных распределенных систем дает реализация в системе
сервис-ориентированной архитектуры (SOA) и технологий web-сервисов.
Гибкая модульная система открывает возможность построения и
использования любой ««конфигурации, оптимально соответствующей
конкретным потребностям предприятия. При увеличении количества
пользователей сохраняются производительность системы.
В состав системы «Галактика ERP» включены средства для
централизованной настройки параметров системы, ее обновления, установки
необходимых приложений. Это существенно повышает безопасность системы,
улучшает защиту от несанкционированного доступа и значительно облегчает
процесс ее администрирования.
Система «Галактика ERP» обеспечивает обобщение и анализ
информации по всем разделам деятельности предприятия.
Функциональные средства планирования и управления производством
системы Галактика ERP позволяют:
формировать план производства на основании портфеля заказов и
прогноза сбыта готовой продукции по периодам;
получать предварительную оценку выполнимости плана производства;
корректировать план производства при недостатке ресурсов, оценивать
объемы пополнения ресурсов;
рассчитывать чистые потребности продукции на всех стадиях
производства;
формировать план-график запуска-выпуска запасных деталей, готовых
изделий на основании плана производства, формировать план-график
закупки материалов;
контролировать выполнение планов сбыта, производства и снабжения;
рассчитывать нормативные и фактические затраты на производство,
нормативную и фактическую себестоимость продукции, анализировать
отклонения в затратах и себестоимости;
31
оценивать экономические и финансовые показатели деятельности
предприятия.
формировать план производства готовой продукции на основе портфеля
заказов, планов сбыта;
рассчитывать потребности в материалах с учетом состояния запасов и
графика их пополнения;
рассчитывать производственную программу, формировать
производственные заказы;
рассчитывать потребности в трудовых ресурсах и оборудовании;
оценивать выполнимость планов по производственным мощностям;
формировать лимитно-заборные карты, резервировать материалы под
производственные заказы;
управлять ходом выполнения производственных заказов;
планирование производственного процесса готовой продукции;
проведение оценки выполнимости планов с точки зрения имеющихся
производственных мощностей;
повышение точности планирования и перепланирования «основных»
изделий, свести к минимуму трудозатраты на расчетные операции при
планировании;
планирование планов выпуска готовой продукции.
Недостатком «Галактика ERP» является то, что она не имеет механизма
определения и контроля процедур выполнения конкретных операций или
группы операций, что не позволяет руководителю быть уверенным, что его
управляющие решения исполняются.
Программное обеспечение «1С:Бухгалтерия 8».
«1С: Бухгалтерия 8» – это универсальная программа массового
назначения, представляющая собой совокупность платформы «1С:
Предприятие 8.0» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия».«1С:
Бухгалтерия 8.0» предназначена для автоматизации бухгалтерского и
32
налогового учета, включая подготовку отчетности, в организациях,
осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.
«1С: Бухгалтерия 8» обеспечивает решение задач, стоящих перед
бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью
отвечает за учет на предприятии. Кроме того, информацию об отдельных видах
деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить
сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В
последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое
руководство и контроль за настройками информационной базы,
обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и
налоговом учете.
Операции в «1С: Бухгалтерия 8», позволяющие автоматизировать учет
выпуска готовой продукции:
Учет основного и вспомогательного производства. Автоматизирован
расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и
вспомогательным производством. Учет выпущенной готовой продукции
в течение месяца ведется по плановой себестоимости. В конце месяца
рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и
оказанных услуг.
Учет расчетов покупателями и заказчиками можно вести в рублях,
условных единицах и иностранной валюте. Курсовые и суммовые
разницы по каждой операции рассчитываются автоматически. Расчеты с
покупателями можно вести по договору в целом или по каждому
расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.), способ ведения расчетов
определяется конкретным договором. При оформлении документов
реализации готовой продукции можно использовать как общие цены для
всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.
Учет запасов сырья предприятия. Контроль за наличием и движением
сырья предприятия - это одна из задач бухгалтерского учета,
пересекающаяся с задачами складского учета.
33
В «1С: Бухгалтерия 8» реализован учет материальных запасов, готовой
продукции на складах и в других местах хранения. Товарно-материальные
запасы и готовая продукция учитываются в разрезе позиций номенклатуры,
партий и складов.
Залогом сохранности имущества предприятий является регулярное
проведение инвентаризаций. Конфигурация обеспечивает эффективную
поддержку инвентаризаций товарно-материальных запасов на складах, в
процессе которых количество товарно-материальных запасов на складах
сверяется с остатками ценностей по данным информационной базы,
определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки
инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе
используется специальный документ, например, «инвентаризация склада».
Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных
запасов и готовой продукции и автоматическая обработка их результатов. По
результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между
учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при
проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством
запасов, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются
документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае
выявления излишков).
При выбытии готовой продукции со склада в результате ее реализации
используется документ «реализация готовой продукции».
После завершения работы инвентаризационной комиссии, полученные
данные о фактическом наличии запасов, вносятся в информационную базу
путем исправления или повторного заполнения документа «инвентаризация
склада».
Накладных расходы - списываются в месяце их возникновения и
полностью относятся на стоимость реализованной готовой продукции.
Методы, которые регулируют следующие базы распределения:
объем выпуска;
34
плановая себестоимость;
оплата труда;
материальные затраты.
Учет производства. «1C:Бухгалтерия 8» подраздел «производство»
позволяет учитывать производственные процессы от момента передачи
материалов в производство до выпуска готовой продукции.
Завершающие операции месяца. Автоматизированы регламентные
операции, выполняемые по окончании месяца, в том числе переоценка валюты,
списание расходов будущих периодов, определение финансовых результатов и
другие.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Для рассматриваемого предприятия осуществление проекта можно
разделить по следующим этапам:
анализ имеющихся групп и сотрудников предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее
неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под
автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и
развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий
определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными
потребностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные
прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с
комплексным решением. В худшем случае создаются незаконченные
35
фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые
не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом
предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций,
которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание
созданных незаконченных прикладных систем.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений
предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный подход
автоматизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на
автоматизацию в полном объеме или существующие участки дают большой
экономический эффект. Наиболее часто такой подход применяется для
автоматизации производственных участков.
Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда
предприятий - единственно возможный способ повысить экономические
показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы
автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и
оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план
автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен
периодически, не реже раза в год, пересматриваться.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от
автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в
этом процессе всех организационных подразделений, функционирование
которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом
автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании.
Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из
большого количества элементов различных уровней и различного назначения.
К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи,
управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один
алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость
36
дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано
в одной. Есть и минусы полной автоматизации.
Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных
затрат, а также очень точного и тщательного планирования.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия
автоматизация по участкам, это наиболее подходящий вариант для нашего
предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения
информационных систем (подсистем) для предприятия:
Покупка готового решения. Преимущества данного варианта в том, что
готовое решение уже отлажено, содержит минимум ошибок, и потребуется
меньше времени на внедрение системы. Покупаемая система, скорее всего,
хорошо документирована и испытана на множестве предприятий схожей
сферы деятельности. Среди рассмотренных программ автоматизации учета
выпуска готовой продукции не обнаружено решения, полностью подходящего
под функциональные требования к системе.
Разработка системы на заказ. Этот вариант приобретения ИС позволит
получить систему, полностью подходящую под требования заказчика. Но при
этом появляются дополнительные риски:
сроки разработки системы могут оказаться большими;
высокая стоимость;
в программе могут оказаться скрытые дефекты, которые могут
обнаружиться уже после внедрения системы.
Кроме того, этот вариант приобретения системы связан с передачей
компании-разработчику конфиденциальных сведений.
Покупка и доработка. Данный вариант позволит доработать готовое
решение до соответствия перечню функциональных требований, выдвинутых к