27
2. ведение справочников со всеми видами информации;
3. Выполнение расчетов и выдача документов о результатах;
4. Отображение информации о регулируемых и оперативных запросах
пользователей.
5. Информационная система необходима компании для учета
производственных затрат.
В широком смысле информационная система представляет собой
сочетание технической, программной и организационной поддержки, а
также персонала, предназначенного для своевременного предоставления
соответствующей информации конкретным лицам. В узком смысле
информационная система относится только к подмножеству компонентов
ИС в широком смысле, включая базы данных, СУБД и
специализированные приложения. "Автоматизация" системы обеспечивает
сочетание клиента - серверной архитектуры локальной вычислительной
сети и технологии реляционных баз данных.
Автоматизация работ в этом проекте необходима прежде всего для
повышения эффективности и оперативности работы. Поэтому
функциональность рабочего места пользователя должна быть направлена
на решение конкретных задач, возникающих в ходе работы.
Автоматизированная версия избавляет от необходимости хранить
большой объем данных, сокращает время отправки и получения
приложения, тем самым сокращая объем работы, что позволяет повысить
эффективность работы специалиста.
Информационная система необходима компании для учета
производственных затрат.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В данном случае автоматизация необходима для повышения
скорости и эффективности. Поэтому функциональные возможности АС
28
должны быть направлены на решение конкретных задач, возникающих в
процессе работы.
Преимущества АС перед традиционной информационной системой:
1. Автоматизированная информационная система содержит все
сведения по учету затрат на производство. Менеджер может
отслеживать и выводить в удобном виде любую необходимую
информацию.
2. В автоматизированной системе все сведения заносятся в систему
один раз, редактируются и используются по мере необходимости.
После этого обработанные данные может использовать в своей
деятельности любой сотрудник, которому эти данные необходимы
для выполнения своих служебных обязанностей.
3. Схема документооборота представлена в таблице 1.2:
Таблица №1.2
Схема документооборота
№
Действие
Отделы
Отдел
продаж
Отдел
бухгалтерии
Архив
1
Формирование
заказа на
доставку
2
Обработка
заказа
менеджером
3
Сбор заказа
4
Оформление
доставки и
расчет итоговой
стоимости
заказа
Заказ
Заказ
Заказ
Заказ
Выполненные
заказы
29
5
Формирование
отчетности по
продажам
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из основных составляющих успешной деятельности
современного предприятия является разработка системы информационной
безопасности и защиты информации. Важным аспектом информационной
безопасности является защита от преднамеренного или случайного
уничтожения данных, что приведет к потере необходимой информации.
При создании заказов и осуществлении продаж компанией MS Office
ситуация с обеспечением информационной безопасности и защиты
информации нестабильна. Данные по созданным заказам, клиентам,
товарам практически свободно доступны всем сотрудникам. Наилучшим
способом защиты информации в этом случае является ввод пароля LAN,
но он не может сохранить его по мере необходимости, поскольку он может
быть изменен или уничтожен сторонними пользователями. При бумажной
версии учета продаж велика вероятность потери документов, а также
преднамеренного или случайного уничтожения документов.
При использовании информационной системы уровень
информационной безопасности повышается на порядок.
Автоматизированная система потока операций сама по себе вызывает у
пользователя большую ответственность в этом вопросе.
Технически информационная безопасность и защита информации
осуществляется с использованием системы паролей для доступа к
ресурсам информационной системы на различных уровнях. Для начала это
пароль для входа пользователя в операционную систему своей рабочей
станции. Ввод этого пароля предоставляет пользователю доступ к
ресурсам компьютера пользователя и к документам, хранящимся на
компьютере. Однако политика безопасности должна быть продумана так,
Отчетность
30
чтобы пользователь не был полным "хозяином" на своем рабочем месте и
не мог, например, установить вредоносное программное обеспечение или
программы для копирования информации. Ограничение прав несколько
осложняет работу пользователей, но в то же время дает гарантию
безопасности данных.
Когда пользователь вводит свой пароль входа в операционную
систему, он получает доступ не только к ресурсам своего компьютера, но и
к ресурсам локальной сети компании. Это возможно, когда пользователь
входит в систему как пользователь домена или сети. В этом случае нужно
еще тщательнее отнестись к разграничению прав пользователей в сети.
Необходимо настроить права пользователя сети, чтобы он мог
свободно работать со своими документами, но при этом ограничить доступ
к документам, права на работу с которыми у него нет, или это только права
на просмотр. При этом одновременно решается проблема защиты данных
от несанкционированного доступа и от случайных повреждений.
Системный администратор распределяет права пользователя.
Именно он должен разграничить права пользователей на доступ к
документам и приложениям, как в сети, так и на локальных компьютерах.
При использовании информационных систем доступ к информации
также будет возможен только после ввода пароля пользователя ИС.
Для сохранения информации от стихийных бедствий предусмотрено
дублирование информации на электронных носителях. Но информация
также хранится случайным образом, как хранится на компьютере
специалиста, в различных файлах и при использовании такой информации
другим пользователем никакой путаницы не избежать, и потеря данных
возможна.
Сервер компании расположен в отдельном хорошо оборудованном
помещении и это позволяет обеспечить физическую защиту данных.
31
Антивирусное программное обеспечение устанавливается как
антивирусная защита, но для более надежной защиты оно должно
обновляться чаще и желательно его менять.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
На сегодняшний день на рынке ПО уже имеется множество
программ для автоматизации учета затрат. Рассмотрим продукты «Парус»,
«Fin Expert», «Галактика», «1С:Бухгалтерия».
Модуль «Учета затрат» системы ПАРУС-Предприятие 7 [14]:
1. Поддержка много валютного учета;
2. Поддерживает оптовые продажи любых видов услуг и
продукции;
3. Полностью контролирует не только движение товаров, но и
взаиморасчеты и состояние финансов без привлечения бухгалтеров;
4. Ведет учет регистров заказов, счетов, приходных ордеров,
накладных;
5. Учитывает и отрабатывает результаты инвентаризации и
возвратов;
6. Ведет журнал товарных запасов:
7. Резервирует товар;
8. Ведет журнал платежей;
9. Работает с лицевыми счетами контрагентов, ведет лимит
кредитования;
10. Создает акты комплектации и разукомплектации;
11. Обрабатывает акты разукомплектации со списанием
комплектующих;
12. Формирует полную отчетность
32
Рисунок 1.15 модуль «Учета затрат» системы «ПАРУС-
Предприятие 7»
FINEXPERT, программа финансового анализа российских
предприятий на основе данных внешнего учета. Предназначен для
аудиторов, финансовых аналитиков, руководителей финансовых служб
предприятий и банков. Программа реализовала несколько современных
методов, в том числе переход на стандарт GAAP и методологию DuPont
Corporation, которая является общепризнанной финансовой моделью
предприятия, подходящей как для оценки текущего состояния, так и для
оценки бизнес-планов и бюджетных вариантов предприятия. Программа
содержит ряд методов анализа, отражающих различные аспекты
финансово-экономической деятельности. На основе результатов анализа
создается отчет. Он содержит ряд вспомогательных функций, таких как
сравнение и ранжирование предприятий.
Главное преимущество программы - автоматическое создание
бюджета на следующий год на основе фактических данных прошлых лет и
суммы затрат на рекламу.
При наличии бюджета каждый сотрудник компании - от директора
до рядового персонала - будет иметь план продаж и допустимые расходы
для его реализации.
33
Благодаря бюджету ежемесячная зарплата всех работников зависит
от реализации плана доходов и расходов. Для учредителей бизнеса
наличие бюджета - это возможность управлять прибылью предприятия,
выплачивая или не выплачивая премию за исполнение бюджета.
«Галактика ERP» поддерживает весь спектр задач бухгалтерского и
налогового учёта, в том числе в географически распределённых
компаниях, холдингах, предприятиях различных отраслей и видов
деятельности. "Галактика ERP" позволяет вести налоговый учет в полном
соответствии с требованиями налогового кодекса РФ и налогового
законодательства стран СНГ.
Система «Галактика ERP» реализует гибкие и универсальные
механизмы автоматизированного налогового учета, возможность
раздельного бухгалтерского и налогового учета. Система позволяет
анализировать все бухгалтерские счета, выполнять процедуру
автоматического закрытия временных счетов и создавать стандартные
формы расчета налогов в соответствии с законодательством и
требованиями налоговых органов.
Гибкая система настройки позволяет извлекать платежные
документы из системы и преобразовывать их в форматы, обрабатываемые
банком. Сформированные таким образом файлы отправляют в банк через
электронные системы подачи данных. В свою очередь, данные,
34
поступающие из банка, добавляются в систему.
Рисунок 1.16 бухгалтерский учет «Галактика ERP»
"1C: Бухгалтерия 8" - самая популярная программа бухгалтерского
учета, способная вывести автоматизацию бухгалтерского учета на
качественно новый уровень. Удобный продукт и подключенные к нему
услуги позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого
бизнеса.
Компания "1С" постоянно совершенствует программу и услуги,
предлагая современное и универсальное решение для бухгалтерского
учета, соответствующее потребностям и задачам пользователей.
"1C: Бухгалтерия 8" - профессиональный инструмент бухгалтера, с
помощью которого можно вести бухгалтерский и налоговый учет, готовить
и представлять обязательные отчеты. Программа объединила все
достижения предыдущих версий и новые решения, основанные на опыте
практической работы бухгалтеров сотен тысяч предприятий и организаций
.Понятный учет в соответствии с законодательством и потребностями
бизнес, экономия времени при исчислении налогов, бумажная работа и
35
бизнес-операции, эффективная поддержка пользователей в сочетании с
высоким комфортом работы - только некоторые ключевые особенности
"1C: Бухгалтерия 8".
Рисунок 1.17 пример работы с системой 1С Бухгалтерия
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Концепция стратегии автоматизации содержит основные принципы,
используемые в автоматизации компании. Она состоит из следующих
элементов [20, стр. 64]:
цели предприятия и последовательность их автоматизации;
метод автоматизации: по направлениям, участкам, комплексной
автоматизации;
долгосрочная техническая политика - набор внутренних стандартов,
поддерживаемых организацией;
Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
Процедура управления изменениями плана
Автоматизация бизнес-процессов основывается на поставленных
задачах руководства и полученных знаниях после анализа аналогичных
систем.
Различают следующие стратегии автоматизации задач:
Хаотичная стратегия;
Стратегия автоматизации по участкам;
36
Стратегия автоматизации по направлениям;
Стратегия комплексной автоматизация
Из этих стратегий автоматизация по направлениям наиболее
подходит для автоматизации учета производственных затрат в ООО
Веллонс.РУ. Это связано с тем, что пользователями системы станут
сотрудники бухгалтерии. Кроме того, организация эффективно
эксплуатирует программные продукты для автоматизации других областей
бухгалтерского учета, поэтому нет необходимости в интегрированной
автоматизации.
Сравнение стратегий автоматизации приведено в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сравнение стратегий автоматизации
Критерии
Кусочная
автоматизаци
я
Автоматизаци
я по участкам
Автоматизаци
я по
направления
м
Комплексна
я
автоматизац
ия
Стоимость
небольшая
небольшая
средняя
высокая
Область
отдел
отдел
несколько
отделов
все отделы
Продолжительно
сть
небольшая
небольшая
небольшая
большая
Выбор: исходя из анализа стратегий автоматизации задач и исходных
данных проектирования, задачам проекта наиболее удовлетворяет
стратегия автоматизации по направлениям, так как автоматизируется
работа бухгалтерии. Предметная область хорошо изучена, задачи
сформулированы. Автоматизация деятельности всех направлений не
требуется, так как в организации эффективно функционируют и другие
программные продукты.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существует четыре способа приобретения ИС:
покупка готового решения;