18
Компьютеры объединены в локальную сеть с беспроводным доступом в
Интернет (рисунок 1.2). Доступ в Интернет ограничивается политикой прокси-
сервера.
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура сети офиса ООО «АлексАвто»
Фирма приобрела самое необходимое программное обеспечение (ПО), та-
кое как стандартный пакет операционной системы Windows 7, пакет Microsoft
Office и лицензионную версию программы «1С Бухгалтерия» для автоматизации
работы бухгалтерии. Менеджеры по работе с клиентами ведут базу данных (БД)
и необходимые образцы документации с использованием таких программ пакета
Microsoft Office как Excel и Word. На всех рабочих станциях установлен антиви-
рус «Kaspersky Endpoint Security». На рисунке 1.3 приведена программная архи-
тектура компьютеров.
19
Рисунок 1.3 – Программная архитектура компьютеров «АлексАвто»
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика суще-
ствующих бизнес процессов
Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов в автосалоне
«АлексАвто» использовалось CASE-средство Bpwin 4.0, поддерживающее мето-
дологию IDEF0 (функциональная модель). Функциональная модель предназна-
чена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так назы-
ваемая модель AS-IS) и идеального положения вещей – того, к чему нужно стре-
миться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархи-
ческой системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы. Сначала
проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим ми-
ром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпо-
зиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается
отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на
более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. После
каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма
проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людь-
20
ми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология созда-
ния модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на
всех уровнях абстрагирования [5].
Для описания существующего положения дел на предприятии построим
функциональную модель «AS-IS». На рисунке 1.4 представлена контекстная
диаграмма, описывающая деятельность автосалона «АлексАвто» в целом.
Входные стрелки слева показывают, что поставщики, с которыми заклю-
чены договора, поставляют в автосалон автомобили. Покупатели приобретают
эти автомобили. Вся деятельность автосалона осуществляется сотрудниками
(стрелка снизу) на основании Устава ООО «АлексАвто», технической докумен-
тации и других регламентирующих документов (стрелки сверху).
На рисунке 1.5 показана диаграмма декомпозиции деятельности по про-
дажам автомобилей.
Поставщики через менеджеров оформляют привезенные автомобили и
сдают их на склад.
Клиенты автосалона через менеджеров определяются с выбором автомо-
биля. Затем они идут на склад, где им показывается выбранный автомобиль, и в
их присутствии он тестируется на проверочных стендах на предмет выявления
неисправности, если таковая проявится.
Рисунок 1.4 – Контекстная диаграмма деятельности автосалона «АлексАвто»
(AS-IS)
21
Рисунок 1.5 – Диаграмма декомпозиции деятельности автосалона «АлексАвто»
Если покупателя все устраивает, он через менеджеров оформляет заказ,
оплачивает его в бухгалтерии, получает справку-счет (Приложение 1) и доку-
менты на машину (паспорт транспортного средства, сервисная книжка), едет на
склад, где должен предъявить их менеджеру и расписаться в получении товара.
Принцип работы один как для клиентов, расплачивающихся наличными,
так и для безналичного расчета с организациями. В последнем случае в счете-
справке указывается ФИО и другие данные доверенного лица, которое непо-
средственно появляется в офисе. Также в автосалоне ведутся журналы поступ-
лений и продаж автомобилей, их форма представлена в Приложении 2.
Справка-счет является основным документом при покупке автомобиля,
поскольку она удостоверяет права покупателя на транспортное средство. Если
менеджер по собственной невнимательности или неорганизованности ошибочно
заполнит документы, то это, в конечном итоге, при оформлении владельцем
транспортного средства в ГИБДД повлечет за собой ряд проблем. Они, в свою
очередь, скажутся как на репутации фирмы, так и на ее материальном положе-
нии, поскольку владелец может подать судебный иск на руководство компании,
в которой приобретено транспортное средство.
Для успешного выполнения своих функций менеджеры по продажам обя-
заны вести базу данных автомобилей и клиентов компании, содержащую ин-
формацию о датах покупки, продажи и доставки автомобилей, полную инфор-
22
мацию о характеристиках автомобиля, включая название, марку, номер двигате-
ля, шасси, комплектацию, цвет автомобиля. По результатам операций продажи
или покупки, работники формируют договоры, отчеты и проводят анкетирова-
ние клиента в случае принятия решения клиентом брать деньги на покупку ав-
томобиля в кредит у банка-партнера. Информацию об условиях кредитования
клиент узнает из консультации сотрудников и документов банка. В случае кре-
дитования работники фирмы должны вносить в базу дату выплаты и размер вы-
плат клиентом авансовых платежей в счет стоимости автомобиля, чтобы отсле-
дить тенденцию выплат и вести контроль за оплатой автомобиля в указанные
сроки.
При покупке автомобиля у частных лиц, работники хранят информацию о
всех параметрах автомобиля с именем владельца и номеров справки-счета (в
этом случае договор покупки имеет другой вид).
База данных должна содержать информацию о стоимости предпродажной
подготовки, затратах на транспортировку автомобиля с места доставки до склада
компании и дополнительных видах услуг, использованных для подготовки авто-
мобиля к покупке или продаже.
Учитывая, программное обеспечение, установленное в компании, мене-
джеры могут работать только со стандартными приложениями Microsoft Office.
А потому базы, создаваемые вручную, неудобны и слишком запутаны. К тому
же при оформлении документов на покупку или продажу автомобилей менедже-
ру каждый раз приходится вручную заполнять данные договора и справки-счета,
согласовывая правильность заполнения с клиентом. Прайсы для клиентов также
необходимо формировать вручную при изменениях ассортимента предлагаемых
автомобилей, а значит, работник тратит довольно много времени на оформление
документации.
В случае автоматизации работы сотрудников, каждый менеджер сможет
быстрее выполнять закрепленную за ним работу: сможет обслуживать большее
количество клиентов, увеличится эффективность работы, удастся минимизиро-
вать вероятность ошибки при вводе данных, автоматически формировать справ-
ку-счет, прайсы, договора и отчеты, обновлять базу с минимальными затратами
времени. Сущность работы значительно упроститься с вводом автоматизирован-
23
ной системы, появится возможность упрощения работы с базой клиентов, авто-
матизированной рассылки рекламных буклетов и прайсов по электронной почте.
В результате проведенного обследования деятельности автосалона функ-
циональная модель «AS-IS» была протестирована. На рисунке 1.6 показано, что
ошибок в построенной модели бизнес-процессов не выявлено.
Рисунок 1.6 – Результаты тестирования разработанной функциональной модели
деятельности автосалона «АлексАвто»
Проведенное исследование деятельности предприятия «АлексАвто» пока-
зало, что менеджеры автосалона, опираясь на свои функциональные обязанно-
сти, должны вести учет результатов своей работы и поступивших в автосалон
автомобилей. В настоящее время менеджеры своими силами пытаются создать
для себя удобную на их взгляд информационную базу, захватывающую все ас-
пекты их функциональной деятельности. Это приводит к тому, что работать с
такими базами становится неудобно из-за содержания большого количества ин-
формации, хаотично разбросанных данных, требующих постоянной комплекта-
ции.
Менеджеры отдела по работе с клиентами создали для себя базу, содер-
жащую таблицы Excel, поля таблиц которых можно охарактеризовать так: по су-
ти одна таблица содержит данные с названием марки автомобиля, годом выпус-
ка, стоимостью автомобиля и датой продажи. Это неудобное формирование в
24
виду того, что в таблице не учтены комплектация и дополнительные данные об
автомобиле, необходимые при формировании прайс-листов. К тому же, при
оформлении договора менеджеру каждый раз приходится обращаться к доку-
ментам на автомобиль, чтобы внести все необходимые параметры транспорта.
Таблица содержит в себе краткие данные и о тех автомобилях, которые находят-
ся в доставке. В связи с этим может возникнуть путаница в формировании блан-
ков продаж.
Отдельной таблицей формируется информация о клиентах, представляю-
щая собой беспорядочный набор данных, для разграничения которых работники
используют цветовое оформление документа. В таблице не указывается, к какой
категории клиентов относится тот или иной человек, то есть продавец это или
покупатель.
Прайс-листы для продажи работники также создают отдельным докумен-
том, тратя на их создание достаточно большое количество времени. Во внимание
не принимается переформирование прайсов. Бланки продаж и отчетность тоже
создается вручную – каждый раз заново. Эта процедура требует для своего вы-
полнения проверку документов автомобиля, проверку базы данных работника и
внесение новых данных в таблицу о клиентах.
Подводя общий итог, необходимо отметить, что такое распределение дан-
ных некорректно и неудобно в использовании. Это затрудняет работу и требует
больших затрат времени на формирование и ввод информации в таблицы дан-
ных. Но и объединение всех данных в одну таблицу приведет к громоздкости
документа, потере некоторых данных, а также будет затрачиваться достаточно
много времени на поиск и комплектацию информации в базе. Учитывая выше-
сказанное, можно сделать следующий вывод. Для повышения эффективности
деятельности автосалона «АлексАвто» требуется новый подход в организации
ведения работы менеджеров предприятия, упрощающий сбор, ввод, хранение и
редактирование информации, исключение повторяющихся данных и позволяю-
щий формировать автоматически необходимые выходные документы. Очевидно,
что автоматизация выполнения комплекса перечисленных задач, решаемых ме-
неджерами автосалона, приведет к улучшению работы предприятия и увеличе-
нию показателей ее эффективности.
25
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Автоматизированная система создается для удовлетворения информаци-
онных потребностей пользователя, и он принимает непосредственное участие в
ее работе. Функционирование системы подразумевает решение задач пользова-
телем на основе информационного, программного обеспечения, которые созда-
ны проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и
подготовки процесса автоматизации обработки информации.
Выполненные исследование и анализ функционирования автосалона
«АлексАвто» позволили выявить недостатки в организации деятельности по об-
служиванию клиентов при продаже автомобилей, а также выдвинуть предложе-
ния по автоматизации информационных процессов как значимой составляющей
этой деятельности.
Таким образом, целью проектирования является автоматизация деятель-
ности автосалона «АлексАвто» по обслуживанию клиентов при продаже авто-
мобилей.
Основным результатом дипломного проектирования должна стать про-
граммная система, позволяющая автоматизировать работу менеджеров по про-
дажам автосалона «АлексАвто». В рамках данного дипломного проекта будут
реализованы нижеперечисленные функциональные возможности данной про-
граммной системы:
хранение и ввод следующей информации:
о поставщиках и поставках автомобилей;
о покупателях и покупках автомобилей;
об автомобилях, имеющихся на складе;
история продаж;
добавление, удаление, редактирование информации;
сортировка и поиск информации;
формирование счета-справки на проданный автомобиль.
Автоматизированный вариант решения задачи информационного обеспе-
чения деятельности автосалона по обслуживанию клиентов при продаже авто-
мобилей призван улучшить основные показатели работы данного предприятия.
26
В качестве преимуществ использования на предприятии программной системы
следует назвать:
упрощение ввода информации;
упрощение обработки информации;
увеличение степени достоверности и точности данных;
автоматизация контроля данных;
автоматизированное формирование выходных документов;
улучшение значений качества обработки информации;
снижение трудоемкости и времени обработки документации;
уменьшение количества времени на анализ и принятие решений по ос-
новным видам деятельности сотрудников;
увеличение числа обслуживаемых клиентов;
повышение квалификации и профессиональной культуры каждого со-
трудника отдела;
увеличение конкурентоспособности автосалона.
Бесспорно, автоматизация процессов деятельности менеджеров автосало-
на приведет только к увеличению всех показателей эффективности работы, сни-
зятся трудозатраты, временные затраты работы с клиентами и затраты времени
на организацию базы данных, увеличатся экономические показатели деятельно-
сти предприятия в целом за счет увеличения числа обслуживаемых клиентов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Целью работы является создание единой автоматизированной системы,
позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать
информацию по учету автомобилей, поставщиков, клиентов и реализации услуг.
Технологический процесс данной задачи можно разделить на три этапа:
первый этап – сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей
обработки;
второй этап – перенос данных на машинные носители и первоначаль-
ное формирование информационной базы;
27
третий этап включает операции накопления, сортировки, корректиров-
ки, обработки данных и выдачи результатов (отчета).
При реализации этих этапов необходимо учитывать следующее:
решение задач в установленные сроки;
обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обра-
ботку данных;
возможность решения задачи в различных режимах.
Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:
сокращение числа операций, особенно ручных;
разработка системы жесткого контроля вводимой информации.
Весь процесс формирования, обработки, хранения данных по формирова-
нию заявки от клиента описан в схеме документооборота, которая представлена
рисунке 1.7 [12].
Рисунок 1.7 – Документооборот обработки заявки на подключение нового кли-
ента