15
Рисунок 4. Внешний вид СЭД Directum
Негативные стороны СЭД Directum:
– отсутствие вывода объектов в постраничном режиме в опись документов, а
также результатов поиска, параметры недоступности применения вспомогательных
стилей в описаниях документов. Рассмотренные функции реализуются непосредственно в
Docsvision. Внутри основного окна приложения могут отображаться любые web-
страницы и отчеты. Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в
отдельные таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты для
аутентификации. При этом может применяться XSLT-преобразование к классическому
XML описанию карточки.
В отделе бухгалтерии используются такие программные продукты:
Парус.Бухгалтерия – специальный программный продукт, что предназначается
для автоматизации выполнения функций бухгалтерского учета непосредственно в
организациях самых различных сфер деятельности. Программа является также составным
компонентом системы, что включает ряд модулей в себя, позволяющие более детально
автоматизировать процессы для складского учета, начисления заработной платы, другие
деловые процессы и прочее.
В результате рассмотрение программного обеспечения, которое применяется в
16
«Falcon Group», можно сделать вывод, что имеется полноценное средство для
администрирования, защиты и настройки ЛВС компании.
В работу сети внедрена ОС Windows Server 2016. Использование именно этой
системы очень простое, а также работать с ней на сервере практически не составляет
труда. Пользователю предоставляется удобная и понятная панель управления. Ее смогут
применять даже новички, не имеющие навыков настройки и работы с такими ОС.
Рассматриваемая ОС имеет практически все инструменты, которые применяются
для качественного администрирования сети, выполнения удаленного доступа, а также
обеспечения защиты данных в сети «Falcon Group». Кроме этого, в перспективе
компанией планируется использование виртуализации, а данная ОС имеет возможность
использовать динамическую платформу, которая поможет создать качественную и
адаптивную серверную инфраструктуру. Кроме этого Windows Server 2016 обеспечивает
запуск практически любых программных приложений на разных платформах, а также
поддержку современного стиля работы.
1.2. Характеристика комплекса задач, обоснование необходимости
автоматизации
Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет персонала
в компании, который выполняет отдел кадров.
Для каждой организации, согласно законодательству Российской Федерации,
необходимо ведение кадрового учета. Поэтому далее будет рассматриваться процесс
кадрового учета. Чтобы описать этот процесс был использован метод моделирования
бизнес-процесса
1
. Моделирование бизнес-процесса осуществлялось согласно методике
IDEF0, в которой процесс рассматривался как «черный ящик» т.е. известны только его
входы и выходы
2
. Контекстная диаграмма бизнес-процесса ведения кадрового учета
представлена на рисунке 5.
Управление процессом осуществляется согласно Трудовому кодексу Российской
Федерации. Механизм процесса – сотрудники отдела кадров. Входными
информационными потоками бизнес-процесса являются: заявления, приказы, документы
сотрудника и информация о рабочем времени персонала. Выходными информационными
потоками процесса являются: табель учета рабочего времени и ведомость на выплату
заработной платы.
1
Максимов Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И.
Попов. - М.: Форум, 2017. - 512 c.
2
Спицнадель В.Н. Основы системного анализа: учеб. пособие. СПб.: Бизнес-пресса, 2014. 326 с.
17
Рисунок 5. Контекстная диаграмма процесса кадрового учета
Основные процессы, протекающие в отделе кадров рассматриваемой организации:
поиск и прием персонала;
планирование, регистрация и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение квалификации;
управление и регистрация переводов персонала;
увольнение персонала;
Почти каждый из данных процессов, протекающих в отделе кадров может разбить
еще на подпроцессы. Наиболее удобная форма представления информации относительно
протекающих бизнес-процессов это диаграммы стандарта IDEF0.
В настоящее время IDEF0-модели получили широкое распространение за счет
своей универсальности и строгости. IDEF0-модель в общем виде представляет собой
набор согласованных диаграмм, каждая из которых состоит из взаимосвязанных блоков.
IDEF0-модель предназначена для графического моделирования процессов. Она
используется для создания функциональной модели, которая будет отображать основные
функции и структуру системы в целом, также будет отображать потоки информации,
потоки материальных объектов, связывающие данные функции. Отличительная
18
возможность данной модели от других заключается в том, что в IDEF0-модели есть
возможность отображать не только входы и выходы каждого блока, но и «управления» и
«механизмы». Результатом применения IDEF0-модели является модель, которая состоит
из диаграмм различного уровня декомпозиции
3
.
Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD (Диаграмме
Потоков Данных) не отображались. Данная модель является одной из самых
прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и проектов,
основанных на моделировании всех процессов как административных, так и
организационных
4
.
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно представлены на
диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 6-9.
Контекстная диаграмма, представленная на рисунке 4, отображает общую
концепцию процессов, а именно отображает входную и выходную информацию
(документацию), а также кто выполняет данные функции и кто регулирует и
контролирует их выполнение.
Рисунок 6. Контекстная диаграмма процесса управления персоналом
3
Цуканова О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие – СПб.:
Университет ИТМО, 2015. 100с.
4
Дейтел, Дейтел: Как программировать на Visual C# 2012. Включая работу на Windows 7 и Windows 8, - М., Питер,
2014 г., 864 с.
19
Регулировать выполнение может как отдельное лицо, так и законодательные акты
или другие документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
резюме.
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства
(например, приказ на увольнение или приказ на прием сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для оформления
стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства в любую
организацию (паспорт, трудовая книжка и т.п.)
Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел кадров
(например, заявление на увольнение по собственному желанию)
Декомпозиция процесса управления персоналом представлена на рисунке 7.
20
Рисунок 7. Декомпозиция диаграммы процесса управления персоналом
Рассмотрим процесс введения документооборота на предприятии. Специалист по
персоналу собирает данные о кандидате (паспортные данные, данные о предыдущих
местах работе и др.), формирует приказ о принятии на работу.
В случае, если сотрудник уходит отпуск, специалист по персоналу принимает
заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения
и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт суммы отпускных по
среднему заработку сотрудника и направляет соответствующие документы в финансовые
отдел для расчёта с сотрудником.
Если сотрудник отсутствовал на работе в связи с болезнью, специалист по
персоналу оформляет соответствующие документы, а бухгалтер проводит расчёт
заработной платы в конце периода, учитывая дни, в которые сотрудник отсутствовал на
рабочем месте.
При увольнении сотрудника, специалист по персоналу принимает заявление от
сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения и выпускает
соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт заработной платы в соответствии
с количеством фактически отработанных дней за период.
21
На основании всех выше перечисленных процессов заместитель генерального
директора по персоналу подготавливает соответствующие отчёты, отражающие основные
количественные показатели по персоналу и отчислениям для контролирующих органов.
На основе построенное диаграммы можно сделать вывод о необходимости
разработки собственной АИС, прототипом которой будут являться информационные
системы кадрового менеджмента, которые наиболее полно реализует потребности в
автоматизации данного бизнес-процесса.
Схема документооборота документов приведена на рисунке 10.
Рисунок 10. Схема документооборота
Проанализировав построенную выше схему документооборота, сформируем
таблицу с показателями временных затрат на решение задачи управления
персоналом без автоматизации (таблица 2)
22
Таблица 2
Показатели затрат на задачу без автоматизации
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Приём сотрудника на работу
15
1
3 часа
Перевод сотрудника в другое
подразделение / на другую
должность
12
1
2 часа
Увольнение сотрудника
15
1
3 часа
Оформление больничного листа
10
2
1 час
Оформление отпуска
10
2
1 час
Расчёт заработной платы
1
2
12 часов
Формирование отчётов
4
2
6 часов
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник отдела кадров около 8
часов тратит на подготовку документов, что не является рациональным использованием
рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать данный
отчет в автоматическом режиме. Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения
средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный
процесс сводится к вводу данных в приложение и получению общего отчета.
В таблице 3 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 3
Расчет эффекта внедрения
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Приём сотрудника на работу
15
1
0
Перевод сотрудника в другое
подразделение / на другую
должность
12
1
0
Увольнение сотрудника
15
1
3 часа
Оформление больничного листа
10
2
0
Оформление отпуска
10
2
0
23
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Расчёт заработной платы
1
2
6 часов
Формирование отчётов
4
2
0
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 19 часов
(28-9=19 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников
отдела кадров.
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения. Основной организационной
мерою является использование и строгое следование положений, указанных в политике
безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц используется
система контроля и управления доступом. Одновременно система доступа выполняет и
функции системы контроля прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя
данные об авторизации магнитных карт.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие места
сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия. Первому доступны просмотр
изображений с видеофонов и просмотр статистики работы считывателей, администратор
же полностью управляет системой.
В системе обеспечения безопасности используются следующие мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня они
убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание паролей и
смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором безопасности, выдаются
24
пользователю под роспись и хранится им также как и другая конфиденциальная
информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На учтенных
носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и фамилия
сотрудника.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
Существует несколько систем для автоматизации подобных задач. Как один из
вариантов – это автоматизированные системы управления предприятиями, одной из
подсистем данной системы является управление кадрами на предприятии.
Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — комплекс
программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-
технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный
для решения задач планирования и управления различными видами деятельности
предприятия, частный случай автоматизированной системы управления.
Краткая характеристика системы Босс-Кадровик.
Программное обеспечение «БОСС-Кадровик» является автоматизированной
системой управления персоналом.
Полнофункциональное решение «БОСС-Кадровик» позволяет оптимизировать
менеджмент человеческих ресурсов на крупных предприятиях, в холдингах, в
развивающихся средних компаниях. В зависимости от решаемых задач и служебных
полномочий каждый из пользователей имеет свои права санкционированного доступа к
справочникам и данным. Продукт предназначен для руководителей организаций,
линейных менеджеров, HR-директоров и менеджеров по персоналу, инспекторов отделов
кадров, табельных бюро и ВУС, инспекторов отделов труда и заработной платы, главных
бухгалтеров и бухгалтеров расчетной части, рядовых сотрудников.
Высокопроизводительная система «БОСС-Кадровик» позволяет обрабатывать
информационные массивы по персоналу численностью в десятки и сотни тысяч
сотрудников, организовывать одновременную работу сотен пользователей, включая
расчет зарплаты.