17
осуществление маркетинговых исследований, связанных с изучением
сегментации рынка, анализом ценообразования и предпочтений потребителя,
прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых рынков, оценкой
эффективности рекламы, деятельностью конкурентов, и т.д.;
анализ потребностей клиентов и границ ценообразования;
разработка стратегии проведения рекламных мероприятий;
контроль проведения рекламных компаний в средствах массовой
информации, прямой почтовой рассылке, интернет и т.д.;
организация разработки печатных рекламных материалов собственны
ми силами или силами сторонних организаций, их тестирование, формирование
предложений по дизайну печатных рекламных материалов;
предварительная оценку разработанных сторонними организациями
рекламных материалов.
Сотрудники отдела кадров осуществляют поиск новых сотрудников по
запросам из всех подразделений компании, а также ведут учет личной и служебной
информации о каждом сотруднике фирмы и других важных данных. Подготовка
всех документов на прием или увольнение также производится этим
подразделением.
В служебные обязанности сотрудника этого отдела включены:
• Подготовка кадровой политики и кадровой стратегии компании;
• Реализация деятельности подбору, отбору и расстановке кадров по
оценке их квалификации, личных и деловых качеств;
• Прием, размещение и расстановка молодых специалистов и рабочих в
соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или профессией;
• Создание резервного фонда для выдвижения на основе таких
организационных форм, как планирование деловой карьеры, обучение кандидатов
для выдвижения по индивидуальным планам, перестановки в составе руководства
и специалистов, обучение на профильных курсах, прохождение стажировки на
отдельных направлениях;
• Проведение аттестации сотрудников, ее методическое и
информационное обеспечение, проведение анализа результатов аттестации,
18
составление мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий,
выявление круга специалистов, которым нужно пройти повторную аттестацию.
Основной задачей бухгалтерии становится ведение бухгалтерского учета
имущества, обязательств и хозяйственных операций, правильное и своевременное
выведение результатов финансово-хозяйственной работы фирмы. В своей работе
бухгалтера основываются на действующем законодательстве РФ, инструкциях,
приказах, распоряжениях, правилах, политике в области качества и остальными
документами, утвержденными гендиректором компании и утверждающими
деятельность бухгалтера.
В профессиональные обязанности сотрудника этого отдела включено:
• Реализация приема и контроля первичной документации по указанным
участкам бухучета и приведением их для счетной обработки;
• Подсчет зарплаты в программе 1С версия 7.7 «Зарплата и кадры»;
• Подсчет налогов по зарплате для всех сотрудников;
• Составление отчетов по фондам и отчет в налоговую по единому
социальному налогу;
• Составление и сдача персонифицированного учета в пенсионный
фонд, личных сведений по НДФЛ;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению
бухгалтерских данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера
или генерального директора.
В должностные обязанности сотрудника ИТ-отдела входит:
установка на серверы и рабочие станции программного обеспечения;
интеграция программного обеспечения на файл-серверах, серверах
систем управления базами данных и на рабочих станциях;
поддержка рабочее состояние программного обеспечения сервера и
рабочих станций;
регистрация пользователей, назначение идентификаторов и паролей.
обучение пользователей работе в сети, ведению архивов;
19
составление инструкции по работе с сетевым программным
обеспечением и доведение их до сведения пользователей.
Контроль использования сетевых ресурсов.
Организация доступа к локальной и глобальной сетям.
Юрисконсульт выполняет проверку всех акций или мероприятий
проводимых в компании, для установления из законности по правовым аспектам
законодательства РФ.
Основными задачами секретариата являются организационные и документац
ионное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь подчиняется непосре
дственно директору предприятия.
Сервисный отдел - поддерживает производственные ресурсы в рабочем
состоянии. Обеспечивает и повышает качество продукции.
Складская логистическая служба– отвечает за закупку и хранение расходных
материалов и компонентов для ремонта.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 2 показана техническая архитектура ОАО «Мосэнергосбыт».
Структура представляет собой комплекс серверов, свитч, маршрутизатор и
АТС. Основным брандмауэром в системе является программный блейд Check Point
Firewall, он выполняет: контроль доступа, проверку аутентификации,
преобразование сетевых адресов, работу в режиме моста. В качестве
маршрутизатора используется Cisco 2951 Integrated Services Router, как самый
надежный и функциональный в своем классе. Он отвечает за связь с провайдером и
выступает в качестве голосового шлюза. В качестве коммутатора используется
NETGEAR GS748TEU, а в качестве АТС используется Avaya IP Office 500v2.
20
Интернет
Коммутатор
NETGEAR GS748TEU
Маршрутизатор
Cisco 2951ISR
Wi-Fi Точка доступа
NetGear DGND3700
АСТ
Avaya IP Office
500v2
Серверное
помещение
Отдел главного
энергетика
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Генеральный директор
Отдел кадров
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
ИТ-департамент
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Финансовый отдел
и бухгалтерия
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Отдел маркетинга
и рекламы
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Административный
обслуживающий персонал
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
HP ProLiant
DL365 G5
HP ProLiant
DL365 G5
ИБП
APC Smart-UPS
XL 3000VA RM
Рисунок 2. Техническая архитектура ОАО «Мосэнергосбыт»
Программная архитектура ОАО «Мосэнергосбыт» изображена на рисунке 3.
Рисунок 3. Программная архитектура ОАО «Мосэнергосбыт»
21
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система
Microsoft Windows 7 Enterprise, а также используется Microsoft Office 2010
Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky Enterprise
Space Security. В качестве корпоративной почты используется система Microsoft
Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения заявок обеспечивает
BMC Remedy ITSM.
В ОАО «Мосэнергосбыт» используется «1С Управление Производством
Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую
информационную систему для управления деятельностью предприятия:
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами,
персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями и
поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными средствами
и планированием ремонтов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Характеристика основной деятельности ОАО «Мосэнергосбыт» в разрезе
технологии IDEF0 приведена на рисунке 4.
Рисунок 4. Характеристика основного деятельности компании
22
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция деятельности компании
Таким образом, в соответствии с приведенной диаграммой, основными
этапами деятельности компании являются:
- учет клиентов и объектов электроэнергии;
- расчет стоимости платежей и организация их приема;
- подготовка различной отчетности, в том числе бухгалтерской и налоговой.
В настоящее время на предприятии автоматизированы процессы подготовки
бухгалтерской и налоговой отчетности, в остальных сферах деятельности средства
автоматизации не применяются.
Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет
персонала в компании, который выполняет отдел кадров.
Отдел кадров является в компании той структурой, которая занимается
управлением персоналом внутри фирмы, то есть деятельностью людей, которые
выполняют на предприятии или в организации те или иные функции,
способствующие максимально эффективному использованию человеческих
ресурсов для реализации первичных целей компании.
Цель ю отдела кадров становится обеспечение достижения целей компании
путем ее наполнения необходимыми кадрами и эффективного применения их
опыта, знаний, квалификации, мастерства, работоспособности и творческого
потенциала.
23
Основным звеном организации являются трудовые ресурсы. В компетенцию
отдела кадров входит поиск сотрудников и учет уже имеющихся. Отдел кадров
присутствует почти в каждой компании. В малых организациях, где отдела кадров
не предусмотрено, все функции перекладывается на директора фирмы.
Главными задачами отдела кадров становятся:
• Отбор, набор и наем персонала нужного образования и квалификации;
• Организация эффективной системы штатных подчиненных;
• Составление карьерных планов сотрудников;
• Составление кадровых технологий и т.п.
Отдел кадров ОАО «Мосэнергосбыт» выполняет такие функции:
оформление на работу новых сотрудников;
разработка методики отбора персонала;
распределение новых работников по рабочим местам.
проведение собеседований с потенциальными соискателями;
работа с пенсионным фондом и с другими государственными
структурами;
составление кадровых документов.
Специалист отдела кадров обязан иметь всю необходимую документацию,
касающуюся каждого сотрудника. На сегодняшний день для учета личных данных
работников используются популярное программное обеспечение: текстовый
редактор, электронные таблицы, системы баз данных. Стоит отметить, что
повсеместно распространено хранение информации на так называемых бумажных
носителях. То есть документы на каждого сотрудника хранятся в обычных
картонных папках с надписью личное дело. Такой способ является устаревшим и
крайне неудобным, так как становится невозможным моментальный доступ к
необходимой информации, да и хранение вызывает определенные трудности.
Во главе отдела кадров стоит его начальник, который в свою очередь
обеспечивает выполнение работы отдела на должном уровне, разрабатывает
необходимый пакет документов, в том числе памятки, должностные инструкции;
проводит работу по защите информации, соблюдая необходимую тайну. Кроме
того, в компетенции начальника отдела кадров находится обеспечение
рационального распределения рабочей нагрузки среди сотрудников, создание
24
условий по карьерному и личностному роста сотрудников отдела, также он
контролирует соблюдение правил трудового распорядка, промышленной
безопасности, вносит предложения о поощрении сотрудников или, напротив,
наложении взысканий на нарушивших служебную дисциплину. Еще начальник
должен обеспечить своевременное предоставление финансовой отчетности в конце
периода.
Важной функции руководителя данного отдела является осуществление
аттестации своих сотрудников, что сегодня является неавтоматизированным
процессом в ОАО «Мосэнергосбыт». Этот аспект будет рассмотрен и
проанализирован в данной работе.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основными процессы, протекающими в отделе кадров ОАО
«Мосэнергосбыт» являются:
поиск и прием персонала;
планирование, регистрация и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение квалификации;
управление и регистрация переводов персонала;
увольнение персонала;
Каждый вышеназванный процесс может быть разбит на подпроцессы.
Наиболее удобная форма представления информации относительно протекающих
бизнес-процессов это диаграммы стандарта IDEF0.
IDEF0 — Function Modeling — методология функционального
моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и
описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её
акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматривается логические
отношения между работами, а не их временная последовательность (WorkFlow).
Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD (Диаграмме
Потоков Данных) не отображались. Данная модель является одной из самых
прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и
25
проектов, основанных на моделировании всех процессов как административных,
так и организационных.
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно представле
ны на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 3-11. Контекстная диаграмма,
представленная на рисунке 2, отображает общую концепцию процессов, а именно
отображает входную и выходную информацию (документацию), а также кто выпол
няет данные функции и кто регулирует и контролирует их выполнение. Регулирова
ть выполнение может как отдельное лицо, так и законодательные акты или другие
документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
резюме.
Приказ – это решение руководства, касаемый того ли иного сотрудника
организаций.
Бланки – это форма документов. Они используются при формировании
отчетности.
К документам соискателей относят паспорт, трудовую книжку,
индивидуальный номер налогоплатильщика, СНИЛС и тд. То есть стандартный
пакет документов, необходимый для трудоустройства.
Заявления – это документ, написанный сотрудников и адресованный отделу
кадров. Например, заявление на ежегодный отпуск, предоставление отгула,
увольнение и тд.
Функции начальника отдела кадров представлены на рис. 6.
26
Рисунок 6. Деятельность начальника отдела кадров
Декомпозиция процесса представлена на рис. 7 .
Рисунок 7. Декомпозиция деятельности начальника отдела кадров
Как видно из схемы, основной функцией начальника отдела кадров является
контрольная, однако начальник отдела кадров также проводит аттестацию
сотрудников компании (Рисунок 6).