27
Рисунок 8. Учет персонала
Для проведения аттестации работников, работодатель утверждает
внутренний нормативный акт (или положение), включающий в себя:
• Порядок, сроки и форму проведения аттестации;
• Состав аттестационной коллегии и порядок ее создания;
• Группы аттестуемых работников;
• Группы работников, не подлежащих аттестации;
• Критерии оценки работников (некую систему нахождения
соответствия работника указанной должности путем выделения соответствующих
оценок и/или баллов; выбор количества правильных ответов в процентном
соотношении, определяющего успешное прохождение указанной аттестации);
• Типы решений, принимаемых после проведения аттестации и
специфика их принятия;
• Остальные положения, которые, по мнению работодателя, улучшат
эффект от проведения данной процедуры.
С внутренним нормативным актом, отражающим порядок проведения
аттестации, работника нужно ознакомить под роспись. Важно понимать, что в
случае начала трудового спора работодатель будет должен предоставить
доказательства того, что работник был уведомлен о возможности оценки
результатов его деятельности и его личных деловых качеств в рамках проведения
28
аттестации, и что по ее результатам может следовать увольнение работника
(постановление Верховного Суда РФ от 04 июня 2004 года № 5-В03-82).
По итогам реализации вышеуказанных действий, работодатель,
руководствуясь внутренним нормативным актом, утверждает график проведения
аттестации и доводит его до сведения всех аттестуемых сотрудников не позднее,
чем за месяц до дня аттестации. В графике нужно указать дату и время аттестации,
а также дату передачи в аттестационную комиссию нужных документов.
Как правило, состав аттестационной комиссии бывает следующим:
председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии.
Председателем комиссии обычно назначается руководитель организации или его
заместитель, а членами комиссии руководители различных структурных
подразделений. Рекомендуемое количество членов комиссии: минимум три,
максимальным пределом не ограничено.
Работодатели, деятельностью которых является множество различных
направлений или у которых имеются крупные по штатной численности работников
обособленные структурные подразделения, для удобства проведения процедуры
аттестации могут создать несколько аттестационных комиссий (для головного
подразделения и обособленных структурных подразделений организации). При
этом в локальном нормативном акте, регламентирующем проведении аттестации,
необходимо указать порядок, в соответствии с которым в обособленном
подразделении создается комиссия, полномочия должностных лиц, в неё входящих,
а также регламентировать иные возникающие в процессе аттестации вопросы.
В состав аттестационной комиссии обязательно должен быть включен
представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной
организации (при его наличии, и кроме случаев, когда по итогам проведения
аттестации увольнение работников локальным нормативным актом не
предусмотрено).
29
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота документов приведена на рисунке 9.
Начальник отдела
кадров
Директор
Документы
соискателя
Приказ на
прием на
работу
Сотрудник отдела
кадров
Прием документов
соискателя
Тестирование
соискателя
Контроль приказа
Подпись приказа
Подготовка
отчётности
Предоставление
отчётности
Действие
Формирование
приказа на прием на
работу
Отчётность
Отчётность
№
1
2
3
4
5
6
7
Результаты
тестирования
Приказ на
прием на
работу
Приказ на
прием на
работу
Рисунок 9. Схема документооборота
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 2.
30
Таблица 2.
Временные характеристики
Действие
Среднее количеств
о за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет
данных
персонала
10
5
50
Учет
изменений в
служебном
положении.
10
15
150
Учет
изменений в
семейном
положении
1
25
25
Учет
проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет
больничных
, отпусков и
командиров
ок
1
15
15
Построение
отчетов
1
5
5
ИТОГО, минут:
280
Анализируя полученные результаты, можно сделать вывод о том, что
каждый день сотрудник отдела кадров около 280 минут (почти 5 часов) тратит на
подготовку документов, а это в свою очередь является нерациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Низкая скорость и отсутствие точности выполнения расчетов;
Неэффективное использование рабочего времени;
Большой объем так называемой бумажной работы;
В ходе данной работы предполагается формировать данный отчет в
автоматическом режиме, что значительно облегчит работу сотрудников отдела
кадров ОАО «Мосэнергосбыт».
31
Необходимо спрогнозировать ожидаемый эффект от внедрения системы
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 3 произведен
расчет эффекта внедрения.
Таблица 3.
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет данных
персонала
10
0
0
Учет изменений в
служебном
положении.
10
0
0
Учет изменений в
семейном
положении
1
2
2
Учет проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет больничных,
отпусков и
командировок
1
0
0
Построение
отчетов
1
0
0
ИТОГО, минут:
42
Исходя из расчетов. Полученных в табл.3 можно сделать вывод, что
экономия рабочего времени составляет порядка 4 часов ежедневно, а это позволяет
увеличить эффективность работы сотрудников отдела кадров.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
32
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие места
сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
33
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и
фамилия сотрудника.
В ОАО «Мосэнергосбыт» имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы, регламентирующие информационную безопасность,
такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
34
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время имеется несколько систем для автоматизации подобных
задач. Рассмотрим автоматизированные системы управления предприятиями,
одной из подсистем которой является управление кадрами на предприятии.
Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) —
комплекс программных, технических, информационных, лингвистических,
организационно-технологических средств и действий квалифицированного
персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления
различными видами деятельности предприятия, частный случай
автоматизированной системы управления.
Краткая характеристика системы МОТИВ
МОТИВ - это система оперативного управления компанией, поставляемая в
качестве web-приложения, с организацией доступа к ней с любой рабочей станции,
имеющей подключение к интернету. Освоение понятий в системе достаточно
просто и понятно. У пользователей не возникает сложностей с освоением функций:
Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и прочих, на которых построено
приложение. Создатели системы МОТИВ специально упростили объектную
модель системы, чтобы не увеличивать количество времени на обучение персонала
в период внедрения. Этот факт можно причислить к преимуществам системы
35
МОТИВ по сравнению с другими системами HRM и электронного
документооборота.
Функциональность:
Коллективная работа над проектами и документами:
Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам;
Эффективный контроль за процессом исполнения задач;
Контроль сроков исполнения;
Мониторинг занятости персонала.
Документооборот:
Эффективное управление большим потоком документов;
Администрирование документооборота предприятия (создание
маршрутных схем, дизайн карточек документов), не требующее
программирования;
Выступление в роли администратора системы профессионала-
делопроизводителя, владеющего минимальными навыками работы с офисными
пакетами программного обеспечения;
Возможность ведения настроек в интуитивно понятном визуальном
редакторе.
Уменьшение затрат на хранение документов компании на 80%;
Обеспечение возможности коллективной работы над документами;
Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным
атрибутам);
Улучшение контроля над исполнением документов;
Повышение безопасности документов;
Повышение сохранности документов;
Повышение удобства их хранения;
Интеграция со службами доставки электронной почты и SMS
сообщений.
Краткая характеристика системы Босс-Кадровик.
Система Босс-Кадровик является полнофункциональной системой
управления персоналом продукт системного интегратора, компании АйТи.
Босс-Кадровик позволяет автоматизировать такие задачи кадрового управления,
36
как: отбор и расстановка кадров, оценка персонала, обучение, повышение
квалификации, планирование карьеры; мотивация. В основу положен набор
критериев, в качестве которых могут использоваться знания, навыки, компетенции
и прочие требования, которые обычно определяются для конкретной должности и
применяются к работникам. Система Босс-Кадровик автоматизирует процесс сбора
и анализа сведений о кандидатах. Кандидаты заполняют автоматизированные
формы, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного
предприятия, что позволяет существенно расширить круг пользователей
автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет
посмотреть свой профиль и сравнить его с профилем должности, которую он
занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия.
Функциональность:
Система позволяет:
планировать и вести учет по структуре организации, штатных
расписаний, с учетом кадровой политики;
производить расчет заработной платы, оперативный учет движения
кадров;
вести административный документооборот по персоналу и учету
труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение
квалификации) работников;
автоматизировать рекрутинг персонала на вакантные должности;
ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.
Дополнительные возможности
полнота функциональности в области организационного и кадрового
менеджмента и мощные вычислительные возможности системы Босс-Кадровик
(расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников);
механизм неограниченного расширения хранимой информации и
быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов
предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений
сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность
электронного архивирования документации в любых форматах быстрое
автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем;