29
Всё движение товара в программе осуществляется на основании документов. Ни
одно изменение количественного состава и / или приход нового товара не может быть
произведено без какого-либо документа.
В программе нет ни одной формы, позволяющей напрямую изменять
количественный состав в базе данных. Имеются обработки, позволяющие менять
количество остатка на складе, но даже они в фоновом режиме создают документы, по
которым осуществляется такое изменение, будь то списание (уменьшение количества)
или оприходование (увеличение количества) товара.
Структура номенклатуры товаров
Характеристики товара, по которому осуществляется учет движения на складе,
делятся на следующие виды.
Модель товара, описывающая качественные характеристики товара. В модели
отражены потребительские характеристики товара, отличающие его от другого товара
и, одновременно, позволяющие определить две разновидности товара, как один и тот
же.
Каждый товар имеет такую характеристику, как тип товара. Например, для
товара "Бирюса 203М" типом товара будет "Холодильник". В свою очередь тип
принадлежит одной из групп товаров. Для примера выше, группой товара может быть
как группа "Холодильники, морозильники", так и "КБТ" (крупная бытовая техника).
Единица товара, являющаяся характеристикой партии товара, полученной по
отдельно входной накладной. Единице товара присущи такие характеристики, как
количество, оптовая, розничная и прочие цены, сроки и дата гарантии (годности),
расчетные значения наценки и скидки (две и более розничные цены), штрихкод.
Сам товар (отражающий движение по складу при продажах и иных операциях) с
количеством движения по каждому документу и ценой реализации.
Автоматизированный ввод электронных накладных
Программа позволяет автоматически сформировать входную (приходную)
накладную по электронной накладной в формате MS Excel. Практически все
поставщики имеют возможность сформировать такие накладные и отправить их по
электронной почте или передать на сменных носителях (флешки и т.п.).
Вполне вероятен вариант, когда товар еще находится в пути от поставщика, а
накладная уже пришла и с ней можно работать. Автоматизированный ввод такой
накладной значительно ускорит поступление товара в продажу, что снизит издержки
30
оборота. Товар можно будет разрешить к продаже сразу после инвентаризации и
устранения расхождений в составе прихода.
Алгоритм автоматического ввода распознает по ключевым словам колонки с
наименованием товара, артикулом, ценой, количеством, находит строки заголовка,
строки с товаром и "подвал" документа, после чего формирует входную накладную.
Автоматизированный поиск моделей (Номенклатуры)
В процессе автоматического ввода накладной программа по алгоритмам
нечеткого сравнения находит список моделей товара, уже имеющихся в базе. Если
найдется единственное 100%-ное совпадение, то эта модель будет взята из
справочника, если же таких моделей будет несколько или ни одной, то бухгалтеру
будет предложено выбрать наиболее подходящую модель или создать новую запись в
базе данных для новой модели.
При обнаружении множества совпадающих наименований, будет вычислена
оценка совпадения, выраженная в процентах, и список будет отсортирован по этой
оценке. Таким образом, наиболее подходящая, с точки зрения алгоритма программы,
модель будет выше по списку. Конечно же, это не гарантирует точного совпадения,
поэтому выбор всегда остается за человеком.
Программа по нечеткому совпадению (позволяющему делать ошибки в словах),
например, может найти модель с наименованием "Веник хозяйственный, 50см" по
строке из накладной "Венек хоз. 50", при этом будет вычислена оценка совпадения в
процентах.
Быстрый поиск товаров
При работе часто требуется найти товары по текстовым полям, будь то,
наименование, артикул, описание товара, группа и тип, штрихкод, и т.д. Для быстрого
поиска в программе реализован фильтр по строке во всех списках товаров.
Поиск осуществляется по всем текстовым полям, отображаемым в текущем
представлении списка. Убирая или добавляя колонки с характеристиками товара,
отображаемыми в списке, можно управлять областью поиска.
Поиск осуществляется по частям слов, то есть, для выполнения поиска не
требуется введения полных слов. Для увеличения вероятности нахождения
рекомендуется вводить несколько частей слов, которые обязательно должны быть в
искомом наименовании. Например, чтобы найти холодильник "Бирюса 203", можно
ввести в строке поиска "хол бир 203". Товар с наименованием "Бирюса 203" и типом
31
"Холодильник", обязательно будет в отфильтрованном списке, если, конечно, тип
товара виден в списке.
Как пример, в одном из магазинов было принято давать короткие уникальные
артикулы разным моделям товаров. Продавцы очень быстро находили товар по
нужному артикулу, который имелся на ценнике, просто вводя "п-214" в строку поиска.
Client Shop
Программа для учета отгрузки товаров обладает массой функций, среди которых
особенно стоит отметить:
−
внесение продукции;
−
учет реализации и склада;
−
реализация по предоплате и в долг;
−
поддержка фискальных регистраторов и электронных весов;
−
возможность поиска продукции по определенным показателям;
−
печать ценников;
−
поддержка онлайн кассы;
−
учет срока годности продукции и кросс кодов;
−
изменение реквизитов и стоимости.
Более того, программа настолько обширна, что позволяет заводить для любой
продукции дополнительные поля, например, расцветку и производителя. Для
магазинов автозапчастей, обуви и одежды это особенно удобно.
Работать в Client Shop можно как на отдельном компьютере, так и в локальной
сети. Программа оснащена особым режимом, который оптимизирован для
низкоскоростного соединения (например, при подключении к базе данных через сеть
Интернет).
Vvs "Офис-Склад-Магазин"
Программа VVS "Офис - Склад - Магазин" с успехом используется для
автоматизации оптовой торговли с самого начала ее создания в 1993 году. Это готовое,
недорогое и простое решение не требующее больших затрат на внедрение и
эксплуатацию. В одной программе может вестись учет как оптовой, так и розничной
торговли.
32
Программа имеет невысокие аппаратные требования - подойдет любой
современный компьютер. Программа не требует постоянного сопровождения
специалиста, установка и эксплуатация доступны любому пользователю.
Программа может использоваться не только для учета продаж товаров, которые
есть в наличии, но и для оформления продажи товаров под заказ. Для заказа товары
резервируются, может регистрироваться частичная или полная предоплата. Отгрузка
по заказу может проводиться в несколько этапов и с разных складов. Отдел снабжения
может планировать закупки исходя из резервов товаров по заказам и минимального
остатка на складе. Если у пользователя есть доступ, то возможен и отпуск товаров со
склада в "минус", это может быть удобным в некоторых ситуациях. Ввод количества в
единицах измерения и в упаковках.
Учет взаиморасчетов и задолженности с поставщиками и покупателями
Для заказов фиксируются отгрузки и платежи. В программе ведется баланс
клиентов - выводится сумма текущей задолженности контрагента, можно также
получить детализацию по операциям с клиентами (акт сверки). Поддерживается учет
приема и сдачи товаров в реализацию. Можно увидеть сколько товаров продано из
принятых на реализацию и сколько из них уже оплачено.
Скидка и наценка на заказ может быть установлена в процентах или суммой.
Процент скидки и наценки можно ввести вручную в параметрах заказа. Если для
клиента задан процент скидки, то она сразу устанавливается для нового заказа с этим
клиентом. Кроме ввода скидки в процентах можно использовать до пяти отпускных
цен на каждый товар. В этом случае при выборе товара его цена выбирается из списка.
Если у продавца есть доступ, то цены можно корректировать и вручную.
Для заказов и для платежей задаются валюта и ее курс. Документы могут
распечатываться как в рублях, так и валюте.
Для каждого заказа фиксируется один из ваших расчетных счетов. При печати
финансовых документов используются реквизиты из выбранного расчетного счета.
С программой поставляются печатные формы всех необходимых первичных
документов: накладные, счета, счета-фактуры, платежные документы и другие.
Документы могут быть получены в формате MS Office (Word, Excel) или Open Office.
Все печатные формы могут быть легко доработаны под Ваши требования с участием
нашего специалиста или самостоятельно.
Гибкая система отчетов
33
Гибкая система отчетов, расчет себестоимости и прибыли
С программой поставляется более 400 готовых печатных форм документов и
отчетов и их список постоянно расширяется. В рамках технической поддержки
пользователи программы получают новые формы бесплатно. Внутренний язык
составления форм печатных документов позволяет создавать новые или изменять
существующие формы документов и отчетов. Возможность использования кода на
Visual Basic Script и JavaScript существенно увеличивают возможности внутреннего
языка. Есть возможность получения отчетов по расписанию в автоматическом режиме,
например, для последующей автоматической загрузки на Web сервер или отсылки по
e-mail.
В таблице 2 приведено сравнение данных систем для учета в предприятиях
торговли по функциональности.
Таблица 2
Сравнение систем электронного документооборота
Функционал
"Движение
товара"
Client Shop
Vvs "Офис-
Склад-Магазин"
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MS SQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по шаблону
+
+
+
Пакетное формирование
+
-
+
Web
+
+
-
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
Графический редактор
бинес-процессов
+
-
+
После проведения данной оценки можно сделать следующий вывод: все
вышерассмотренные системы не подойдут для использования в данном учреждении.
Основная проблема заключается в излишней функциональности всех рассмотренных
программных продуктов. Это, естественно, приведет, в случае внедрения, к реализации
множества либо ненужного функцала, или его дублирование. А так как себестоимость
внедрения данных программных продуктов составляет, как правило, достаточно
ощутимую стоимость, это приведет еще и к неэффективным вложениями капитала.
Исходя из этого наиболее рациональным решением данной ситуации является
разработка собственной системы, для автоматизации необходимых процессов.
34
1.3.2.
Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В имеющейся схеме планирования автоматизации задач выделяют ряд стадий.
1-ый этап – исследование стратегии формирования основных процессов.
Следующим шагом в данном процессе считается отбор и переработка отчетной
информации, полученной по каналам передачи информации.
Затем выполняется определенный подход к любой установленной проблеме с
целью уменьшения нагрузки на работника. Далее последствия решения данных
вопросов переходят руководителю. В данном периоде вероятна коррекция
деятельность.
Система обязана оставаться оптимальной с точки зрения организации, и иметь
формы, которые осуществляют последующие функции:
−
Получение информации;
−
обработка, исследование, поддержка и печать информации.
Существует 4 вида стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация согласно участкам, автоматизация согласно
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация подразумевает под собою получение предприятием без
конкретного стратегического проекта единичных частей информативной концепции,
которые никак не готовы проявить реальной пользы предприятию в целом.
Последующее формирование информативной концепции компании сопряжено с
новейшими, значительными расходами. Автоматизация по участкам учитывает
автоматизацию отдельных производственных зон, связанных согласно комплекту
исполняемых функций. Данный метод автоматизации выбирается при обстоятельстве,
в случае если имеются зоны, где использование автоматизированных концепций
предоставляет существенный финансовый результат, к примеру, за счет увольнения
персонала.
Автоматизация по направлениям предполагает под собою автоматизацию
отдельных направлений работы компании.
В данном случае будет избрана политика автоматизации по конкретным
участкам. Вследствие этого, предприятие сумеет автоматизировать работу, связанную
с ведением делопроизводства, получив максимальный финансовый результат.
35
1.3.3.
Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это такие последовательные действия, которые
начинаются с определения и оформления решения о необходимости информационной
системы, до того времени, пока ИС не будет окончательно внедрена на предприятие.
Существуют несколько способов приобретения информационных систем:
−
разработка (самостоятельная и заказная);
−
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
−
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
−
аренда.
Приобретаемая ИС здесь не подходит по некоторым минусам, которые были
описаны в пункте 1.3.1, а также из-за нехватки функциональности, здесь слабо
продумано направление дальнейшего будущего развития информационной системы,
более продолжительный срок адаптации к требованиям организации, так же будет
необходимо частое обращение в технологическую службу поддержки. Покупка с
элементами доработки возможна, но это оправдано, когда работа предстоит с
небольшим объемом доработок. Данная доработка зачастую возможна только в рамках
модели самого ядра ИС, что почти всегда вызывает затруднения ввиду отсутствия
развернутой документации. Что касаемо аренды ИС, то можно выявить следующие
недостатки: важные данные хранятся в облачном хранилище, к которому имеют доступ
третьи лица, всегда минимизированы доступы по настройке. Информационная система
будет создана в организации собственными силами, так как в штате имеются
квалифицированными сотрудниками, которые займуться разработкой и внедрением
этой информационной системы.
Разрабатываемая ИС будет иметь весь необходимый функционал, также будут
учтены все особенности работы и пожелания сотрудников данной организации, так как
продукт будет являться уникальным (индивидуальным), а это позволяет мгновенно
изменять функциональность, приводя их в соответствие к требованиям внутреннего
заказчика.
36
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1.
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (далее по тексту – ИО) подсистемы, которая
представляет собой определенную информационную модель для наилучшей работы
сотрудников предприятия. Выделяют внемашинное и внутримашинное обеспечение.
ИО включает в себя: особую систему классификации и кодирования
информации; систему унифицированной документации, используемой в
информационном обеспечении, базу информации, а именно информацию из всех
информационных источников.
Система документации – представляет собой совокупность взаимосвязанных
видов документов, которые будут регулярно использоваться в самом процессе
управления экономическим объектом. Кардинальное отличие системы экономической
документации – это большое разнообразие видов документов.
Существующие на данный момент системы документации, наиболее характерны
для неавтоматизированных ЭИС. Они характеризуются большим объемом разных
видов и форм документов; огромным объемом обрабатываемых документов и их
сложностью; дублированием одинаковой информации в документах и определенных
работ по их обработке; и, как закономерность, очень низкая достоверность получаемых
результатов. Подобная обработка документов в этих системах, отнимает много
времени у работников. Если есть необходимость упростить систему документации, то
используют следующие подходы:
−
проведение полной унификации и стандартизации документов;
−
введение безбумажной технологии, которая основана на использовании
электронного документооборота, а также новых способов информационных
технологий их обработки.
Классификаторы служат отличным средством для описания данных,
предполагают единство классификации и кодирования данных и предназначены для
реализации машинной обработки и выдачи данных в удобной для потребителей форме,
при решении различных задач.
В проектируемой задаче использовались такие общероссийские
классификаторы:
−
ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;
37
−
ОКОПФ – Общероссийский классификатор организационно-правовых форм.
При разработке системы была использована реляционная модель БД.
Реляционная модель баз данных определенной предметной области являет собой
особый набор отношений, которые изменяются во времени. Так, при создании ИС
совокупность этих отношений позволяет нам хранить данные об объектах предметной
области, а так же моделировать связи между ними. Наряду с этим сами данные хранятся
в виде таблиц, а для удобства распознавания, каждая таблица созданной БД наделена
уникальным кодом.
Подводя итог вышесказанному, нужно отметить, что содержание экранных форм
обязательно должно иметь следующие основные наименования:
−
наименование;
−
количество;
−
дата ввода;
−
дополнительные реквизиты.
Эти реквизиты должны быть в абсолютно каждой форме, кроме этого, в
зависимости от задач конкретной формы должны быть учтены свои, уникальные
реквизиты.
В состав классификаторов входят следующие:
•
Справочник "Материал"
•
Справочник "Вид_товара"
•
Справочник "Покупатели"
•
Справочник "Договоры"
•
Справочник "Товар"
В список первичных документов входят:
•
Заказ;
•
Отгрузка.
В результате должны формироваться следующие документы:
•
Заказы;
•
Отгрузки.
Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые
проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально,
38
так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не
будет изменяться во время её эксплуатации.
1.4.2.
Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, которые
реализуют функции и задачи ИС, а так же обеспечивают устойчивую работу всех
компонентов системы. ПО состоих из общесистемных и специальных программ и
компонентов, в том числе инструктивно-методических средств, призванных помочь
конечному пользователю ускорить освоение данного программного продукта.
При определении перечня технических средств для разработки любой системы,
наиболее важным параметром является выбор операционной системы, под которой
будет работат данное ПО. Операционная система управляет всеми техническими
средствами рабочей станции, поддерживает запуск и выполнение тех или иных
модулей и приложений, организовывает защиту данных, а также выполняет иные
различные сервисные функции. Все программы пользуются средствами,
предоставляемыми операционной системой. Исходя из этого, процесс выбора
операционной системы очень важен, потому что он определяет перечень программ и
конечный формат исполняемых файлов, и как следствие их взаимодействие с
операционной системой.
Последнее время негласыным стандартом стала архитектурой x64. На
компьютерах с данной архитектурой, используемых в качестве рабочих станций для
конечных пользователей, чаще всего используются следующие ОС: Windows
производства компании Microsoft, а так же операционные системы Linux/BSD от
множества фирм – разработчиков (Ubuntu, Red Hat, Debian, FreeBSD и прочие).
Разрабатываемое программное опеспечение будет работать на операционных
системах семейства Windows, в частности, на Windows 10. Данная операционная
система наиболее распространена на рабочих ПК сотрубников ООО «Мебельград».
Важным требованием, которое предъявляется при проектировании
информационных систем, эксплуатируемых в единой информационной среде на
технологической базе, является высокая их однородность, что позволяет организовать
совместимость, мобильность, масштабируемость и переносимость.