29
Руководитель
проекта
Менеджер по работе с
клиентами
1. Составление
графика работ
2. Разбивка работ на
задачи
3. Назначение задач
сотрудника
4. Выполнение задач
График работ
5. Контроль
выполнения задач
Список задач
Задача по проекту
Задача по проекту
Результат задачи
по проекту
Рисунок 6 – Схема документооборота при работе по проекту
Разрабатываемая система предполагает создание единого хранилища
всей информации по проекту. То есть в ней будет храниться список этапов
(работ) по проекту, задач по каждому этапу, комментарии и файлы
пользователей. Это позволит сократить трудовые затраты на взаимодействие
сотрудников между собой, а также даст возможность оперативного контроля
хода выполнения задач со стороны руководителя проекта.
Согласно статистике, руководитель проекта и все сотрудники тратят
около 200 часов в месяц на взаимодействие по проекту: назначение задач,
проведение обсуждений их реализации, согласование каких-либо моментов,
контроль работы по задачам, обмен файлами с результатами решения задач и
пр.
Предполагается, что после внедрения информационной системы за счет
сведения всех взаимодействий в единое место значительно сократится время,
затрачиваемое сотрудниками на взаимодействие по проекту, до 150 часов в
30
месяц. Кроме того, наличие единого стандарта обмена информацией по проекту
и места его обсуждения позволит снизить негативные проявления
разрозненности информации.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании «AppCraft» вопросы информационной безопасности и
связанные с ними вопросы по защите информации являются одними из самых
важных. Для того, чтобы поддерживать высокую планку оказываемого
клиентского сервиса и качества разрабатываемых приложений, необходимо,
чтобы вся информация находилась под надежной защитой.
Для этого в компании имеется целый ряд специальных документов,
главным из которых является регламент информационной безопасности. Он
регламентирует следующие моменты:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования предприятия;
регламенты использования ресурсов локальной вычислительной
сети, сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются
на двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики
безопасности Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-
либо данных;
в) обязательная парольная защита доступа к программному
обеспечению: Антивирус Касперского, 1C;
31
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервере
организации.
Кроме того, в организации используется ежеквартальная смена паролей
на доступ к ключевым ресурсам (1C, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
В перечень должностных обязанностей ответственного входит
мониторинг возможных угроз информационной безопасности компании.
В список потенциальных угроз входит утечка данных, вирусы, действия
злоумышленников (хакеров), хищение оборудования, программные и
аппаратные сбои, халатное отношение сотрудников к правилам
информационной безопасности, установленными в компании и т.д.
Наиболее опасной угрозой информационной безопасности компании
является утечка данных. Под утечкой данных в данном случае понимается
нарушение конфиденциальности персональных данных сотрудников и
клиентов компании, финансовые отчеты, интеллектуальная собственность,
детали конкретных сделок или проектов, детали стратегических планов и задач
руководства. Поэтому в компании проводятся постоянные мероприятия по
снижению вероятности утечки данных: ведется строгий учет уровня доступа
сотрудников к этой информации, мониторинг электронной почты сотрудников,
запрет на использование личных социальных сетей на рабочем месте и ведение
фото- и видеосъемки в потенциально опасных, с точки зрения требований
информационной безопасности, местах.
32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Кратко функциональные требования к ИС автоматизации управления
проектами можно сформулировать следующим образом:
разделение проектов на этапы, а этапов на задачи;
назначение ответственных пользователей на проект, этап или
задачу;
прикрепление к задачам, этапам и проектам файлов;
добавление комментариев к задачам, этапам и проектам;
разделение прав пользователей в зависимости от их роли в проекте;
формирование команды для каждого проекта.
Были рассмотрены три программных продукта, которые предназначены
для автоматизации управления проектами в различных компаниях:
Trello;
Jira;
Мегаплан.
Trello – удобная система управления проектами, простой и
универсальный онлайн-инструмент в виде веб-сайта, мобильных приложений
для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome. Сервис
реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней
списки, внутри которых карточки.
Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом.
Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными
в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства). В
процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не
достигнет последнего, списка «Готово». Таким образом, визуально
контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.
Скриншот интерфейса Trello приведен на рисунке 7.
33
Рисунок 7 – Скриншот интерфейса Trello
Плюсы Trello:
простота, универсальность и многофункциональность.
понятный интерфейс;
доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
карточкам можно назначать ответственных;
к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты,
пользователи могут комментировать карточку;
доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек:
календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие;
в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей
и персональных досок.
Недостатки Trello:
в этой системе управления проектами нет диаграммы Ганта,
невозможно оценить прогресс во времени;
34
в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только
один сервис, к разным доскам разные;
неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и
списков легко запутаться.
Jira - онлайн-сервис или система управления проектами с веб-версией и
мобильными приложениями для Android и iOS. Основан на методологии Agile,
представляет собой доску с карточками и является самым популярным среди
команд разработки. Jira принадлежит компании Atlassian, которая также владеет
Trello.
Скриншот интерфейса Jira представлен на рисунке 8.
Рисунок 8 – Скриншот интерфейса Jira
Плюсы Jira:
простой и понятный интерфейс;
канбан или scrum-доски;
возможность создания отчетов;
35
возможность подключения сторонних сервисов, более 1500
расширений: календарь, диаграммы, эксель-таблицы, Dropbox, Trello;
интуитивное удобство для разработчиков;
возможность построения диаграммы Ганта.
К недостаткам Jira можно отнести тот факт, что изначально эта система
управления проектами рассчитана на специализированные команды
разработчиков, включает в себя возможности привязки к коду и не всегда
необходимые для других проектов опции. Чаще всего Jira используют как
систему учета «багов» в разрабатываемом программном продукте.
Мегаплан – российская CRM-система для управления проектами в вебе
и мобильных приложениях. Кроме управления проектами, Мегаплан разработан
для автоматизации продаж, работы с клиентами и воронкой продаж.
Пример скриншота интерфейса Мегаплан представлен на рисунке 9.
Рисунок 9 – Скриншот интерфейса Мегаплан
Плюсы Мегаплан:
возможность интеграции 1С, телефонии;
36
выставление счетов и учет финансов;
диаграмма Ганта для представления таймлайна, фиксирование вех
проекта;
удобный мессенджер для сотрудников и клиентов.
Недостатки Мегаплан:
сложная первоначальная настройка;
избыточность функций для малых проектов.
Итоговые результаты сравнения рассмотренных сервисов представлены
в таблице 2.
Таблица 2
Сравнение сервисов по управлению проектами
Критерий
Trello
Jira
Мегаплан
Архитектура
Онлайн-сервис
онлайн-сервис
онлайн-сервис
Хранение данных
на серверах
поставщика
на серверах
поставщика
на сервере
поставщика
Стоимость
несколько тарифных
планов от 10$ за
одного пользователя
от 5 $/мес
от 499 руб/мес за
одного пользователя
Разбивка
проектов на
этапы, этапы на
задачи
+
+
+
Построение
диаграмм Ганта
-
+
+
Прикрепление
файлов, ссылок
-
-
+
Система Канбан-
карточек
+
+
-
Он-лайн чат
-
-
+
Возможность
доработки
функционала
Через API
Через API,
большое
Через API
37
количество
готовых модулей
Резервное
копирование
-
+
-
Несмотря на хороший функционал, рассмотренные программные
продукты не могут быть использованы для решения поставленной задачи
автоматизации управления проектами не только в виду их стоимости, но и из-
за наличия многих функций, которые не нужны, а также отсутствия, наоборот,
требуемых функций.
Поэтому необходимо разработать новый программный продукт,
который бы учел все достоинства исследованных программ и содержал именно
нужные функции.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или
его части, принято выделять несколько последовательных этапов, по мере
прохождения которых решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так
и рассматриваемого бизнес-процесса.
В условиях высоко конкурентной экономической среды выигрывают
конкурентную борьбу те предприятия, стратегии развития которых
объединяются со стратегиями в сфере информационных технологий. Цель
данного этапа – изучить необходимость автоматизации какой-либо задачи, а
также проанализировать возможные изменения протекания данной задачи с
течением времени (например, изменения входных или выходных данных).
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой
задачи. Главной целью данного этапа является выявление перечня данных,
38
которые необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или
задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи,
выделенной для автоматизации, которые помогут достигнуть поставленной
цели: снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её
пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы,
обеспечивающие следующий функционал:
получение или ввод данных;
обработка полученных данных, хранение в нужном виде и
дальнейший вывод в запрошенном формате (например, печать).
Строго говоря, принято выделять всего четыре стратегии автоматизации
компаний [6]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Характерная черта кусочной автоматизации – отсутствие единого
вектора или стратегии автоматизации предприятия. Обычно при таком подходе
автоматизации подвергаются либо отдельный процесс, либо деятельность
отдельных сотрудников. Чаще всего для автоматизации такого рода
используется разнообразное ПО, которое может быть несовместимым друг с
другом, а может дублировать друг друга. И в большинстве случаев после такой
автоматизации необходимо проводить мероприятия не только по оптимизации
затрат на ПО, но и по введению единых стандартов на формат данных и способы
обмена ими.
Автоматизация по участкам имеет более продуманный подход, чем
кусочная. В этом случае выделяются четкие рамки автоматизируемых
процессов (чаще всего они реализуют какой-то участок производственного
цикла в компании). Данный вариант будет предпочтителен в том случае, если