9
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 11
1 Аналитическая часть.................................................................................. 15
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 15
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............. 15
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ... 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия20
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................. 26
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................. 26
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание ..................................................................................... 28
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................... 33
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ................................................................................... 37
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................ 41
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
41
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ... 46
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ................................................................................. 47
1.4 Обоснование проектных решений ..................................................... 49
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ................................................................................................ 49
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ................................................................................................ 53
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению ................................................................................................ 64
2 Проектная часть ......................................................................................... 67
2.1 Разработка проекта автоматизации ................................................... 67
10
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............. 67
2.1.2 Риски на этапах жизненного цикла и их описание ............ 70
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .. 74
2.2 Информационное обеспечение задачи .............................................. 77
2.2.1 Информационная модель и ее описание ............................. 77
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации .......................................................................... 79
2.2.3 Характеристика результатной информации ....................... 82
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................... 85
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 85
2.3.2 Характеристика базы данных ............................................... 86
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) ....................................................................................................... 89
2.3.4 Описание программных модулей ........................................ 91
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ............. 95
3 Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 99
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности ....................................................................................................... 99
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ....... 107
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................... 115
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ .................................... 117
Приложение 1 .............................................................................................. 120
11
ВВЕДЕНИЕ
В современной организации руководитель сталкивается с
необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего
времени. Среди основных источников проблем в работе современного
менеджера можно выделить следующие:
большое количество процессов, в которых задействован руководитель,
исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя,
контролера;
огромное количество документов, которые требуют согласования,
уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;
необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и
отслеживание взятых на себя обязательств;
постоянно растущие объемы дополнительной информации,
необходимой для принятия управленческих решений.
Неотъемлемой частью работы большинства организаций является
постоянная обработка и упорядочивание – составление, распределение, анализ,
корректировка и утверждение документов. Быстро распространившиеся системы
электронного документооборота (СЭД) упрощают работу с документами,
поддерживают актуальность хранимых данных, минимизируют время поиска
необходимого файла.
Тема автоматизации процессов документооборота становится в
последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает
необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации
бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. Документы
реализуют информационную поддержку выработки управленческих решений на
каждом уровне и влияют на все бизнес-процессы. Грамотно настроенный
документооборот становится неотъемлемой частью эффективного управления.
Документооборот очень важен для четкой организации финансового и
12
управленческого учета, в связи с этим единственным способом для
эффективного управления является внедрение автоматизированной системы.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems) составляют
новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми объектами
автоматизации в подобных системах, становятся документы, а также бизнес-
процессы, которые включают в себя как движение документов, так и их
обработку. Подобный подход к автоматизации компании становится сразу и
конструктивным, и универсальным, поддерживая автоматизацию отработки
документов и всех бизнес-процессов компании в рамках одной концепции и
одного программного продукта.
Главным преимуществом СЭД можно назвать возможность конвертации
в электронный вид не только документов, но и процессов взаимодействия
сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает организацию совещаний и
обсуждений, обмен важными данными, корректировка действий сотрудников
вне зависимости от места их нахождения (другой офис, город, страна). Рынок
систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии
становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко,
у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что
они хотят получить в результате.
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
быстрый доступ руководителей всех уровней управления компании к
точной, полной и понятно представленной информации;
внедрение единого информационного пространства для любого уровня
управления;
облегчение регистрации и обработки данных;
недопущение двойной регистрации идентичных данных;
отражение данных там, где они появляются, а не там, где они стали
необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального времени;
13
минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на всех
участников системы учета, управления и планирования;
автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
АО «Завод ЛИТ», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного выпускной квалификационной работы является снижение
трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства
АО «Завод ЛИТ» в результате внедрения системы электронного
документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой главе выпускной квалификационной работы проанализирована
структура предприятия, бизнес-процессы, выбраны процессы, подходящие для
автоматизации, обоснована необходимость его автоматизации, выбран способ
приобретения и стратегия автоматизации, проведен анализ существующей
системы защиты информации, обоснованы проектные решения по техническому,
программному и информационному обеспечениям.
14
Во второй главе работы выбрана модель жизненного цикла
информационной системы, описаны ожидаемые риски и методы их избегания,
информационное и программное обеспечение информационной системы,
контрольный пример ее использования.
В третьей главе выпускной квалификационной работы выбрана методика
расчета экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в
соответствии с выбранной методикой.
15
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания АО
«Завод ЛИТ». «Завод ЛИТ» основан в 1979 году. Основными направлениями
деятельности являются:
выпуск энергосберегающих материалов на основе полированной
алюминиевой фольги, работающих по принципу отражения теплового потока
(отражательная теплоизоляция), предназначенных для утепления ограждающих
конструкций жилых и промышленных зданий (в соответствии с ГОСТ 56734-
2015 «Здания и сооружения. Расчет показателя теплозащиты ограждающих
конструкций с отражательной теплоизоляцией»);
выпуск материалов из вспененного полиэтилена, предназначенных для
технической теплоизоляции систем отопления и водоснабжения, вентиляции и
кондиционирования, для применения в системе «теплого пола», а также для
защиты теплоизоляции от механических повреждений, атмосферных
воздействий и ультрафиолетового излучения (в соответствии с ГОСТ Р 56729-
2015 «Изделия из пенополиэтилена теплоизоляционные заводского
изготовления, применяемые для инженерного оборудования зданий и
промышленных установок»).
Предприятие успешно развивается и производит продукцию под
торговыми марками: ПЕНОФОЛ®, ТИЛИТ®, АРМОФОЛ®, ТИТАНФЛЕКС®,
применяемую в строительстве.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице 1.
Таблица 1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2018г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
16
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в аренду
субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных
резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства
.активы
13 953
Изменение отложенных налоговых обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые режимы
2 3701
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На рисунке 1 пре.дста.вле.на орга.низа.ционна.я структура упра.вле.ния
пре.дприятие.м.
17
Планово-
экономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
автоматизации
Отдел материально-
технического
снабжения
Склад
Отдел кадров
Директор по
управлению
персоналом
Отдел продаж
Отдел логистики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 1 - Организационная структура управления АО
«Завод ЛИТ»
За.ме.стите.ли ге.не.ра.льного дире.ктора по те.хобслужива.нию, по
социа.льным вопроса.м и экономиче.ским вопроса.мруководят служба.ми
орга.низа.ции, орга.низуют их ра.боту и осуще.ствляют контроль за свое.вре.ме.нным
и ка.че.стве.нным выполне.ние.м сотрудника.ми служб своих должностных
обяза.нносте.й.
Пла.ново-экономиче.ский отде.л осуще.ствляе.т руководство ра.ботой по
экономиче.скому пла.нирова.нию на пре.дприятии, орга.низа.ции компле.ксного
экономиче.ского а.на.лиза де.яте.льности пре.дприятия, эффе.ктивному
использова.нию производстве.нных мощносте.й, ма.те.риа.льных и трудовых
ре.сурсов, повыше.нию ре.нта.бе.льности производства, орга.низуе.т и
сове.рше.нствуе.т хозяйстве.нный ра.сче.т внутри пре.дприятия;
Отде.л ма.те.риа.льно-те.хниче.ского сна.бже.ния и ра.боты с клие.нта.ми,
основными за.да.ча.ми отде.ла являются:
свое.вре.ме.нное и бе.спе.ре.бойное обе.спе.че.ние структурных
подра.зде.ле.ний пре.дприятия не.обходимыми ма.те.риа.льно-те.хниче.скими
ре.сурса.ми, не.обходимыми для осуще.ствле.ния производстве.нно-хозяйстве.нной
де.яте.льности пре.дприятия;
орга.низа.ция пре.доста.вле.ния пре.дприятие.м ре.кла.мных услуг в сроки и
18
объе.ма.х в соотве.тствии с за.ка.за.ми и за.ключе.нными договора.ми;
обе.спе.че.ние эффе.ктивного функционирова.ния и сове.рше.нствова.ния
ма.те.риа.льно-те.хниче.ского сна.бже.ния пре.дприятия.
В соотве.тствии с основными за.да.ча.ми ОМТС и РК выполняе.т сле.дующие
функции:
контроль за состояние.м за.па.сов ма.те.риа.лов, опе.ра.тивным
ре.гулирова.ние.м производстве.нных за.па.сов на пре.дприятии, соблюде.ние.м
лимитов на отпуск ма.те.риа.льных ре.сурсов и их ра.сходова.ние.м в подра.зде.ле.ниях
пре.дприятия по прямому на.зна.че.нию;
опре.де.ле.ние на основе за.явок потре.бности пре.дприятия и структурных
подра.зде.ле.ний в ма.те.риа.льных ре.сурса.х (ма.те.риа.лы, оборудова.ние,
компле.ктующие и т.д.);
изуче.ние возможности и це.ле.сообра.зности уста.новле.ния прямых
долгосрочных хозяйстве.нных связе.й по поста.вка.м ма.те.риа.льно-те.хниче.ских
ре.сурсов;
обе.спе.че.ние доста.вки ма.те.риа.льных ре.сурсов в соотве.тствии с
пре.дусмотре.нными в договора.х срока.ми и контроль их количе.ства, ка.че.ства,
компле.ктности при приемке к хра.не.нию на це.нтра.льный скла.д пре.дприятия;
изуче.ние опе.ра.тивной ма.рке.тинговой информа.ции, ре.кла.мных
ма.те.риа.лов и пре.дложе.ний;
прове.де.ние ма.рке.тинговых иссле.дова.ний по изуче.нию спроса на
ре.кла.мные услуги пре.дприятия;
подготовка и за.ключе.ние договоров на ока.за.ние ре.кла.мных услуг
потре.бите.лям, согла.сова.ние условий пре.доста.вле.ния да.нного вида услуг,
оформле.ние не.обходимой докуме.нта.ции.
Отде.л гла.вного ме.ха.ника (ОГМ) выполняе.т сле.дующие за.да.чи:
обе.спе.чить бе.спе.ре.бойную и те.хниче.ски пра.вильную эксплуа.та.цию
оборудова.ния.
соде.ржа.ние в ра.ботоспособном состоянии те.хникина тре.буе.мом