26
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых задач,
улучшение работы с клиентами, быстрота их обслуживания, поднятие уровня
работы с предоставленными записями, появление возможности выполнения
новых видов работ или же выполнения поставленных задач по другому методу
[9].
В ООО «Талес» используются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него
входят правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую
коммерческую тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты
предприятия.
А настройку и защиту информационной безопасности, и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела
несет полную ответственность за работоспособность информационной
безопасности и ведет контроль над защитой информации.
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты
информации на всех уровнях:
а) Вводятся права доступа
б) Идет разграничение права пользователя системы;
в) Ставится парольная защита, доступ к базе;
г) Ведется контроль логов, Windows Server пользователи, идет проверка
трафика интернета, контроль электронной почты).
На аппаратном –введено резервное копирование.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для этого
используются методы защиты от внешних угрожающих атак.
27
В ООО «Талес» ведется постоянное тестирование наиболее опасных
внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
1.3.
1.3.1.
В РемОнлайн есть встроенная CRM для сервисного центра по ремонту
компьютеров, которая сводит в единую базу заказы и клиентов, позволяет
надежно хранить все бизнес и персональные данные. В одном окне вы можете
увидеть все заказы в мастерской, какие из них в работе, просроченные, срочные
и неоплаченные. А карточка клиентов хранит всю историю обращений, заказов,
оплат, звонков и сообщений по каждому клиенту.
Также РемОнлайн ускоряет и упрощает создание заказа благодаря уже
готовой карточке, которая легко настраивается под ваш сервис. Вы можете
быстро создать заказ и указать в нем:
бренд компьютера или ноутбука и его модель;
типы поломки и работ, которые нужны для ремонта;
какие запчасти или расходные материалы нужно использовать для этого;
все остальное, что вам нужно.
Благодаря этому вы экономите до 20 минут на каждом заказе! Также это
обеспечивает доступ к деталям заказа в любой момент, и вы легко можете
передать заказ другому исполнителю в случае непредвиденных обстоятельств.
Управленческий учет необходим для анализа деятельности и
прибыльности бизнеса, его развития. А основной источник информации для
28
управленческого учета – отчеты. РемОнлайн автоматизирует подготовку
отчетов: по общей сумме денег, по прибыли, по зарплате сотрудникам, заказам,
рекламным каналам, звонкам, отзывам клиентов.
CRM для сервиса по ремонту ноутбуков имеет встроенный сервис
рассылки SMS, а также интегрируется с популярными сервисами IP-телефонии
и SMS-шлюзами. Благодаря этому в РемОнлайн вы можете звонить клиентам
прямо из браузера, видеть карточку совершающего входящий звонок клиента,
записывать и прослушивать звонки, отправлять SMS и автоматические
уведомления клиентам.
РемОнлайн автоматизирует оприходование и списание запчастей и
расходных материалов для компьютеров и ноутбуков. Вы легко можете
перемещать их между скаладами, использовать в работе или продавать. Все
действия будут зафиксированы в истории по запчасти.
Автоматизация подготовки отчетов поможет избежать рутинных
процессов и при этом детально проанализировать деятельность компании:
какие заказы и продажи приносят больше прибыли, оборот товаров на складе,
кто из ваших мастеров работает эффективнее и др.
Чтобы избежать путаницы, позиции можно разбивать на категории,
присваивать им артикулы, штрихкоды. Также РемОнлайн обратит ваше
внимание на товары, которые нужно закупить.
Настройка прайса на все виды ремонта компьютеров и ноутбуков
Автоматический расчет стоимости заказов
Экономия времени при оформлении заказов
Выбор способа начислений за разные виды работ
Начисления процентов или фиксированной суммы от цены
Мотивация мастеров и менеджеров
Конфигурация 1 С"Управление сервисной службой" предназначена для
автоматизации сервисных подразделений торговых и производственных
компаний, оказывающих услуги по поддержке, монтажу, ремонту и
29
техническому обслуживанию проданного оборудования. Программный продукт
является универсальным. Возможность гибкой настройки под нужды
конкретного предприятия позволяет применять его в компаниях,
занимающихся обслуживанием различных видов бытовой и профессиональной
техники, а также для автоматизации центров технического обслуживания
контрольно-кассовой техники.
При разработке конфигурации "Управление сервисной службой" был
обобщен и использован опыт автоматизации более чем 250 сервисных
компаний, осуществляющих свою деятельность в различных отраслях.
Программа может использоваться как в небольших сервисных службах, так и в
крупных сетевых компаниях с разветвленной сетью удаленных подразделений
(приемных пунктов или региональных сервисных центров).
учет заявок клиентов;
возможность самостоятельной настройки диалога «диспетчер-клиент» и
ввода заявок с помощью карты диалога диспетчера (точно определенная
последовательность заданных вопросов, с возможностью ветвления, в
зависимости от ответов клиента);
учет многоэтапных ремонтов (и других работ) сильно разнесенных во
времени, и выполненных разными исполнителями;
учет результатов диагностики;
предпродажная подготовка оборудования;
дефектация оборудования, подготовка актов технического состояния;
подготовка калькуляции работ с целью согласования стоимости работ;
учет изъятых деталей;
подготовка актов неремонтопригодности оборудования;
заказ и резервирование запчастей под ремонты и ТО;
30
учет товародвижения оборудования в ремонте (прием, внутрискладские
перемещения, выдача);
учет выполненных работ и трудозатрат по каждой работе/этапу;
формирование отчета, предоставляющего полную информацию о каждой
единице оборудования, в том числе данные о её продаже, монтаже, ТО,
ремонтах и т.д.
классификация услуг, оказываемых сервисным центром по договору
(возможность группировки услуг в пакеты услуг);
возможность учета индивидуальных условий обслуживания для каждого
договора/клиента/вида оборудования/оборудования;
учет заключенных договоров сервисного обслуживания (с определением
основных условий обслуживания и списка оборудования);
управление жизненным циклом договора сервисного обслуживания
(приостановка, возобновление, изменение условий обслуживания,
пролонгация);
возможность автоматического заполнения и печати договоров в формате
MS Word;
биллинг (пакетное формирование документов по договорам сервисного
обслуживания);
контроль оплат по договорам сервисного обслуживания.
учет парка оборудования клиентов, в том числе находящегося на
обслуживании;
планирование регламентных работ, определенных договором сервисного
обслуживания;
построение графика выполнения работ (предусмотрен механизм
визуального планирования);
учет фактически выполненных регламентных работ;
31
учет незапланированных работ (работ по запросу);
анализ плана/факта выполнения работ.
учет инженеров и их квалификации,
планирование рабочего времени инженеров, с учетом текущей загрузки,
зоны обслуживания и квалификации;
удобный интерфейс для работы инженера (рабочий стол инженера);
учет фактических трудозатрат (использование опционально);
расчет заработной платы инженеров.
передача изделий из подменного фонда клиенту;
возврат изделий из пользования;
контроль состояния изделий подменного фонда.
ведение классификаторов видов изделий производителей;
учет IRIS кодов производителей (системы кодирования ремонтов);
учет суммы компенсации гарантийных ремонтов;
возможность учета специфичной информации производителя по
ремонтам и моделям (поддержка мультибрендовости);
подготовка гарантийной отчетности в форматах производителя.
возможность разработки собственных наборов состояний (до 7 наборов),
а также правил перехода между состояниями;
смена состояний в автоматическом режиме (при выполнении
определенных условий) или принудительно по инициативе пользователя (в
соответствии с назначенными правами);
учет ответственного и причины изменения состояний;
контроль сроков выполнения работ в разрезе состояний;
32
упрощение визуального контроля заказов, благодаря использованию
группировок и цветному раскрашиванию списков.
доставка товаров, оборудования, документов;
возможность распределение доставок на сотрудников с учетом их
загрузки.
оприходование, выдача и контроль использования бланков.
Программа для сервисного центра WinService Pro предназначена для
учета заказов по приему оборудования в сервисный центр, ремонтную
мастерскую. Она позволяет выписывать квитанцию, акт выполненных работ и
другие документы. На основе стандартных шаблонов можно настраивать
печатные формы, строить отчеты по ремонту за период по клиентам и
мастерам, расчету прибыли при учете стоимости затрат на ремонт. В программе
предусмотрена возможность заведения справочников: клиенты, фирмы
производители, модели, детали, неисправности, комплектации, а также есть
возможность учитывать детали на складах.
При заполнении заказа на приемку оборудования данные берутся из
справочников, составляется калькуляция заказа на основании стоимости
деталей и стоимости работ. Каждая запись в справочнике или журнале имеет
дату создания и дату изменения пользователем системы.
Основной особенностью программы для ремонта WinService Pro является
простота использования и интуитивно понятный интерфейс. WinService Pro
выпускается в следующих модификациях: WinService Pro L – файл - серверная
версия на базе Firebird embedded. WinService Pro N – клиент - серверная версия
на базе Firebird.
Основные функции программы WinService Pro
прием заказов. Приемка оборудования в ремонт осуществляется с
помощью специального журнала заказов, в котором содержаться данные о
33
клиенте, дате приема заказа, его статусе и т.д. Форма заказа содержит всю
необходимую информацию, и её заполнение исключает ошибки и неточности в
процессе обработки и выполнения;
формирование квитанций и актов. WinService Pro включает официальные
формы квитанций и актов о выполненном ремонте, гарантийных талонов и и
счетов, которые достаточно просто заполнить и распечатать;
формирование отчетов. Возможность формировать отчеты по клиентам и
выполненным работам за определенный промежуток времени, что позволяет
быстро получить данные о положении дел в компании и оценки эффективности
работы;
учет деталей на складе компании и пунктах приема. В процессе
оформления заявки на ремонт, консультант сможет быстро посмотреть наличие
необходимых деталей и сообщить сроки ремонта.
Таблица 2
Сравнение систем для управления поставками
Параметр
Конфигурация 1
С"Управление
сервисной
службой"
РемОнлайн
WinService
Pro
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MS SQL
Отчеты и
задачи
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
Пакетное
формирование
+
-
+
Web
+
+
-
Работа
Offline
-
+
+
Работа
с
ЭЦП
+
+
+
Графический
редактор
бизнес-
процессов
+
-
+
34
В таблице 2 представлено сравнение данных систем управления
поставками по функциональности.
Таким образом, можно говорить о том, что ни одна из
проанализированных систем не является подходящей для внедрения на данном
учреждении. Главной причиной данного заключения представляется слишком
обширная функциональность всех программных систем, которые были
рассмотрены в работе. В случае внедрения, это приведет к возникновению
множества ненужных функций, или их повторение. А поскольку стоимость
внедрения программных систем составляет, в основном, довольно весомую
сумму, то это грозит также и неэффективными вложениями денежных средств.
Поэтому самым логичным выходом из сложившейся ситуации
представляется формирование собственной системы, которая позволяет
автоматизировать необходимые задачи.
1.3.2.
В имеющейся схеме планирования задач стоит выделить несколько
основных этапов, которые необходимо подробнее рассмотреть. Первым этапом
является исследование стратегии бизнеса развития.
В данном процессе второй этап представлен поиском и обработкой всех
отчетных данных, которые получены по телекоммуникационным средствам
связи.
Следующий этап – выполнение определенного подхода к каждой
конкретной задаче. Цель данного этапа заключается в уменьшении нагрузки на
работника. После этого результаты решения задач должны направляться
руководителю. На данном этапе имеет место корректировка работы.
Стоит отметить, что система должна иметь формы, производящие
следующие функции:
– получение информации;
35
– обработка, сохранение, анализ и печать информации.
Принято выделять четыре основных варианта стратегии автоматизации:
хаотичная, автоматизация по отдельным участкам, автоматизация по
направлениям и системная автоматизация.
Под хаотичной автоматизацией понимается следующее: организация
получает отдельные элементы информационной системы, не имея конкретного
стратегического плана. При этом данные элементы могут не приносить пользу
для организации. Также важно отметить, что дальнейшее развитие
информационной системы организации будет предусматривать новые,
довольно большие расходы. Таким образом, хаотичная автоматизация –
неэффективный вид инвестирования средств в развитие организации. Как было
указано выше, хаотичность процесса в данном случае заключается в отсутствие
стратегического плана. В большинстве случаев, при указанном подходе процесс
внедрения информационных технологий (систем) определяют сиюминутные
локальные задачи организации, а не реальные потребности бизнеса. К
критериям принятия решений в таких случаях могут быть отнесены
следующие: уровень знаний и предпочтений лиц, которые принимают решения,
возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или
программное обеспечение и т. д.
В лучшем случае организация получит прикладные системы, которые
будут разрозненными, при этом стоимость их интеграции можно сравнить со
стоимостью комплексного решения. В худшем случае происходит создание
незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных
систем, которые не могут использоваться в практической деятельности
организации. При этом сама организация понесет дополнительные затраты на
процесс дублирования функций, которые должны быть выполнены
непосредственно информационной системой.
Автоматизация по участкам является процессом автоматизации
определенных управленческих или производственных подразделений