19
Программная архитектура Предприятия приведена на рисунке 1.3 и
представляет собой комплекс используемого на Предприятии
программного обеспечения в процессе выполнения основной
деятельности.
Управление бухгалтерскими процессами Предприятия ведется с
помощью программного продукта «1С: Бухгалтерия 8.0», который
предоставляет программные решения, позволяющие полностью вести
бухгалтерский учет, включая расчет заработных плат сотрудников. Данная
концепция позволяет автоматизировать различные виды деятельности,
используя единую технологическую платформу [1]. Гибкость платформы
позволяет применять «1С: Предприятие 8.0» в областях:
автоматизации бухгалтерского учета;
автоматизации основных аспектов организационной и хозяйственной
деятельности;
решение задач планирования, бюджетирования и финансового
анализа.
Помимо бухгалтерии, основной программной платформой,
применяемой на Предприятии, является MicrosoftOffice 2010. Из пакета
офисных программ применяются следующие программные решения:
MSWord – используется для составления и использования бланков
корпоративных документов, писем, приказов и других нормативных
и справочных материалов.
MSExcel – основное назначение – учет продаж и товаров. Также
продукт используется для выполнения простейших расчетов,
построения сводных таблиц. Данный продукт интенсивно
используется в техническом отделе для ведения учета выполненных
ремонтов, реестра технических ресурсов предприятия и их
состояния.
20
MSOutlook – применяется сотрудниками в работе в качестве
основного почтового клиента.
MSPowerPoint – данная система используется для создания
корпоративных презентаций и презентаций для клиентов
Предприятия.
MSOneNote – используется сотрудниками для оставления заметок и
личного планирования рабочего времени, напоминания о важных
событиях, встречах, делах и т.д. Использование данного продукта
осуществляется в целях личного удобства и не регламентируется
руководством.
21
База данных
Internet
Web-Browser
Mozilla FireFox
PROXY
Рабочее место бухгалтера
Рабочие места продавцов
Рабочие места менеджеров
Рабочие места тех. отдела
Рабочие места руководства
Рисунок 1.3 – Программная архитектура ИС Предприятия
Таким образом, анализ технической архитектуры существующей ИС
на предприятии показывает, что парк компьютерной техники устарел по
современным меркам. Более того, операционные системы WindowsXP
больше не поддерживаются компанией Microsoft, что делает
существующую ИС Предприятия уязвимой к опасностям (больше не будет
22
обновлений безопасности от производителя), не современной, не
поддерживаемой.
Анализ программной архитектуры существующей ИС Предприятия
показал, что основа всех бизнес-процессов предприятия держится на двух
платформах: MicrosoftOfficeApplications и 1C. Если с последней дела
обстоят «в ногу со временем», то использование приложений MSOffice для
основной деятельности, по мнению автора, является нецелесообразным.
Такие задачи, как учет товаров и продаж, учет деятельности технического
отдела следовало бы перевести на новый уровень, применив новые
информационные системы.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Чтобы проанализировать комплекс задач и выбрать необходимые для
автоматизации, нужно выполнить моделирование предметной области – в
данном случае процессов управления Предприятием. Для этого можно
воспользоваться методологией структурного анализа и проектирования
(SADT). SADT разработана Дугласом Т. Россом в 1969-1973 годах и
базируется на структурном анализе систем и графическом представлении
организации в виде системы функций [31].
В SADT используется несколько нотаций моделирования. В
настоящей работе моделирование бизнес-процессов выполнено в нотации
IDEF0. IDEF0 сводится к декомпозиции основных функций на отдельные
бизнес-процессы, работы и действия, в результате чего разрабатывается
иерархическая модель; при этом декомпозицию можно производить
многократно, до четкого и детального описания всех процессов [13], а сама
система имеет рамки, через которые описывается взаимодействие с
внешним миром посредством входов (исходные данные, которые
23
обрабатывает система), выходов (результаты деятельности системы),
управлений (стратегий и управляющих процедур, регламентирующих
выполнение работ) и механизмов (ресурсов и исполнителей работ).
В итоге получается, что управляемая система преобразует входы в
выходы, используя механизмы.
Процессы управления Предприятием моделируются с сточки зрения
системного аналитика (интегратора) или руководителя. Для построения
IDEF0 моделей использована система AllFusionProcessModeler версии 7.1.
Контекстная диаграмма IDEF0 приведена на рисунке 1.4.
Из диаграммы видно, что процессы управления магазином,
направленные на анализ эффективности и максимизацию доходов,
выполняются руководством (как основным руководящим элементом,
принимающим все важные решения), менеджерами (как исполнителями
локальных задач) и техническим подразделением (поддерживающим
надлежащее состояние технических ресурсов магазина). При этом все
перечисленные исполнители не выходят за рамки установленных
законодательством правил торговли и оказания услуг и внутреннего устава
Предприятия.
Количественные и качественные результаты управления магазином
могут быть оценены косвенно по отчетам о продажах и расходах.
24
Рисунок 1.4 –Управление магазином – контекстная диаграмма
На рисунке 1.5 приведена диаграмма декомпозиции процесса
управления магазином. На диаграмме показаны наиболее важные задачи,
составляющие этот процесс.
25
Рисунок 1.5 – Управление магазином – диаграмма
декомпозиции
Важной для достижения максимальной прибыли является задача
управления продажами. Для ее решения менеджеры должны правильно
организовать процесс торговли, внедрять постоянные спецпредложения и
акции. При этом процесс управления продажами также зависит от
результатов анализа данных о продажах за прошлые периоды.
Не менее важной задачей в процессе управления магазином является
поддержка технических ресурсов магазина в надлежащем состоянии. Для
этого необходимо иметь актуальные сведения о количестве, состоянии и
работоспособности компьютерной техники, своевременно выполнять
диагностику, обслуживание и ремонт. Ремонт компьютерной техники
составляет одну из статей затрат на производственные нужды и оказывает
влияние на общий размер прибыли магазина. Поэтому контролировать
состояние технических средств магазина и оптимизировать процессы
выполнения и учета ремонтов – также немаловажная задача в рамках более
общей задачи управления магазином.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Задача управления техническими ресурсами Предприятия может
быть представлена в виде набора более мелких задач (см. рисунок 1.6).
26
Рисунок 1.6 – Диаграмма управления техническими ресурсами
Управление техническими ресурсами невозможно без их учета.
Поэтому учет технических средств – одна из первых подзадач комплекса.
Входными данными для этой задачи являются данные об учетных
технических средствах Предприятия и их состоянии (в том числе и
произведенных ремонтов). Результатами решения задачи являются
системные списки учетных технических ресурсов, позволяющие выявлять
единицы техники, подлежащие ремонту, а также формировать реестры для
проведения инвентаризационного учета технических ресурсов
Предприятия.
Еще одной важной задачей управления техническими ресурсами
Предприятия является осуществление обслуживания, диагностики и
ремонтов компьютерной техники. Входными данными для этой задачи
являются жалобы сотрудников (заявки) на нестабильную работу техники,
результатами – отремонтированные (или списанные) единицы
неисправной техники, списки примененных для ремонта запчастей и
27
комплектующих, а также сопутствующая информация (комментарии
мастеров).
Важно также правильно анализировать данные деятельности
технического отдела и предоставляемую им информацию по состоянию
техники и произведенным ремонтам. Надлежащий анализ этих данных
позволит оценить объем затрат на обслуживание и ремонты техники,
определить слабые узлы технической структуры Предприятия.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача сбора данных об учетной компьютерной техники
выполняется в рамках инвентаризации технических средств Предприятия.
На рисунке 1.7 приведена схема документооборота, соответствующего
данной задаче.
1. Наступление
отчетного
периода /
инвентаризации
2.Осмотр и
фиксирование
состояние
компьютерной
техники
3. Оформление
итогового отчета
Тех. отдел Пользователи компьютерной техники
Приказ о
проведении тех.
учета
(инвентаризации)
Журнал учета тех.
средств
Отчет по учету и
состоянию тех.
средств
Состояние
техники
Рисунок 1.7 – Схема документооборота учета состояния
техники
По наступлению отчетного периода мастер технического отдела
осматривает технические средства пользователей и фиксирует их наличие
и состояние в журнале учета технических средств. По итогу составляется
28
отчет по учету и состоянию технических средств Предприятия и
отправляется руководителю.
Задача поддержания работоспособности компьютерной техники
заключается в ее своевременном обслуживании и выполнении диагностики
и ремонта неисправных модулей (систем). Отказы и поломки
компьютерной техники возникают периодически, поэтому выполненные
ремонты должны быть не только выполнены в срок, но и учтены. На
рисунке 1.8 приведена схема документооборота при выполнении ремонтов
компьютерной техники на Предприятии.
1. Нестабильная
работа
компьютерной
техники (поломка)
2. Диагностика
неисправной
техники
2.1. Списание
2.2. Приобретение
запчастей
3. Выполнение
ремонта
Тех. отдел Пользователи компьютерной техники
Заявка на ремонтЗаявка на ремонт
Журнал учета
ремонтов
Акт списания
техники
Накладные / Чеки
на приобретенные
запчасти
(комплектующие)
Архив
Карточка
ремонта
Рисунок 1.8 – Схема документооборота учета ремонтов техники
Пользователь устройства (компьютера, принтера и т.д.),
ответственный за его эксплуатацию, подает заявку мастеру технического
отдела с указанием характера неисправности. Сотрудник технического
отдела принимает неисправное устройство и осуществляет первичную