55
Для удобства представления процесса управления ИТ проектом класса Г
на стадии «Концепция» была сформирована блок-схема, которая подробно
показывает последовательность работ данной стадии жизненного цикла проекта
на ЧТПЗ. Начиная с появления проектной идеи у инициатора и заканчивая
передачей проекта на следующую фазу жизненного цикла офисом управления
проектов.
Графическое описание управления ИТ проектом класса Г на фазе
«Концепция» представлено на рисунке 9.
Рисунок 9. Управление ИТ-проектами класса Г на фазе
«Концепция»
Для более подробного погружения в процесс управления ИТ проектом
класса Г на фазе «Концепция» была составлена таблица 8, в которой
представлено детальное описание этапов управления проектами на данной фазе
жизненного цикла. В ней указаны наименования этапов, ответственные за
56
выполнение, установлены сроки выполнения, выбраны отчетные документы и
приведено само описание этапа.
Таблица 8
Этапы управления проектом на фазе «Концепция»
Наименов
ание
этапа
Ответствен
ный за
выполнен
ие
Сроки
выполнен
ия
этапа,
периодич
ность
Результат этапа
(данные,
документы)
Примечание
(описание этапа)
1.
Формулир
ование
идеи
Инициатор
По мере
необходимо
сти
Служебная записка
с описанием идеи
проекта
2.Рассмот
рение
идеи
Заказчик
По мере
необходимо
сти
Резолюция по
служебной записке
Если согласовано -
переход на этап 3,
если не согласовано
либо требуется
уточнение идеи -
переход на этап 1.
3.Согласо
вание
Функционал
ьный
По мере
Служебная записка
в СЭД с
Если согласовано -
переход на этап 4,
если
идеи
руководите
ль
необходимо
сти
резюме проекта
не согласовано либо
требуется уточнение
идеи переход на
этап 1.
4. Анализ
идеи
ОУП
Дивизиона
10 рабочих
дней
Заключение
Входящей
информацией
является
утвержденная и
оформленная
стратегическая
инициатива.
Если согласовано -
переход на этап 5,
если нет - переход
на этап 1.
5.
Определе
ние
руководит
еля РГ
Заказчик /
Функционал
ьный
руководите
ль
1 рабочий
день
Устное поручение
Руководитель РГ
информируется о
решении.
57
6.
Формиров
ание РГ
ОУП
дивизиона
3 рабочих
дня
Распоряжение о
формировании РГ
Для формирования
РГ привлекается
администратор ОУП
дивизиона.
7.Согласо
вание
состава
РГ
Функционал
ьный
руководите
ль
3 рабочих
дня
Информация о
составе и
руководителе РГ
Информация может
быть предоставлена
в свободном формате
с применением
предпочтительного
канала связи.
Если согласовано -
переход на этап 8,
если нет - переход
на этап 6.
8.Подгото
вка
Заявки на
открытие
проекта
(ЗнОП)
Руководите
ль РГ
В
соответстви
и с
распоряжен
ием о
формирова
нии РГ
ЗнОП и
приложения к ней:
Таблица целей
Структурный план
Календарный план
Бюджет проекта
5.Орг.структура
проекта
6. Методика
расчета эконом.
эффекта
Анализ
чувствительности
Таблица рисков
План
коммуникаций
Матрица
распределения
ответственности
Для подготовки
ЗнОП привлекается
администратор ОУП
дивизиона.
К ЗнОП могут быть
приложены и иные
документы для
достаточного
описания идеи
проекта и
подготовки
обоснования
9.Согласо
вание
ЗнОП
Заказчик,
Функционал
ьный
руководите
ль
10 рабочих
дней
Заявка на
открытие проекта
и приложения к
ней.
Если согласовано -
переход на этап 10,
если необходимы
доработки переход
на этап 8.
58
10.
Анализ
ЗнОП
ОУП
дивизиона
3 рабочих
дня
Заключение
ОУП дивизиона
подтверждает вид и
класс проекта,
анализирует ЗнОП на
соответствие
формальным
требованиям и дает
заключение по
оптимальной
конфигурации
проекта.
Если вид и класс
проекта
подтвержден и ЗнОП
не требует
доработки - переход
на этап 11, если вид
и/или класс проекта
не подтвержден -
переход на этап 4,
если вид и класс
проекта
подтверждены, но
ЗнОП требует
доработки - переход
на этап 8.
11.Рассмо
трение
ЗнОП
ПК
дивизиона
1 рабочий
день
Протокол
ПК дивизиона
принимает решение
об утверждении
вида, класса
проекта, ЗнОП. Если
вид, класс проекта и
ЗнОП утверждены -
переход на этап 12,
если вид или класс
проекта не
утвержден - переход
на этап 10, если вид
и класс проекта
утверждены, но
требуется доработка
ЗнОП- переход на
этап8
12.Создан
ие записи
проекта в
Реестре
ОУП
дивизиона
3 рабочих
дня
Реестр проектов
Группы
Проект переходит на
фазу «Реализация».
Главное содержание фазы «Реализация»: выполнение основных работ
проекта, необходимых для достижения цели/целей проекта, в соответствии с
59
утвержденным перечнем документов проекта.
Ключевые участники фазы: Команда проекта во главе с руководителем
проекта, эксперты, ОУП, Проектный комитет.
Основные шаги фазы:
• Выполнение работ в соответствии с календарным планом проекта.
• Подготовка и анализ регулярной отчетности по осуществлению
фазы.
• Подготовка персонала для эксплуатации создаваемого продукта
проекта (при необходимости).
• Подтверждение приемки работ (достижения целей проекта) по
проекту (продукта проекта).
Главное содержание фазы «Завершение»: завершение расчетов с
контрагентами, ввод созданных активов в основные фонды, подготовка отчета о
завершении проекта, анализ хода осуществления проекта и формулирование
полученных уроков, архивация проектных материалов.
Ключевые участники фазы: команда проекта во главе с руководителем
проекта, ОУП, Проектный комитет.
Основные шаги фазы:
• Верификация достижения цели/целей проекта.
• Подготовка отчета о завершении проекта.
• Архивирование материалов по проекту, фиксация полученных
уроков.
Расформирование команды проекта.
• Закрытие проекта решением Проектного комитета.
• Постановка проекта на постпроектный мониторинг (при
необходимости).
Ниже для наглядности представим графическое описание процесса
управления проектами класса Г на фазах жизненного цикла «Реализация» и
«Завершение» на рисунке 10.
60
Рисунок 10. Управление ИТ-проектами класса Г на фазах
«Реализация» и «Завершение»
В таблице 9 представлено детальное описание управления проектами
класса Г на фазах «Реализация» и «Завершение».
Таблица 9
Этапы управления на фазах «Реализация» и «Завершение»
Наименов
ание
этапа
Ответстве
нный за
выполнен
ие
Сроки
выполне
ния
операци
и,
периоди
чность
Результ
ат
операци
и
(дан
ные,док
ументы)
Получат
ель
Примечание
(описание этапа)
61
1.Операти
вное
руководст
во
проектом
Руководите
ль
проекта
В
соответст
вии с
утвержде
нным
календар
ным
планом
Документ
ы по
проекту в
соответст
вии с
ОУП
дивизион
а/
Заказчик
проекта
Осуществление
проекта в
соответствии с
утвержденной ПК
дивизиона
конфигурацией
(ЗнРП).
2.Подгото
вка
регулярн
ых
отчетов о
статусе
проекта
Руководите
ль
проекта
В
соответст
вии с
Регламент
ом
«Монитор
инг и
контроль
проектной
деятельно
сти»
Регулярн
ый отчет
о статусе
проекта
ОУП
дивизион
а /
Заказчик
проекта
Подготовка
регулярного отчета о
статусе проекта.
Может быть также
подготовлен запрос
на изменение.
Подготовка запроса
на изменение.
3.Ознаком
ление с
регулярн
ым
отчетом о
статусе
проекта
ОУП
дивизиона
Заказчик
проекта
В
соответст
вии с
Регламент
ом
«Монитор
инг и
контроль
проектной
деятельно
сти»
В
соответст
вии с
Регламен
том
«Монитор
инг и
контроль
проектно
й
деятельн
ости»
Заказчик
проекта
В соответствии с
Регламентом
«Мониторинг и
контроль проектной
деятельности».
4.Приемк
а
результат
ов
проекта
Заказчик
проекта
По
необходи
мости
Заключе
ние
Руководит
ель
проекта
Если результаты
проекта приняты -
переход на этап 17,
если результаты
проекта не приняты
/ требуется
доработка - переход
на этап 13.
5.Подгото
вка отчета
о
завершен
ии
проекта
Руководите
ль
проекта
В
соответст
вии с
Регламент
ом
«Монитор
инг и
контроль
проектной
деятельно
сти»
Отчет о
завершен
ии
проекта
Проектны
й
комитет
дивизион
а
В соответствии с
Регламентом
«Мониторинг и
контроль проектной
деятельности».
Подготовка отчета о
завершении проекта.
62
6.Приняти
е
решения
о
завершен
ии
проекта
Проектный
комитет
дивизиона
В
соответст
вии с
Регламент
ом
«Монитор
инг и
контроль
проектной
деятельно
сти»
Протокол
ОУП
дивизион
а /
Руководит
ель
проекта
В случае принятия
решения о
завершении проекта
- переход на этап
19, при
необходимости
доработки
результатов проекта
-переход на этап 13.
Может быть принято
решение о
постановке проекта
на постпроектный
мониторинг.
7.
Обновлен
ие записи
проекта в
Реестре
ОУП
дивизиона
1 рабочий
день
Реестр
проектов
Группы
Завершение бизнес-
процесса. Переход к
процессу по
постпроектному
мониторингу
проекта.
3.2. Анализ документации проекта
В зависимости от класса проекта может быть использован один из трех
наборов документов по управлению проектом: полный пакет документов;
упрощенный пакет документов; минимальный пакет документов.
В таблице 10 представлено содержание обозначенных пакетов
документов по управлению проектом по классам проектов («Х» - наличие
документа в пакете). Также в зависимости от вида проекта разрабатывается
набор соответствующих документов, определяющих конфигурацию продукта
проекта.
Таблица 10
Пакет документов для проектов
Название
документа
Инвести
ционны
й
Инновац
ионный
Организа
ционный
Социаль
ный
Комме
рчески
й
ИТ
А
Б
В
Г
А
Б
В
Г
А
Б
В
Г
А
Б
В
Г
А
Б
В
Г
А
Б
В
Г
1.Бизнес-план
проекта
Х
Х
Х
Х
63
2.ЗнОП
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
З.ЗнРП
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
3.1Приложени
я к ЗнОП, ЗнРП
- Таблица
целей проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
- Структурный
план проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
- Календарный
план проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
- Бюджет
проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
-
Организацион
ная структура
проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
- Методика
расчета
эффекта
проекта
Х
Х
X
Х
Х
X
X
- Анализ
чувствительно
Х
Х
X
Х
Х
X
X
- Таблица
рисков
Формирование документа носит рекомендательный
(необязательный)
характер
- План
коммуникаций
Формирование документа носит рекомендательный
(необязательный)
характер
- Матрица
распределени
я
ответственност
и
Формирование документа носит рекомендательный
(необязательный)
характер
4. Отчет о
статусе
проекта
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
5. Отчет о
завершении
проекта*
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
6. Запрос на
изменение
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
64
3.3. Особенности управление жизненным циклом проекта реестра
платежей для ООО «Adidas groop»
Проект реестр платежей управляется по гибкой методологии разработки
Scrum с помощью программного продукта Microsoft Project. Длительность
спринта 2 недели. Ниже представлен бэклог проекта состоящий из следующих
задач:
1) Создание раздела «Реестр платежей» с возможностью просмотра
текущей информации по задолженностям в виде узлов дерева с иерархией
подчиненности;
2) Разработка возможности завести в КИС ЧТПЗ гарантийное письмо,
указав организацию, договор, спецификацию, подразделение, менеджера,
валюту;
3) Реализация подбора незакрытых документов под гарантийное
письмо с указанием обещанных сроков платежа;
4) Организация возможности отображения сумм документов,
находящийся под гарантийным письмом в реестре платежей;
5) Реализация отображения фактической оплаты документа в
гарантийном письме;
6) Организация переноса необходимой справочной информации КИС
ЧТПЗ в разрабатываемый раздел ПО;
7) Организация переноса остатков денежных средств на утро дня
планирования реестра;
8) Организация переноса плана и фактического выполнения бюджета
расходов на месяц в разрезе узлов дерева Реестра и Подразделений;
9) Организация переноса данных по выборкам состояния ДЗ и КЗ из
КИС ЧТПЗ на основе автоматических ночных выборок с площадок ЧТПЗ и
ПНТЗ;
10) Организация переноса данных по имеющимся в системе
гарантийным письмам из КИС ЧТПЗ;
11) Организация возможности просмотра реестра платежей за