53
3.2. Рекомендации по совершенствованию порядка проведения
инвентаризации имущества и обязательств в ООО «ИНСТАЛЛ
ПРОФИ»
В ООО «Инсталл Профи» основной этап инвентаризации, включающий
идентификацию объектов по бумажным документам и сверку результатов,
занимает значительное количество времени. В настоящее время существуют
современные технологии, которые могут значительно улучшить процесс
инвентаризации. Среди них выделяются технологии автоматической
идентификации и сбора данных.
Внедрение технологий автоматической идентификации и сбора данных
в процесс инвентаризации предоставляет ряд значительных преимуществ.
Позволяет существенно снизить трудозатраты и время, необходимое для
проведения инвентаризации.
Сотрудники смогут быстрее и точнее идентифицировать объекты,
минимизируя вероятность ошибок и необходимость повторных проверок.
Автоматизация процесса учета улучшает точность и достоверность
данных. Использование автоматизированных методов исключает
человеческий фактор, который является основной причиной ошибок в учете,
повышается надежность финансовой отчетности.
Такие технологии облегчают интеграцию с существующими системами
управления и учета.
Данные о проведенной инвентаризации могут автоматически
обновляться в бухгалтерских и управленческих системах, обеспечивая
своевременное отражение изменений и упрощая процесс принятия
управленческих решений.
Для ООО «Инсталл Профи» предлагается ввести штрихкодирование в
процессе идентификации объектов основных средств.
54
Развитие штрихкодирования значительно изменило подход к
проведению инвентаризации, предоставив предприятиям удобные и
эффективные инструменты для учета и идентификации объектов.
Данная технология позволяет автоматизировать процесс идентификации
объектов. Каждое основное средство снабжается уникальным штрих-кодом,
который можно быстро и точно считать с помощью мобильных устройств. Это
устраняет необходимость ручного ввода данных и визуального поиска, что
значительно сокращает время, необходимое для инвентаризации, и снижает
вероятность ошибок.
Современные смартфоны хорошо подходят для использования в
качестве сканеров [15, с.220].
Сканирование штрих-кодов упрощает и ускоряет процесс сверки
фактического наличия объектов с учетными данными. Сотрудники могут
мгновенно считывать информацию о каждом объекте, сопоставляя ее с
данными в базе. Это особенно полезно при работе с большим количеством
объектов, где ручной учет был бы крайне трудоемким и подверженным
ошибкам.
Штрихкодирование предоставляет возможность отслеживания
перемещений объектов в реальном времени. Это особенно важно для
предприятий, где основные средства часто перемещаются между различными
подразделениями или территориями. Система штрихкодирования позволяет
фиксировать каждое перемещение, обеспечивая точный учет местоположения
и состояния объектов [20, с.34].
Внедрение этой технологии позволит автоматизировать и ускорить
процесс инвентаризации в ООО «Инсталл Профи», повысить точность и
надежность учета, а также интегрировать данные с другими системами
управления, эффективность инвентаризационного процесса повысится,
улучшится контроль над имуществом предприятия.
Ожидается, что в целом время проведения инвентаризации значительно
сократится, при этом количество участников инвентаризационного процесса
55
уменьшится. Информация об объектах основных средств будет
формироваться автоматически, минимизируя ошибки сотрудников.
Ожидаемые результаты от внедрения штрихкодирования показаны на
рисунке 3.3.
Рисунок 3.3 – Ожидаемые результаты от внедрения штрихкодирования в
ООО «Инсталл Профи»
Следующим предлагаемым мероприятием является формирование
службы внутреннего контроля на предприятии.
Служба внутреннего контроля будет следить за соблюдением
внутренних процедур и политики предприятия, а также за соответствием
законодательным и нормативным требованиям, включая проверку
соблюдения стандартов бухгалтерского учета, правил ведения документации
и других регламентов.
56
Одной из важнейших задач службы внутреннего контроля является
идентификация, оценка и управление рисками, которые могут повлиять на
деятельность предприятия, в том числе выявление потенциальных проблем в
процессах и разработку мер по их минимизации.
Важной задачей службы внутреннего контроля станет обеспечение
точности и полноты данных, которые используются для финансовой
отчетности, а также проверка правильности ведения бухгалтерского учета и
корректности отражения хозяйственных операций.
Во время инвентаризации служба внутреннего контроля будет
осуществлять надзор за процессом, чтобы обеспечить его соответствие
установленным стандартам и правилам, включая проверку правильности и
полноты инвентаризационных описей, контроль за соблюдением процедур
учета и выявление возможных отклонений.
После завершения инвентаризации служба внутреннего контроля будет
анализировать результаты, выявлять причины расхождений и оценивает их
влияние на финансовую отчетность.
Предлагаемая система управления внутренним контролем в ООО
«Инсталл Профи» показана на рисунке 3.4.
Рисунок 3.4 - Предлагаемая организационная структура для ООО
«ИНСТАЛЛ ПРОФИ»
57
Из-за значительного объема работ отдел должен состоять из 4 человек.
Для достижения независимости служба внутреннего контроля должна
занимать в структуре предприятия соответствующее положение, отчитываясь
только перед учредителем, а не находиться в составе, например, бухгалтерии.
Наиболее приемлемым подходом является формирование службы
внутреннего контроля в качестве обособленной и независимой структуры —
отдельного структурного звена в системе управления организации.
Наибольшие проблемы в ООО «Инсталл Профи» выявлены при
инвентаризации основных средств, необходимо особое внимание уделить
организации их внутреннего контроля.
Этапы проведения контрольной проверки учета основных средств
представлены в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Этапы проведения контрольных мероприятий по учету основных
средств
Наименование
Вопросы контрольной проверки
Первый этап
Проверка соблюдения положений учетной политики в отношении
объектов ОС
Второй этап
Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и
регистров бухгалтерского учета
Контроль оформления первичных учетных документов
Проверка правильности и полноты отражения в учете поступления,
выбытия ОС
Проверка правильности отражения варианта учета поступления ОС
соответствие учетной политике предприятия
Проверка правильности корреспонденции счетов поступления ОС
Определение соответствия метода поступления ОС действующему
законодательству и учетной политике предприятия
Третий этап
Формирование пакета документов для анализа и обработки
полученных данных на первом и втором этапах
Составление отчета и представление его совместно с рабочей
документацией руководству (составление письменного отчета)
58
Начальным этапом проведения контрольных мероприятий является их
планирование, план включает в себя так же графики и сроки их проведения.
План мероприятий контроля учета основных средств приведен в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Общий план внутреннего контроля при учете основных средств
Планируемые виды работ
Период проведения
Контроль наличия и сохранности основных ОС
В течение отчетного года
Контроль движения основных средств (проверка
операций поступления, создания, списания, продажи и
прочего выбытия основных средств)
В течение отчетного года
Контроль правильности начисления амортизации
В течение отчетного года
На основании данного плана разрабатывается программа контрольной
проверки.
Программа — это детальный перечень процедур внутреннего контроля,
необходимых для практической реализации плана контрольного мероприятия.
Она служит подробной инструкцией и одновременно - средством контроля
сроков проведения работы.
Программа контроля учета основных средств приведена в Приложении
5.
Необходимо рассмотреть экономическую эффективность
совершенствования методики проведения инвентаризации. Поскольку одна из
основных целей сектора внутреннего контроля основных средств — это
снижение финансовых затрат, ООО «Инсталл Профи» необходимо
обязательно учитывать экономическую целесообразность создания данного
сектора.
Оценка эффективности системы внутреннего контроля — это обобщение
показателей ее действенности и результативности, при этом необходимо
выполнение двух условий:
- потери предприятия при действующем внутреннем контроле будут
меньше, чем при его отсутствии;
59
- результат функционирования службы внутреннего контроля будет
больше стоимости его внедрения и содержания.
Расчет затрат на систему штрихкодирования приведен в таблице 3.4.
Необходимо рассчитать затраты на создание службы внутреннего
контроля основных средств. Затраты на заработную плату представлены в
таблице 3.5.
Таблица 3.4
Затраты на внедрение системы штрихкодирования
Статьи затрат
Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение
352
2. Специальное оборудование
854
3. Установка и внедрение
246
4. Обслуживание системы
315
5. Обучение персонала
446
Всего
2213
Таблица 3.5
Затраты на заработную плату (с отчислениями от зарплаты) работников
отдела внутреннего контроля основных средств
Должность
Кол-во
Заработная плата с
отчислениями, руб. в
месяц
Заработная плата с
отчислениями, руб. в
год
Начальник службы контроля
1
52000
624000
Специалист службы
контроля
2
90000
1080000
Специалист технической
поддержки
1
50000
600000
Всего
4
192000
2304000
В год затраты на заработную плату составят 2304 тыс. руб.
Расходы на организацию рабочих мест представлены в таблице 3.6.
Таблица 3.6
Затраты на организацию рабочих мест в год, руб.
Наименование
На 1 чел.
На отдел
Компьютерная и офисная техника
55000
220000
Офисная мебель
15000
60000
Канцелярские расходы
1600
6400
Всего
71600
286400
60
Затраты на организацию 4 рабочих мест составят 286,4 тыс. руб. в год.
Общая сумма годовых расходов на совершенствование методики
проведения инвентаризации составит:
2213 + 2304 + 286,4 = 4803,4 тыс. руб.
Основная цель службы внутреннего контроля, как и всего аппарата
управления, - ориентировать деятельность предприятия на достижение
выбранной стратегии, повышении прибыли предприятия. Зона
ответственности сектора контроля основных средств – уменьшение потерь.
В феврале 2024 года была предпринята попытка усиления внутреннего
контроля основных средств с помощью формирования пробного сектора из
2-х человек и проведения выборочной инвентаризации. За месяц были
получены следующие результаты (таблица 3.7).
Таблица 3.7
Анализ выполнения плана в феврале 2024 года, тыс. руб.
Целевой показатель
План на февраль
2024 г.
Факт за февраль
2024 г.
Степень отклонения
от плана, %
Выручка
186100
186844
+0,4
Потери основных средств
510
383
-24,9
Как видно из таблицы 3.8, план по выручке перевыполнен на 0,4%.
Потери уменьшены на 24,9%. Таким образом, можно предположить, что при
активизации отдела внутреннего контроля в полном составе из 4 человек и
введении системы штрихкодирования при инвентаризации, его деятельность
будет эффективной. Ожидаемое уменьшение потерь основных средств должно
составить 40% от имеющихся потерь в год.
Потери от недостач в 2023 году составили 7489 тыс. руб. Нужно
рассчитать годовой эффект от реализации предложенных мероприятий. За год
ожидается уменьшение потерь на 2995,6 тыс. руб. (7489х40%).
По данным бухгалтерии трудозатраты на проведение инвентаризации
основных средств составляют 156 человеко-часов, в стоимостном выражении
– 7020 тыс. руб. Разработчики программы автоматизации инвентаризации
61
SystemGroup в технических условиях указывают уменьшение трудозатрат в 2
раза [32].
Таким образом, ожидаемая экономия при внедрении автоматизации
процесса инвентаризации составит 3510 тыс. руб. (7020/2).
Дополнительный доход при внедрении предложенных мероприятий
(уменьшение потерь основных средств и экономия на заработной плате)
составит: 2995,6+3510 = 6505,6 тыс. руб.
Годовой экономический эффект рассчитывается по формуле.
Гэф = Уп – З (3.1)
где У
П
– экономия средств в результате совершенствования методики
инвентаризации;
З – затраты на мероприятия.
Гэф = 6505,6 – 4803,4 = 1702,2 тыс. руб.
Эффективность совершенствования методики инвентаризации
рассчитаем по формуле:
Э = У
П
/ З, (3.2)
Э = 6505,6 / 4803,4 = 1,35
Сведем расчет в таблицу 3.8.
Таблица 3.8
Расчет эффективности предложенных мероприятий
Показатель
Сумма
Экономия средств в результате совершенствования методики
инвентаризации, тыс. руб.
6506,6
Затраты на мероприятия, тыс. руб.
4803,4
Годовой экономический эффект, тыс. руб.
1702,2
Эффективность
1,35
Предварительный расчет показал, что совершенствование методики
инвентаризации основных средств будет эффективным. На каждый
62
вложенный рубль будет получен эффект в 1 рубль 35 коп. От мероприятий
также будет получен дополнительный эффект:
- упорядочение деятельности по контролю основных средств;
- улучшение дисциплины сохранности основных средств;
- улучшение деятельности предприятия;
- повышение эффективности экономических показателей деятельности.
Общий вывод. В ООО «Инсталл Профи» налажен учет основных средств
в соответствии с законодательством, раз в год проводится инвентаризация
имущества и обязательств. Однако сложность структуры основных средств и
их территориальная отдаленность создают факторы потерь и хищений.
Необходим более тщательный контроль в данной сфере.
Предложено внедрить штрихкодирование при проведении
инвентаризации и организацию отдела внутреннего контроля.
Предварительный расчет показал, что данное мероприятие позволит
уменьшить потери основных средств на 40% и позволит сократить
трудозатраты на инвентаризацию в 2 раза. Эффективность мероприятий
составит 1,35.