СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................................. 3
I. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ .............................................................................................. 6
1.1. Анализ предметной области исследования .............................................................. 6
1.1.1. Обоснование актуальности исследования .......................................................... 6
1.1.2. Постановка задачи, определение предмета и объекта исследования ............... 7
1.1.3. Теоретическая и методологическая основа исследования ................................ 9
1.2. Характеристика задачи и объекта исследования ................................................... 12
1.2.1. Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого объекта ... 12
1.2.2. Система управления объектом исследования ....................................... 16
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования ...................... 19
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами ............ 21
1.3. Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта исследования ........ 24
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования . 24
1.3.2. Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования 35
1.3.3. Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи .. 45
1.4. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации ............. 48
1.4.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 48
1.4.2. Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи .. 51
1.4.3. Обоснование стратегии автоматизации задачи ................................................. 53
Здесь необходимо отметить еще одно обоснование того, почему в данном случае
нет необходимости приобретать готовые системы электронного документооборота.
Причина заключается в том, что для организационных нужд необходимо программное
обеспечение, которое может выполнять функции делопроизводства и только. Но
требуется не стандартное решение. Необходима система, которая будет сквозной для
всей Ярославской области. И под данные характеристики удобнее всего разработать
собственное решение. Во-первых, это избавит от ненужных в данный момент
излишеств, во-вторых, значительно сэкономит бюджетные средства на разработку
программного обеспечения. ................................................................................................. 53
1.5. Обоснование проектных решений ......................................................................... 55
1.5.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
55
1.5.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 57
1
1.5.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 61
II. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ....................................................................................................... 62
2.1. Разработка проекта автоматизации......................................................................... 62
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ........................................... 62
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ..................... 66
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации .................................................. 70
2.2. Управление проектом автоматизации .................................................................... 72
2.2.1. Формирование команды проекта автоматизации ............................................. 72
2.2.2. Средства коллективной работы над проектом автоматизации ....................... 74
2.3. Информационное обеспечение задачи .................................................................. 76
2.3.1. Информационная модель и её описание ................................................ 76
2.3.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации 78
2.3.3. Характеристика результатной информации .......................................... 81
2.4. Программное обеспечение задачи .......................................................................... 84
2.4.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) .............................. 84
2.4.2. Характеристика базы данных ............................................................................. 86
2.4.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ... 89
2.4.4. Описание программных модулей ........................................................... 90
2.4.5. Апробация результатов исследования ................................................. 114
III Обоснование экономической эффективности ............................................................. 124
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ....... 124
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности ........................................... 125
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................. 129
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ........................................................... 132
ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................. 136
2
ВВЕДЕНИЕ
В современном мире активно развиваются различные информационные
технологии. Одной из предметных областей, где постоянно применяются
подобные технологии, является построение систем электронного
документооборота по учету делопроизводства. Министерство чрезвычайных
ситуаций ‒ организация со множеством структурных подразделений и
отделов, которые ежедневно ведут между собой активную переписку.
Для таких задач часто требуется использовать ту или иную базу
данных, управляемую системой управления базами данных (СУБД). В базе
данных можно хранить всю необходимую информацию. Это могут быть
ФИО отправителей корреспонденции, адреса, телефоны, вложения, в базах
данных можно вести учет поступившей корреспонденции и учет
отправленной
. Для этого в базе данных существуют таблицы.
Непосредственно заполнять таблицы достаточно неудобно. Особенно для
конечного пользователя, который далек от администрирования СУБД.
Конечно, непосредственно в СУБД тоже можно создавать формы для
ввода данных, запросы и отчеты. Однако от конечного пользователя это
будет требовать более глубоких знаний основ работы с персональным
компьютером. Вторым минусом такого подхода будет являться то, что у
конечного пользователя должна быть установлена СУБД в рамках которой
будет функционировать база данных. Это накладывает дополнительную
нагрузку на бюджет юридического лица, а так же на технические знания
пользователя. Поэтому наиболее предпочтительным будет являться база
данных, управлять которой будет стороннее приложение, которое может
быть написано на заказ для конкретного предприятия.
Поскольку речь идет о сети подразделений, выполняющих одну и ту же
функцию, то рационально будет использование не локальной СУБД, а
промышленной с технологией клиент-сервер.
3
Актуальность темы заключается в том, современное государственное
предприятие должно обмениваться защищенной от внешних
злоумышленников корреспонденцией.
Предметом исследования будет выступать электронной
документооборот организации МЧС по Ярославской области.
Объектом исследования будет являться электронный документооборот
между структурными подразделениями организации с применением
технологии клиент-сервер.
Цель исследования заключается в профессиональном применении
технологий баз данных для организации учета пересылки электронной
корреспонденции между структурными подразделениями организации.
Задачами исследования являются:
− Проектирование серверной базы данных, создание таблиц и
определение связей между ними;
− Создание пользовательского интерфейса работы с базами дан-
ных (приложения-клиента);
− Организация выборок из базы данных;
− Создание отчетов с возможностью вывода на печать.
Работа состоит из трех глав. Первая глава является теоретической и
исследует предметную область, а именно обосновывает актуальность темы
исследования, исследует постановку задачи, исследует методологическую
основу в виде трудов различных исследователей, посвященных
делопроизводству. В данной части исследуется существующий бизнес-
процесс по пересылке корреспонденции в организации, исследует
внутренняя структура организации, проводится анализ уровня защиты
информации для исследуемой задачи. Так же осуществляется анализ среди
существующих разработок, а так же приводится обоснование собственной
разработки. В данном разделе рассматривается техническое и программное
оснащение организации и требуемое техническое программное оснащение
для решения поставленной задачи.
4
Вторая глава является практической и описывает основные подходы и
методы разработки клиент-серверных информационных систем. В этой главе
описываются все этапы разработки базы данных и проектирование форм и
отчетов. Процесс создания приложения начинается с описания жизненного
цикла проекта, определение состава команды разработчиков проекта,
анализируются риски, которые могут возникнуть при осуществлении
проектирования на любом из этапов проекта. Так же в данной главе
приводится описание информационной модели данных, структурируется
создание приложения и проводится его апробация.
Третья глава содержит экономические аспекты. В ней рассматривается
выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
проекта, осуществляется калькуляция статей затрат по различным видам
затрат. Глава подытоживает общий вывод по целесообразности разработки
данной системы.
5
I. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Анализ предметной области исследования
1.1.1. Обоснование актуальности исследования
В современных организациях делопроизводство играет очень важную
роль. Оно представляет из себя работу с корреспонденцией. Каждый день ор-
ганизации получают и отправляют большое количество различных писем и
поручений. Для содержания в порядке переписка должна регистрироваться в
журнале и подшиваться в папках. Храниться такая переписка может за три,
пять, семь последних лет и так далее в зависимости от регламента организа-
ции.
Очень часто в процессе деятельности организации приходится прибе-
гать не только к регистрации, но и к поиску того или иного письма, которое
могло прийти год, два назад. Для этого используются все те же журналы и
папки.
Актуальность внедрения электронного документооборота заключается
в том, что достаточно удобно вести всю регистрацию в электронном виде ав-
томатически, исключая при этом ошибки.
Что касается вопроса поиска необходимого письма, то электронный
документооборот помогает решить и эту проблему, так как при грамотной
организации поиска можно добиться более быстрых результатов. Это в свою
очередь значительно экономит рабочее время.
Для решения поставленной задачи необходимо провести глубокое ис-
следование деятельности по пересылке корреспонденции в данной организа-
ции.
В данной предметной области уже присутствуют различные научные
разработки, но связаны они более с крупными СЭД. Небольшие СЭД, вклю-
чающие делопроизводство либо изолированы от других структурных подраз-
делений, либо используют для пересылки электронную почту, что становится
в разрез с поставленной задачей.
6
1.1.2. Постановка задачи, определение предмета и объекта
исследования
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, представляет из
себя учет поступивших писем, учет написанных адресату писем в журнале
учета входящей и исходящей корреспонденции.
Журналы исходящей и входящей корреспонденции похожи друг на
друга по содержанию колонок. Обычно журнал входящей корреспонденции
состоит из таких столбцов как номер по порядку, регистрационный номер и
дата отправленного письма, дата регистрации, от кого поступило письмо,
тема письма. Может так же присутствовать столбец с подписью и
расшифровкой ответственного лица, регистрирующего прием
корреспонденции. Журнал шнуруется и нумеруется, затем прошивается и на
оборотной стороне журнала проставляется количество страниц, ставится
подпись руководителя и печать организации.
Подобным образом оформляется журнал исходящей корреспонденции.
В состав полей этого журнала входят номер по порядку, регистрационный
номер исходящего письма, должностное лицо или организация, которому
адресовано письмо, тема письма или краткое содержание, дата регистрации и
отправки. Здесь так же могут содержаться подпись и расшифровка подписи
ответственного лица, регистрирующего отправку письма.
Правила ведения журналов входящей и исходящей корреспонденции
обычно регламентируются организацией, в которой ведутся данные
журналы. Применительно к организации гражданской обороны Ярославской
области, ведение журналов отделениями гражданской обороны
регламентируется управлением гражданской обороны по Ярославской
области.
Объектом исследования в работе будет выступать учебно-
методический центр по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Ярославской области.
7
Предмет исследования - процесс ведения электронного документообо-
рота между структурными подразделениями организации.
8
1.1.3. Теоретическая и методологическая основа исследования
В настоящее время накоплен большой опыт в вопросах исследования
документоведения. Различные опубликованные работы носят характер посо-
бий и учебников. Большой вклад в данную область внесли такие авторы ра-
бот как Кузнецова Т.В., Митяева К.Г., Соколова А.Н. и многие другие авто-
ры.
Особое значение для изучения нашей темы имеют труды К.Г. Митяева.
Он первым один из первых предложил термин «документоведение», а так же
внес большой вклад в теоретический и практический взгляд на научную дис-
циплину.
К.Г. Митяев исследовал вопросы делопроизводства в дореволюцион-
ной России и СССР, описав при этом периоды развития, специфику деятель-
ности в данной области по типам делопроизводства.
Его дальнейшие учебные материалы только увеличили объем излагае-
мого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические
рамки охватываемого периода.
Почти одновременно с этим в 80-90-е годы стали появляться учебные
пособия Лившица, М.П, Т.В. Кузнецовой, Я.З., Илюшенко, а так же других
ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину.
Они отвечают на вопросы терминологии документа, роли документооборота,
функций документации.
Данные материалы уже рассматривают вопросы использования элек-
тронно-вычислительных машин документационного обеспечения.
В своей докторской диссертации «Деловая документация в сфере
управления», Соколова А.Н. уже делает попытку внедрения информацион-
ных систем в область документоведения.
Отечественный рынок систем электронного документооборота начал
появляться в конце 1980-х годов. В то время в министерствах и ведомствах
велись исследования и разработка первых автоматизированных систем. Си-
9
стемы представляли собой одно рабочее место делопроизводителя или секре-
таря. Конечно, функционал самых первых систем был небольшим. Он вклю-
чал в себя ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ве-
дение журналов исходящей и входящей корреспонденции, а также обраще-
ний граждан.
Исследователи в области документации смогли выполнили многое для
понимания информационных свойств документа. Они указали на взаимосвязь
между массивами документов и информационными ресурсами. Сходство
процессов оперативного управления и архивного хранения документов было
доказано в работах В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов.
Процессы современного делопроизводства регулируются нормативны-
ми актами. Их составляют три группы документов, которые нуждаются в
изучении в процессе разработки информационной системы.
К таким группам относятся.
− Первая группа. К этой группе относятся Федеральные нормативные
акты, косвенно относящиеся к организации управленческой
деятельности в сфере делопроизводства. К этой группе относятся
постановления и указы Правительства и Президента РФ. Основным
законом является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». Данный закон устанавливает правовые рамки
документирования информации. Так же является важным
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации». Гражданский и трудовой Кодексы
также затрагивают вопросы делопроизводства. Статья 327
Уголовного кодекса РФ устанавливает ответственность за подделку,
изготовление или сбыт поддельных документов, штампов, печатей,
бланков, а статья 292 – за служебный подлог, а также подачу через
официальные документы заведомо ложных сведений. Касаемо
подзаконных нормативных актов в число главных можно отнести:
10