постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»; постановления и указы об отнесении
сведений, которые составляют государственную тайну, к различным
степеням секретности.
− Вторая группа. Сюда входят отраслевые, ведомственные правовые
акты, государственные стандарты по делопроизводству,
учитывающие специфику деятельности. В Российской Федерации
такие основные стандартами Основные стандарты изложены в
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данные ГОСТ вступил в силу с 1 июля 2018
года. К данной группе регламентов также относится примерная
инструкция по делопроизводству в государственных организациях,
утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Данная
инструкция вступила в действие с 31 августа 2018 года.
− Третья группа. К ней относятся различные типовые инструкции,
касающиеся делопроизводства. Это локальные нормативные акты.
Перечисленные документы должны быть изучены, так как являются
основой для изучения предметной области делопроизводства и построения на
этой основе информационной системы электронного документооборота.
11
1.2. Характеристика задачи и объекта исследования
1.2.1. Сфера деятельности и основные бизнес-процессы
исследуемого объекта
МЧС России ‒ Главное управление по Ярославской области представ-
ляет из себя региональное управление, в подведомстве которого находятся
районные и межрайонные отделения.
Вид деятельности данной организации является ликвидация чрезвы-
чайных ситуаций различного характера, создающих угрозу жизни и здоровью
граждан Ярославской области.
Между указанными структурными подразделениями на схеме происхо-
дит постоянный обмен информацией.
Каждый день внутри организации ведется достаточно активная
переписка между управлениями, отделениями, отделами, между
сотрудниками управлений и так далее. Переписка осуществляется
посредством программы Lotus, своеобразного почтового клиента от
компании IBM.
Ниже представлены бизнес-процессы (AS-IS) работы с входящей и
исходящей корреспонденциями.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, представляет из
себя учет поступивших писем, учет написанных адресату писем в журнале
учета входящей и исходящей корреспонденции.
Контекстная диаграмма процесса регистрации входящей
корреспонденции и его функциональная декомпозиция представлены на
рисунке 1 и рисунке 2 соответственно.
Контекстная диаграмма процесса регистрации входящей
корреспонденции и его функциональная декомпозиция представлены на
рисунке 3 и рисунке 4 соответственно.
12
Рисунок 1 ‒ Контекстная диаграмма общего процесса работы с входящей
корреспонденцией
Рисунок 2 ‒ Функциональная декомпозиция работы с входящей корреспон-
денцией
13
Рисунок 3 ‒ Контекстная диаграмма общего процесса работы с исходящей
корреспонденцией
Рисунок 4 ‒ Функциональная декомпозиция работы с исходящей
корреспонденцией
14
Подобным образом оформляется журнал исходящей корреспонденции.
В состав полей этого журнала входят номер по порядку, регистрационный
номер исходящего письма, должностное лицо или организация, которому
адресовано письмо, тема письма или краткое содержание, дата регистрации и
отправки. Здесь так же могут содержаться подпись и расшифровка подписи
ответственного лица, регистрирующего отправку письма.
15
1.2.2. Система управления объектом исследования
Структура Главного управления министерством чрезвычайных ситуа-
ций по Ярославской области организации представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 ‒ Структура Главного управления МЧС по Ярославской области
Во главе управления находится руководитель. Его должность называ-
ется "Начальник главного управления". Ему непосредственно подчиняется
первый заместитель начальника Главного управления. Первый заместитель, в
свою очередь является руководителем для других заместителей следующего
порядка.
У данного Главного управления в подчинении имеются управления бо-
лее низкого порядка, в свою очередь, состоящие из отделов. Они представле-
ны на рисунке 6.
16
Рисунок 6 ‒ Управления (отделы)
17
Рисунок 7 ‒ Самостоятельные отделы (отделения)
Так же структурная схема организации предполагает самостоятельны
отделы. Их структура показана на рисунке 7. Они так же подчиняются Глав-
ному управлению, но не образуют управления более низкого порядка. Иначе
говоря, это отделы при Главном управлении МЧС по Ярославской области.
18
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Среди множества задач, которые стоят перед предприятием, есть
информационные задачи по обмену данными. Чаще всего это письма,
Приказы для исполнения, которые вышестоящие структурные подразделения
высылают подчиняющимся подразделениям. Возможность безопасной
передачи такой информации очень важна, поскольку МЧС, как организация
может заниматься ликвидацией происшествий различного характера.
Внедрение электронного документооборота, закрытого на уровне базы
данных позволит организации ограничить круг лиц, которые могут
просматривать и изучать информацию.
Следует отметить, что при традиционном способе регистрации
входящей и исходящей корреспонденции достаточно много времени
уделяется тому, чтобы вручную регистрировать письма в журналах на
бумажном носителе. Более того, когда потребуется найти какое-либо письмо,
то это будет сделать по журналу гораздо дольше, чем при использовании
системы электронного документооборота.
Так же отличие состоит
в том, что до внедрения СЭД все письма
напрямую приходили только к делопроизводителю. Делопроизводитель
регистрировал письма и относил руководителю для изучения и дальнейшему
отписыванию их сотрудникам для исполнения. При внедренной СЭД многие
письма можно присылать напрямую сотруднику. Например, письма по
обновлению программного обеспечения информационный отдел Главного
управления может высылать напрямую автоматизаторам управления более
низкого порядка. Более того, письмо, которому присвоили исходящий номер
при отправке уже автоматически зарегистрировано у адресата, которому
предназначено для доставки, поскольку в базе данных оно содержится
единожды. Поэтому получив письмо, сотрудник не регистрирует его, так как
в базе данных у него уже имеется номер и дата. Таким образом, внедрение
19
СЭД позволят комплексно автоматизировать и унифицировать подход к
работе с корреспонденцией.
20