14
Вся работа компании по доставке грузов нацелена на успешное управление
имеющимися судами для получения прибыли. Чтобы понять суть данной
деятельности необходимо для начала знать качества управляемых объектов –
транспортно-морских судов.
В данной компании будет рассмотрена работа отдела документооборота,
который и занимается учетом лицензионных соглашений.
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Объектом в работе выступает отдел документооборота ООО «ГРУППА
СИА ТРАНС». При работе специалист отдела осуществляет следующие действия:
прием лицензионного соглашения;
оформление необходимых документов (лицензионного соглашения,
запись в журнал учета соглашений, загрузка необходимых документов и данных
по клиенту);
собственно, прием самого соглашения в обработку;
отправка соглашения клиенту.
Весь документооборот и заполнение необходимых документов
осуществляется вручную, только для построения отчетов применяется файл MS
Excel, в который заносятся все сведения по итогам обслуживания клиентов, на
основании которых потом проводится анализ данных.
Таким образом, процесс учета лицензионных соглашений является
довольно трудоемким, и специалист отдела документооборота в ходе данного
процесса может допускать ошибки, что впоследствии отрицательно может
сказаться на скорости обработки лицензионных соглашений.
Во время выполнения своих функциональных обязанностей отдела
документооборота сталкивается со следующими проблемами [2]:
«не идеальность» схемы передачи, обработки и принятия данных по
лицензионным соглашениям клиентов, которая выражается в привязанности к
работе «через менеджера», что приводит к увеличению срока обработки
лицензионных соглашений и количества возможных «человеческих ошибок»;
сложность в осуществлении объективной оценки эффективности работы
специалиста отдела документооборота;
понижение скорости обработки лицензионных соглашений на фоне
15
общего увеличения запросов;
увеличение ошибок «человеческого фактора» (ошибки специалиста
отдела документооборота) в процессе обработки лицензионных соглашений на
фоне повышения загруженности и роста объемов работ;
сложность оценки и мониторинга эффективности выполнения
лицензионных соглашений профессионалами «от А до Я» (в разрезе любого этапа
выполнения);
сложность выявления ответственных лиц, виновников «торможения»
осуществления анализа и обработки лицензионных соглашений.
Все вышеперечисленные трудности приводят к негативному влиянию на
общую работу отдела и компании. Данные трудности выявляются при проведении
внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, причем источником данных
проблем является существующий порядок учета лицензионных соглашений
отдела документооборота.
Целями решения комплекса задач по автоматизации работы работников
отдела документооборота являются:
1. повышение качества анализа и обработки лицензионных соглашений за
счет более оперативного реагирования на возникающие нужды;
2. уменьшение временных затрат;
3. повышение качества работы с клиентами.
С позиции получения прямого эффекта целями автоматизации данного
комплекса задач могут считаться:
1) снижение времени расчета комплекса задач;
2) снижение стоимости решения задач;
3) увеличение достоверности расчетов;
4) повышение точности расчетов;
5) повышение уровня аналогичности расчетов (повышение количества
показателей и ведомостей);
6) сокращение количества работников;
7) снижение времени на рутинные операции и увеличение времени на
творческие операции.
Таким образом, приходим к выводу о том, что рассмотренная деятельность
16
работников отдела документооборота нуждается в автоматизации, при этом в
результате внедрения автоматизированного рабочего работников отдела
документооборота планируется получить весомые преимущества относительно
существующей системы организации.
Целью разработки системы учета лицензионных соглашений отдела
документооборота считается снижение стоимостных и трудовых затрат на
осуществление работников отдела документооборота своих служебных
обязанностей, увеличение точности расчетов, сохранение информации в одном
хранилище.
Задачи приобретения системы:
автоматизация работы работников отдела документооборота;
понижение сроков и трудоемкости обработки информации;
обеспечение единства информации в системе;
однократность ввода информации для исключения ошибок ввода;
автоматизация создания необходимых отчетов и документов.
В организации автоматизирован процесс планирования грузоперевозок, а
также бухгалтерские процессы. В силу специфики деятельности организации, а
также существующих бизнес процессов в ней отсутствуют сложные или
ресурсоемкие информационные системы. Большая часть используемых
информационных систем представляет собой интернет порталы, для работы с
которыми не требуется мощного оборудования.
После изучения уровня автоматизации банка можно сделать следующие
вывод - организация обладает достаточной технической базой для выполнения
своих основных задач. Однако в организации отсутствует информационная
система отдела документооборота, это приводит к временным задержкам
выполнения тех или иных поручений, пересылаемых по электронной почте.
Поэтому организации в рамках работы будет разработана информационная
система учета лицензионных соглашений отдела документооборота в ООО
«ГРУППА СИА ТРАНС».
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
В жизнедеятельности ООО «ГРУППА СИА ТРАНС» одной из важнейших
17
особенностей является учет лицензионных соглашений отделом
документооборота.
Информационный процесс, направленный на получение научно-
технической, контрольной, плановой, аналитической и учетной информации, в ИС
базируется и унифицирован на электронно-вычислительной технике. Увеличение
эффективности применения ИС выполняется путем сквозного построения и
совместимости ИС, что дает возможность ликвидировать дублирование и
обеспечить многократное применение информации, выполнить установку
определенных интеграционных связей, а также ограничить количество
показателей, и уменьшить объем потоков информации, и повысить степень
применения информации [5].
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность
информации и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и другой
информации [19].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применятся
показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства
и обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС [20].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [20]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию, в
зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления информации
в децентрализованном и централизованном управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и выдача
информации по бухучету и отделов технического обеспечения;
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [20]:
18
координация деятельности по обработке и сбору информации
финансовых отчетов на высоком уровне управления и в производственных
отделах в целях увеличения своевременности и качества поступления
финансовых данных по компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и обработки
первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки
данных.
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную
информационную сеть [20].
Все сказанное выше свидетельствует о необходимости использования
информационных систем в целях автоматизации работы сотрудников
организаций. Так как разработка комплексной системы автоматизации работы
абсолютно всех подразделений предприятия, считается дорогостоящей и сложной,
и нуждающейся в привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива
исполнителей, предлагается в первом этапе ограничиться проектом, который
решает ряд личных задач.
Проведение работ с лицензионными соглашениями представляет собой
организацию документооборота, хранения и использования документов в
настоящий момент жизнедеятельности ООО «ГРУППА СИА ТРАНС». Учет
лицензионных соглашений считают принципиально важным звеном в
делопроизводстве, поскольку они определяют не только инстанции передвижения
всех документов, а и скорость передвижения таких документов. Под
документооборотом в делопроизводстве подразумевают обеспечение
информационной деятельности управленческого аппарата, его
документирования, хранения и применения документов, ранее сформированных.
Главными правилами при организации учета лицензионных соглашений
считаются:
- оперативное прохождение каждого документа, с наименьшими затратами
времени;
19
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (любое
перемещение документа должно быть оправданным, обязательное исключение
либо ограничение возвратных перемещений документов);
- порядок прохождения и сам процесс обработки всех наиболее важных
видов документов должны быть единообразными.
Если все эти правила соблюдаются, появляется возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Через отдел документооборота проходит отнюдь не вся внутренняя
переписка, а только переписка наиболее крупных подразделений предприятия, а
также приказы и распоряжения руководства. Также через этот отдел проходят и
внутренние документы, порождающие исходящие документы [27].
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена
на рис. 2 [29].
Рисунок 2 Характеристика процесса обработки лицензионных соглашений
Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 3. На рис.
4 изображена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения
входящего лицензионного соглашения [10, 30].
20
Рисунок 3 Декомпозиция процесса обработки лицензионных соглашений
Рисунок 4 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего
лицензионного соглашения
На рис. 5 представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих
лицензионных соглашений.
21
Рисунок 5 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов
В итоге рассмотрения входящего лицензионного соглашения, как обычно,
создаётся внутреннее лицензионное соглашение, исходящее лицензионное
соглашение, а входящее лицензионное соглашение передается на хранение.
Документация, поступившая в компанию, связанная с лицензионными
соглашениями клиентов, принимается работником отдела документооборота
организации. Общий годовой объем документов отдела документооборота
приблизительно составляет 8000-9000. Общий объем зарегистрированных на
выполнение за год документов отдела документооборота примерно 3000-4000. В
результате формируются исходящие документы, которые в отделе
документооборота за год составляют примерно 8000-9000.
Входящую документацию проверяют на предмет правильности доставки и
целостности вложения. Вся входящая документация подлежит регистрации (если
такие документы относятся к перечню подлежащих регистрации) в специальных
регистрационных журналах для входящей документации. На абсолютно всех
входящих документах, которые подлежат регистрации, на лицевой стороне
главного документа снизу в правом углу ставится входящий порядковый номер и
штамп регистрации с датой его поступления. Любая бумага, не имеющая
регистрационного номера, документом не является. Документом она становиться
при наличии на ней номера регистрации. Любой документ, поступающий на
22
предприятие, регистрируется только один раз, при его поступлении.
Документация (если она не является письмами личного характера) после
регистрации, направляется для рассмотрения на выполнение или для
ознакомления в соответствующие отделения, в которых на документах ставятся
соответственные пометки. Например, поступивший документ регистрирует
работник отдела документооборота, куда он передан на исполнение [24].
Исходящая документация также подлежат регистрации. На каждом
исходящем документе ставится номер и дата. Копия исходящей документации
должна подшиваться в соответствующую папку. Отделение предприятия не
может отправлять исходящую документацию. Это прямая обязанность
сотрудника отдела документооборота. Так, документ регистрируется дважды: в
подразделении-отправителе и приемной.
Документальный контроль за выполнением осуществляется руководителем
того подразделения, которому документ был направлен.
Вследствие этого возникают некоторые трудности, такие как доставка
искаженной информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что
влечет за собой задержки при формировании отчетности, медленную работу
предприятия, а также ошибки в процессе работы.
Данные, большого объема, обрабатывающиеся на предприятии, дают
возможность затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени
на исполнение, контроль и обработку документов (лицензионных соглашений в
том числе). Соответственно, применяя систему учета лицензионных соглашений
отделом документооборота, необходимо уменьшить затрачиваемые ресурсы для
оптимизации деятельности всего предприятия.
Кроме того, при внедрении системы учета лицензионных соглашений
отдела документооборота открывается возможность более оперативного, и с
наибольшей точностью отслеживания оборота каждого документа на
предприятии.
23
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на
рисунке 6.
Интернет
Серверная
Office Server TX
3000R15
3Com13701-ME
Файл-сервер
Сервер БД
Office Server TX 3000R15
АРМ администратора
OLDI Office 110
тлф линия
Рабочие места сотрудников
Xerox Phaser 3100MFP/Х
OLDI Office 110OLDI Office 110
Panasonic KX-T7710 Panasonic KX-T7710
Panasonic KX-T7710
OLDI Office 110
3COM GSU08
тлф линия
Рабочие места сотрудников
бухгалтерии
Xerox Phaser 3100MFP/Х
OLDI Office 110OLDI Office 110
Panasonic KX-T7710 Panasonic KX-T7710
Panasonic KX-T7710
OLDI Office 110
3COM GSU08
АТС Panasonic KX-TEM824
Рисунок 6 Схема технического обеспечения
ООО «Группа Сиа Транс»
В качестве рабочих станций используются модель OLDI Office 110,
имеющая такую конфигурацию:
o Процессор Intel® Celeron 430 (Conroe-L,1.80 ГГц, FSB800MHz, 512Kb
L2,Socket 775);
o Жесткий диск 250Gb (SATA II);
o Оперативная память DDR II 1Гб;