12
выявление и изучение источников поступления товаров и
поставщиков;
организация экономических отношений с поставщиками товаров,
включая составление и подписание договоров;
закупки;
организация учета и контроль исполнения договорных
обязательств;
координация и системное соотношение закупок с продажами,
размещением на складе, доставкой.
Важными аспектами закупок будут: наличие продавца желаемого
продукта; условия и сроки поставки; условия платежа; надежность
поставщика; наличие требуемой партии товаров; качество продукта;
гарантийные обязательства продавца; наличие продавца. Для каждого
покупателя важность этих аспектов не будет одинаковой, а основными
параметрами чаще всего выступают цена и условия поставки.
Закупка может осуществляться несколькими способами: покупка
товаров одной партией, регулярные покупки в небольших партиях,
покупки по мере необходимости, передовые покупки.
Приобретение продуктов одним лотом подразумевает доставку
продукции крупной партией за один раз (оптовые закупки). Таким образом
могут быть приобретены товары, потребность в которых представляется
непредвиденной и для которых долгое время не требуется место для
хранения. Плюсы: простота документирования, гарантированная доставка
всей партии, увеличение торговых скидок. Минусы: высокий спрос на
склады, оборот капитала замедляется [8, c. 219].
Регулярные покупки небольшими партиями. Специалист по
закупкам заказывает необходимое количество товаров, доставляемых по
лотам в течение определенного периода в соответствии с графиком
потребностей. Плюсы: ускорение оборота капитала, так как оплата товаров
13
осуществляется как получение отдельных лотов; достижение экономии
пространства на складах; Снижение стоимости документирования
доставки, так как заказ обрабатывается для всей доставки. Минусы:
возможность заказывать чрезмерное количество товаров; необходимость
платить за все количество товаров, указанное в заказе [8, c. 220].
Основные методы закупок подразделяются на: покупку товаров
одной стороной, регулярные покупки в небольших партиях, покупки по
мере необходимости, передовые покупки.
Не стоит забывать о входном контроле качества продукции. Входной
контроль - это контроль качества поставляемой продукции, которая была
принята потребителем или заказчиком и предназначена для использования
в процессе производства, ремонта или эксплуатации продукта[2, с. 27].
Основные задачи:
оценить качество продукции, предъявляемую на контроль, с
большой достоверностью;
взаимное, однозначное признание поставщиком и потребителем
оценки качества продукции, оцениваемым по одним и тем же планам
контроля;
с целью обеспечения оперативности работы и своевременного
предъявления претензии поставщикам установить определенные
требования соответствия качества продукции;
предотвратить запуск в производство, либо ремонт продукции,
которая не соответствует установленным требованиям.
Организация может осуществлять входной контроль в зависимости
от поставленных целей до запуска продукции в производство в
соответствии с нормативно-техническими документами.
В соответствии с нормативно-технической документацией
продукция проходит входной контроль.
14
Поставщик может проводить контроль собственной продукции без
согласования с потребителем для собственных внутренних целей
При входном контроле проводится:
проверка качества поступившей продукции;
наличие сопроводительных документов, комплектация;
регистрация в журналах учета проверенной продукции.
Осуществляется 2 этапа контроля:
1. Внешний осмотр, комплектация, наличие сопроводительных
документов.
2. Проверка качественных характеристик.
Входной контроль осуществляется с привлечением специалистов
других подразделений предприятия при необходимости.
Продукция, прошедшая входной контроль маркируется.
В случаях, когда у организации или поставщика есть свои ЛНА
(локальные нормативные акты), которые определяют процедуру входного
контроля, необходимо приведение их в соответствие между партнерами с
тем, чтобы в цепи «поставщик-потребитель» отсутствовали разночтения.
1.2 Сущность и содержание закупочной деятельности на предприятии
Планирование играет важную роль в экономическом развитии
предприятия. Благодаря грамотному планированию, предприятие получает
возможность выстраивать ход своей деятельности таким образом, что бы
достичь максимально возможную эффективность работы предприятия.
Главная задача предприятия при планировании закупок – задать
размер запаса материально-технических ресурсов, но сделать это таким
образом, что бы был баланс между дефицитом и переизбытком ресурсов на
складе. Товарооборот напрямую зависит от суммы вложенного в товар
капитала. С правильной организацией закупочной деятельности
повышается прибыль предприятия и благосостояние всех работающих.
15
Наоборот, ошибка в планировании закупок влечет большие убытки, а
иногда и банкротство фирмы.
Планирование закупок имеет следующие этапы:
cбор информации. В данном случае, под сбором информации
подразумевается получение информации о количестве материалов
имеющихся в распоряжении на складе, поиск информации о поставщиках
материально-технических и иных ресурсов на предприятие;
анализ потребностей и возможностей поставщика и покупателя.
На этом этапе происходит анализ поставщика и его продукции.
Рассматривают нескольких поставщиков одновременно по нескольким
критериям и выбираются только те, что в большей степени удовлетворяют
запросы предприятия;
определение метода закупок. Предприятию следует сделать
правильный и подходящий для себя выбор метода закупок. На
сегодняшний день каждое предприятие использует конкретный метод, но
встречаются случаи, когда на одном предприятии используются сразу
несколько методов одновременно. Основными можно назвать следующие
методы: приобретение МТР одной партией, покупка партий небольшого
размера в определенный промежуток времени, получение товаров по мере
необходимости;
решения, связанные с продвижением товара - вам нужно как
можно скорее продать товар - как со скидкой, так и в рассрочку (поскольку
полученные деньги и даже дебиторская задолженность являются активом);
контроль, анализ, реализация плана - необходимо постоянно
следить за ситуацией с поставкой товаров (время доставки, выполнение
заявки).
Управленческая деятельность, связанная с планированием закупок:
управление заказами клиентов (сортировка, листинг);
контроль качества предоставляемых товаров и услуг;
16
контроль за отправленными грузами;
инвентаризация и учет складских запасов.
Виды планирования закупок:
стратегическое планирование - на этом уровне принимаются
решения о формировании структуры сети движения товаров;
текущее планирование закупок - включает средства контроля и
регулирования поставок [14, c. 41].
Системы управления цепочками поставок охватывают весь цикл
закупки сырья, производства и распределения товаров, что позволяет
значительно удовлетворить спрос на продукцию компании и значительно
сократить затраты на логистику и закупки [5, c. 195].
Существуют основные формы поставки товаров:
склад, на котором поставка продукции осуществляется через
промежуточные и распределительные склады и терминалы;
транзит, в котором продукция доставляются непосредственно
потребителю от производителей. Транзитная форма поставки будет
выгодна для поставщика и потребителя, если партия товаров будет
большой, чтобы компенсировать затраты на прямые продажи;
поток приобретенных продуктов в организацию непосредственно
у поставщиков [7, c. 80].
Факторы, которые оказывают влияние на планирование поставок:
скорость заказа;
возможность срочной доставки товаров по специальному заказу;
готовность вернуть поставленный товар, если в нем обнаружен
дефект, и как можно скорее заменить его доброкачественным;
предоставление различных партийных поставок по желанию
покупателя;
вид транспорта;
17
уровень и эффективность обслуживания;
уровень развития складской сети;
уровень товарных запасов;
уровень цен, по которым предоставляются услуги [9, c. 30].
При выборе способа доставки важно моделировать работу всех
разделов вашего собственного склада (прием, выгрузка, хранение, сбор и
область загрузки). Для этого вам нужно четко знать, что и сколько
хранения может обрабатывать, хранить, производить независимо. Найдите
максимальную емкость с необходимым запасом и, при необходимости,
измените определенные процессы. Оценивая стоимость этих изменений и
время их реализации и сравнивая затраты с услугами логистических
операторов для сохранения [3, с. 78].
Управление запасами. Методы анализа и учета. Товарные запасы -
это готовые продукты, предназначенные для конечного пользователя.
Целью управления товарными потоками является обеспечение
высокой производительности предприятия и снижение финансовых и
временных затрат на пополнение запасов [6, с. 139].
Оптимизация товарных запасов рассматривается в первую очередь
как сокращение стоимости их создания и обслуживания. Это на самом деле
очень важный момент в деятельности, связанной с оптимизацией резервов
в организации. Следовательно, эффективность управления запасами не
может быть оценена только из-за затрат на их формирование и
обслуживание, а стратегия управления запасами не может быть построена
только на снижении этих затрат. Оптимальное управление запасами
включает в себя политику управления запасами, согласование всех
аспектов, связанных с этой задачей, а не только оптимизацию складских
запасов [12, с. 278].
Необходимый размер товарных запасов обеспечивает их содержание
на экономически обоснованном уровне, для обеспечения бесперебойного и
18
ритмичного товарного предложения организации. Он устанавливается
отдельно для запасов текущего хранения, раннего запаса и сезонного
накопления по товарным группам в днях и объема складского оборота.
Проблема оптимизации уровня товарных запасов связана с
экономическими показателями организаций.
В современной теории управления запасами разработаны две
основные системы управления.
Система управления запасами с фиксированным размером заказа.
Его можно использовать, если есть регулярный (ежедневный) контроль
уровня запасов на складе, и в любой момент можно заказать и получить
ресурсы. Основным параметром системы является размер порядка.
Критерием оптимальности является минимум общих затрат на хранение
запасов и повторение заказа.
Система управления запасами с фиксированным интервалом времени
между заказами. Заказы производятся в строго определенные времена,
которые разнесены на равные промежутки времени, например, один раз в
месяц, один раз в неделю [3, c. 140].
Факторы, влияющие на размер заказа:
потребность (спрос);
неравномерный расход;
удаленность поставщиков;
ограничения на ресурсы;
способы транспортировки.
Контроль состояния товарных запасов осуществляется с помощью:
системы оперативного управления - по истечении определенного
периода времени принимается решение «заказать» или «не заказывать» и
сколько на заказ;
единые системы доставки - на регулярной основе заказывали
постоянное количество единиц товара;
19
системы пополнения до максимального уровня - через равные
промежутки времени партия упорядочена, объем которой равен
максимальному уровню запасов - фактический [13, с. 248].
Правильная и поэтапная реализация этих функций (рисунок 4)
сотрудниками компании поможет снизить потенциальные риски.
Рис. 4. Функции управления на предприятии
Каждая функция является самостоятельной в общей системе
управления, однако, они взаимодействуют с другими функциями, тем
самым обеспечивая полноту системы управления. Планирование является
важной частью всей системы управления производством. Именно с
планированием непосредственно связано прогнозирование.
Организация как общая функция управления, осуществление
которой направлено на определение перспектив развития и будущего
состояния объекта управления. Эффективность предприятия определяется
строгим соблюдением следующих ее основных принципов,
представленных на рисунке 5.
планирование
организация
регулирование
координирование
контроль и оценка
20
Рис. 5. Принципы эффективной работы предприятия
Основная задача контроля заключается не только в том, чтобы
определить и оценить фактическое положение дел на разных участках
производства и хозяйствования, но и в том, чтобы установить причины и
факторы, повлиявшие на возникновение отклонений в процессе
выполнения намеченных задач и планов, выявить имеющиеся резервы
производства.
Контроль и оценку хозяйственной и производственной деятельности
начинают осуществлять с учета и получения данных о состоянии объектов
управления.
Вместе с тем контроль охватывает все составляющие и компоненты
управляемой системы. На основе сведений учета и информации
осуществляется подготовка соответствующих управленческих решений,
связанных с корректировкой оперативных заданий, планов и т.д.
Своевременный контроль поможет устранить ряд негативных и
возмущающих факторов.
Принципы системы учета и контроля представлены на рисунке 6.
21
Рис. 6. Принципы системы учета и контроля
В процессе закупок стоит обратить внимание не только на ценовую
характеристику товаров, но и на такие аспекты, как: присутствие нужного
продавца на рынке, условия и время доставки, условия оплаты, надежность
поставщика, качество продукции. То есть возможность предоставлять
качественные товары или услуги по приемлемым ценам в установленные
сроки потребителям, тем самым удовлетворять их требования.
1.3 Обеспечение контроля качества закупок на предприятии
Российские организации в процессе выбора поставщика теперь в
значительной степени зависят от собственной информации. Однако на
предприятии, имеющем много поставщиков, можно составить список
известных, надежных поставщиков. Принятие контрактов с этими
поставщиками производится по упрощенной схеме. Если планируется
заключить соглашение с поставщиком, который не указан в списке, то
процедура приема и оплаты затруднена в связи с выполнением
необходимых мер, обеспечивающих безопасность финансовых и других
интересов организации,
Современная теория управления запасами предполагает две
основные системы управления.
Система управления запасами с фиксированным размером заказа.
Можно использовать, если есть регулярный (ежедневный) контроль уровня
запасов на складе, и в любой момент можно заказать и получить ресурсы.