101
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
Разработанный модуль включает в себя серверную и клиентскую часть.
Серверная часть является приложением для взаимодействия с базой данных,
клиентская – веб-интерфейсом для ввода данных и получения отчетной
информации. Структурная схема пакета представлена на рисунке 7.
Рис.7.Дерево вызова программных модулей
2.3.4. Описание программных модулей
Разработанный модуль включает в себя серверную и клиентскую часть.
Серверная часть является приложением для взаимодействия с базой данных,
клиентская – веб- интерфейсом для ввода данных и получения отчетной
информации.
Панель доступа состоит из одного поля:
Уровень безопасности- это уровень безопасности, назначенный
программному модулю. Это обязательное поле.
Необходимо выбрать в окне выбрать уровень безопасности.
Если уровень безопасности программного модуля указан в системных
настройках, то его название отображается зеленым цветом.
102
Уровень безопасности, назначенный программному модулю, определяет
права доступа только для данного программного модуля.
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Работа заключается с обычными файлами MS Word и MS Excel,
добавленными в систему им (или системным администратором) и, если необходимо,
можно что-то изменить (например, согласно измененным требованиям налогового
отчета), и система вставляет фактические данные в документы при загрузке этих
документов.
Максимальная гибкость и функциональность. Документы могут быть
получены как обычные текстовые файлы MS Word или MS Excel, а данные в
документах находятся в системной базе данных, которые будут использоваться в
элементах управления и учета. Ссылки на документы, связанные с пользователем,
проходят через уведомления по электронной почте, и каждый пользователь может
иметь список электронных писем с активными ссылками на необходимые
документы на своем компьютере. Пользователь только нажимает на сообщение
электронной почты, чтобы иметь готовый документ. Документы хранятся на
сервере, а не на компьютерах пользователей, что значительно повышает
103
безопасность. Документы, необходимые для работы, могут быть загружены из
системы на компьютер пользователя.
Здесь также имеются платежные записи, в которые входят:
- Контроль и учет платежных документов;
- Отчеты о платежном балансе.;
- Отчеты для платежного баланса предприятия;
- Справочник по типам финансовых операций;
- Быстрый поиск платежных документов и информации внутри
них;
Руководство по эксплуатации, которое позволяет настроить систему на
финансовые, платежные или бухгалтерские операции, используемые на
предприятии.
База данных подотчетности, которая позволяет контролировать весь блок
отчетности.
Справочник контрагента, содержащий информацию о деловых партнерах
предприятия.
104
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Любая организация стремится увеличить свою прибыль. Одним из способов
увеличения прибыли является модернизация информационно-технической базы.
Внедрение системы электронного документооборота «PayDox» значительно
способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации
документооборота.
Это снижает степень загруженности персонала выполнением множества
операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ
каждого сотрудника организации. При этом сокращается потребление бумаги,
других расходных материалов.
Главной задачей проведения экономического исследования по внедрению
системы «PayDox» является определение показателей экономической
эффективности.
Под понятием «оценка экономической эффективности внедрения системы
электронного документооборота, в данном случае «PayDox» понимается процесс,
включающий в себя понимание, определение и измерение того, насколько полезным
в экономическом плане является или явилось внедрение этой системы для
предприятия. При этом экономическая полезность рассматривается обычно как
денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы предприятия в
результате инвестирования в систему «PayDox».
Под методом оценки эффективности системы подразумевается способ или
набор средств проведения полной оценки системы. Они могут состоять как из
формальных, так и из неформальных процедур, при этом под неформальными
понимаются не основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно
субъективные процедуры оценки, а под формальными - более объективные,
рациональные, базирующиеся на недвусмысленных данных механизмы оценки.
Внедрение системы «PayDox» - дело дорогостоящее. Функционирование
компаний в рыночной среде требует как минимум анализа экономических
последствий, а еще лучше - оценки экономической эффективности.
105
Оценка экономической эффективности внедрения системы - сложная и
трудоемкая работа, требующая не только технических, но и экономических навыков.
Только сочетание этих двух составляющих может привести к достоверному
результату проводимого анализа.
Продвижение на рынке системы «PayDox» в условиях современной
конкуренции невозможно без предоставления результатов оценки ожидаемой
эффективности системы. Кроме того, существующая статистическая оценка
успешности внедрения различный новых систем характеризуется неудачей
внедрения от 40 до 60 % случаев. (15).
Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения системы
должны обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта. Они
должны уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие внедряемых
технологий стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения затрат и
достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то есть
итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа разработки и
внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее
продолжение проекта.
Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности
внедрения системы «PayDox»:
традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и результатов;
оценка внедрения системы как инвестиционного проекта;
разработка сбалансированной системы показателей для оценки
экономического эффекта;
оценка эффективности проектов независимо от технических,
технологических, финансовых, отраслевых или региональных особенностей
осуществляется на основе единых принципов;
сопоставимость условий сравнения различных проектов;
положительность и максимум эффекта;
учет фактора времени;
учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и
поступлений;
сравнение «с проектом» и «без проекта»;
106
учет всех наиболее существенных последствий проекта;
учет наличия разных участников проекта;
многоэтапность оценки;
учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;
учет влияния инфляции;
учет влияния неопределенностей и рисков.
Показатели коммерческой эффективности проекта в целом отражают
финансовые последствия внедрения системы. В качестве основных показателей для
расчета коммерческой эффективности проекта рекомендуется использовать
следующие: чистый доход; чистый дисконтированный доход; внутренняя норма
доходности; индексы доходности затрат и инвестиций; срок окупаемости.
Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что
процесс оценки экономической эффективности от внедрения системы «PayDox»
сложен и неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом конкретном
случае, но опираясь на определенные методики, что позволит исключить
«человеческий фактор» и снизить погрешности ввиду отсутствия каких либо
данных.
В рассматриваемом случае необходимо рассчитать экономическую
эффективность исходя из снижения издержек на производственную деятельность.
При расчете экономической эффективности будет проведено сравнение
результатов обработки информации при существующей системе и после внедрения
системы. Прямая эффективность машинной обработки информации представлена в
показателе снижения экономических стоимостных затрат на обработку информации.
При оценке прямой эффективности в стоимостных единицах измерения
рассчитываются две группы показателей – показатель снижения трудовых затрат и
показатель снижения стоимостных затрат.
При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации
используется следующая система показателей:
1.Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации
DТ=Т0-Т1
107
где Т0 – годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т1 – годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.
2. Коэффициент снижения трудовых затрат
Kт=(DТ/Т0)*100 (%)
3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Yт=Т0/Т1в
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных
затрат (DC) , коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC)
индекс снижения стоимостных затрат (YC):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
DС=С0-С1
где С0 – годовая стоимость обработки информации при базисном варианте;
С1 – годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.
Коэффициент эффективности по затратам:
Kc=(DС/С0)*100 (%)
Индекс изменения стоимостных затрат
Yc=С0/С1
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = КП /DC
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В данном пункте рассчитаем затраты (трудовые и стоимостные) на работу в
базовом варианте и на работу после внедрения системы.
Расчет трудовых затрат по базовому и проектируемому варианту.
108
А). Базовый вариант.
Объём работы измеряется количеством обработанных документов, которые
должен обработать специалист в существующей системе. При этом учет заявок и
проектов ведется на основе бумажных форм документов, то есть ответственное лицо
заносит необходимые сведения вручную на формализованный бланк, анализ
представленной информации происходит без применения средств автоматизации.
Норма выработки показывает, сколько за один час специалист может
обработать документов при базовом варианте решения задачи. В нашем случае
норма
выработки в час составляет 1,5 документа.
Трудоёмкость (Тб) определяется делением объёма работы на норму
выработки.
Тб =1800 /1,5 = 1200 час.
Б.)Проектный вариант.
Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за
один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы.
Норма выработки в час составляет 12,0 документов.
Трудоёмкость (Тп) определяется делением объёма работы на норму
выработки:
Тп = 1800 /12,0 = 150 час.
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат(∆T ):
∆T=Tп-Tб,
∆T= 1200-150=1050 час.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
Кт=∆T/Tб
Кт=1050/1200*100%=87,5%
Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Yт):
Yт=Тб/Тп.
Yт =1200/150=8
Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:
А. Базовый вариант
109
1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на
расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки,
ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо
расходовать 5000 рублей.
Картриджи: 3 шт. х 1200 руб. = 3600 руб.;
Итого: 8600 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
8600 х 12 = 103200 руб.
2.Трудовые затраты.
Количество работников - 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника –
500руб./час. * 100 час. = 50000 рублей в месяц.
Фонд заработной платы за год составляет:
50000 х 12 = 600000 руб.
Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:
Сб =600 000+ 103200=703 200 руб.
Б. Проектный вариант.
1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются следующие
расходные материалы:
картриджи 1 шт. х 1200 руб. = 1200 руб.;
бумага 5шт. х 180 руб. = 900 руб.;
Итого: 2100 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
2100 х 12 = 25200 руб.
2.Трудовые затраты.
Количество работников - 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника –
500руб./час. * 12,5 = 6250 рублей в месяц.
Фонд заработной платы за год составляет:
6250 x12= 75000 руб.
3.Сопровождение - 150000 руб. в год.
110
Срок действия проекта - 7 лет, тогда амортизационные отчисления составят
14,28% (100% / 7) от капитальных вложений.
Капитальные вложения (инвестиции) в создание проекта.
Стоимость проекта равна 450200 руб.
Сумма амортизационных начислений 14,28% от капитальных вложений:
450200 х 0, 14 = 63028 руб.
Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:
Сп = 25200+75000+150000+63028= 313228 руб.
Рассчитаем значение стоимостных показателей:
Абсолютное снижение стоимостных затрат(∆С):
∆С=Сб-Сп,
∆С =703200- 313228= 389972 руб.
Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс=∆С/Сб*100%
Кс=389972/703200*100=55,4%
Индекс изменения стоимостных затрат (Yc):
Yc=Сб/Сп.
Yc=703200/313228=2,25
Определим экономическую эффективность от внедрения системы. Это
отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени
от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного
капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического
эффекта.
Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е.
цена минус себестоимость.
Формула экономической эффективности имеет вид:
Е=∆С/Кз=1/Т
где: ∆С - чистый доход (прибыль), полученный в течение года от
эксплуатации внедрённого проекта;
Кз - объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.
Е =389972/450200=0,87