111
Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости (Т)
дополнительных капитальных затрат на внедрение системы:
Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е
Т = 1 / Е
Т = 1 /0,87 = 1,15
Таблица 22.
Экономические показатели, полученные в результате дипломного
проектирования
Наименование показателей
эффективности
Ед.
измерения
Результат
Необходимые инвестиции на разработку
системы
руб.
450200,00
Годовые затраты при базовом варианте
руб.
703200,00
Годовые затраты при автоматизированном
варианте
руб.
313228,00
Годовой экономический эффект
руб.
389972,00
Экономическая эффективность проекта
0,87
Срок окупаемости проекта
лет
1,15
Таким образом эффект от внедрения автоматизированной системы
электронного документооборота следующий:
Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии
обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на
оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку
112
информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч.
физическое освобождение места).
Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и
выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на
прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное
использование документов.
Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых
типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного
документооборота пользователям становится доступной более широкая область
применения информации документов, возрастает востребованность данных,
влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению
работы организации.
Но при внедрении СЭД могут возникнуть проблемы.
Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному
документообороту, является их недостаточная проработка, что приводит к
неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает
вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими
особого внимания, но в конечном итоге именно это становится решающим в деле
повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная
заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение
может затянуться на очень длительное время.
Еще одним препятствием является способ построения СЭД. Самостоятельная
разработка СЭД силами отдела ИТ заранее обрекает организацию на длительный
процесс доработок. Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах
внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных
документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и
слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных
пользователей.
113
Заключение
В настоящее время любая организация нуждается в документообороте.
Информация в современном мире очень важна, а документооборот является
системой оформления, использования и движения расчетных докуметов и денежных
средств.
Говоря об ожидаемых результатах, стоит отметить, что данная дипломная
работа направлена на разработку проекта по внедрению изучаемой информационной
системы в работу в организации ООО «АКП-ТЕХНО». Далее будут даны
рекомендации по самой процедуре внедрения информационной системы.
После внедрения информационной системы ожидается значительное
улучшение работы организации по следующим направлениям. Прежде всего,
увеличится скорость обработки документов. Далее, Управление персоналом и
контроль (т. е. административные и контрольные функции) станут более
эффективными. Наконец, расходы на материал будут намного ниже к концу
квартала.
Кроме того, расходы компании на ИТ также уменьшатся после некоторых
системных корректировок. Кроме того, полное дистанционное управление работой
компании, как можно использовать web-интерфейсы.
По завершении анализа всех видов деятельности компании некоторые из этих
видов деятельности, вероятно, будут изменены, чтобы сделать работу компании
более эффективной. Основные результаты данной работы по внедрению
информационной системы на предприятии могут иметь большое значение для
формирования рабочего процесса и совершенствования формы отчетности.
Появится возможность установки виджетов, отображающих основные данные о
каждой компании в режиме реального времени.
Так же рассказывается о модели нформационного документооборота PayDox.
Эта система изначально была предназначена для того, чтобы помочь
компаниям структурировать и оптимизировать свои бизнес-процессы и работать с
документами. Система электронного документооборота PayDox является
корпоративным порталом уровня Smart Enterprise Suite на основе веб-технологий и
использования электронного документооборота в качестве инструментальной базы
114
с широким спектром стандартных функций, жизненно важных для любой компании
и практически безграничных возможностей для расширения и интеграции.
Функция информационной модели (CRM) позволяет записывать историю
отношений с партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах
и клиентах, их сотрудниках и контактных лицах, контактах по телефону, факсу или
электронной почте, отправлять информацию партнерам и клиентам, разрешать
партнерам и клиентам получать доступ к некоторым документам и этапам
корпоративного управления документами и корпоративным бизнес-процессам,
чтобы обеспечить их своевременное уведомление
В заключение можно сказать, что основным преимуществом внедрения
системы PayDox в работу организации ООО «АКП-ТЕХНО» является оптимизация
общей производительности как в самой группе, так и в каждом из ее филиалов.
Информационная система PayDox также позволит более четко организовать анализ
работы компании для принятия правильных организационных решений.
115
Список литературы
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред.
Г.А. Титоренко. – М.:ЮНИТИ, 2017. – 125с. (1).
2. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных.
Вводный курс: Учебное пособие, М. Гелиос, 2017. – 350с. (2).
3. Аглицкий И. Автоматизация управления предприятием, 2016. – 310с. (3).
4. Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт
автоматизации, 2018. – 200с. (4).
5. Базы данных: проектирование и использование, Диго С.М., 2018. – 300с.
(5).
6. Багриновский К.А., Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии,
2015. – 300с. (6).
7. Информационные технологии управления: Книга 3: Системы управления
организацией, Меняев М.Ф., 2018. – 260с. (7).
8. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. - М: Финансы
и статистика, 2017. – 250с. (8).
9. Карху Л. Объектно-ориентированный подход к автоматизации
технологических процессов // Эксперт автоматизации, 2018. – 350с. (9).
10. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPWin 4.0. – М.:
ДИАЛОГ-МИФИ, 2014. – 400с. (10).
11. Мамиконов А.Г. Проектирование АСУ: Учебник для специальности АСУ
вузов. – М.: Высшая школа, 2011. – 280с. (11).
12. Никитин А.В. Оптимизация учета на предприятии, 2018. – 410с. (12).
13. Оптимизация информационных потоков, 2016. – 300с. (13).
14. Парамонов Ф. И., Колесниченко О. В. Основы проектирования АСУП:
Учебное пособие, 2013. – 200с. (14).
15.Современные методы и средства проектирования информационных
систем, Вендров А.М., 2017. – 400с. 15).
16. Технологии разработки программного обеспечения Э.Брауде, 2015. – 300с.
(16).