60
2) учетные регистры;
3) график документооборота;
4) хранение документов.
В отделе комплектования кадров действует электронный
документооборот. Документооборот включает в себя структуру
электронного архива (ЭА), который, в свою очередь, состоит из следующих
подсистем:
- сканирования документов – комплекс программно-аппаратных
средств для преобразования бумажной документации в электронный вид.
- оперативного электронного архива – в ней после сканирования
документов накапливаются данные для хранения оперативного
использования (перед записью на долговременное хранение).
- долгосрочного хранения – форма документооборота для
долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных,
обращение к которым носит нерегулярный характер.
- пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне
автоматизированная система документооборота получает доступ к
информации архива.
- тиражирования и хранения (организация электронного
документооборота в рамках архива и дополнительные операции, например,
переплет документов).
- уничтожения документов (утилизация документов).
Одним из основных инструментов, закрепленных в Концепции
кадровой политики, является деятельность по формированию и подготовке
кадрового резерва на руководящие должности. В рамках своей деятельности,
ООО «Академия Научной Красоты» проводит подготовку кадров, а также
координирует и организует работу по переподготовке и повышению
квалификации руководящего состава.
61
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ООО «АКАДЕМИЯ НАУЧНОЙ КРАСОТЫ - МОСКВА»
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации
Вопрос о необходимости автоматизации процесса управления
документооборотом хозяйствующего субъекта давно перешел в
практическую плоскость, и все больше российских предприятий используют
системы электронного документооборота. Это позволяет организациям уже
на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с
документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию
документооборота пройденным этапом, в скором времени потребуется
переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему
повышения эффективности управления документооборотом.
Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации,
ростом числа организаций, создающих кризисы переходного возраста и
приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием
информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны,
предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой —
заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.
Как выяснилось в результате исследования, в Администрации
городского округа внедрены компьютерные системы обработки информации,
но не ведется работа по их совершенствованию.
При оптимизации деятельности любой организации недопустимо
обойти стороной вопрос управления документами. Так как документооборот
– это кровеносная система предприятия: всевозможная деятельность
находит отражение в документах, будь то управление, финансы или
производство. Зачастую только оптимизация документооборота разрешает
проблему совершенствования качества процессов.
62
Способы передачи информации и пользователи информацией
являются основополагающими объектами оптимизации. Ведь, информация,
которая передается устно, может быть искажена, а бумажный документ –
потерян. Существенно повысить качество работы позволяет электронный
документооборот, который держит под контролем все потоки документов,
уменьшает затраты на рутинные действия и высвобождает ресурсы
предприятия.
Для организации с территориально-распределенной структурой
большую роль играет временной аспект обработки документов. Даже в
пределах одного города доставить бумажный документ – гораздо более
хлопотное и долгое мероприятие, нежели отправка его с помощью системы
электронного документооборота. Что уж говорить о компаниях, которые
имеют дочерние фирмы и подразделения. Значительно ускоряет процесс
оформления документов использование структурированных типовых форм,
защищенных бланков; автоматизированная регистрация и сортировка
документов сокращает потраченное время на учет документации и
первичную обработку.
Повышение эффективности работы с документами непосредственным
образом влияет на эффективность выполнения юридическим лицом своих
функций.
В данный момент система документооборота в ООО «Академия
Научной Красоты» основана на традиционном подходе, где в большей
степени преобладают бумажные носители информации, а преимущества
электронных документов и новых технологий в программной сфере не
используются в должной мере.
Основными направлениями совершенствования документооборота
являются:
1. сокращение объема документооборота,
2. совершенствование технологии документооборота.
Автоматизированный электронный документооборот – это создание в
63
организации автоматизированных процессов прохождения различных видов
документов от инициаторов до исполнителей с возможностью контроля их
формирования, согласования, исполнения, оперативного отслеживания
времени их нахождения на каждом из рабочих мест. Организация
взаимодействия подразделений с помощью электронного документооборота
позволяет точно и быстро распространять информацию внутри организации.
Поиск документов, зарегистрированных в системе, можно произвести
за считанные минуты. Тогда как при бумажном документообороте
затрачивается много времени на выяснение, где находится документ, кому
он был отправлен, кто с ним работали другие подробности. Автоматизация
непроизводительных этапов и трудоемких операций позволяет высвободить
ресурсы сотрудников и нацелить их на выполнение работ, требующих
интеллектуальной обработки. Разные формы отчетов в системе
электронного документооборота позволяют рационально перераспределить
ресурсы, выполнить анализ загрузки персонала.
Автоматизация документооборота повышает результативность
взаимодействия сотрудников. Автоматизация дает возможность уменьшить
количество субъективных ошибок. В системе минимизируется количество
допускаемых ошибок, в том случае, когда процессы четко описаны и
настроены, и не нужно тратить силы, время и материальные ресурсы, чтобы
их ликвидировать. Автоматизация также устраняет возможность потери
информации в процессе работы.
В настоящий момент ООО «Академия Научной Красоты» ставит
своей целью модернизацию системы документооборота с использованием
современных технологий.
Из явных преимуществ, предоставляемых электронной системой
документооборота, можно перечислить следующие:
- централизация и уменьшение времени на осуществление процессов
регистрации, рассылки и согласования входящей корреспонденции в
пределах всех подразделений компании;
64
- создание единого регламента обработки документов и процессов;
- увеличение скорости процессов обработки информации и появление
возможности совместной работы с документами;
- адаптируемая схема по выполнению процессов, связанных с
согласованием, исполнением, утверждением и другими бизнес-процессами;
- исключение дублирующих документов и процессов;
- аналитика по исполнению процессов на каждом этапе и наличие
инструментов для соблюдения сроков;
- наличие инструмента для управленцев, дающий возможность
своевременно получать соответствующие данные для отчетов и проводить
контроль работы исполнителей.
Комплекс мероприятий, направленных на внедрение системы
электронного документооборота, может повысить эффективность работы
организации. Следует отметить, что организация электронного
документооборота предполагает:
Информационные технологии в экономике и управлении –
формулирование стратегии формирования и развития инфраструктуры
электронного документооборота;
– организационное, нормативное и техническое обеспечение
электронного документооборота;
– определение правил обмена данными для СЭД;
– обеспечение информационной безопасности СЭД. Именно по этой
причине перед тем, как осуществлять это внедрение, следует максимально
точно оценить степень готовности к применению электронного
документооборота во всех подразделениях и отделах организации.
Таким образом, можно резюмировать, что внедрение СЭД обязательно
требует:
1) технических средств перевода бумажных документов в
электронный формат;
2) готовности сотрудников к применению электронной подписи на
65
документах;
3) соответствующих СЭД программных и технических средств.
В последнее время активно развивается и зарекомендовала себя в
пользовательской среде СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО». Дано
программное обеспечение может в скором времени захватить рынок и
прочно занять 1 место по количеству внедрений.
Программный продукт 1C: Документооборот 8 ПРО» работает
использоваться как отдельное приложение или интегрироваться
практически в любые типовые конфигурации1C: Документооборот 8 ПРО».
Программный продукт представляет собой решение для организации
эффективного документооборота различных отраслей и типов
собственности.
Программный продукт 1C: Документооборот 8 ПРО» разработан на
современной платформе 1C: Документооборот 8 ПРО», что позволяет с
легкостью интегрировать его в различные отраслевые решения.
Преимущественно в каждом городе имеется сертифицированный
центр 1C: Документооборот 8 ПРО», соответственно, не возникает проблем
с обучением, да и любые задачи будут решены в короткие сроки. По
мнению некоторых аналитиков, требуется 3-5 лет, чтобы 1C:
Документооборот 8 ПРО» стала бесспорным лидером, подсчитано, что в
этом случае данная СЭД будет занимать порядка 70% отечественного рынка
СЭД.
Преимуществами 1C: Документооборот 8 ПРО» являются:
Низкая стоимость лицензий.
Организация документооборота в короткие сроки – все
функциональные возможности входят в комплект поставки, что значительно
ускоряет сроки запуска решения.
Развитая партнерская сеть.
Простой интерфейс.
Простота функционала.
66
Возможность интеграции с другими программными продуктами.
Регулярное обновление.
Конфигурация под требования заказчика.
СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО» позволяет:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить
возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной
работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время
коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и
пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и
упорядочивания работы пользователей.
В основе 1C: Документооборот 8 ПРО» находится подсистема
хранения. Чаще всего она представлена базой данных учета документов в
системах, осуществляющих автоматизацию делопроизводства. Клиентское
рабочее место дает возможность заносить информацию о документах в
систему, искать документы по их атрибутам, модифицировать информацию
(статус исполнения, текущее местоположение и прочее) и управлять
данными.
Если имеет место тот случай, когда система документооборота
осуществляет хранение документов или их образы данных документов
необходимо использовать специальную среду для их хранения. Чаще всего,
в простейшем случае для этого используется файловая система. В более
сложном случае – это специализированная система создания архива
документов. База данных содержит информацию о правах доступа к
документам, блокировках и пр. В случае хранения базой данных
вышеперечисленных элементов необходимо присутствие систем
оптимизации стоимости хранения документов и соответствующей системы
поддержки полнотекстового индексирования.
Клиентские приложения должны включать, соответственно, такие
67
дополнительные функции, как предоставление доступа к документам в
архиве, осуществление поддержки блокировки и изменения атрибутов
документов, а также возможность предоставления услуг полнотекстового
поиска. Для ввода документов в систему обычно используется система
распознавания текстов и печатных форм.
В том случае, когда имеет место наличие в системе средств
маршрутизации, база данных хранит дополнительную информацию о
соответствующих путях движения документов, текущем состоянии данный
путей и пр. Модуль маршрутизации выполняет непосредственную доставку
документов на рабочие места пользователей и вносит информацию о
переменах статусов документов в базу данных. Клиентское рабочее место
системы маршрутизации часто непосредственно не взаимодействует с базой
данных и архивом документов, а получает доступ к документам
посредством среды маршрутизации, в качестве которой используется
электронная почта.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате
проведенного исследования документооборота, предлагается внедрить
систему 1C: Документооборот 8 ПРО»,
Для организации системы электронного документооборота ООО
«Академия Научной Красоты» на необходимо произвести следующие
действия;
1. сформировать необходимые справочные материалы и инструкции
по работе с новой системой;
2. адаптировать существующие системы к нуждам организации;
3. внедрить необходимое программное обеспечение 1C:
Документооборот 8 ПРО» и произвести тестовую эксплуатацию;
4. выявить недостатки системы и устранить их;
5. произвести повторное тестирование;
6. обучить всех сотрудников организации работе с данными
программного обеспечения.
68
Рассмотрим более подробно процесс внедрения системы,
необходимые ресурсы (кадровые и финансовые), выявим показатели
эффективности документооборота и обеспечения его защиты. Для начала
дадим краткую характеристику каждому этапу автоматизации.
1. Первая стадия внедрения заключается в комплексном обследовании
ООО «Академия Научной Красоты». Собираются данные о маршрутах
движения документов, сотрудниках и их уровне доступа к информации в
зависимости от их квалификации, о структуре организации, управления и
функционирования компании, ее специализации.
2. Составляется номенклатура документов организации, различные
справочные и сопроводительные материалы. На этом этапе
прорабатываются инструкции. Этап планирования заканчивается
утверждением команды проекта и ресурсного плана, осуществляется выдача
заданий исполнителям по определенным в ресурсном плане работам.
3. На третьей стадии выявляются основные требования заказчика:
количество рабочих мест, подлежащих автоматизации, необходимые
функции, требующие реализации, и т. д. Вся информация заносится в
соответствующие документы.
4. Подготовка ТЗ проекта. Разработка технического задания является
важным этапом в проектировании, так как позволяет значительно облегчить
(или затруднить) работу создателей над требуемым проектом. На этапе
технического задания необходимо определиться с дальнейшей поддержкой:
будет ли осуществляться мониторинг и сервисные работы силами
разработчиков или необходимо нанять стороннюю компанию или
специалистов.
5. Создание необходимых условий для реализации проекта.
6. Инсталляция системы.
7. Опытная эксплуатация, настройка системы с учетом выявленных
недочетов.
8. Обучение персонала.
69
9. Обеспечение информационной безопасности документооборота. В
зависимости от класса и факторов, влияющих на перечисленные выше
стадии, внедрение системы может занять от двух недель до года.
Другим преимуществом использования 1C: Документооборот 8 ПРО»
в процессе внедрения бережливого производства – возможность
использования параллельного потока информации. Этот фактор особенно
актуален в случае, если существует риск непринятия проводимых
изменений порядка хозяйственной деятельности. СЭД 1C: Документооборот
8 ПРО» гарантирует сокращение числа стадий и связей в информационном
потоке. Визуализация информационных потоков (документов) позволяет
точно понять, как производится та или иная информация, как она
используется. Возможным становится мониторинг и контроль любого
мероприятия, определения причин сбоя процесса внедрения.
Правильная организация электронного документооборота позволяет
исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При
бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы,
в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько
секунд.
Таким образом, очевидно, что внедрение системы электронного
документооборота в ООО «Академия Научной Красоты» не только
улучшить контроль кадрового делопроизводства, но и повысить качество
всей системы муниципального управления в целом за счет повышения
производительности труда кадровой службы и организации в целом.
Предлагаются также разработать методические рекомендации для
обновления инструкции по делопроизводству с учетом внедрения
электронного документооборота.
Новая редакция Методических рекомендаций будет включать в себя
следующие разделы:
• общие положения;
• порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию