10
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования обусловлена имеющимися
проблемами документационного обеспечения в органах местного
самоуправления.
Документ как социальный феномен вызывает самое пристальное
внимание в современной гуманитарной науке. Его изучают представители
разных научных направлений со многих сторон, и результаты изучения
демонстрируют некий когнитивный диссонанс: определения противоречат
друг другу, трактовки никак не коррелируются между собой, а реальная
практика свидетельствует, что мы имеем дело с разными объектами,
ориентированными на разные требования.
Современные требования к делопроизводству в Российской
Федерации и его нормативно-правовая база устанавливаются в форме
государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных
инструкций по делопроизводству, регламентов, методических рекомендаций
и т. п. Отдельные, наиболее важные положения прописаны в
законодательных актах.
Характерным для законодательной и нормативно-методической базы
отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно
на федеральные органы исполнительной власти, а другие организации,
предприятия независимо от форм собственности, подчиненности, сферы
действия используют федеральные правила делопроизводства, дополняя их
с учетом собственной специфики.
Анализ документооборота направлен на выявление степени
загруженности сотрудников, а также разработать основные направления
совершенствования работы с документами.
Предмет исследования – кадровое производство ООО «Академия
Научной Красоты».
Объектом исследования – ООО «Академия Научной Красоты».
Цель исследования – разработать рекомендации по
11
совершенствованию кадрового документооборота ООО «Академия Научной
Красоты».
Указанная цель достигается путем решения следующего комплекса
задач:
1. Рассмотреть понятие и значение кадрового документооборота.
2. Изучить нормативно-информационную характеристику и
классификацию кадровой документации.
3. Рассмотреть организацию кадровой деятельности.
4. Провести анализ деятельности ООО «Академия научной красоты -
Москва»
5. Дать анализ состава, структуры и движения кадров.
6. Проанализировать кадровый документооборот ООО «Академия
научной красоты - Москва».
7. Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации.
8. Дать оценку предложенным рекомендациям.
Степень разработанности проблемы. Принципам, правилам
кадрового документооборота, методологии документного обеспечения
управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации
посвящены работы многих известных отечественных исследователей:
Андреевой В.И., Басакова М.И., Верховцева А.В., Константинова Ю.Н.,
Лихачева М.Т, Санкиной Л.В.
В рамках исследования также были изучены труды авторов Т.В.
Кузнецовой, Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой. А.Н. Соковой и других
специалистов по вопросам документационного обеспечения персоналом.
Методологическая основа. Исследование проведено на основе
системного подхода. Методы исследования: анализ нормативно-правовых
актов по делопроизводству и кадровым вопросам, статистика показателей
кадрового документооборота, изучение и проверка состава и качества
документов в соответствии со стандартами и нормативами, составляющие
12
основные инструменты исследования, необходимые для достижения цели
проводимого анализа и разработки решения поставленных задач.
Теоретическая значимость исследования заключается в обобщении
разработок по теме исследования, а также в разработке методического
инструментария.
Практическая значимость исследования — это разработка
рекомендаций для конкретного учреждения по оптимизации процессов в
условиях цифровизации и развития цифровой экономики.
Структура исследования. Поставленные исследовательские задачи
потребовали следующей структуры исследования, которая включает:
подразделов в них, в которых решаются поставленные исследовательские
задачи; заключения, списка источников и литературы.
13
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Любая современная организация – это, в первую очередь, ее персонал.
Именно от работников зависит насколько качественным будет управление
бизнес-процессами и эффективной работа компании. В этой связи все
аспекты управления персоналом, начиная от подбора необходимых
специалистов и заканчивая выстраиванием системы мотивации имеют
приоритетное значение для руководства.
Однако создание действенной модели управления персоналом должно
быть подкреплено грамотным документированием всех кадровых процессов.
Эту деятельность принято определять термином «кадровый учет».
1
Несмотря
на то, что понятие «кадровый учет» нормативно не закреплено, специалисты
достаточно единодушны в трактовке данной деятельности. Она
рассматривается как «комплекс процессов и мер, связанных с
регламентированием трудовых отношений между работодателем и
работником».
Права любого работника могут быть в полной мере защищены только
при условии документального закрепления всех отношений, возникающих в
процессе трудовой деятельности.
Российский национальный союз специалистов в области кадрового
менеджмента (Всероссийский кадровый конгресс, ВКК) в своих документах
сформулировал основные функции кадрового учета: формирование
организационно-правовой основы трудовой деятельности, регламентация
трудовых правоотношений, оформление кадровых процедур. Именно
реализация этих трех базовых функций позволяет успешно решать основные
задачи кадрового учета в организации.
1
Ефимова, Н.М. Кадровое делопроизводство как инструмент управления персоналом: ошибки применения
[Текст] / Н.М. Ефимова, В.С. Веретенникова // В сборнике: Современный стиль управления сборник
научных статей. Ответственный редактор Е.А. Ильина. – 2016. – С. 387–390
14
Рассмотрев понятие кадрового учета, обратимся к вопросу кадрового
делопроизводства. Термином «делопроизводство» принято определять
любую деятельность, связанную с вопросами документирования и
организации работы с документами.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и
является объектом исследования ряда научных дисциплин.
2
Почти каждая из
этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того,
какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ
записи и воспроизведения информации и т. п.
Документ как социальный феномен вызывает самое пристальное
внимание в современной гуманитарной науке. Его изучают представители
разных научных направлений со многих сторон, и результаты изучения
демонстрируют некий когнитивный диссонанс: определения противоречат
друг другу, трактовки никак не коррелируются между собой, а реальная
практика свидетельствует, что мы имеем дело с разными объектами,
ориентированными на разные требования.
Документ может обрести его при определенных условиях, может
считаться таковым до тех пор, пока этот статус ему принадлежит, и со
временем лишиться его.
Более глубинный взгляд позволяет рассматривать документ как
специфическую модель фрагмента реальности, которая фиксирует его на
определенный момент времени. Причем, фиксирует так, чтобы
впоследствии можно было проверить излагаемые факты, а при
невозможности полноценной проверки – найти ответственного.
Социальная реальность многообразна, потому и моделей, несмотря на
общность метода документирования, много. Условия обретения и лишения
подобного статуса в каждой сфере и области деятельности могут быть свои.
В управленческой сфере – эти условия связаны с обретением
2
Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на
предприятии, 2014. №12. С. 8-21
15
соответствующих реквизитов – даты, подписи, печати и т.д.
В издательской и библиографической сфере иные условия – это
наличие выходных и выпускных данных. В нормативно-правовой системе
переход от просто зафиксированного текста к документу обеспечивается
соблюдением обязательной процедуры легитимизации – полномочиями
принимающего органа, обсуждением, голосованием, регистрацией в
качестве такового.
В архивной, музейной и библиотечной практике – постановкой на
инвентарный учет и каталогизацией.
Информация отмечается в документах, которые складываются
организационную форму и служат источниками комплектовании
муниципальных и государственных архивов.
Документооборот представляет собой процесс движения документов,
начиная с получения до исполнения, а затем отправки адресату и сдачи на
хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из
нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы:
создание, обращение, хранение и уничтожение.
Документооборот в организации – это сложная система, требующая
постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное
влияние на эффективность деятельности организации.
3
Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы
документооборота является определение объема внутренней документации
фирмы.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 процесс делопроизводства
включает три стадии: документирование (создание документов), организация
работы с документами (движение документов, документооборот), хранение и
учет архивных документов.
3
Организация работы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. – М.,
Инфра-М, 2015 – 572 с.
16
Процесс управления персоналом представляет собой сложный
комплекс взаимосвязанных действий. Все процессы управления персоналом
предполагают регламентацию и документирование в результате которого
формируется, так называемая кадровая документация – массив документов,
отражающих сведения о персонале и регламентирующих его деятельность;
документирование информации в системе управления персоналом
осуществляется в рамках кадрового учета, представляющего собой комплекс
процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений
между работодателем и работником.
Кадровое делопроизводство является составной частью всей системы
делопроизводства в организации и представляет собой деятельность, которая
обеспечивает документирование, оформление и ведение, а также учет и
хранение кадровой документации.
Ведение кадровой работы в организации осуществляется на основе
инструкции по делопроизводству, нормативно-правовых актов, методической
базы, а также литературы по делопроизводству и кадровому обеспечению
учреждений.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то,
что любой кадровый документ фиксирует юридически факты, которые
являются основанием совокупности корреспондирующих друг друга прав,
обязанностей и ответственности работодателя и сотрудника организации.
Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в
качестве важных письменных доказательств, как работодатель, так и
сотрудник организации может доказать свою правоту.
Поэтому работа с кадровой документацией должна быть чрезвычайно
серьезной, поскольку от правильности заполнения кадровых документов
зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе
которых возникают те или иные обязанности и права работника.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность.
17
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых
документов содержит очень важную информацию.
Кадровое делопроизводство – более широкое понятие. В соответствии
с ГОСТ Р 7.0.8-2013 оно предполагает осуществление всего комплекса
процедур, связанных с кадровыми документами: формирование или
получение, учет, регистрацию, контроль, движение и хранение. Кадровое
делопроизводство в организации должно отвечать принципам системности,
комплексности, адекватности, идентифицируемости, адресности,
актуализированности, понятности, полноты, санкционированности.
Исходя из общего представления о делопроизводстве, мы можем
сформулировать содержание понятия «кадровое делопроизводство»:
деятельность по разработке, формированию, ведению и организации
хранения всех документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени,
расчетов по оплате труда и иными вопросами кадровой работы.
В последнее время делопроизводство все чаще рассматривается как
совокупность двух компонент: создание документа и организация работы с
документами. Так, например, в работе О. Н. Демушиной «Кадровое
делопроизводство» выделяются два аспекта кадрового делопроизводства:
обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование); организация работы с документами, включающая в себя
получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение
документов, их подготовку для сдачи в архив или уничтожение.
4
По нашему мнению, такой подход к делопроизводству во многом
связан с развитием цифровых систем создания и хранения документов, что
принципиально меняет подходы к организации архивного дела, делает его
менее трудоемким, по крайней мере, в условиях конкретной организации. Но,
при любом из подходов, мы можем видеть, что кадровое делопроизводство в
трактовке ГОСТ 7.0.8-2013 – понятие более емкое, чем кадровый учет.
4
Демушина О. Н. коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с
распределенной структурой// Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2016. –
Т. 7. – № 1. – С. 69-73
18
Документ необходимо не только создать, но и обеспечить его
движение, работу с этим документом, а спустя определенное время – и
хранение. В этой связи нам следует подробней рассмотреть сущность и
содержание кадрового документооборота, являющегося, наряду с учетом,
одним из важнейших компонентов кадрового делопроизводства.
Каждому из элементов кадровой работы «соответствует»
определенный набор документов. Так, на этапе поиска работников компания
закрепляет в виде документов квалификационные требования к персоналу;
заявки на поиск и отбор персонала; объявления о вакансиях.
На этапе отбора оформляемые кадровые документы включают резюме
соискателей, их личные заявления, анкеты, автобиографии. Также
фиксируются результаты отбора (собеседований, тестирования и др.). На
этапе заключения трудового договора кадровая служба аккумулирует
документы, предъявляемые работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ, а
также формирует документы по учету личного состава.
На этом же этапе осуществляется оформление трудового договора и
издание приказа о приеме на работу. Документального оформления требуют
и такие вопросы кадрового менеджмента как организация деловой оценки,
мотивация и стимулирование персонала, его развитие, выработка
стратегических решений в кадровой сфере, например, разработка кадровой
политики организации и многие другие.
В современных условиях понимание документирования информации,
связанной с управлением персоналом, постепенно расширяется и
предполагает уже не только сбор данных о персонале, но и систему
документов, формулирующих видение компании о том, какими
компетенциями должен обладать тот или иной работник, регламентирующих
и фиксирующих параметры деятельности сотрудников и др.
Неслучайно в состав кадровой документации включают такие
документы, как положения о подразделениях, модели рабочих мест, профили
компетенций, контракты, статистические данные о персонале и др.
19
Исходя из цели и задач документирования, любая создаваемая в рамках
организации документация, в том числе и документация, связанная с
управлением персоналом, должна отвечать следующим требованиям:
системности, предполагающей включенность кадровых документов в
общую систему документов по вопросам управления предприятием;
комплексности – кадровая документация должна охватывать все
аспекты управления персоналам:
организационные, экономические, технические, правовые,
социально-психологические, методические;
полноты – кадровая документация должна содержать
исчерпывающую информацию, отражающую бизнес-процессы и процедуры
управления персоналом, а также способы регистрации данных;
адекватности – кадровые документы должны быть адекватны
требованиям управления персоналом;
идентифицируемости – все документы по вопросам управления
персоналом должны быть зарегистрированы, иметь определенное
наименование, кодировку, позволяющую установить принадлежность
данного документа к определенной части системы;
адресности – нацеленности на определенную область применения;
актуальности – вся системы документов в целом и каждый отдельный
документ должны отражать происходящие изменения;
понятности – каждый кадровый документ должен быть понятным и
удобным для использования руководителями, менеджерами, РК-
специалистами, персоналом;
нормативности и санкционированности – каждый документ,
формируемый в системе управления персоналом, и вся документация в
целом должны быть утверждены или подписаны полномочными
должностными лицами.
5
5
Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учеб. пособие. – Киев: «Знания», 2018. – 460 с.