4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................... 5
Глав 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового
документооборота ................................................................................................... 7
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота ...................................... 7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 14
1.3. Организация кадровой деятельности ........................................................... 25
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на
примере организации ВСК Страховой дом ........................................................ 34
2.1. Анализ деятельности организации ВСК Страховой дом ........................... 34
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров ........................................... 38
2.3. Анализ кадрового документооборота организации ВСК Страховой дом 46
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
и их оценка на примере организации ВСК Страховой дом .............................. 51
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ........................................................................................................... 51
3.2. Оценка предложенных рекомендаций ......................................................... 64
Заключение ............................................................................................................ 68
Список литературы ............................................................................................... 72
5
ВВЕДЕНИЕ
Одним из условий эффективности деятельности персонала в
организации является его документационное обеспечение. Кадровое
делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающая
составление и оформление официальных кадровых документов, их обработку
и хранение.
Актуальность темы исследования заключается в том, что в любой
организации, независимо от сферы ее деятельности и правовой формы,
необходим документооборот, регулирующий трудовую деятельность
персонала. Представленные документы отражают и фиксируют все этапы
кадрового процесса в организации, поэтому своевременность и правильность
управленческих решений будет зависеть от того, насколько
квалифицированно они приняты.
Управление кадрами - трудоемкий процесс, требующий специальных
знаний. Основанный на нормативных правовых актах порядок работы с
документами позволяет избежать многих конфликтов в трудовой
деятельности. Управление кадрами включает прием, обработку, отправку
документов, учет и контроль за их перемещением и исполнением, хранение и
обновление документов.
Грамотная организация документирования кадровой деятельности,
осуществляемая в рамках действующего законодательства и однованная на
принципе тщательного отбора кадров, является одинм из основополагающих
условий успешного развития любой организации.
В современных условиях содержание работу кадровой службы
существенно расширилось: прием на работу, перевод и перемещение,
совместительство и совмещение, отпуска и увольнение. Кадровик должен
хорошо разбираться в вопросах правового регулирования рабочего времени и
времени отдыха, оплаты и нормирования труда. Составление трудового
6
договора, порядок его заключения и изменения также находятся в
компетенции работника кадровой службы. Очень большое значение
придается роли оптимизации кадровой документанции.
Цель исследования – анализ системы кадрового документооборота ВСК
Страховой дом с целью его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
исследовать теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота;
провести анализ и оценку организации кадрового
документооборота на примере организации ВСК Страховой дом
разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и оценить их эффективности на примере организации
ВСК Страховой дом.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
является делопроизводственная деятельность ВСК Страховой дом.
Предметом исследования является особенности кадрового
документооборота в страховой компании.
Теоретическую базу исследования составили труды российских ученых
в области кадрового делопроизводства: Андреева В.И., Захаркина О.И.,
Пшенко А.В., Рогожин М.Ю., Филина Ф.Н., а также нормативно–
методические и правовые акты.
Для наглядного представления и анализа структуры управления
системой документооборота были использованы графические методы
исследования, методы классификации, предметизации, аннотирования
информации, статистического наблюдения. Сведения, полученные в ходе
исследования, анализировались аналитическими методами, заключающимися
в обработке и изучении накопленной информации.
Теоретическая значимость работы заключается в том, что дано понятие
документооборота, определены основы управления документооборотом в
7
страховой компании, результаты исследования могут быть использованы в
дальнейших теоретических исследованиях.
Практическая значимость работы заключается в том, что
разработанные направления совершенствования организации
документооборота могут быть использованы ВСК Страховой дом, а также
другими страховыми компаниями.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения и списка литературы.
8
ГЛАВ 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Кадровое делопроизводство в организациях – это мощный инструмент
регулирования и управления персоналом. Данное направление регулирует
достаточно большой пакет нормативно–правовых актов: начиная с
Конституции Российской Федерации и заканчивая локальными документами
конкретной организации
1
.
Работа с людьми, персоналом, требует упорядоченной работы,
соблюдение требований трудового и налогового законодательства. Каждое
кадровое действие ведет за собой определенный пакет документов.
Неправильность и небрежность в ведении кадрового делопроизводства
отрицательно скажется и отразится на благополучии организации, в связи с
тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их
документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов
об оформлении работников на работу, работодатель может быть привлечен к
административной ответственности и т.д.
Документооборот – это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот является главной ячейкой в целостной работы организации
и делопроизводства компании, так как он определяет не только движения
документов, но и скорость движения документов
2
.
1
Ефимова, Н.М. Кадровое делопроизводство как инструмент управления
персоналом: ошибки применения / Н.М. Ефимова, В.С. Веретенникова // В сборнике:
Современный стиль управления сборник научных статей. Ответственный редактор Е.А.
Ильина. – 2016. – С. 387–390.
2
Гетикова, Т.П. Оптимизация документооборота как фактор повышения
эффективности деятельности предприятия / Т.П. Гетикова // Научные исследования и
разработки молодых ученых. – 2015. – № 5. – С. 208–216.
9
Таблица 1
Контент-анализ термина «Кадровое делопроизводство»
Е.С. Гетманова
Кадровое делопроизводство – это достаточно обширный
термин, который включает в себя все аспекты
разработки и ведения документации по персоналу, в том
числе документы, фиксирующие изменение должностных
позиций, проведение расчетов, процедуры учета
трудового времени и др.»
3
Л.В. Корецкая
Под кадровым делопроизводством понимают все виды
деятельности по работе с кадровыми документами, то
есть разработку и ведение документации, связанной с
управлением персоналом и движением кадров, кадровый
учет, расчеты с персоналом и учет рабочего времени»
4
.
Е.Ю. Разгонова
Кадровое делопроизводство – это ведение документации
по кадрам и управлению персоналом организации
(предприятия): прием, заполнение, оформление,
отправка документов, учет и контроль за их движением
и исполнением, хранение и обновление документов.
Организация кадрового делопроизводства требуется
предприятиям любой сферы деятельности и формы
собственности, так как позволяет грамотно
документировать важнейшие процессы в сфере работы с
персоналом»
5
Документы, которые оформляют кадровые службы, несут огромную
важность для сотрудника в дальнейшем. На основе этих документов
оформляется пенсия сотрудников, ветеранские льготы и прочее. За
правильностью оформления кадровой документации руководители
организаций несут персональную ответственность. Ошибочное и
неграмотное ведение кадрового документооборота повлечет за собой
проверки с органов трудовой и налоговой инспекции.
Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства, так как он определяет не только движения документов, но
и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот
3
Гетманова, Е.С. Актуальные проблемы кадрового делопроизводства на
микропредприятии / Е.С. Гетманова // В сборнике: Университетские чтения – 2017
Материалы научно– методических чтений ПГУ. – 2017. – С. 7–11.
4
Корецкая, Л.В. Делопроизводство в кадровом менеджменте организации / Л.В.
Корецкая // В сборнике: Опыт и проблемы реформирования системы менеджмента на
современном предприятии: тактика и стратегия. Сборник статей XVII Международной
научно–практической конференции. – 2017. – С. 41–44.
5
Разгонова, Е.Ю. Кадровое делопроизводство / Е.Ю. Разгонова // Молодежь и
наука. – 2017. – № 4.1. – С. 142.
10
рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата
управления, его документирования, хранения и использования ранее
созданных документов. Основными правилами организации
документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными
Делопроизводство в современных условиях подразумевает:
обеспечение актуального, своевременного и грамотного процесса
создания документов, то есть документирование;
организацию деятельности по работе с различными документами,
а именно их получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль,
хранение, систематизацию, подготовку документации для сдачи в архив, а
также уничтожение документов
6
.
Кадровая информационно-документационная система включает в себя
следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы,
группы) документов:
– нормативно-правовая база;
– нормативная и нормативно–справочная документация
– плановую документацию;
– организационно-правовую документацию;
– персональную документацию;
– договорную документацию;
– распорядительную документацию;
– учётную кадровую документацию;
– документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов
с персоналом по оплате труда;
6
Рогожин М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин .- М.: ГроссМедиа, 2017. - С.3.
11
– отчётную и отчётно-справочную документацию
7
.
В процессе возникновения и документального оформления трудовых
отношений образуется множество документов под обобщенным названием
«кадровая документация».
Организованная система кадрового делопроизводства создается с
целью обеспечения стандартизации и единообразия используемой в процессе
деятельности документации, организации ее учета и эффективного хранения
для того, чтобы оптимизировать работу с деловой документацией.
Независимо от специфики учреждения функциями системы кадрового
делопроизводства являются:
грамотная организация документооборота, которая будет
обеспечивать своевременную передачу документов по кратчайшему
маршруту при минимальных временных затратах, в рамках которой можно
оперативно осуществлять контроль прохождения документа и его
исполнения в установленный временной срок;
создание эффективной системы регистрации и учета входящей,
исходящей и внутренней документации организации;
архивация документов, обеспечивающая их систематизацию по
формальным признакам и возможность формирования их в дела;
формирование номенклатуры дел, представляющей собой
систему кодирования по перечням заголовков дел, что облегчает
систематизацию и определение сроков сохранения архивов, установленных
законодательными или отраслевыми нормативными актами.
Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы
разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом,
движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и
расчетов с персоналом. Все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление, благодаря фиксации информации о движении
7
Кудрявцев Н.В. Кадровое делопроизводство / Н.В. Кудрявцев // Кадровое дело. –
2019. - № 12. – С.53
12
персонала.
Функции, которые выполняет кадровое делопроизводство:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам управления;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
разрешить трудовые споры.
Реализация всех вышеописанных функций работы с
документооборотом в организации имеет место система при отлаженной
работе грамотно организованной системы делопроизводства.
Кадровое делопроизводство (документационное обеспечение
управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
8
Организация кадрового делопроизводства представляет собой
комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных
нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда,
первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с
персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования
трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по
охране труда.
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой
руководитель сталкивается с вопросами организации труда, управления
трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Все
управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и
работодателей, касающиеся персонала, должны документироваться в
обязательном порядке вне зависимости от организационно-правовой формы
предприятия по единым, общепринятым правилам. Насколько
профессионально выстроена данная система зависит успех управленческой
8
Рогожин М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин .- М.: ГроссМедиа, 2017. - С.3.
13
деятельности в целом. Следует также учитывать, что, подавляющее
большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую
высокой социальной значимостью для работников.
Ведение документов по кадрам позволяет эффективно решить сразу
несколько задач:
– документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры конкретного работодателя;
– построить комплексную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
– регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
– создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
– разрешить трудовые споры
9
.
Можно сделать вывод, что организация документооборота в системе
управления персоналом предполагает четкую систематизацию состава
кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности
исполнения,
Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство
как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и
внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой
деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с
ротаций кадров, обучением и многим другим. Этот механизм обязательно
присутствует в любой компании, независимо от организационно правовой
формы и штатной численности организации.
9
Кадровое делопроизводство: правовые основы: практическое пособие/ отв. ред.
Ю.П. Орловский. – Высшая школа экономики. – М.: Инфра-М; Контракт, 2016. – 239 с.