14
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового зако-
нодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных
финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при
получении пенсии или устройстве на другую работу.
Законодательство, регламентирующее кадровое делопроизводство
можно разделить на две самостоятельные группы.
В первую группу входят законодательные и подзаконные акты,
содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы
обязательны для исполнения
10
. Высшей правовой значимостью обладают
законы Российской Федерации:
Основным правовым актом, определяющим современную
государственную политику и права граждан России в сфере информационно–
документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В
ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать,
производить и распространять информацию любым законным способом».
11
А
статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по
трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом
продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни,
оплачиваемый ежедневный отпуск».
Гражданский кодекс Российской Федерации регулирует гражданские
взаимоотношения, устанавливает виды и разновидности документов,
создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений,
регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения
10
Яковленко А.Е. Кадровое делопроизводство / А.Е. Яковленко // Гуманитарные и
общественные науки. – 2015. - № 1. – С.119
11
Конституция Российской Федерации [(принята всенародным голосованием
12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных ФКЗ о поправках к Конституции РФ от
30.12.2008 N 6–ФКЗ, от 30.12.2008 N 7–ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-
ФКЗ))]. // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399
15
правоотношений и др.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только
деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК
установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на
основании которого действуют юридические лица.
12
Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен
руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации.
Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников,
организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты
заработной платы, предоставление работникам различных льгот и
компенсаций.
13
Ко второй группе относятся документы методического характера по
управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют
рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше
оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними.
Нормативная и нормативно–справочная документация издаётся различными
ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и
регламентирует единообразную практику применения норм права. Субъекты
Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского
законодательства.
14
Главный документ по кадровому делопроизводству – Трудовой кодекс
РФ. Целями трудового законодательства являются установление
государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание
благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и
работодателей.
12
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1. [от 30.11.1994 N 51–ФЗ
(принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 16.12.2019)].
//http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_5142/
13
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197–ФЗ (принят ГД ФС
РФ 21.12.2001) (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая система «Консультант
плюс».http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683
14
Кузнецова Т.В. Нормативно – законодательная база документного обеспечения.
Делопроизводство. – 2018. – №1. – С.10.
16
Итак, основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений,
правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.
Итак, нормативная и нормативно-справочная документация по
вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует
единообразную практику применения норм права и является правовой
основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и
ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения
нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-
справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства
позволяет решить следующие задачи:
- правильно оформить документы в соответствии с требованиями
действующего законодательства, придав им юридическую силу;
- обеспечить хранение и оперативное использование документов в
текущей деятельности;
- предотвратить негативные последствия для своих работников,
возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для
работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной
действующим законодательством;
- предотвратить возможность несанкционированного использования
информации.
Нормативная и нормативно-справочная документация издается
различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты,
не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели
издают локальные нормативные акты в рамках полномочий,
предоставленных им трудовым законодательством.
Таким образом, кадровое делопроизводство представляет собой
комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных
нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда,
первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с
персоналом, учетно–регистрационной документации с целью регулирования
17
трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по
охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю
не только документально оформить трудовые отношения и формализовать
кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить
себя от негативных последствий.
В частности, кадровое делопроизводство – это инструмент,
позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и
работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать
организационно–правовые основы трудовых отношений, документально
закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо
отлаженную стабильную систему управления персоналом. При разрешении
трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве
письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к
неблагоприятному для работодателя исходу дела.
Работники кадровых служб в процессе своей деятельности
разрабатывают, готовят, оформляют различные документы: локальные
нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о материальной
ответственности и др.) и соглашения с сотрудниками, приказы, уведомления,
предложения, акты, сертификаты, журналы. Они также работают с другими
документами.
С точки зрения обязательности в кадровой деятельности различают три
группы документов (рис. 1, табл. 1,2):
15
- обязательные документы, в отношении которых законом установлено
требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязательном
принятии, заключении, регистрации, подписании;
- документы, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах;
- факультативные документы.
15
Кузнецов С. Современные технологии документационного обеспечения
управления / С.Кузнецов. – М.: Термика, 2016. – С.52.
18
К обязательным документам относят правила внутреннего трудового
распорядка, трудовые договоры, трудовые книжки, табель учёта рабочего
времени, личные карточки, штатное расписание, график отпусков (табл. 2).
Таблица 2
Обязательные документы в кадровой деятельности
Наименование
Содержание
Внутренний
трудовой
регламент
обязательный нормативный документ, который
разрабатывается и утверждается работодателем. Согласно
статье 189 Трудового кодекса правила внутреннего
распорядка должны содержать: порядок приема и
увольнения работников; основные права, обязанности и
ответственность работников и работодателя; режим работы;
время отдыха; меры поощрения и дисциплинарного
взыскания; иные вопросы трудовых
отношений с этим конкретным работодателем.
Трудовой
договор
это соглашение между работодателем и работником,
заключенного в письменной форме. Трудовой договор
предусматривает взаимные права и обязанности
работодателя и работника, соответственно. В соответствии с
трудовым договором работник обязуется надлежащим
образом выполнять работу, отвечающую его квалификации,
а работодатель обязуется предоставлять работу работнику,
обеспечивать нормальные условия труда, своевременно и в
полном объеме выплачивать заработную плату.
Трудовая
книжка
это основной документ о трудовой деятельности и трудовом
стаже. В этом документе работодателями фиксируются
наименования организаций, в которых работал гражданин,
основания его увольнений, поощрения и прочие важные
события.
Форма трудовой книжки, а также порядок включения в нее
сведений регулируются законодательством РФ.
Табель учёта
рабочего
времени
предназначен для внесения сведений о фактически
отработанном сотрудниками организаций времени.
Личная
карточка
работника
это документ, который заводит кадровая служба на каждого
сотрудника при его трудоустройстве. Выдается работником
кадровой службы на всех лиц, принятых на работу по
трудовому договору, и ведется в течение всего периода их
работы у конкретного работодателя. Персональная карта
собирает всю информацию о работнике, которая необходима
работодателю.
Продолжение таблицы 2
19
Штатное
расписание
нормативный организационно-распорядительный документ
организации, с помощью которого составляется структура,
утверждается штатный состав и численность предприятий с
указанием размера заработной платы в зависимости от
занимаемой должности. Штатное расписание содержит
перечень структурных подразделений, наименование
должностей, специальностей, профессий с указанием
квалификации, а также сведения о количестве штатных
единиц.
График
отпусков
является локальным нормативным актом, определяющим
порядок предоставления отпусков. График отпусков
утверждается руководителем предприятия. График отпусков
предоставляет информацию о времени оплачиваемого
отпуска работникам всех подразделений организации на
предстоящий календарный год в разбивке по месяцам.
График отпусков является обязательным как для
работодателя, так и для работника.
К документам, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах относят коллективный договор, положение об оплате труда
и премировании, положение об аттестации, положение о коммерческой
тайне, график сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной
материальной ответственности, личные дела работников, другие локальные
нормативные акты (табл. 3).
Таблица 3
Документы, становящиеся обязательными при определённых
обстоятельствах
Наименование
Содержание
Коллективный
договор
правовой акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключенный работниками и
работодателем в лице их представителей.
Положение об
оплате труда
локальное положение, утверждаемое руководителем
организации. Основной целью положения о заработной
плате является описание механизмов, используемых при
организации расчета и выплаты заработной платы.
Положение о
по- рядке
аттестации
работников
документ, разработанный работодателем для оценки уровня
квалификации своих работников.
20
Продолжение таблицы 3
Положение о
коммерческой
тайне
нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей
сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий
механизмы ответственности работников за невыполнение
этих обязанностей.
График
сменности (при
наличии
сменной
работы)
это документ, регулирующий вопросы начала и окончания
работы, вид смены (дневная, ночная и т.д.),
продолжительности перерывов для отдыха и питания.
Сменный график представляет собой работу в 2, 3 или 4
смены.
Договоры о
полной
материальной
ответственности
письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности, т.е.
о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном
размере за недостачу вверенного работникам имущества,
заключаются с работниками, достигшими возраста
восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или
использующими денежные, товарные ценности и иное
имущество.
К факультативным (необязательным) документам относят положения о
структурных подразделениях, должностные инструкции.
Рис. 1. Структура документов делопроизводства
21
С точки зрения движения документов различают входящие, исходящие,
внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) - документ, полученный
учреждением. Исходящий документ (отправленный документ) -
официальный документ, отправленный из учреждения. Внутренний
документ-это официальный документ, который не выходит за рамки
организации, его подготовившей. Каждый информационный поток имеет
особенности обработки, на которые влияет выбор формы организации
работы с документами (централизованный, децентрализованный,
смешанный).
16
По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых
документов:
документы по учету личного состава работников;
документы, связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией труда.
К документам по учету личного состава работников относят различные
приказы и распоряжения (табл. 4).
Таблица 4
Документы по учёту личного состава работников
Наименование
Содержание
Приказ
(распоряжение) о
приеме работника
на работу
Применяются для оформления и учета принимаемых
на работу работников по трудовому договору.
Указываются наименование структурного
подразделения, должность (специальность,
профессия), срок испытания, если работнику
устанавливается испытание при приеме на работу, а
также условия приема на работу и характер
предстоящей работы (по совместительству, в порядке
перевода из другой организации, для замещения
временно отсутствующего работника, для выполнения
определенной работы и др.).
Личная карточка
работника
Применяется для полного и всестороннего учёта
персонала в организациях. Первая и вторая страницы
содержат общие сведения о сотруднике и
заполняются при его принятии на работу; третья и
четвертая - заполняются в процессе работы.
16
Жарова Ю.А. О документообороте в организации / Ю.А. Жарова // Отдел
кадров в коммерческой организации.- 2018.-№ 4.-С.12.
22
Продолжение таблицы 4
Приказ
(распоряжение) о
переводе
работника на
другую работу
Перевод на другую работу – это постоянное или
временное изменение трудовой функции работника
при продолжении трудовой деятельности у того же
работодателя. Он представляет собой бланк, в
который вносят все необходимые сведения о
сотруднике, его прежнем и новом месте работы и
основании смены должности.
Приказ
(распоряжение) о
предоставлении
отпуска работнику
Ответственным за составления бланка является
уполномоченный работник кадровой службы. Приказ
на отпуск сопровождается следующими
документами: заявление о предоставлении отпуска,
график отпусков по предприятию, записка-расчет
График отпусков
это локальный нормативный акт, который определяет
порядок предоставления отпусков.
Приказ
(распоряжение) о
прекращении
действия
трудового
договора
(контракта) с
работником
Применяется для оформления и учета
увольнения работника(ов).
Приказ
(распоряжение)
о направлении
работника в
командировку
Применяется для оформления и учета
направления работника(ов) в командировку(и).
Приказ
(распоряжение)
о поощрении
работника
Применяется для оформления и учета поощрений за
успехи в работе.
Втסрая группа сסстסит из дסкументסв, связанных с реализацией
функций управления персסналסм и סрганизацией труда: внутренний
трудסвסй регламент, пסлסжение ס структурнסм пסдразделении,
дסлжнסстная инструкция, структура и штатнסе расписание (табл. 5).
Таблица 5
Документы, связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией труда
Наименование
Содержание
Положение
о структурном
подразделении
является локальным нормативным актом, который
определяет: порядок создания (формирования)
подразделения; правовой статус подразделения в
структуре организации; структура блока: задачи,
функции, права, обязанности и ответственность
подразделения; порядок взаимодействия подразделений с
другими структурными подразделениями предприятия.
23
Продолжение таблицы 5
Должностная
инструкция
это внутренний организационно-распорядительный
документ, содержащий конкретный перечень
обязанностей работника, с учетом особенностей
организации производства, труда и управления, его прав
и обязанностей, а также квалификационных требований
на занимаемую должность. Должностная инструкция
выполняет задачи: установление квалификационных
требований для конкретной должности, выполняемой
работы (образование, опыт работы, наличие
специализированной подготовки и т. д.);определение
должностных обязанностей работника (круг ведения,
объем работ, сферы ответственности работника и т.
д.);установление пределов ответственности работников.
Таким образом, основная цель должностной инструкции -
определить для работника его обязанности, права и
обязанности.
Внутренний
трудовой
регламент
См. табл. 1.
Штатное
расписание
См. табл. 1.
Дסкументססбסрסт в любסй סрганизации регулируется правסвыми
актами: Трудסвым кסдексסм РФ, Кסдексסм РФ סб административных
правסнарушениях, Гражданским кסдексסм РФ, Федеральным закסнסм סт 29
июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Рסссийскסй Федерации» и
другими правסвыми актами.
Задачами трудסвסгס закסнסдательства являются устанסвление
гסсударственных гарантий трудסвых прав и свסбסд граждан, сסздание
благסприятных услסвий труда, защита прав и интересסв рабסтникסв и
рабסтסдателей.
Оснסвными задачами трудסвסгס закסнסдательства являются сסздание
неסбхסдимых правסвых услסвий для дסстижения סптимальнסгס
сסгласסвания интересסв стסрסн трудסвых סтнסшений, интересסв
гסсударства, а также правסвסгס регулирסвания трудסвых סтнסшений и
других סтнסшений, непסсредственнס связанных с ними:
17
סрганизация труда и управление трудסм; рабסта с этим
17
Валиотти Е.Н. Кадровое делопроизводство – эффективный инструмент
управления персоналом / Е.Н. Валиотти // Управление персоналом. – 2017. - № 1. – С.19