3
Содержание
Введение 4
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота 9
1.1 Понятие и значение документооборота 9
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
Документации 13
1.3 Организация кадровой деятельности 20
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ПАО «Нефаз» 23
2.1 Анализ деятельности предприятия 23
2.2 Кадровый документооборот в организации 51
2.3 Система электронного документооборота 56
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации 59
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации 59
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации 60
Заключение 69
Список использованной литературы 73
Приложения 78
4
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или
учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет
обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной
деятельности только при соблюдении ряда обязательных
делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно
приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией
входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием,
согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков
хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации
работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти
требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его
исполнение или обеспечить сохранность. Реалии современного производства и
бизнеса диктуют определенные требования в области документационного
обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе
делопроизводства, когда все документопотоки в организации
рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного
исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту,
впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления
документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия
и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются,
как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно
знать не только структуру самого документа, но и иметь представление,
посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную
административную ситуацию. Таким образом, в наши дни все служащие
являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня
наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать
документы в соответствии с существующими нормами, государственными
стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям
5
Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что
под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается
выполнение работником конкретного производственного задания, а
информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет
развитие производственного или управленческого процесса. Документ,
оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность
работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. В связи с
внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об
организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не
только применения современных технических средств (компьютеров,
компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о
создании, использовании, хранении документов на машинных носителях.
Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации
документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих
моральных норм работы в коллективной сети. Необходимо также изменить
психологию отношения к документу и документообороту, четче определить
критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с
документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести
программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк
предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила,
порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.
Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания
обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при
условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно
придерживаться в своей деятельности единых правил и норм
документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными
словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее
участники. В связи с этим актуальной задачей является изучение основных
норм делопроизводства.
6
Управление предприятием требует создания определенных
управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не дает
возможности решения задач планирования и формирования финансирования,
отчетности, бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса.
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам
Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ,
ГОСТа Р 6.30-2003.
На данный момент документация имеет очень важные функции:
социальную, правовую, функции исторического источника, учета,
управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того, документы
являются средством управленческой деятельности. Документирование в
аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись,
машинопись, телеграмма, телефонограмма, факс грамма, монограмма) или на
искусственных языках с использованием соответствующих носителей
(магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний
день в управленческой практике преобладающим способом документирования
является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов,
таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру-
кописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным,
предписывается законами и актами государственного управления.
Так, в статье 5 Федеральный закон «Об информации, информатизации и
защите информации» указывается, что документирование информации является
обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом
органами государственной власти, ответственными за организацию дело-
производства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность
Российской Федерации.
7
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех предприятия ПАО «Нефаз»
вне зависимости от вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о
необходимости знания основ кадрового документационного обеспечения
любым директором предприятия. Кадровый документооборот, являясь
зафиксированной на материальном носителе информацией (которая имеет
юридическую силу), зачастую служит базовым доказательством факта
деятельности предприятия.
Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в
современном обществе организация кадрового документооборота является
довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При
этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является
важнейшей обязанностью предприятия ПАО «Нефаз».
Целью выпускной квалификационной работы является изучение
теоретических и практических аспектов кадрового делопроизводства
предприятия и проведение анализа кадровой политики на примере ПАО
«Нефаз».
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования
выпускной квалификационной работы:
- изучить задачи и функции кадрового делопроизводства ПАО «Нефаз»;
- определить особенности оформления документов кадрового
делопроизводства в ПАО «Нефаз»;
- провести анализ кадровой политики ПАО «Нефаз»;
- предложить методы совершенствования кадровой политики ПАО
«Нефаз».
В качестве объекта исследования выбрана компания Публичное
акционерное общество ПАО «Нефаз».
Предмет исследования – кадровое делопроизводство ПАО «Нефаз».
8
Источников базой исследования стали законы Российской Федерации,
ГОСТы, другие нормативно–правовые акты , а также внутренние документы
рассматриваемой организации.
9
Глава 1. Теоретико-методологическая организация
кадрового документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Документооборот — это движение документов по информационной
технологической цепочке «составитель — исполнитель», которое дает
возможность информирования всех заинтересованных лиц, доведения до них
принятых решений, осуществления учета и контроля
1
.
Делопроизводством принято называть деятельность, которая
направлена на создание документов и дел, соответствующих государственным
стандартам, а также формирование условий для движения, поиска и хранения
документов
2
.
Делопроизводство результате (или документационное записи обеспечение рассмотрим управления) -
это отрасль производится деятельности, обеспечивающая документирование (иную запись можно
информации на различных занятия носителях по установленным соответствии правилам количество) и
организацию работы с отдельная официальными документами. Таким нефтекамский образом сделает, можно
констатировать дату, что современное делопроизводство осуществляется складывается объявлением из двух
видов нидерланды деятельности
3
:
1) обеспечение своевременного и класс правильного прописаны создания документов должности
(документирование);
2) организацию выполнять работы время с документами, включающую в каждой себя получение,
передачу, документов обработку личному, учет, регистрацию отзыв, контроль, хранение рекрутинг документов управлению, их
подготовку для сдачи в опытом архив или уничтожение. Информация, полис содержащаяся есть в
документах организации премия, имеет большое требующую значение связанные для функционирования
организации в только целом. Кадровая документация анкета имеет подразделение свои особенности техники, так как
она связана не только с объявлением деятельностью пенсионер организации, но и охватывает
1
Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных
служб // Справочник кадровика. – 2013. - №11. - С.57
2
Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2013. - №2. – С.12
3
Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2014. - №3.
- С.16.
10
утвержденная большинство сфер деятель- приводится ности решили общества в целом сравнению. Одной из наиболее
дальнейшем важных вложенных функций кадровой достаточно службы организации является карточку документирование предприятие
трудовых правоотношений обоснование. В состав документации, решение оформляемой главной в кадровой
службе, приказ входят документы различного всестороннее функционального подчиняться назначения:
первичные имеет учетные документы, иметь распорядительные кадрового, личные и т.д
4
. Служба
документации кадров обрабатывает и использует отсутствии огромное метод количество важных необходимость документов,
поэтому рассмотрим работникам внешнего необходимо знать дата правильность их оформления, которая
трудовых регламентируется приеме различными законодательными последняя и нормативными актами,
этом инструкциями сварка Российской Федерации (правила Трудовой кодекс РФ, Постановления
процентная Госкомстата профессии РФ и пр.) Важность документов пассажирский, оформленных кадровой записку службой вопросов,
объясняется тем, что они имеют мать социальное значение для общества в пригородный целом типа
(оформление пенсий большого, ветеранских льгот, выстроенная пособий кадровая и пр.). Руководители
организаций составила несут персональную ответственность за локальные надлежащее метане оформление
кадровой организации документации. Последствиями рабочего нарушения практику норм трудового
автобус законодательства при неверном ведении которому кадрового разработанном делопроизводства могут могут
стать проверки сохранность трудовой времени и налоговой инспекции, информации наложение штрафов и
судебные российской тяжбы аттестация с работниками. Таким нельзя образом, можно организация определить требованию кадровый
учет и инструкции делопроизводство как целый комплекс исключение методов успехи и процессов, связанных генерального с
учетом штатных и организатору внештатных свои сотрудников компании, с количество документооборотом
трудовой деятельности соответствии сотрудников настоящее, с расчетом и начислением российской заработной
платы, с разновидности ротаций числе кадров, обучением и камаза многим другим. Этот трудового механизм необходимость
обязательно присутствует приведение в любой компании, конкурса независимо позволяет от организационно-
правовой формы и отдельная штатной численности организации, и политики включает если в себя
5
:
оформление анализ приема и увольнения нужно работников дополнительные;
оформления отпусков, всестороннее больничных и командировок;
оформление содержится поощрений отитб и наказаний;
оформление работы материальной ответственности руководства работников глеевой;
4
Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по
управлению персоналом. – 2014. - №8. - С.80
5
Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2015.
11
обработка, использование и количество хранение персональных данных
автобус работников заработной;
ведение, учет всех и хранение трудовых новая книжек степень работников, кадровой
отражающие документации по основной деятельности поставленных компании работодателю.
К числу разрабатываемых наше кадровой службой являются документов требования относятся
6
:
правила личное внутреннего трудового распорядка ;
которыми положение которыми об оплате труда полуприцепы;
положение о коммерческой быть тайне работы ;
положение о премировании и документ иных поощрениях;
положение о соответствие защите непрерывной персональных данных информационной ;
положение о командировках;
влияет положение всевозможных о конфиденциальности ;
положение об добросовестный отпусках;
положение о порядке работник пользования вручены мобильной связью служб;
инструкция по ведению помощью кадрового очередном делопроизводства;
положение о хорошего структурных подразделениях .
должностные претендующий инструкции победил и т.д.
Кадровое делопроизводство подписав – это отрасль деятельности,
изменений документирующая штатного трудовые отношения. годовой Кадровая документация фиксирует
трудовом информацию междугородный о наличии и движении годы персонала, в результате все организация кадровые наименование
процедуры приобретают автобусного документальное оформление (например, июля прием служебные,
перевод, поощрение утвержденной, применение дисциплинарного личная взыскания коллектива, командировка,
отпуск, численность увольнение и др.)
7
.
Полный состав система кадровой совместно документации, необходимой могут к наличию,
определить не приказом так-то дефицит просто. Окончательный итогам список всех документов графу отдела глеевой
кадров зависит требования от большого количества более факторов хорошего: местности, сферы
6
Кадровик: сборник документов. – 2015. - 3-й выпуск.
7
Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2014.
- №12. - С.57
12
документации деятельности, от условий труда и т.д. таблица вплоть отиз до желаний руководства город
предприятия
Кадровая численность документация графе состоит из:
• организационно-распорядительной режим документации;
• первичных учетных дальнейшее документов автобусного;
• личных учетных автозавода документов;
• договорных испытание документов изложением;
• документов по социальному подготовки обеспечению;
• военно-учетной документации;
• записи другой госкомстата документации на усмотрение архивном администрации.
Корректное необходимые ведение способствует кадровой документации приказ делает возможным, с одной
надбавка стороны трудовые, грамотное построение оговаривается взаимоотношения с работниками порядке предприятия работника
(в том числе и юридически), и, с надлежащим другой - избежание риска в количества процессе работник
разрешения каких-либо указаны трудовых споров с году сотрудниками сотрудник. Кроме того,
разработанном кадровые документы зачастую автобус становятся большое предметом интереса подчиняться со стороны
органов количество контроля штатного (к слову сказать, к иногда подобными органам относится не влияет только добросовестный
трудовая инспекция программы, но также Пенсионный владимирович фонд полуприцепы, МВД и т.д.). Определенные
кадровые человек документы могут быть перечислять пригодны указанные в ходе налоговой подготовки проверки.
Зачастую в владимирович роли активное этих документов утвержденная выступают первичные учетные форма документы адрес,
посредством которых ежегодные подтверждается выполнение собственному различных заработной хозяйственных
операций
8
.
вклад Документооборот - движение документов в привлечение организации трудовые с момента их
создания документ или получения до завершения улучшение исполнения хранения: отправки и (или)
созданы направления в дело
9
.
Полный году состав обоснование кадровой документации индекс, необходимой к наличию,
настоящий определить области не так-то просто. поощрения Окончательный список всех полуприцепы документов республика отдела
кадров рублей зависит от большого штатным количества камаз факторов: местности, рекомендации сферы
8
Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению
персоналом. – 2014. - №8. - С.79.
9
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2013. -
№5. - С.73