22
Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на
основе которого можно было бы системно подойти к оценке и
совершенствованию документационногo обеспечения. Oдним из
основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами,
является систематичность: "Дoкументы должны создаваться, сохраняться и
быть управляемыми на систематической основе".
Это требoвание подразумевает применение системного и процессного
подхода к управлению дoкументами. Системный пoдход к менеджменту
основан на управлении всей организацией как целостной системой
взаимодействующих динамических процессов
30
.
Вследствие тoго, что дoкументооборот oтражает систему управления,
позволяя ее наглядно увидеть, анализ дoкументооборота крайне важен для
совершенствования рабoты управленческого аппарата. Характеристикой
дoкументооборота является его объем, пoд кoторым понимается кoличество
дoкументов, поступивших в организацию и сoзданных ею за oпределенный
период.
По мнению И.Н. Богатой, объем документооборота выражается общим
количеством документов, поступивших в oрганизацию и созданных в ней за
определенный промежуток времени. В oбъеме документооборота необходимо
учитывать все вхoдящие, исходящие и внутренние документы, а также все
кoпии, изгoтовленные средствами oперативной пoлиграфии и oргтехники
31
.
По её мнению, данный пoказатель является важным, oн должен
испoльзоваться в качестве критерия при выборе организационной формы
делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на
структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Также И.Н. Богатая считает, что документooборот характеризует
загруженнoсть управленческoго аппарата в целом, поскольку выполнение
каждой операции предполагает направленное движение документа из одного
30
Захаркина, О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база /
О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. — М.: Омега-Л, 2016. — 264 c.
31
Богатая, И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. — М.: Дело, 2016. — 360 c.
23
структурного подразделения в другое, oт технических исполнителей к
специалистам, а затем к руководителям.
При пoдсчете документooборота рекомендуется отдельнo учитывать
дoкументы и их кoпии, выражая этo числo дрoбью, где в числителе количество
обрабатываемых в oрганизации дoкументoв, а в знаменателе кoличествo их
копий.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих,
внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует
учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь
число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие
регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно
превышает количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются.
Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их
количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие
копии с документов упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих
отделах и полученные копии, естественно, не учитываются
32
.
С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения
об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета
документов малосовершенна. Поэтому перед большинством российских
организаций стоит задача систематизации документации, их оперативной
обработке. Несовершенство системы делопроизводства препятствует
нормальному развитию и функционированию организаций.
Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко
регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные
правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать
благоприятные организационно-технические условия для производительной
работы сотрудников службы делопроизводства.
32
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова,
Ю.М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М, 2015. — 368 c.
24
Глава 2. Современное состояние организации кадрового
документооборота в ООО «Упаковка МСК»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Упаковка МСК» начало
свою деятельность в марте 1999 года. 10 марта 1999 г. компания получила
свидетельство о постановке на учет в федеральной налоговой службе с
присвоением идентификационного номера налогоплательщика. Центральный
офис компании зарегистрирован по адресу: г. Железнодорожный, ул. Южная, д.
9, офис 40.
Основной целью деятельности ООО «Упаковка МСК» является
получение прибыли, удовлетворение потребностей покупателей, расширение в
регионе, создание новых рабочих мест.
Предприятие ООО «Упаковка МСК» занимается собственным
производством, розничной и мелкооптовой торговлей товарами.
Миссия ООО «Упаковка МСК» заключается в следовании принципам и
корпоративному духу компании. Организация поставила перед собой цель —
предоставление максимального удобства клиентам, стремление к достижению
уровня мировых стандартов в области реализации качественных товаров
народного потребления, с использованием последних новинок и маркетинговых
разработок, с соблюдением оптимального соотношения «цена-качество».
Компания стремится обеспечивать своим сотрудникам справедливую
оплату труда и его условия, способствующие реализации работников,
включающие выполнение организацией социальной функции перед
государством обществом в виде создания рабочих мест.
К принципам ООО «Упаковка МСК» следует отнести:
гарантию высокого качества обслуживания и товаров;
квалификацию и исполнительность;
командный дух коллектива.
Стратегия компании ООО «Упаковка МСК» состоит из продуманных
целенаправленных действий и реакции на непредвиденное развитие событий.
25
Поскольку ООО «Упаковка МСК» относится к предприятиям,
осуществляющим мелкооптовую и розничную торговлю товарами народного
потребления, то ее внимание обращено на сочетания многочисленных свойств
товаров.
Базовая стратегия ООО «Упаковка МСК» — ограниченный рост. Этой
альтернативы придерживается большинство организаций, для нее характерно
установление целей от достигнутого, скорректированных с учетом инфляции.
Это наиболее легкий, удобный и наименее рискованный способ действия.
Тактика предполагает краткосрочные, оперативные решения для реализации
стратегической установки в конкретных условиях.
На сегодняшний день ООО «Упаковка МСК» хотя и занимает
незначительную долю рынка розничной торговли г. Железнодорожный, имеет
реальные возможности расширить свои позиции. Это будет достигаться
открытием новых магазинов по типу магазина «Упаковка МСК».
Правильным решением руководства ООО «Упаковка МСК» стала
ориентация на разный уровень доходов потребителя. Так, магазин «Упаковка
МСК» расположен наиболее удобно по отношению к потоку потребителей. В
перспективе для ООО «Упаковка МСК» вполне логично открытие новых
магазинов, где в число конкурентных преимуществ включают не низкие, но
приемлемые цены, качественные, широкий выбор, высокий уровень
обслуживания, удобство расположения и интерьер магазинов.
Преимуществом магазина «Упаковка МСК» является ассортиментная,
ценовая политика, а также удобное расположение магазина. Преимуществом
ассортиментной политики можно назвать наличие широкой товарной группы
упаковочных материалов: упаковочные пленки, пищевые контейнеры,
подложки и лотки из вспененного полистирола, лотки под запайку, фасовочные
пакеты, а также вакуумные пакеты, пластиковые ведра, бумажная упаковка.
На данный момент на предприятии используется система бухгалтерского
учёта 1С «Бухгалтерия» для автоматизации бухгалтерского и налогового учета,
включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Данная
26
программа обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской
службой предприятия, в частности, например, за выписку первичных
документов и учет продаж.
Таким образом, ООО «Упаковка МСК» — торговое предприятие,
основной целью деятельности которого является расширение рынка товаров и
услуг, а также осуществление коммерческой деятельности для извлечения
прибыли.
Экономическая деятельность ООО «Упаковка МСК» характеризуется
рядом показателей, основным из которых являются совокупный розничный
оборот, валовая прибыль, прибыль от продаж, чистая прибыль, рентабельность
продаж, среднегодовая стоимость основных фондов, среднегодовая стоимость
оборотных фондов, затраты на оплату труда работников и др.
В современных условиях повышается самостоятельность предприятий в
принятии и реализации управленческих решений, их экономическая и
юридическая ответственность за результаты хозяйственной деятельности. Для
обобщающей характеристики деятельности ООО «Упаковка МСК» проведем
анализ обеспеченности основными средствами. Обобщим данные анализа в
таблице 1.
Таблица 1
Состав, структура и динамика основных средств
в ООО «Упаковка МСК», тыс. руб.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
2018 г.
к 2016 г.,
%
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес.
%
Среднегодовая
стоимость всех
основных фондов
2478
100,0
3501
100,0
2738
100,0
110,5
в том числе:
здания
1025
41,4
1580
45,2
1010
36,9
98,5
оборудование
289
11,7
426
12,0
346
12,6
107,7
транспортные
средства
1111
44,8
1413
40,3
1324
48,4
119,1
производственный,
хозяйственный
инвентарь
53
2,1
82
2,5
58
2,1
100,0
Обеспеченность основными средствами в необходимом количестве и
27
более полное и эффективное использование товаров является одним из
важнейших факторов увеличения объема продаж и их реализации. Из
представленных результатов видно, что за исследуемый период общая
среднегодовая стоимость всех основных фондов предприятия увеличилась на
10,5% по сравнению с 2016 г. и к концу 2018 г. составила 2738 тыс. руб.
Наибольший удельный вес в составе основных средств занимают
транспортных средства, причем их доля увеличилась в 2018 году по сравнению
с 2016 годом на 19,9%.
Большой удельный вес занимают здания, их доля составляет 36,9 % в
2018 г. и незначительно изменилась за данный период. Также следует отметить
рост стоимости оборудования на 7,7% по сравнению с 2016 г.
Конечные результаты производственной деятельности во многом зависят
не только от обеспеченности основными средствами, но и от эффективности их
использования (Таблица 2).
Таблица 2
Показатели эффективности использования основных фондов
ООО «Упаковка МСК»
Показатели
2016
г.
2017
г.
2018
г.
2018 г. к 2016
г., %
Среднегодовая стоимость всех
основных фондов тыc. руб.
2478
3501
2780
110,5
Среднесписочное число работников,
чел.
45
43
46
102,2
Выручка от продажи товаров, тыc.
руб.
128712
170392
164564
127,9
Фондоотдача, руб./руб.
87,1
68,1
94,7
108,7
Фондовооруженность, руб./чел.
42,2
73,5
48,3
114,4
Анализ таблицы 2 показывает, что за исследуемый период основные
фонды использовались не эффективно. Фондоотдача увеличилась в 2018 году
по сравнению с 2016 годом, за счет увеличения объемов продаж. Это
положительный фактор, означающий, что доход от реализации продукции и
общая выручка растут большими темпами, чем вложения в основные фонды,
тем самым эффективнее и интенсивнее используются основные средства.
Таким образом, на 1 руб. стоимости основных фондов приходится 94,7
28
руб. выручки в 2018 г., что на 7,6 руб. больше, чем в 2016 г.
Фондовооруженность составляет 48,3 тыс. рублей, что достаточно
высокий показатель. Колебания в 2018 г по сравнению с 2016 и 2017 годами
были незначительными и шли в направлении увеличения данного показателя,
особенно это видно в 2017 г., когда этот показатель имел наибольшее значение
— 73,5 тыс.руб., что обусловлено небольшим приростом среднегодовой
стоимости основных фондов и при незначительном ростом среднегодовой
численности работников, что является положительным.
Обобщим данные о структуре и динамике оборотных активов в таблице 3.
Таблица 3
Структура и состав оборотных активов в ООО «Упаковка МСК»,
тыс. руб.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонени
е (+,-)
2018 г. от
2016 г.
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес,
%
по
сум-
ме
по
уд.
весу
Денежные
средства
46
0,1
25
-
48
0,1
+2
-
Краткосрочные
фин.вложения
700
1,2
-
-
-
-
-700
-1,2
Дебиторская
задолженность
28916
50,2
34082
52,8
31335
59,6
2419
+6,8
НДС по приобр.
ценностям
150
0,3
186
0,3
105
0,2
-45
-0,1
Запасы
27329
47,5
30282
46,9
20787
39,8
-
6542
-7,1
Итого
оборотных
активов:
57141
100,0
64575
100,0
52275
100,0
+4866
-
Увеличились свободные денежные средства в кассе и на расчетном счете,
что также говорит о нехватке денежных ресурсов. В целом можно сказать, что
существенных изменений в составе оборотных активов за анализируемый
период не произошло. В общей сумме активов большой удельный вес занимает
оборотный капитал. От рациональности его использования и размещения
зависит платежеспособность организации.
Оборотные средства обеспечивают непрерывность процесса
29
производства. Эффективное управление оборотными активами способствует
экономии оборотного капитала, росту объема продукции, увеличению
получаемой прибыли. Управляя оборотными активами, организация имеет
возможность в меньшей степени зависеть от внешних заемных источников.
Проведем анализ оборачиваемости оборотных средств в организации
ООО «Упаковка МСК» (Таблица 4).
Таблица 4
Показатели оборачиваемости оборотных средств
в ООО «Упаковка МСК», тыс. руб.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклоне-
ние (+,-)
2018 г. от
2016 г.
Темп
измене-
ния,
2018 г. к
2016 г.%
Выручка от продажи
товаров, работ, услуг
128712
170392
164564
+35852
128,1
Среднегодовая
величина оборотных
средств
57141
64575
52275
+4866
91,2
Коэффициент
оборачиваемости
оборотных средств,
обороты
2,25
3,26
3,15
+0,9
140,0
Длительность одного
оборота, дни
159,8
136,4
291,5
+131,7
57,2
Коэффициент
закрепления
оборотных средств
0,45
0,38
0,32
-0,13
71,1
По данным анализируемой таблицы 4 можно заметить, что выручка от
продажи продукции, товаров, услуг к концу отчетного года увеличилась на
35825 тыс. руб. За счет увеличения показателя выручки от продажи товаров в
отчетном периоде увеличился коэффициент оборачиваемости оборотных
активов предприятия на 0,9 % и в конце 2018 г. он составил 3,15 оборота.
За отчетный период увеличился показатель длительности оборота
оборотных средств предприятия — на 131,7 дня и если в 2017 г длительность
одного оборота составляла 136,4 дня, то в 2018 г она выросла и составила 291,5
дней. Это свидетельствует о том, что скорость оборачиваемости оборотных
активов достаточно снизилась.
30
Также, необходимо произвести анализ финансового состояния
предприятия. Важнейшим составляющим элементом бухгалтерской прибыли
является прибыль от продаж. Поэтому, в первую очередь анализируется общее
изменение прибыли от реализации (Таблица 5).
Таблица 5
Показатели прибыли от продаж в ООО «Упаковка МСК», тыс.руб.
Наименование
показателей
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонение
(+,-) 2018 г.
от 2016 г.
Выручка от продажи
128712
170392
164564
+35852
Себестоимость
проданных товаров
104821
139466
134982
+30161
Валовая прибыль
23891
30926
29582
+5691
Коммерческие
расходы
21305
26149
27953
+6648
Прибыль от продаж
2586
4777
1629
-957
Как следует из данных таблицы 5, увеличение валовой прибыли на 5691
тыс. руб. вызван увеличением выручки на 35852 тыс. руб. Одновременно
увеличивалась себестоимость проданных товаров (работ, услуг) на 30161 тыс.
руб., однако это не повлияло на увеличение валовой прибыли на 5691 тыс.руб.
Рост коммерческих расходов существенно увеличился на 6648 тыс.руб. в
результате этого прибыль от продаж уменьшилась на 957 тыс.руб.
Проанализируем расходы ООО «Упаковка МСК» по их элементам,
данные обобщим в таблице 6. Из таблицы 6 следует, что самой издержкоемкой
статьей всех затрат являются материальные затраты, которые составляют в
2016 году 10060 тыс.руб., а в 2018 году — 14008 тыс.руб., что на 3,0% больше.
Заработная плата, которая составляет 18,9% всех затрат в 2016 году
возросла к 2018 году в абсолютных суммах, но уменьшилась в относительном
выражении. Соответственно и возросли отчисления на социальные нужды, в
состав которых входят отчисления в пенсионный фонд на страховую и
накопительную часть пенсий, а также в фонд обязательного медицинского
страхования и страховые платежи от несчастных случаев на производстве на
581 тыс. руб. по сравнению с 2018 годом и составили 1530 тыс. рублей.
31
Таблица 6
Состав и структура расходов на продажу в ООО «Упаковка МСК»,
тыс. руб.
Элементы
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонение
(+,-) 2018 г.
от 2016 г.
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес,
%
сумма
уд.
вес,
%
по
сумме
по
уд.
весу
Материальны
е затраты
10060
47,1
14200
54,3
14008
50,1
+3948
+3,0
Затраты на
оплату труда
4028
18,9
3933
15,1
4776
17,1
+748
-1,8
Отчисления
на соц.
нужды
949
4,4
1098
4,2
1530
5,5
+581
+1,1
Амортизация
1631
7,6
732
2,8
821
2,9
-810
-4,7
Прочие
затраты
4697
22,0
6186
23,6
6818
24,4
+2121
+2,4
Итого
21365
100,0
26149
100,0
27953
100,0
+6588
-
Амортизация основных средств уменьшилась на 4,7% в 2018 году по
сравнению с 2016 годом, это произошло в результате значительного
уменьшения стоимости введенных в эксплуатацию новых основных средств.
Показатели рентабельности ООО «Упаковка МСК» представлены в
таблице 7. Проанализировав показатели таблицы можно увидеть, что выручка
от продажи товаров в 2016 г составила 128712 тыс. руб., в 2018 г она
увеличилась на 28,1% и составила 164564 тыс. руб.
Показатель себестоимости проданных товаров за 2018 г, по сравнению с
2016 г, также увеличился на 28,8% и составил 134982 тыс. руб. Показатель
валовой прибыли в 2018 г увеличился на 23,8%. Прибыль от продаж и чистая
прибыль предприятия за отчетный период значительно уменьшились (на 38,5%
и 33,3%).
За отчетный период уменьшился и показатель валовой прибыли по
отношению к себестоимости проданных товаров на 2,9%. Показатель прибыли
от продаж по отношению к выручке в отчетном году уменьшился на 50,0% по
сравнению с 2016 г. Уменьшился и показатель чистой прибыли по отношению
к себестоимости проданных товаров на 50,0%.