64
Анализ проектов автоматизации профессионального делопроизводства.
В своем формировании ЭВМ миновали несколько поколений, подобно и
программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации работы
фирм и органов, миновало такой же путь: с отдельных вычисленных планов к
комплексам, к АРМам, структуе АРМов и, в окончательном результате, к
встроенным автоматизированным концепциям обрабатывания сведений и
управления, представляющим собой вершину целой интеграции. В наше время
время массовые концепции автоматизации обеспечивают планирование
абсолютно всех ресурсов, однако уже несомненно обозначился переход к
совместным концепциям, в каковых производится реинжиниринг и бизнес-
процессы фирмы.
Аналогичный подход миновали и концепции автоматизации
профессионального делопроизводства.
Первую категорию формируют легко распространяемые проекты,
написанные непрофессионалами. (“WDATEOK”, “Кадры”, “Отдел кадров и
ДОУ”, “Табель”). Они гарантируют автоматизацию единичных функций и
никак не сопутствуются создателями.
Во другую категорию вступают программы, какие разрабатываются
своими программистами для своей организации с целью экономии денег.
Возможно отметить подобные концепции, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”,
“Triamant” и др. Более двадцатилетний навык исследования и эксплуатации
системы “Кадры” имеется в Московском государственном автомобильно-
дорожном институте. Он продемонстрировал, то что сама по себе концепция
постоянно формировалась и улучшалась, а расходы в её эксплуатацию и
поддержание превосходили затраты на получение готового программного
обеспечения. Обстановка не поменялась при переносе данной концепции в
сферу Windows.
Третья категория образована бухгалтерскими системами, в состав
которых введен многофункциональный модуль “Кадры”. Главной мишенью
проектов этой категории считается обеспечение бухгалтерского учета, где
65
присутствие определенных функций профессионального модуля необходимо
для их полной работы. Профессиональные модули имеют все шансы
различаться среди собою полнотой учетной карточки, присутствием тех или
иных выборок. При этом данные профессиональные модули в составе
бухгалтерии не только не помогают менеджеру по персоналу, а иногда и
препятствуют ему , так как данные отделы имеют слишком разные задачи.
Наиболее красочными резидентами концепций подобного класса
считаются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”,
“БОСС-Кадровик” и др. Для систем данной категории свойственна
ограниченность базисной версии, что потребует довольно большой доделки и
проводит к несовместимости с новейшими версиями программы. Сюда же
возможно отнести концепции автоматизации работы компаний с введенными в
них модулями “Кадры”. К чести создателей концепции 1С необходимо отнести
стремительный рост в формировании и совершенствовании профессионального
модуля, то что совместно с перспективой использования собранных прежде
сведений делает данную концепцию крайне заманчивой для институтов и
учреждений среднего размера. И, в конечном итоге, четвертая группа показана
групповыми концепциями автоматизации работы компании, основанными на
применении концепции баз данных, включающих все сферы работы компании.
Из числа предлагаемых на рынке концепций в первый проект выдвигаются
“Orakl-Кадры” и “NS2000”, показывающие собою концепции четвертого
поколения и довольно подробно отражающие нынешний уровень
формирования программно-аппаратного предоставления автоматизации работы
компаний.
Основные отличия зарубежных интегрированных систем управления
предприятием от российских заключаются в следующем:
- ориентация на хорошо структурированную иерархическую систему
процессов, выполняемых на предприятии;
- опора на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять,
например стандарт ММAS;
66
- поддержка полного набора управляющих функций (в рамках процесса
или предприятия): планирование – контроль отклонений (учет) –
регулирование;
- наличие приложений, использующих методы, позволяющие
оптимизировать решение ряда частных управленческих задач.
Рекомендации по подбору концепции автоматизации профессионального
делопроизводства. Фирмы и люди, разрабатывающие разнообразные проекты
автоматизации профессионального документооборота, определяются на
конкретные задачи, в какой-то круг пользователей со своими нуждами,
предпочтениями и вкусами. С потребительской точки зрения,
автоматизированные системы управления предприятием отличаются
собственной направленностью. К примеру, для “Бэст” либо “Парус-5”
первенствующей считается сфера торговли; “Инфософт” – один из фаворитов в
области автоматизации учета на производстве. Помимо этого, имеются
многоцелевые “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”,
“Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др. Но целью данной
статьи считается анализ способностей концепций согласно автоматизации
профессионального документооборота, причем лишь более многообещающих,
принадлежащих к концепциям 4-ого поколения [31].
Интегрированная концепция М-2 сформирована в использовании
нынешних технологий. М-2 предполагает собою единый микропрограммный
комплекс на базе концентрированной коллективной основы сведений. В то же
время доступность концепции М-2 дает возможность применять ранее
имеющиеся основы сведений компании с интеграцией в общий комплекс, и
кроме того современные программные пакеты (Microsoft Office 97).
Система М-2 изобретена на основе сервера баз сведений Oracle 7.3, то что
гарантирует большие высокоскоростные свойства и высокую степень
надежности и охраны данных. Абонентные зоны изобретены в программной
системе Delphi 3.0 и имеют все шансы работать в операционных системах
Windows NT либо Windows’95.
67
Принципиальное различие встроенной системы от непростого комплекса
АРМов заключается, в первую очередь, в идеологии проектирования. АРМы
задумываются как автоматизирование существующих рабочих зон, и в
последующем осуществляется их согласование среди собой. При этом,
безусловно, такая информативная концепция может осуществить только те
административные технологические процессы, какие существовали в компании
в период её формирования, так как само планирование модулей выполнялось
исходя из определенных имеющихся рабочих мест.
Интегрированная концепция задумывается сразу как единый комплекс,
ориентированный на современные административные технологические
процессы; рабочие места формируются в втором этапе в ранее созданной
встроенной сфере.
Кроме этого, АРМы, основанные в рамках архитектуры файл-сервер, не
соответствуют нынешним условиям ни по скоростным данным, ни с точки
зрения защищенности и прочности концепций. При этом необходимо выделить,
то что деятельность, которая была проведена по созданию АРМов, не исчезнет.
Во-первых, почти все компоненты сформированных рабочих зон имеют все
шансы быть применены в качестве модулей для формирования рабочих мест в
рамках новейшей системы, особенно если учитывать, что планирование
рабочих мест захватывает, по крайней мере, 50 % периода их формирования.
Во-вторых, у пользователей есть навыки работы с компьютерами, без чего
нельзя ввести практически никакую концепцию. В-третьих, в рамках данной
работы сложились кадры программистов, знающих специфику компании, какие
также понадобятся при написании рабочих мест в сфере новейшей встроенной
программы. Поэтому инвестиции в прошлые исследования, бесспорно,
окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении встроенной
программы происходит не попросту автоматизация существующих рабочих
зон, а исполняется восстановление целой программы обработки данных с
проектированием новейших рабочих зон, применимых к новым технологиям.
68
Одновременно с введением концепции М-2 выполняется подготовка
специалистов с выдачей им определенных сертификатов. Специализированные
таким способом эксперты приобретают возможность на создание собственных
модулей в концепции М-2, а кроме того перемену имеющихся модулей в
рамках, оговоренных сертификатом. Подобным образом, компания не попадает
в взаимозависимость от фирмы – создателя программы и правомочно сохранять
функционирование концепции без помощи других.
Система корпоративного учета NS2000 соответствует условиям
многофункциональной всесторонности и является победителем шестого
Международного конкурса программного обеспечения в сфере финансов и
бизнеса. Концепция спроектирована и изобретена с применением средств BP-
WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Схема комплекса, подобным образом, предполагает собою набор
модулей, все они могут быть сгруппированы согласно трем главным
направлениям: управление, финансы, логистика.
В состав концепции R/3 вступает устройство “Управление персоналом
Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который дает возможность
достичь наибольшей эффективности от работников за счет результативного
набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и
планирования продвижении по службе. На сегодняшний день в собственном
классе продуктов устройство “Управление персоналом Oracle Applications”
считается одной из более высокофункционально абсолютных систем для
организации работы отделения сотрудников нынешного предприятия.
Его использование позволяет решать следующие задачи:
- планирование организационных изменений, включая моделирование
структурных и должностных иерархий организации;
- планирование структурных подразделений, описание разряда, должности,
позиции, ведение справочников и т. д.;
- персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их
профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых
69
ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании
рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в
повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
- анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по
нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle,
оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.
Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем.
Но она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В концепции учтена
вероятность работы с системой баз сведений (штатные работники, лишенные
работы сотрудники, картотека, профессиональный резерв, кратковременные
сотрудники и т. д.), что существенно уменьшает период обработки запросов.
Другим бесспорным превосходством считается содержание учетной карточки,
содержащей 102 темы (в соответствии с распоряжению Госкомстата карта
обязана включать не меньше 55 тем).
Предусмотрена вероятность произвольной модификации настоящего
расписания с механическим подсчетом должностей, а кроме того
сформированный модуль обработки нерегламентированных запросов. В
концепции учтены операции ведения табеля (индивидуального и на
подразделение) с механическим контролем отпусков, командировок,
вещественной помощи и т. п. Только в определенных системах существует
присутствие всех неотъемлемых отраслей профессионального учета, однако
только в концепции “Orakle-Кадры” они существуют в абсолютном объеме. По
этой причине с учетом оптимальной её стоимости (до 500 долл.) возможно
говорить, то что в настоящее время отмеченная система считается фаворитом
из числа концепций автоматизации работы компаний, включая все функции
автоматизации профессионального документооборота [28].
Исходя из вышеизложенного, возможно сделать заключение: в результате
нашего исследования оказалось, что в компании не отобраны и не внедрены
компьюторные программы, разрешающие автоматизировать руководство
персоналом.
70
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
На мой взгляд на предприятии ОАО «Корпорация «Развитие»
необходимо создать непрерывную автоматизированную систему, начиная от
набора на работу (рекрутинг) до выхода на пенсию:
1. План потребности в кадрах во всех подразделениях.
2. Заявка в рекрутинговые агентсва и организации занимающиеся
подбором кадров.
3. Мониторинг сайтов в рекрутинговых агенствах
4. Побдор кандидатов и обязательный конкурс, а также входное
тестирование.
5. Внутри предприятия – обязательная ротация с целью
взаимозаменяемости сотрудников.
6. Подбор кадрового резерва и установление четких сроков введения его
в действие на конкретнве должности.
7. Создание автоматизированных аналитических справок в электронном
формате о кадровом составе и причинах текучести кадров.
8. Проведение электронного входного тестирования на
профессиональную пригодность.
9. Разработка электронных анкет и вопросников для отбора персонала.
10. Создание документации по вопросам мотивации труда, в зависимости
от результатов тестирования и анкетирования работника.
11. Разработка оценки и ранжирование работающего песонала.
12. Создание электронной системы управление карьерой (продвижение
по служебной лестнице)
13. Автоматизированная система со своей отдельной базой данных по
повышению квалификации и переподготовки кадров.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе работы люди входят в конкретные отношения, взаимодействуя
друг с другом. Почти все составляющие взаимоотношений отображают
специфику субъектов отношений и по этой причине регламентируются в
нормативных бумагах отраслевого, областного уровня, уровня предприятия,
отделения компании, отдельного сотрудника. Все без исключения они
предполагают собою сложноорганизованную концепцию профессиональной
документации, в какой единичные её компоненты (принципы, утверждения,
указания и т.д.) Взаимосвязаны и осуществляют собственную особенную
функцию. Концепция документации – это совокупность бумаг,
взаимозависимых согласно показателям возникновения, направления,
разновидности, области работы, общих условий к их оформлению [15, 35].
Как ранее рассказывалось прежде, невзирая на недостаток специального
отделения сотрудников на небольшом предприятии, игнорировать системой
профессионального делопроизводства невозможно. Профессиональная
документация, пускай и в уменьшенном размере, должна быть в согласовании с
определенными инструкциями и имеющимся законодательством, и потребность
данного преуменьшать никак не нужно.
В выходной квалификационной работе исследована работа ОАО
«Корпорация Развитие», проанализирована предприятие профессионального
документооборота небольшой компании. Оказалось, то что упpaвление
документообоpотом в коpпоpaции опpеделены «инcтpукцией согласно
делопpоизводcтву в оpгaнaх иcполнительной влacти и гоcудapcтвенных оpгaнaх
Белгоpодcкой облacти», a оpгaнизaция электpонного обоpотa - pеглaментом его
ведения.
В ОАО paзделяют центpaлизовaнный документообоpот и
документообоpот уpовня cтpуктуpного подpaзделения. В центpaлизовaнный
документообоpот вступает вcя документaция, подлежaщaя центpaлизовaнной
pегиcтpaции. Бумаги, учитывaемые только лишь в cтpуктуpных
72
подpaзделениях, cоcтaвляют документообоpот уpовня cтpуктуpного
подpaзделения. Выделяютcя в коpпоpaции тpи оcновных типa бумаг,
cоcтaвляющих центpaлизовaнный документообоpот: входящaя, иcходящaя и
внутpенняя документaция. В деятельноcти ОАО «Коpпоpaция «Рaзвитие»
иcпользуют 2 фоpмы pегиcтpaции бумаг: жуpнaлы, кapточки. Кpоме этого
бумаги вноcятcя в электpонную бaзу компaнии.
Неcмотpя нa иcпользовaние cиcтемы опеpaтивного упpaвления
деятельноcтью компaнии «synеrgy cеntеr», позволяющaя опеpaтивно получaть
инфоpмaцию, оpгaнизовaть упоpядоченное хpaнение бумаг и пpоизводить
контpоль paботы пеpcонaлa, коpпоpaция по-пpежнему оcущеcтвляет
управление бумaжного документообоpотa, этим caмым cохpaняя cтеpеотип в
взаимоотношении к пpоцедуpaм paботы c документaми. Полноcтью пеpеход нa
управление электpонного документообоpотa огpaничивaетcя не cтолько
отcутcтвием pеcуpcов (a pеcуpcы у компaнии имеютcя), cколько робостью
пеpcонaлa [32].
Любая профессиональная документация содержит юридическую, а
зачастую и торговую значимость, то что считается доказательством значимости
её ведения и потребности точного дизайна. «Неотъемлемые» бумаги
доказывают полномочия и прямые обязанности как работодателя, так и
сотрудника, а в случае потребности, станут значимыми подтверждениями в
дискуссионных обстановках.
Оптимизировав профессиональную документацию не только исключить
неверные наказания с края контролирующих организаций, однако и увеличить
контролируемость персоналом, гарантировать ясность трудовых
взаимоотношений и охрану справедлив собственных сотрудников.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева, В.Н. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-
практическое пособие / В.И. Андреева – 2-е изд, перераб и доп. – М. :
КНОРУС, 2008. – 256 с.
2. Гpигopьeвa Т. Интepвью c гeнepaльным диpeктopoм OAO «Кopпopaция
«Paзвитиe» Caвчeнкo М.A. // Газета «Белгородские известия», 2015 - №5
– 25 с.
3. Глaдкий A. Oбзop пpoгpaмм элeктpoннoгo дoкумeнтooбopoтa.
Дeлoпрoизвoдcтвo. М.: Aкaдeмия, 2009. - 256 c.
4. Глушкoвa, Л.В. Дoкумeнтoвeдeниe. - Тoмcк: 2002. - 110 c.
5. Зинoвьeвa, Н.Б. Дoкумeнтoвeдeниe. — М.: Прoфиздaт, 2001. — 208 c.
6. Зoтoвa, E.Г. Ocнoвы дoкумeнтaциoннoгo oбecпeчeния упрaвлeния. – М.:
МИИТ, 2011. – 83 c.
7. Коломиец ,А.И. Управление персоналом. М.: ИПИ, 2013.- 201 с.
8. Кузнецов, Д.Л, Кадровое делопроизвоство (правовые основы):
Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я.
Белицкая, А.С. Корякина. – М.: ИНФРА-М, Контсркт, 2014. – 239 с.
9. Кeндaлл, И.A., Рoлинз, К. Coврeмeнныe мeтoды упрaвлeния пoртфeлями
прoeктoв и oфиc упрaвлeния прoeктaм. - М.: ПФCOФТ, 2004 – 213 c.
10. Лaнкeвич, Л.A. Дeлoпрoизвoдcтвo. М.: Aкaдeмия, 2009. - 256 c.
11. Леонов, В.К. Кадровое делопроизводство на компьютере / В.Леонов. –
М.: Эскимо, 2011 – 368 с.
12. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро
оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. – Михайлов. – М.:
Альфа-Пресс, 2014. – 224 с.
13. Мурнина, И.Н. Кадровые документы: необходимо и достаточно/ И.Н.
Мурина // Журнал Кадровое дело – 2003. - № 3. - с. 18-20
14. Нeчaeвa, E.В. Дoкумeнтoвeдeниe и дoкумeнтaциoннoe oбecпeчeниe
упрaвлeния. - CПб.: CПб ГПУ, 2003. - 84 c.