14
компании (по производственным проблемам, об утверждении в компании
настоящего расписания, указания по профессиональному делопроизводству,
режима выполнения аттестации), вторая - указы по индивидуальному составу (о
приеме на службу, о уходе с работы, о переходе в иную должность, о
предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в главную категорию, включают деятельность
компании в целом, к работе профессиональной сферы они принадлежат только
поверхностно. В другую категорию, наоборот, вступают бумаги, напрямую
сопряженные с трудовой деятельностью работников. Почти все из данных
документов проводятся согласно строго конкретной форме, подтвержденной
Госкомстатом Российской федерации.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Речь
идет о трудовой книге, рабочем соглашении, справках о трудовой деятельности,
снимках указов о приеме на службу и уходе с работы работников.
Предназначение данных документов состоит в этом, чтобы предельно
конкретно отобразить существующий у сотрудника рабочий трудовой стаж.
Проблема в том, что трудовой стаж (единый рабочий, страховой либо
постоянный) имеет значение как для предстоящего пенсионного
предоставления работника, таким образом и с целью направления ему пособия
по нетрудоспособности достижении возраста. Так, одна из причин для
назначения трудовой пенсии по старости считается пятилетний страховой
трудовой стаж, присутствие которого подтверждается трудовой книгой
работника, а при ее отсутствии - трудовым соглашением либо справкой о
трудовой деятельности.
На основе копий указов иных работодателей в трудовую книжку
сотрудника записываются записи о совместительстве, а кроме того
формируется копия трудовой книжки.
Информационно-расчетные документы.
Информационно-расчетные документы проводятся профессиональной
службой с целью учета индивидуальных сведений работников, с целью
15
уточнения данных, сопряженной с их трудовой деятельностью. Тут мы обязаны
в первую очередь в целом выделить личную карточку сотрудника, штатное
расписание, план отпусков, список учета трудового времени, план сменности,
индивидуальные дела. Модель большинства данных документов также
унифицирована [9, 157].
В различие от распорядительных бумаг, какие идут по административной
«лесnнице» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, указ о приеме
в службу, к сотруднику, который зачисляется на основе данного указа),
справочно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. От
сотрудника к руководителю отделения, от управляющего отделения к
руководителю компании. К примеру, присутствие составлении графика
отпусков руководитель структурного отделения задает вопросы сначала у
каждого сотрудника о времени желаемого отдыха. Потом он обобщает все
просьбы работников и передает в отдел сотрудников с целью формирования
единого графика отпусков, какой утверждает управляющий организации.
Внутренняя переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального
оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного
подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него
объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с
докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к
дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за
трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о
поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также
официальный обмен мнениями между должностными лицами организации,
между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета
кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел,
16
удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему
юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель
может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Обязательные документы. К таким документам кадровой службы
относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Инструкция по охране труда
- Положение о защите персональных данных работников
- Штатное расписание
- Личная карточка
- Табель учёта рабочего времени
- График отпусков
- Приказы по основной деятельности
- Приказы по личному составу
- Трудовая книжка
- Трудовой договор
- Заявления работников
- Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них
- Журнал учёта мероприятий по контролю
- Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда
- Документы имеющие рекомендательный характер:
- Коллективный договор
- Должностные инструкции
- Положение об оплате труда и премировании
- Личные дела
- Справки о трудовой деятельности
- Копии приказов о приёме на работу и увольнении
- Докладные записки
- Журналы учёта военнообязанных
17
- Документы, зависящие от специфики организации:
- Положение об охране коммерческой тайны
- Журнал прохождения медицинских осмотров
- График сменности
- Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными
органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например,
форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена
постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета
личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет
рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по
своему усмотрению [6, 37].
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами,
отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в
кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация»
или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг
документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности
самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и
отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами
включены в общероссийский классификатор управленческой документации
(документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению
отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
(форма № Т-8);
18
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику
работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,
предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными
правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными
нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в
полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник
обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую
функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего
трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются:
- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности,
учреждение, организация, отдельные граждане;
- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет;
В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и
наименование работодателя, заключивших договор.
Существенными условиями трудового договора являются место работы
(с указанием структурного подразделения), дата начала работы, наименование
должности, специальности, профессии с указанием квалификации в
соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая
функция [4, 80].
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по
определенным должностям, специальностям или профессиям связано
предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих
должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к
ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в
19
квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом
правительством Российской Федерации;
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за
работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
- режим труда и отдыха;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или
должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные
выплаты);
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с
трудовой деятельностью.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет
семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и
ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового
договора по инициативе работника:
- наименование организации;
- коды организации в соответствии с российскими классификаторами
(ОКПО, ОКУД);
- дату прекращения действия трудового договора;
- Ф.И.О. работника;
- табельный номер;
- структурное подразделение;
- должность, специальность, профессия, разряд;
- основание прекращения трудового договора (основанием расторжения
трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
- основание для издания приказа (заявление работника);
- личная подпись руководителя организации;
- личная подпись работника;
20
- дата.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и на несколько
работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя
организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами.
В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо,
исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или
заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение
обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не
отсутствующего руководителя.
Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также
неуправомоченным лицом не имеет юридической силы.
После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно
работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и
делается запись в трудовую книжку.
Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе
работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для
работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его
правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и
конфликтов.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех
категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов,
паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса
работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским
классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6)
применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков,
21
предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом,
действующими законодательными актами и положениями, коллективным
договором и графиками отпусков.
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой
передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного
подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает
отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет
заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без
оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без
оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются
месяцы, по которым начислена заработная плата.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени
всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и
служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления
статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после
соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях
от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании
документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и
т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле
(форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна
строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а
другая для записи количества часов по ним [13, 352].
22
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом
сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только
отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или
увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке,
разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие
реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование
вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении
ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем
заявление отправляется в дело.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е.
неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине
возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право
применить следующие дисциплинарные взыскания:
1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для
отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие
дисциплинарные взыскания. Применение дисциплинарных взысканий, не
предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о
дисциплине, не допускается.
О применении дисциплинарного взыскания работодатель должен издать
приказ.
Если применяется такое взыскание, как увольнение по соответствующим
статьям, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.
Поскольку унифицированная форма приказа о применении к работнику
таких дисциплинарных взысканий, как замечание и выговор, пока не
утверждена, то работодатель самостоятельно определяет структуру и
23
содержание данного приказа. Приказ может составляться по простой форме, а
может и по унифицированной, утвержденной в организации .
В приказе о применении к работнику дисциплинарного взыскания в виде
замечания или выговора необходимо указать:
1) дисциплинарный проступок. Под таковым в юриспруденции
понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его
вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки
можно разделить на две группы:
- неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей,
предусмотренных трудовыми договорами, должностными и
производственными (по профессии) инструкциями;
- нарушение дисциплины труда, т.е. нарушение обязательных для всех
работников правил поведения, определенных в соответствии с ТК РФ,
федеральными законами, коллективным договором, соглашениями,
трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации,
а также неподчинение этим правилам.
Какая-либо дифференциация дисциплинарных взысканий в зависимости
от того, что имеет место - неисполнение трудовых обязанностей или
ненадлежащее их исполнение, законодательством не предусмотрена. Вместе с
тем, если она устанавливается в локальных нормативных актах, то следует
исходить из того, что критериями надлежащего исполнения обязанностей
являются надлежащие способ, срок, место и др.
2) время совершения (обнаружения) дисциплинарного проступка. Эти
сведения необходимы для того, чтобы подтвердить, что дисциплинарное
взыскание применяется к работнику в пределах сроков, установленных ТК РФ.
Частями 2 и 3 ст. 193 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание
применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая
времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени,
необходимого на учет мнения представительного органа работников;
дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня